Secretaresse Radboudumc Health Academy

Functieomschrijving

Functie

Ben jij de secretaresse die energie krijgt van plannen, organiseren en ontzorgen?

Als secretaresse binnen de Radboudumc Health Academy (RHA) ondersteun je vanuit jouw expertise onze opleidingsprofessionals. Je werkt nauw samen met je collega-secretaresses binnen het team Secretariaat. Samen bieden jullie de RHA een breed pakket aan professionele secretariële ondersteuning.

Voor de Minorencommissie ben je verantwoordelijk voor het plannen en voorbereiden van de maandelijkse overleggen. Je beheert en archiveert de bijbehorende documentatie en zorgt voor een correcte verslaglegging. Daarnaast beheer je de mailbox, waarbij je vragen en verzoeken zelfstandig afhandelt of uitzet bij de juiste collega. Je houdt verschillende planningen actueel en vervult een coördinerende rol bij de organisatie van de Minorenmarkten.

Voor de Innovatieprojecten en Researchprojecten bied je proactieve ondersteuning door afspraken te plannen, deadlines te bewaken en informatie tijdig te delen met betrokkenen. Je beheert de mailbox waarin uiteenlopende vragen en verzoeken binnenkomen en verwerkt en beheert studentgegevens in de daarvoor bestemde systemen.

Daarnaast ben je het vaste aanspreekpunt voor één of meerdere teamleiders. Je ondersteunt hen bij het plannen van afspraken en neemt organisatorische en administratieve werkzaamheden uit handen. Je denkt vooruit, signaleert wat nodig is en zorgt ervoor dat zaken soepel verlopen.

Ook werk je op roulatiebasis als algemeen aanspreekpunt voor de RHA in een front- of backofficerol.

In deze veelzijdige en zelfstandige functie neem je eigenaarschap over je werkzaamheden en organiseer je je eigen werkplanning. Je bent een representatief visitekaartje van de organisatie en draagt dit met enthousiasme uit. Je ondersteunt collega's graag door secretariële werkzaamheden over te nemen en actief mee te denken over oplossingen en verbeteringen. Daarbij zoek je gemakkelijk de afstemming op met je collega's.

Je krijgt energie van het regelen en organiseren van zowel eenvoudige als complexe vraagstukken. Je schakelt moeiteloos tussen verschillende werkzaamheden, stelt prioriteiten en behoudt daarbij het overzicht. Communicatief ben je sterk; je bent transparant, duidelijk en legt gemakkelijk contact.

Vanzelfsprekend streef je naar de best mogelijke resultaten en signaleer je kansen om processen en werkwijzen verder te verbeteren. Je bent flexibel, denkt in mogelijkheden en voelt je thuis in een onderwijsomgeving.

Samengevat zijn je belangrijkste taken en verantwoordelijkheden onder andere:

• Het plannen en coördineren van complexe afspraken en bijeenkomsten met interne en externe deelnemers, inclusief zaalreserveringen en catering.
• Het beheren van meerdere functionele mailboxen.
• Het afhandelen van vergaderverzoeken en de daaruit voortvloeiende werkzaamheden.
• Het verzorgen en redigeren van correspondentie, waaronder brieven, verslagen en notulen.
• Het voorbereiden van overleggen, waaronder het opstellen van agenda's, verzamelen van stukken en versturen van vergaderdocumentatie.
• Het opvolgen en bewaken van actiepunten die voortkomen uit diverse overlegvormen.
• Het opstellen, beheren en actualiseren van documenten, planningen en overzichten.
• Het verwerken en beheren van studentgegevens in de daarvoor bestemde systemen.
• Het verwerken van ziek- en betermeldingen.
• Het bieden van uiteenlopende secretariële en organisatorische ondersteuning aan één of meerdere teamleiders.
• Het uitzetten, monitoren en bewaken van de evaluatiecyclus.
• Het coördineren van de organisatie van de minorenmarkt (twee keer per jaar).
• Het behandelen van telefoon- en postverkeer en het bewaken van de voortgang van actiepunten.
• Het fungeren als aanspreekpunt voor bezoekers, relaties en contacten van de RHA op roulatiebasis.
• Het aanleggen, beheren en archiveren van werkdossiers.
• Het plaatsen en verwerken van bestellingen.

Jouw werkplek

De Radboudumc Health Academy is één organisatie met een divers opleidingsaanbod voor verschillende doelgroepen: van paramedici tot verpleegkundigen en van artsen tot onderzoekers. Met één onderwijsinstituut kunnen professionals al tijdens de opleiding met elkaar in contact komen en vanuit één gedachte worden opgeleid.

Binnen de Radboudumc Health Academy kom je te werken in een team van dertien secretaresses die brede secretariële ondersteuning bieden. Het is een fijn team met een goede sfeer, waarin gemotiveerd werken goed samengaat met gezelligheid. Zo wordt er vanuit het team af en toe een informeel uitje gepland na werktijd voor wie het leuk vindt om aan te sluiten.

Bij ons werken betekent samenwerken en zelfstandig werken, ruimte voor eigen inbreng en initiatieven, bijdragen aan het onderwijs binnen het Radboudumc, flexibel werken (kantoor en thuis), een vaste thuishaven binnen je team.