Informatie aan externe kandidaten over de verwerking van persoonsgegevens door Handelsbanken (voor interne kandidaten, zie “Verwerking van persoonsgegevens van medewerkers en anderen in de Handelsbanken Groep”)
Handelsbanken Nederland, onderdeel van de Handelsbanken Groep waarbij u solliciteert naar een functie is (in zijn hoedanigheid van Verwerkingsverantwoordelijke) verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens die u verstrekt in het kader van het wervingsproces. In de onderstaande beschrijving verwijzen verwijzingen naar "Handelsbanken", “Handelsbanken Nederland”, "de Bank", "wij" of "ons" naar alle bedrijven in de Handelsbanken Groep in Nederland.
Het doel van Jobylon (Applicant Tracking System) is het wervingsproces voor de werkgever (Handelsbanken) te vereenvoudigen en effectieve evaluatie en communicatie met kandidaten mogelijk te maken. Bij het gebruik van Jobylon ontvangt Handelsbanken persoonsgegevens van kandidaten. Zij verwerken dit in het kader van een evaluatie van hun vaardigheden en talenten om hun geschiktheid voor de vacature te bepalen.
Hierin beschrijven we hoe de persoonsgegevens worden gebruikt, hoelang de persoonsgegevens worden bewaard en hoe u toegang kunt krijgen tot uw persoonsgegevens, opmerkingen kunt maken of vragen kunt stellen over de verwerking.
Welke persoonsgegevens verwerkt de Bank en waarom?
De Bank verwerkt de persoonsgegevens die worden geregistreerd wanneer u solliciteert naar een functie en tijdens het wervingsproces in via Jobylon, zoals naam, e-mailadres, telefoonnummer, adres, cv en persoonlijke motivatiebrief. Het doel van de verwerking is om toegang te krijgen tot de gegevens die u met ons wilt delen als ondersteunende documentatie in verband met werving.
Wettelijke basis voor de verwerking van uw persoonsgegevens door de Bank
De rechtsgrondslag voor de verwerking van de persoonsgegevens is de toestemming van de kandidaat. Tijdens het aanvraagproces stemt hij of zij in met de verwerking en bepaalt hij of zij welke persoonsgegevens hij of zij aan Handelsbanken wil verstrekken. Daarnaast is het mogelijk dat een (online) screening van kandidaten onderdeel uitmaakt van de sollicitatieprocedure en/of het aanwervingsproces van Handelsbanken.
Hoe de Bank uw persoonsgegevens verkrijgt
De Bank verkrijgt persoonsgegevens rechtstreeks van u wanneer u solliciteert naar een functie bij de Bank, maar ook tijdens het wervingsproces.
Met wie deelt de Bank uw persoonsgegevens?
De Bank zal informatie over u delen met externe bedrijven die aan de Bank overeengekomen diensten verlenen, zoals de werking en ondersteuning van de wervingstool. Soms moet de Bank de informatie ook delen met andere bedrijven in de Handelsbanken Groep, bijvoorbeeld als uw profiel van belang is in verband met functies bij deze bedrijven.
Na afronding van het wervingsproces worden de persoonsgegevens zo spoedig mogelijk verwijderd met een maximale bewaartermijn van 4 weken na afronding van de procedure indien deze niet leidt tot een arbeidsovereenkomst.
Hoe lang bewaart de Bank uw persoonsgegevens?
De Bank bewaart uw persoonsgegevens vanaf het moment dat u uw aanvraag indient. Na afronding van het wervingsproces worden de persoonsgegevens zo spoedig mogelijk verwijderd met een maximale bewaartermijn van 4 weken na afronding van de procedure indien deze niet leidt tot een arbeidsovereenkomst.
Uw rechten met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens
U heeft verschillende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens die door de Bank worden verwerkt:
• U kunt een kopie krijgen van uw persoonsgegevens – een uittreksel uit het ATS Systeem (Applicant Tracking System).
• Als u merkt dat de Bank onjuiste informatie over u heeft, zullen wij dit corrigeren zodra wij hiervan op de hoogte zijn.
• U kunt onder voorwaarden verzoeken om verwijdering van of beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens.
• U kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door de Bank op basis van de belangen van de Bank, zoals hierboven beschreven.
Informatie en contactgegevens
Kandidaten kunnen te allen tijde contact opnemen met Handelsbanken om gebruik te maken van hun recht op inzage, rectificatie of verwijdering van hun persoonsgegevens, om beperking van de verwerking van hun persoonsgegevens te vragen, bezwaar te maken tegen de verwerking ervan en om gebruik te maken van het recht op dataportabiliteit.
Voor meer informatie over deze rechten, of om een klacht in te dienen over de verwerking van uw persoonsgegevens, kunt u een e-mail sturen naar de Functionaris Gegevensbescherming via:
[email protected]. Daarnaast hebben kandidaten het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit of om een procedure aanhangig te maken bij de rechtbank met betrekking tot de verwerking van hun persoonsgegevens.
Information to external candidates about the processing of personal data by Handelsbanken (for internal candidates, see “Processing personal data of employees and others in the Handelsbanken Group”)
Handelsbanken Nederland, part of the Handelsbanken Group with which you are applying for a position, is (in its capacity as Controller) responsible for the processing of the personal data you provide in the context of the recruitment process. In the description below, references to “Handelsbanken”, “Handelsbanken Nederland”, “the Bank”, “we” or “us” refer to all companies in the Handelsbanken Group in the Netherlands.
The purpose of Jobylon (Applicant Tracking System) is to simplify the recruitment process for the employer (Handelsbanken) and enable effective evaluation and communication with candidates. When using Jobylon, Handelsbanken receives personal data from candidates. They process this as part of an evaluation of their skills and talents to determine their suitability for the vacancy.
In this we describe how the personal data is used, how long the personal data is kept and how you can access your personal data, make comments or ask questions about the processing.
What personal data does the Bank process and why?
The Bank processes the personal data that is registered when you apply for a position and during the recruitment process via Jobylon, such as name, e-mail address, telephone number, address, CV and personal letter of motivation. The purpose of the processing is to access the data you choose to share with us as supporting documentation in connection with recruitment.
Legal basis for the processing of your personal data by the Bank
The legal basis for the processing of personal data is the consent of the candidate. During the application process, he or she agrees to the processing and determines which personal data he or she wishes to provide to Handelsbanken. In addition, it is possible that an (online) screening of candidates forms part of the application procedure and/or the recruitment process of Handelsbanken.
How the Bank obtains your personal data
The Bank obtains personal data directly from you when you apply for a position at the Bank, as well as during the recruitment process.
With whom does the Bank share your personal data?
The Bank will share information about you with third party companies that provide agreed services to the Bank, such as the operation and support of the recruitment tool. Sometimes the Bank also needs to share the information with other companies in the Handelsbanken Group, for example if your profile is important in connection with positions at these companies.
After completion of the recruitment process, the personal data will be deleted as soon as possible with a maximum retention period of 4 weeks after completion of the procedure if it does not lead to an employment contract.
How long does the Bank keep your personal data?
The Bank keeps your personal data from the moment you submit your request. After completion of the recruitment process, the personal data will be deleted as soon as possible with a maximum retention period of 4 weeks after completion of the procedure if it does not lead to an employment contract.
Your rights with regard to the processing of personal data
You have several rights with regard to your personal data processed by the Bank:
• You can get a copy of your personal data – an extract from the Applicant Tracking System (ATS).
• If you become aware that the Bank has incorrect information about you, we will correct it as soon as we become aware of it.
• Under certain conditions, you can request the deletion of or restriction of the processing of your personal data.
• You can object to the processing of your personal data by the Bank based on the interests of the Bank, as described above.
Information and contact details
Candidates can contact Handelsbanken at any time to exercise their right to inspect, rectify or delete their personal data, to request a limitation of the processing of their personal data, to object to the processing thereof and to make use of the right to data portability.
For more information about these rights, or to submit a complaint about the processing of your personal data, you can send an e-mail to the Data Protection Officer at: [email protected]. In addition, candidates have the right to lodge a complaint with a supervisory authority or to bring proceedings before a court regarding the processing of their personal data.
