Managementassistent Interne Geneeskunde

Functieomschrijving

Functie

Ben jij een proactieve en georganiseerde managementassistent die energie krijgt van afwisseling, schakelen en ontzorgen? Binnen de afdeling Interne Geneeskunde zoeken wij een collega die overzicht houdt, vooruitdenkt en ondersteuning biedt op verschillende gebieden.

Als managementassistent ondersteun je de afdelingsleiding, sectiehoofden, stafleden en medewerkers bij uiteenlopende secretariële, administratieve, organisatorische en personele processen en vraagstukken. Je bent een belangrijke schakel binnen de afdeling en draagt bij aan het soepel laten verlopen van dagelijkse processen en activiteiten.

Geen dag is hetzelfde. Je schakelt makkelijk tussen verschillende werkzaamheden, contactpersonen en prioriteiten.

Wat ga je doen?

In deze functie vervul je een coördinerende rol binnen de afdeling. Je houdt overzicht over lopende processen, signaleert knelpunten, stemt werkzaamheden af met betrokkenen en zorgt ervoor dat processen efficiënt en zorgvuldig worden uitgevoerd. Daarnaast ben je een belangrijk aanspreekpunt voor collega's en draag je bij aan de verdere ontwikkeling en optimalisatie van werkprocessen.

Je houdt je onder andere bezig met:

• Secretariële en organisatorische ondersteuning van stafleden, de sectiehoofden en de afdelingsleiding.
• Ondersteuning bij ICT-, HR-, financiële en overige organisatorische processen.
• Complex agendabeheer en het plannen, afstemmen en prioriteren van afspraken.
• Voorbereiden, plannen en notuleren van vergaderingen.
• Uitwerken van verslagen en actielijsten en bewaken van actiepunten en deadlines.
• Ondersteuning bij onderwijsactiviteiten van de afdeling Interne Geneeskunde.
• Behandeling van e-mail, telefoonverkeer en post.
• Ontvangen en begeleiden van bezoekers, gasten, studenten, sollicitanten en collega’s.
• Mede organiseren, voorbereiden en coördineren van bijeenkomsten, overleggen, congressen, symposia, promoties en andere onderwijs- en afdelingsactiviteiten.
• Signaleren van knelpunten en meedenken over verbeteringen in werkprocessen.

Jouw werkplek

Je maakt deel uit van het stafsecretariaat van de afdeling Interne Geneeskunde. Dit secretariaat ondersteunt de afdelingsleiding, sectiehoofden en stafleden bij uiteenlopende werkzaamheden op het gebied van patiëntenzorg, onderwijs, opleiding, onderzoek en organisatie. Het stafsecretariaat werkt nauw samen en vormt een onmisbare schakel binnen de afdeling.

De afdeling Interne Geneeskunde is een veelzijdige en dynamische werkomgeving waar topklinische patiëntenzorg, onderwijs, opleiding en onderzoek samenkomen. Binnen de afdeling ligt de focus onder andere op endocrinologie, vasculaire geneeskunde, diabetes en infectieziekten. Ook levert de afdeling een belangrijke bijdrage aan bachelor- en masteronderwijs en aan de opleiding van arts-assistenten.