Office Assistant (m/w/d)
- Bewerbungen sind jederzeit möglich
- Lübeck
- Vor Ort
Wir suchen ab dem 01.09.2026 eine/n Office Assistant
Bei Rusta arbeiten wir als Team - einfach, mutig, engagiert und vor allem gemeinsam.
Damit das gelingt, brauchen wir Unterstützung im Bereich Office Management.
Wir suchen eine Person, die Organisation liebt, den Überblick behält und Lust hat, in zwei zentralen Abteilungen den Alltag am Laufen zu halten.
Deine Aufgaben
Im Office Management arbeitest du mit, indem du...
- unsere Office Managerin im Tagesgeschäft verlässlich unterstützt und ihr bei organisatorischen sowie administrativen Aufgaben zuarbeitest
- Rechnungen prüfst, digitalisierst und für die Buchhaltung in Schweden vorbereitest
- unsere digitale und physische Ablage neu strukturierst und zuverlässig pflegst
- Reports vollständig und fristgerecht erstellst, auch wenn es zeitlich einmal eng wird
- Verträge verwaltest und mit Vermietern sowie externen Dienstleistern korrespondierst
- Dienstreisen organisierst und Hotel- sowie Bahnreservierungen koordinierst
- Büroeinkäufe und vielfältige organisatorische Aufgaben übernimmst
- Store-Neueröffnungen durch Buchungen, Bestellungen und weitere organisatorische Aufgaben unterstützt
- bestehende Abläufe hinterfragst und praktikable Verbesserungsvorschläge einbringst
- auch bei mehreren parallelen Aufgaben den Überblick behältst
Je nach Bedarf können weitere Aufgaben in beiden Bereichen dazukommen, z. B. bei Projekten, neuen Prozessen oder organisatorischen Themen, die zusätzliche Unterstützung erfordern.
Wir haben tolle Benefits
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Einfachheit - Wir mögen klare Lösungen und smarte Arbeitsweisen. Warum kompliziert, wenn es auch einfach geht?
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Mut - Wir trauen uns, Neues auszuprobieren und lernen dabei Schritt für Schritt. So wachsen wir weiter.
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Engagement - Wir übernehmen Verantwortung, geben unser Bestes und sind mit Herz dabei. Jeden Tag.
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Zusammengehörigkeit - Wir gewinnen als Team. Wir unterstützen uns gegenseitig und sind zusammen erfolgreich.
Fähigkeiten und Anforderungen
Was du mitbringst
- eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung sowie Erfahrung in administrativen Tätigkeiten
- strukturierte, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise
- Freude daran, Dinge zu ordnen, Prozesse zu stabilisieren und Aufgaben zu Ende zu bringen
- Flexibilität, dich auf neue Prozesse einzulassen, zwischen unterschiedlichen Aufgaben zu wechseln
- Offenheit, neue Systeme und Tools kennenzulernen
- sichere Kenntnisse in MS Office (Word, Excel, Teams)
- sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, um sicher und professionell im Arbeitsalltag zu kommunizieren, sehr gute Englischkenntnisse für die Zusammenarbeit mit unseren internationalen Kolleg:innen, Schwedischkenntnisse sind ein Plus, aber kein Muss
- Teamgeist, Gelassenheit und eine Hands-on-Mentalität, denn unsere Prozesse sind nicht in Stein gemeißelt, sondern im Aufbau. Wer Freude daran hat, Strukturen mitzugestalten und Ordnung zu schaffen, ist bei uns genau richtig
Was dich erwartet
- eine vielseitige und verantwortungsvolle Aufgabe in einem spannenden Unternehmensbereich
- flexible Arbeitszeiten nach Absprache
- die Möglichkeit einen Tag pro Woche im Homeoffice zu arbeiten
- eine vorerst befristete Anstellung bis Ende April 2027
- 15 % Personalrabatt auf das gesamte Rusta-Sortiment
- Mental-Health-Benefit über Nilo für mentale Gesundheit und Wohlbefinden
- ein offenes, herzliches Team aus schwedischen und deutschen Kolleg:innen - viele in Teilzeit, mit ganz unterschiedlichen Hintergründen, aber dem gleichen Spirit: Wir halten zusammen, unterstützen uns gegenseitig und haben Spaß an unserer Arbeit
Klingt nach dir?
Dann freuen wir uns, dich kennenzulernen!
Bewirb dich einfach mit deinem Lebenslauf - alles Weitere besprechen wir persönlich.
Über das Unternehmen
Rusta ist ein wachsendes Einzelhandelsunternehmen mit Fokus auf Produkte für Zuhause und Freizeit zu überraschend niedrigen Preisen.
Wir möchten, dass sich unsere Kundinnen und Kunden bei uns willkommen fühlen, sich inspirieren lassen und gerne bei uns einkaufen. Bei Rusta machen wir es vielen Menschen einfach, gute Produkte zum besten Preis zu kaufen.
Der erste Rusta Store wurde 1986 im schwedischen Gävle eröffnet. Heute hat Rusta mehr als 240 Stores in Schweden, Norwegen, Finnland und Deutschland.
Julia Niebuhr | Kontaktperson
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