Junior bestuurssecretaris

Functieomschrijving

Vergroot je wereld én die van anderen

Wil jij met jouw organisatietalent, scherpe pen en gevoel voor verhoudingen bijdragen aan zorgvuldige besluitvorming en sterke medezeggenschap? Bij Philadelphia krijg je de ruimte om jouw talenten in te zetten én verder te ontwikkelen.

Als junior bestuurssecretaris krijg je verantwoordelijkheid, vertrouwen en begeleiding om het vak in de volle breedte te leren. Je werkt nauw samen met cliënten, verwanten, bestuurders, directeuren en managers. Zo zie je direct hoe jouw werk bijdraagt aan goede zorg en een organisatie waarin mensen kunnen groeien.

Breng je relevante ervaring mee uit een andere functie of sector? Ook dan nodigen we je van harte uit om te reageren.

Locatie
Je werkt vanuit het Servicekantoor van Philadelphia in Amersfoort. Vanuit deze centrale plek ondersteun je bestuurlijke processen, medezeggenschap en organisatiebrede bijeenkomsten.

Bij Philadelphia ondersteunen we mensen met een verstandelijke beperking om het beste uit zichzelf te halen. Dat doen we samen, met aandacht voor ieders talenten en mogelijkheden. Je komt terecht in een betrokken, lerende organisatie die werkt aan vernieuwing van de zorg- en dienstverlening.

Team & Uitdaging
Je maakt deel uit van het bestuurssecretariaat en valt hiërarchisch onder de bestuurssecretaris. Je werkt samen met de Raad van Bestuur, directeuren, voorzitters en leden van de Landelijke Cliëntenraad en Landelijke Familieraad en verschillende professionals binnen de organisatie.

Geen dag is hetzelfde. Het ene moment ondersteun je de medezeggenschapsraden, het andere moment begeleid je een bestuurlijk besluitvormingsproces. Daarnaast organiseer je samen met collega's managersbijeenkomsten en coördineer je externe klachtenprocedures.

Jouw functie bestaat uit vier aandachtsgebieden:

1. Je versterkt medezeggenschap

Je ondersteunt de Landelijke Cliëntenraad en Landelijke Familieraad bij hun medezeggenschapstaken. Je zorgt dat de raden zelfstandig, goed geïnformeerd en effectief invloed kunnen uitoefenen.

• Je bereidt vergaderingen voor en verzorgt agenda's, vergaderstukken, verslagen en actie- en besluitenlijsten.
• Je bewaakt afspraken, procedures en termijnen.
• Je informeert de raden over hun rechten en mogelijkheden vanuit de Wmcz 2018 en de medezeggenschapsregeling.
• Je ondersteunt de communicatie met de achterban en regelt de praktische en administratieve zaken.

In deze rol werk je onafhankelijk en vanuit het belang van de raden. Je ondersteunt hun proces, zonder standpunten over te nemen of namens hen te beslissen. Je kunt vrij en onafhankelijk adviseren, zonder inhoudelijke aansturing of beïnvloeding door de Raad van Bestuur.

2. Je helpt besluiten zorgvuldig tot stand komen

Je ondersteunt de besluitvorming van het directieberaad en het directeurenoverleg. Je zorgt dat voorstellen helder zijn, de juiste perspectieven worden meegenomen en afspraken worden opgevolgd.

• Je bewaakt de kwaliteit en voortgang van besluitvormingsprocessen.
• Je beoordeelt of voorstellen gereed zijn voor bespreking en besluitvorming.
• Je signaleert wanneer verdere afstemming, medezeggenschap of besluitvorming nodig is.
• Je bereidt vergaderingen voor, verzorgt verslaglegging en bewaakt acties en besluiten.

Hierbij werk je volgens het Philadelphia-spoorboekje Zo werken we samen, waarin samenwerking, eigenaarschap, voortgang, leren en openheid centraal staan.

3. Je brengt managers in beweging

Samen met collega's organiseer je Managersdagen en Managerstalks die managers inspireren en verder helpen.

• Je denkt mee over relevante thema's, programma's en de inhoud van bijeenkomsten.
• Je volgt ontwikkelingen binnen en buiten Philadelphia.
• Je maakt planningen en coördineert de praktische organisatie.
• Je evalueert bijeenkomsten en vertaalt inzichten naar verbeteringen.

4. Je zorgt voor een zorgvuldig klachtenproces

Je coördineert de administratieve afhandeling van klachten bij de Klachtencommissie Onvrijwillige Zorg, de Geschillencommissie en andere externe klachteninstanties.

Je beoordeelt klachten niet inhoudelijk, maar zorgt ervoor dat procedures correct, zorgvuldig en tijdig verlopen. Zo bied je alle betrokkenen duidelijkheid in vaak gevoelige situaties.

Jouw uitdaging
Je schakelt gemakkelijk tussen verschillende rollen, dossiers en belangen. Je houdt overzicht, communiceert helder en bewaakt de voortgang. Daarbij ben je je bewust van jouw verschillende verantwoordelijkheden en weet je onafhankelijkheid en samenwerking zorgvuldig te combineren.

Je krijgt ruimte om verantwoordelijkheid te nemen, vragen te stellen en van ervaren collega's te leren. Binnen het bestuurssecretariaat maken we duidelijke afspraken om de onafhankelijke ondersteuning van de medezeggenschapsraden te waarborgen.