Secretarieel medewerker FLEX | Laboratorium Medische Immunologie

Functieomschrijving

Functie

Ben jij organisatorisch sterk, houd je van afwisseling en vind je het leuk om collega's te ondersteunen zodat alles soepel verloopt? Zoek je een veelzijdige functie waarin je werkervaring kunt opdoen binnen een toonaangevende zorg- en onderzoeksorganisatie? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Voor de afdeling Laboratoriumgeneeskunde van het Radboudumc zoeken wij een enthousiaste Secretarieel Medewerker FLEX. Je zorgt ervoor dat dagelijkse processen soepel verlopen, collega’s ontlast worden en informatie goed georganiseerd blijft. Je werkt samen met collega’s van de afdeling en draagt bij aan een goed georganiseerde werkomgeving.

Beschikbaarheid

• Periode: vanaf oktober 2026 tot en met maart 2027.
• Werkdagen: in overleg, bij voorkeur verdeeld over 4 à 5 dagen per week (doordeweeks).
• Werktijden: bij voorkeur van 09.00 - 13.00 uur (bespreekbaar).

Als Secretarieel Medewerker FLEX ben jij een belangrijke spil binnen het laboratorium. Je ondersteunt de leiding en staf op organisatorisch, secretarieel en administratief gebied en zorgt ervoor dat dagelijkse processen soepel verlopen. Collega’s kunnen op jou rekenen als aanspreekpunt, organisator en ondersteuner. Je houdt overzicht, stelt prioriteiten en denkt een stap vooruit. Daarbij schakel je moeiteloos tussen uiteenlopende werkzaamheden, van agendabeheer en vergaderondersteuning tot het signaleren van verbeterpunten en het ondersteunen van projecten. Je voert niet alleen uit, maar denkt actief mee en draagt bij aan een goed georganiseerde en professionele werkomgeving.

In de eerste maanden ligt de nadruk op secretariële werkzaamheden. Gaandeweg krijg je ook de kans om mee te denken over projecten en bedrijfsvoering, waardoor je een brede inkijk krijgt in de organisatie.

Taken en verantwoordelijkheden

Secretariële ondersteuning

• Beheren van agenda's en maken van afspraken, waarbij je anticipeert op de inhoud en samenhang van afspraken.
• Behandelen van telefoon-, e-mail- en postverkeer.
• Ontvangen en begeleiden van bezoekers.
• Uitvoeren van HR gerelateerde werkzaamheden (onboarding/offboarding/ziekmeldingen e.d.)

Vergaderondersteuning

• Organiseren en voorbereiden van vergaderingen (ruimte reserveren, catering regelen, stukken verzamelen en verzenden).
• Notuleren en opstellen van verslagen of actielijsten in Teams.
• Bewaken van de voortgang van actiepunten en waar mogelijk zelf opvolging geven.

Organisatorische (bedrijfs)ondersteuning

• Bewaken van procedures, planningen en afspraken.
• Ondersteuning van financiële processen en meedenken over de inrichting ervan.
• Voorbereiden en verzorgen van contracten en offertes.
• Meewerken aan interne communicatie, zoals nieuwsbrieven en intranetberichten.
  

Projectondersteuning

• Deelnemen aan en/of voorbereiden van projecten binnen de afdeling.
• Signaleren van knelpunten, prioriteiten stellen en vooruitdenken om de leiding van het laboratorium en het bedrijfsbureau te ontzorgen.

Werkplek

Je komt terecht bij het Laboratorium Medische Immunologie (LMI), onderdeel van de afdeling Laboratoriumgeneeskunde van het Radboudumc. Samen met ruim 50 collega's werk je mee aan hoogwaardige patiëntenzorg, wetenschappelijk onderzoek en onderwijs.

Het secretariaat

Je maakt deel uit van het secretariaat binnen het bedrijfsbureau en werkt nauw samen met andere managementassistenten, secretaresses, bedrijfsvoerders en afdelingshoofden van drie verschillende laboratoria. Geen dag is hetzelfde en je hebt contact met veel verschillende collega's binnen de organisatie. Naast een eigen aandachtsgebied heb je een aantal gezamenlijke taken binnen het secretariaat Laboratoriumgeneeskunde.

Extra bijzonder: het laboratorium staat voor een verhuizing. Daardoor krijg je de kans om van dichtbij mee te maken hoe zo'n organisatorische verandering verloopt en zul je in de eerste periode afwisselend op het centrale secretariaat en bij LMI aanwezig zijn.