Ambtelijk secretaris
- Sollicitatie deadline: 17 november 2026
- Utrecht
- Hybride
Ondersteun de medezeggenschap bij ProRail met jouw organisatietalent en zorgvuldigheid.
Werk om trots op te zijn
De Ondernemingsraad (OR) van ProRail behartigt de belangen van alle medewerkers en overlegt regelmatig met de Raad van Bestuur. Daarbij worden medewerkers- en bedrijfsbelangen zorgvuldig afgewogen om tot goed onderbouwde en gedragen besluiten te komen. Als ambtelijk secretaris speel jij hierin een belangrijke rol. Je bent de inhoudelijke en organisatorische spil van de medezeggenschap en zorgt ervoor dat de OR zijn rol goed kan vervullen.
Je bent niet alleen verantwoordelijk voor een goed verloop van de medezeggenschapsprocessen, maar denkt ook inhoudelijk mee over advies- en instemmingstrajecten. Je adviseert over de toepassing van de Wet op de ondernemingsraden (WOR), bewaakt procedures en helpt de OR om zijn rechten en verantwoordelijkheden goed te benutten. Je bent daarmee een belangrijke kennisdrager en het geheugen van de OR. Waar OR-leden periodiek wisselen, zorg jij voor continuïteit, overzicht en het behoud van kennis en gemaakte afspraken.
Je beweegt je in een breed speelveld met verschillende stakeholders, waaronder bestuurders, bestuursstaf, HR-collega's, OR-leden en leden van de onderliggende overlegorganen. Je weet wat er speelt, schakelt gemakkelijk tussen verschillende niveaus en behoudt daarbij je onafhankelijke positie.
In deze functie voor 24-28 uur uur per week ben je onder andere verantwoordelijk voor:
- Het inhoudelijk adviseren en ondersteunen van de OR bij advies- en instemmingstrajecten. Je denkt mee over vraagstukken, adviseert over de toepassing van de WOR en helpt beoordelen wanneer onderwerpen advies- of instemmingsplichtig zijn.
- Het bewaken van de naleving van de WOR, relevante procedures en gemaakte afspraken. Je deelt je kennis en expertise met medezeggenschapsleden en draagt bij aan hun kennisontwikkeling.
- Het voorbereiden, organiseren en vastleggen van OR-, overleg- en commissievergaderingen, waaronder het opstellen van agenda's, verzamelen van vergaderstukken en uitwerken van conceptnotulen.
- Het verzorgen van de communicatie met de achterban, waaronder het schrijven en publiceren van nieuwsbrieven en andere communicatiemiddelen.
- Het beheren en toegankelijk houden van het OR-archief en fungeren als centraal aanspreekpunt voor relevante informatie, documentatie en kennis.
- Het organiseren en coördineren van informatiebijeenkomsten en scholingsactiviteiten, inclusief uitnodigingen, faciliteiten en planning.
- Het onderhouden van de OR-website en het afstemmen van informatie en rapportages tussen de OR, commissies en achterban.
- Indien nodig ondersteun je ook de bredere medezeggenschap binnen ProRail.
Jouw plek
We bieden graag ruimte aan iedereen. Daarbij zien we talent als basis en diversiteit als kracht om samen betere resultaten te behalen. Voor jou als ambtelijk secretaris is er plek op de afdeling van het HR Expert Center binnen ProRail. Op het Ambtelijk Secretariaat werk je nauw samen met je directe collega waarmee je de taken verdeeld. Je werkt verder nauw samen met het Dagelijks Bestuur van de OR, die verantwoordelijk zijn voor de werkinhoudelijke sturing. Er is een aparte OR ruimte waar jullie altijd samen werken als jullie op kantoor zijn. De Manager van het HR Expert Center is je competentie leidinggevende en begeleid je in je ontwikkeling.
Vaardigheden en vereisten
Jouw arbeidsvoorwaarden
- Direct een vast contract. Wij hebben vertrouwen in jou.
- Een bruto maandsalaris tussen € 4.121,- en € 5.671,- o.b.v. 36 uur per week, schaal 7.
- Daarbovenop 13,61% van jouw bruto salaris in de vorm van een Individueel KeuzeBudget (IKB). Dit budget is inclusief 8% vakantietoeslag en 3,25% decemberuitkering.
- Een goed pensioen bij Rail & OV: een sterk fonds dat vooroploopt in duurzaam beleggen.
Zit je nu in een ander fonds? Houd er rekening mee dat Rail & OV op 1 januari 2026 al overstapte op het nieuwe pensioenstelsel. - Een NS-Business Card met TreinVrij (en een NS-Businesscard Daluren voor directe gezinsleden). Of een kilometervergoeding van € 0,25/km onbelast bij maximaal 120 kilometer per dag.
- 170 vakantie-uren én de optie om tot 185 extra vakantie-uren bij te kopen vanuit jouw IKB.
Wij kozen voor een kleine selectie uit onze arbeidsvoorwaarden. Maar we bieden je meer. Voor alle arbeidsvoorwaarden en onze CAO klik op deze link.
Jouw inbreng
Bij ProRail vinden wij het belangrijk dat jij gewoon jezelf kan zijn. Daarom zijn wij benieuwd naar wie jij bent. Als ambtelijk secretaris breng je sowieso mee:
- Je beschikt over hbo-werk- en denkniveau en hebt ervaring met medezeggenschap, bestuurlijke processen of een vergelijkbare advies- en ondersteuningsfunctie.
- Je hebt kennis van de WOR of bent gemotiveerd om je hierin grondig te verdiepen. Je kunt wet- en regelgeving vertalen naar praktische adviezen voor de medezeggenschap.
- Je overziet complexe organisatorische verhoudingen, schakelt gemakkelijk tussen verschillende stakeholders en weet je positie te bepalen in een bestuurlijk speelveld.
- Je neemt zelfstandig verantwoordelijkheid, bewaakt de voortgang en durft vanuit je expertise gevraagd en ongevraagd advies te geven. Je behoudt daarbij je onafhankelijke positie.
- Communicatieve vaardigheden: Je kunt complexe onderwerpen helder verwoorden, zowel mondeling als schriftelijk. Je weet verschillende belangen en standpunten zorgvuldig samen te brengen.
Jouw sollicitatie
Wil je als ambtelijk secretaris werken aan de toekomst van Nederland én aan die van jezelf? Solliciteer voor 17 november Toch eerst nog een vraag? Stel deze gerust aan Joost van der Wende via joost.vanderwende@prorail.nl. Voor inhoudelijke vragen kun je contact opnemen met Chantal Jenster-Vincenzi via chantal.jenster@prorail.nl.
Snel na de sluitingsdatum krijg je onze reactie. De eerste gespreksronde staat gepland op 3 december. Uitgenodigd voor een kennismakingsgesprek? Dan vragen we je thuis een online assessment te maken als aanvulling op je cv en motivatie. Een referentiecheck kan deel uitmaken van de procedure.
Voor externen: Word jij onze nieuwe collega? Dan hoort het aanvragen van een VOG tot de indiensttredingsprocedure. De kosten voor de VOG krijg je terug nadat je bent gestart.
Over het bedrijf
ProRail is spoorwegbeheerder. Dit betekent dat wij verantwoordelijk zijn voor het onderhoud, de vernieuwing, de uitbreiding en de veiligheid van het Nederlandse spoorwegnet. We verdelen als onafhankelijke partij de ruimte op 7.000 kilometer spoor, regelen alle treinverkeer (160 miljoen kilometer per jaar) en bouwen en beheren stations. Dit doen we met aandacht voor onze samenleving én met oog voor toekomst.
Powered door
