{$ msg.text $}

OFFICE MANAGER

  • Ansök senast: 20 oktober 2019
  • Stockholm
  • Ansök senast: 20 oktober 2019
  • Stockholm

Vi söker en driven och engagerad Office Manager med ansvar för styrning, planering och administration av våra servicefunktioner på Business Swedens kontor i Stockholm.

På vårt kontor i Stockholm finns ett hundratal medarbetare som arbetar inom stab, supportfunktioner och den svenska verksamheten inom Business Sweden. På kontoret finns även medarbetare från utlandsverksamheten som besöker kollegor och kunder i Sverige. På kontoret hålls flertalet interna och externa sammankomster vilket gör att miljön är dynamisk och internationell.

Som Office Manager på Business Sweden har du en nyckelroll i att hålla en hög nivå vad gäller kontors- och mötesytor och service till medarbetare och externa gäster. Du har en synlig, utåtriktad roll och är en viktig del av organisationen.

Rollen

I din roll ingår att ta ett helhetsansvar för receptionen och internservices på kontoret, vilket bland annat innebär tillsättning av extra personal, skapande av rutiner och utbildning av vikarier m.m.

I uppdraget ingår även att hålla löpande kontakt med fastighetsförvaltare, hyresvärd och serviceleverantörer. Detta inbegriper att säkerställa att serviceleverantörer levererar i enlighet med överenskomna SLA:er och KPI:er. Du blir även ansvarig för att, vid behov, omförhandla leverantörsavtal i samråd med Business Sweden utsett kontaktperson.

Arbetsuppgifter

  • Leda och organisera internflyttar, beställa eventuellt material och tillse att de genomförs
  • Ansvar för inredning och arbetsplatser och sköter inköp av möbler och mindre inredning
  • Ansvar för ut/inlämning av passerkort
  • Daglig kontakt med leverantörer
  • Ansvarig för planering av periodiska moment gällande inköp av kontorsmaterial, städ mm.
  • Utföra systematiskt Brandskyddsarbete vilket bland annat inbegriper planering av utrymningsövningar enligt Business Swedens riktlinjer, utbildningar av bland annat hjärtstartare mm.
  • Vid behov sammanställa relevant statistik för FM-området
  • Kontaktperson mot Bravida och Rapid för löpande larm och inpasseringsfrågor
  • Kontaktperson mot Telia avseende vår växeltjänst
  • Ansvar för företagets leasingbilar, kontakt mot bilfirma, underhålla policy, utföra beställningar

Några av våra medarbetare

Ann-Sofie Safa
Trade Commissioner, USA
"You learn something new every day and it is amazing to be part of our clients' international journey"
Simon Wessberg
Consultant, UAE
"Getting hands-on experience and responsibility from day one is truly inspiring"
Erik Friberg
Trade Commissioner, Poland
"You operate in a dynamic environment where you work closely with both large and small upcoming companies"
Kelly Bueno Martinez
Consultant, London
"I enjoy the diversity of projects and the international mindset throughout the organisation"
Anna Lomza
Consultant, Poland
"Each day brings new tasks, challenges and opportunities for development"
Bong-Soon Park
Senior Project Manager, South Korea
"My greatest motivation is seeing the positive impact our job has on our clients"

Kvalifikationer

  • Minst ca. 5 års erfarenhet av motsvarande roll/tjänst
  • Erfarenhet av leverantörsförhandlingar
  • Erfarenhet av att arbetsleda/projektleda
  • Utbildningsnivå, minst gymnasiekompetens
  • Arbetet kräver att du talar och skriver flytande på svenska och engelska

Personliga egenskaper

  • Strukturerad
  • Proaktiv och möjlighetsorienterad
  • Stresstålig
  • Förmåga att prioritera
  • Prestigelös
  • Öga för detaljer
  • Service-minded

Vi erbjuder en utvecklande och spännande roll för dig som vill växa inom FM segmentet.

I rollen är du formellt anställd av Coor. Coor är en av Nordens ledande serviceleverantörer inom facility management (FM). Vi samordnar, utför och utvecklar olika tjänster i och omkring en fastighet. Ambitionen är att leverera marknadens smartaste och mest utvecklade erbjudande – vi kallar det Service med IQ, www.coor.com

Vår uppdragsgivare gentemot Coor från Business Sweden är Björn Wide, Head of Security & IT.

Varmt välkommen med din ansökan!

För mer information om tjänsten kontakta Marie Hadlin på Coor; Marie.hadlin@coor.com eller Åsa Levart, Asa.Levart@coor.com

För mer information om processen kontakta Maja Ytterell, HR Business Partner på Business Sweden; Maja.Ytterell@business-sweden.se

Vi har riktigt bra förmåner

  • Global exchanges and career opportunities

  • Exclusive focus on our client’s growth agenda

  • Extensive responsibility

  • Diversified teams with world class colleagues

  • Training academy for continuous development

  • Entrepreneurial environment

Om företaget

Business Sweden is a global consultancy organization with approximately 500 colleagues working in 46 countries. We all share the same passion - creating maximum value for Sweden.

Business Sweden’s purpose is to help Swedish companies grow global sales and international companies invest and expand in Sweden.
Through our consultancy services we offer our customers strategic advice and hands-on support in their international growth and establishment.

Business Sweden is owned by the Swedish Government and the industry, a partnership that provides access to contacts and networks at all levels.

At Business Sweden we value and encourage applications from candidates with diverse backgrounds related to culture, gender, age, ethnicity, race, religion and belief, disability, nationality, sexual orientation and gender identity.
The diversity of our people is an important foundation of our culture and builds a workplace where everyone can contribute with unique experiences, perspectives and cultures.


OUR VALUESOur high performance culture rests on that all our employees live our core values. We will never have guidelines for every situation we will meet, but if all of us are guided by a strong sense of our values, we will always navigate in the right direction.

RESPONSIBILITYThis is the foundation of our culture. To stay updated on codes of conduct and guidelines is everyone’s responsibility. To raise your voice if you find that something is wrong and to ask, if it is something you do not understand.

COLLABORATIONAlone we can do so little; together we can do so much. Collaboration also means doing our part of the work as well as possible, to have respect for other people's time and expertise, and to meet deadlines.

IMPACTMost of us need to feel that we go to work for a purpose and that we have a chance to leave something good behind. With our purpose to release Swedish companies' international potential, it is obvious how we can have an impact on their future success.

Björn Wid | Kontaktperson

Ansök nu
Business Sweden

Stockholm
Besök hemsida