Informazioni ex artt. 13-14, GDPR e richiesta di consenso – candidati all’assunzione

Informazioni ex artt. 13-14, GDPR

Identità e contatti del titolare del trattamento

Save the Children Italia ETS – Piazza di San Francesco di Paola 9, 00184 Roma (RM), C.F. 97227450158 - Partita Iva 07354071008, tel.: (+39) 06.4807.001, e-mail info.italia@savethechildren.org (di seguito anche: “il Titolare” o “Save the Children”).

Contatti del Data Protection Officer

Il Data Protection Officer è contattabile all’e-mail: italy.dpo@savethechildren.org per informazioni sul trattamento dei dati.

Dati oggetto del trattamento

Trattiamo le seguenti categorie di dati personali su di te:

• Dettagli del contatto, il tuo nome, indirizzo email, numero di telefono e codice postale etc..
• CV e altre informazioni incluse nella domanda, ad es. lettera di presentazione, lavoro campioni, referenze, lettere di raccomandazione e altre informazioni fornite nella tua candidatura
• Dati provenienti da interviste, valutazioni e altre informazioni di riferimento reperite attraverso colloqui, valutazioni o test effettuati, aspettative e requisiti retributivi.
• Dati delle comunicazioni e qualsiasi informazione forniti in tali comunicazioni
• Categorie particolari di dati personali (“dati sensibili”). Se i dati sensibili sono forniti da te o nel tuo curriculum, tratteremo tali informazioni solo nella misura in cui necessario e giustificato in base al consenso che ci hai fornito.

Fonte dei dati e finalità del trattamento

I dati personali sono raccolti direttamente presso l’interessato (“candidato”) tramite compilazione di form online o contatti via e-mail o telefono, nonché tramite piattaforma Jobylon, nonché nel CV presentato e, se convocato, in corso di colloquio di selezione. Potrebbero essere raccolti anche tramite terzi, attraverso portali di gestione di posizioni lavorative e collocamento e riferiti a dati di identificazione, di contatto e di profilo professionale. Sono trattati per le seguenti finalità:

• analizzare la candidatura avanzata per valutare la selezione di inserimento in organico e attivazione di un rapporto di lavoro
• qualora la candidatura non andasse a buon fine, conservarei dati per eventuale ricontatto futuro, per rivalutare il profilo nell’ambito di altre selezioni future, per inserimento in organico
• comunicazioni rispetto all’apertura di vacancy analoghe a quelle per le quali è stato dimostrato interesse, o per le aree organizzative segnalate come di interesse da parte del candidato
• attività di comunicazione promozionale per fini di adesione ad eventi e per aggiornamenti rispetto all’evoluzione della nostra organizzazione lavorativa, prevalentemente a mezzo di newsletter dedicata
• ottemperare a obblighi di legge, regolamento o normativa comunitaria
• esercitare, far valere o difendere in sede giudiziaria un diritto proprio o di un terzo
• elaborare analisi statistiche sugli interessi di collaborazione con Save the Children.

Base giuridica del trattamento

1. per le finalità di cui al punto a), “Fonte dei dati e finalità del trattamento”, la base giuridica è l’art. 6, comma 1, lettera b), GDPR poiché il trattamento è finalizzato a adempiere a obblighi precontrattuali o contrattuali di cui è parte l’interessato. Nella fattispecie, per rispondere alla richiesta di esaminare la candidatura a lavorare per il Titolare e ad espletare le attività connesse all’instaurazione di un rapporto di lavoro, se il profilo del candidato incontra le caratteristiche della posizione aperta. In caso di categorie particolari di dati personali (es.: dati relativi alla salute), la base giuridica è il consenso (art. 9, comma 2, lettera a), GDPR). Eventuali dati relativi a condanne penali e a reati possono essere trattati in base all’art. 25-bis, dpr 313/2002 per accertare, a norma di legge, che il candidato non abbia condanne per taluno dei reati di cui agli articoli 600-bis, 600-ter, 600-quater, 600-quinquies e 609-undecies del codice penale, ovvero l'irrogazione di sanzioni interdittive all'esercizio di attività che comportino contatti diretti e regolari con minori
2. per le finalità di cui al punto b), “Fonte dei dati e finalità del trattamento”, la base giuridica è il legittimo interesse (art. 6, comma 1, lettera f), GDPR, considerando C47, GDPR e Opinion 09 aprile 2014, n. 6 del Article 29 Data Protection Working Party, par. III.3.1.) di Save the Children di avere a disposizione profili di interesse nel prossimo futuro se non immediatamente selezionati ma che potrebbero, comunque, essere collocati nel proprio organico per posizioni che necessitano delle professionalità del candidato. Ciò è controbilanciato dall’interesse del candidato che può avere a disposizione una o più opportunità di collocamento anche in prossimo futuro
3. per le finalità di cui ai punti c) e d), “Fonte dei dati e finalità del trattamento”, la base giuridica è il legittimo interesse (art. 6, comma 1, lettera f), GDPR, considerando C47, GDPR e Opinion 09 aprile 2014, n. 6 del Article 29 Data Protection Working Party, par. III.3.1.) di Save the Children di far conoscere le possibili posizioni aperte di interesse del candidato che ha già dimostrato gradimento nel collaborare con il Titolare, nonché per offrire l’opportunità di intervenire ad eventi di promozione e diffusione delle attività di lavoro condotte da Save the Children
4. per le finalità di cui al punto e), “Fonte dei dati e finalità del trattamento”, la base giuridica è l’art. 6, comma 1, lettera c), GDPR, poiché il trattamento è finalizzato a adempiere ad un obbligo legale a cui il Titolare è soggetto
5. per le finalità di cui al punto f), “Fonte dei dati e finalità del trattamento”, la base giuridica il legittimo interesse (art. 6, comma 1, lettera f), GDPR, considerando C47, GDPR e Opinion 09 aprile 2014, n. 6 del Article 29 Data Protection Working Party, par. III.3.1.) di Save the Children di far valere, difendere un proprio diritto o un diritto di terzi in sede giudiziaria
6. per le finalità di cui al punto f), “Fonte dei dati e finalità del trattamento”, la base giuridica è il legittimo interesse (art. 6, comma 1, lettera f), GDPR, considerando C47, GDPR e Opinion 09 aprile 2014, n. 6 del Working Party 29, par. III.3.1.) di Save the Children per valutare statisticamente le professionalità e i profili degli aspiranti candidati.

Modalità del trattamento

1. I dati personali sono trattati dal Titolare con modalità prevalentemente elettroniche e sono conservati all’interno del proprio sistema gestionale. Idonee misure di sicurezza sono osservate per prevenire la perdita o alterazione dei dati – anche accidentale – usi illeciti o non corretti ed accessi non autorizzati.
2. Per la valutazione di selezione di cui al punto a), “Fonte dei dati e finalità del trattamento”, saranno eseguite elaborazioni – senza alcun strumento elettronico – per definire il profilo professionale del candidato.
3. Eventuali categorie particolari di dati personali (art. 9, comma 1, GDPR: ““dati personali che rivelino l'origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche, o l'appartenenza sindacale, dati genetici, dati biometrici intesi a identificare in modo univoco una persona fisica, dati relativi alla salute o alla vita sessuale o all'orientamento sessuale della persona”) conferite saranno trattate esclusivamente per valutare la candidatura e non saranno discriminatorie per l’analisi del profilo del candidato e la sua selezione. Non saranno trattati né conservati in forma identificativa per le finalità di cui ai punti b), c) e d), “Fonte dei dati e finalità del trattamento”.
4. Potrebbero essere trattati, in fase pre-assuntiva, anche dati relativi a condanne penali e a reati ai sensi dell’art. 25-bis, dpr 313/2002, laddove la posizione implichi un contatto diretto e regolare con minori,
5. Le finalità di cui al punto g), “Fonte dei dati e finalità del trattamento” sono perseguite con elaborazioni elettroniche che separano le informazioni che identificano l’interessato (quali, esemplificativamente: nome e cognome, e-mail) dalle altre informazioni rilasciate e consistono in report anonimi: l’abbinamento con la persona cui i dati sono riferiti non sarà più ricostruibile.

Criteri della raccolta dei dati

Sono di conferimento obbligatorio dati di identificazione personale e di contatto, informazioni su livello di istruzione e attività professionali pregresse o attuali. In assenza dei dati di conferimento obbligatorio non sarà possibile soddisfare la richiesta di candidatura, individuare il profilo professionale del candidato ed eseguire la selezione per inserimento in organico. In assenza del conferimento di altri dati, si ha comunque diritto ad avere valutazione della candidatura ed essere, se il profilo è appropriato, selezionato. Tale decisione è stata conseguente all’applicazione delle prescrizioni di cui all’art. 25, GDPR (“Protezione dei dati fin dalla progettazione e protezione per impostazione predefinita” – “Data Protection by design and by default”), che impongono di valutare previamente le misure tecniche e organizzative adeguate, volte ad attuare in modo efficace i principi di protezione dei dati, quali la minimizzazione, e a integrare nel trattamento le necessarie garanzie al fine di soddisfare i requisiti del GDPR e tutelare i diritti degli interessati. Inoltre, il Titolare ha messo in atto misure tecniche e organizzative adeguate a garantire che siano trattati, per impostazione predefinita, solo i dati personali necessari per consentire le attività connesse alla valutazione della candidatura e selezione della persona per inserimento in organico.

Responsabili del trattamento, persone autorizzate al trattamento dei dati, autonomi titolari del trattamento

1. Le persone autorizzate al trattamento sono gli addetti alla selezione del personale e gestione delle risorse umane, all’area interessata alla candidatura, ai sistemi informativi e di sicurezza dei dati.
2. I dati potrebbero essere trattati anche dai responsabili del trattamento preposti a servizi connessi alle finalità di cui al punto g), “Fonte dei dati e finalità del trattamento”.
3. I dati sono trattati da Jobylon AB in qualità di responsabile del trattamento al fine di gestione del processo di avanzamento delle candidature e attività connesse alla selezione e al tracciamento dell’avanzamento delle analisi di selezione e reclutamento.
4. Possono essere comunicati a consulenti e società di consulenza del lavoro, istituti assicurativi, enti pubblici contributivi e previdenziali, specie se la candidatura è convertita in rapporto di lavoro. Tali soggetti agiranno quali autonomi titolari del trattamento.
5. Possono essere comunicati a enti pubblici, magistratura o forze dell’ordine, in caso ciò sia imposto da legge, regolamento o normativa comunitaria, che li tratteranno in qualità di autonomi titolari del trattamento.

Ambito di comunicazione e di diffusione dei dati

1. I dati personali non sono oggetto di comunicazione ad altre associazioni, enti, fondazioni, società per loro autonome finalità di trattamento.
2. Possono essere comunicati a enti pubblici, organismi istituzionali, magistratura o forze dell’ordine, in caso ciò sia imposto da legge, regolamento o normativa comunitaria o laddove gli organi di controllo e giudiziari o di polizia ne impongano al Titolare la comunicazione o laddove il Titolare debba esercitare, far valere o difendere un proprio diritto o di un terzo nelle sedi competenti.
3. I dati non sono e non saranno oggetto di diffusione.

Periodo di conservazione dei dati

1. per le finalità di cui al punto a), “Fonte dei dati e finalità del trattamento”, la conservazione dei dati è limitata al periodo necessario per l’analisi del profilo del candidato e relativo processo di selezione
2. per le finalità di cui al punto b), “Fonte dei dati e finalità del trattamento”, la conservazione dei dati è definita in base alla aderenza dei requisiti del candidato ai profili di interesse del Titolare ai fini dell’instaurazione di un rapporto di lavoro o collaborazione. Laddove non selezionato immediatamente, il profilo sarà conservato fintanto che si ritiene che il candidato non abbia mutato le proprie caratteristiche professionali o, potenzialmente, non abbia trovato occupazione. Saranno conservati, comunque, per un periodo massimo di n. 5 (cinque) anni. Successivamente, saranno trasformati in forma anonima
3. per le finalità di cui ai punti c) e d), “Fonte dei dati e finalità del trattamento”, i dati personali saranno conservati per un periodo di n. 5 (cinque) anni. Successivamente, saranno trasformati in forma anonima
4. per le finalità di cui al punto e), “Fonte dei dati e finalità del trattamento”, il periodo della conservazione dei dati è determinato in base alle singole norme nazionali e comunitarie che impongono obblighi legali cui il Titolare è soggetto
5. per le finalità di cui al punto f), “Fonte e finalità del trattamento”, i dati sono conservati per il periodo necessario allo svolgimento delle singole fasi di eventuali procedimenti giudiziari o controversie che dovessero manifestarsi fino alla conclusione dei medesimi, dunque, entro termini congrui alle tempistiche segnalate dagli organismi competenti
6. per le finalità di cui al punto g), “Fonte dei dati e finalità del trattamento”, i dati sono conservati nei nostri archivi per il periodo necessario alla trasformazione in forma anonima dei dati. Dopo tale procedura, i dati identificativi non sono più individuabili e, dunque, non più soggetti alle prescrizioni del GDPR.

Resta inteso che i dati personali saranno conservati per periodi diversi da quelli sopra indicati laddove ciò sia imposto da legge, regolamento o normativa comunitaria o in forza a disposizioni di organi di controllo, forze dell’ordine e magistratura. Inoltre, la conservazione cesserà nel momento in cui l’interessato esercita i diritti di opposizione di cui ai “Diritti degli interessati ai sensi degli artt. 15-22, GDPR”.

Luogo del trattamento e trasferimento dei dati in Paesi extra-UE

Il trattamento avviene su server di proprietà del Titolare e/o di società terze incaricate e debitamente nominate quali responsabili del trattamento, ubicati all’interno dell’Unione Europea. Resta in ogni caso inteso che il Titolare, ove si rendesse necessario, avrà facoltà di trasferire il trattamento in Paesi extra-UE. In questo caso il titolare assicura sin d’ora che il trasferimento dei dati avverrà in conformità alle disposizioni di legge applicabili (artt. 45, 46, 47 e 49, GDPR).

Diritti degli interessati ai sensi degli artt. 15-22, GDPR

Ai sensi degli artt. 15-22, GDPR, scrivendo a Save the Children Italia ETS – Piazza di San Francesco di Paola 9, 00184 Roma (RM) o all’e-mail job.italia@savethechildren.org si possono esercitare i diritti di: accesso, rettifica, portabilità, cancellazione, limitazione del trattamento, opposizione al trattamento per motivi legittimi o per fini di comunicazione promozionale e istituzionale. In qualsiasi momento, l’interessato può richiedere l’elenco completo e aggiornato dei responsabili del trattamento e dei terzi cui i dati personali possono essere comunicati.

Reclamo all’Autorità di Controllo

L’interessato ha il diritto di proporre reclamo presso l’Autorità di Controllo, che in Italia è il Garante per la Protezione dei Dati Personali – Piazza Venezia 11, 00187 Roma (RM) – www.garanteprivacy.it, e-mail: protocollo@pec.gpdp.it, utilizzando il modello reperibile all’indirizzo https://www.garanteprivacy.it/web/guest/home/docweb/-/docweb-display/docweb/4535524&zx=e0yn0riezmmw.

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Lette le informazioni ex artt. 13-14, GDPR:

Consenso per il trattamento di categorie particolari di dati personali (es.: dati relativi alla salute) per fini di selezione e reclutamento di personale candidato all’assunzione