Directiesecretaresse Sociale Impact en Duurzaamheid

Functieomschrijving

Een duurzame toekomst, dat is waar we voor staan bij VORM. Wij geloven in een wereld waar onze maatschappelijke impact leidend is. In alles wat we doen. Of we het nu hebben over duurzaamheid, betaalbare huisvesting, sociale verbindingen of de energietransitie. Alleen de meest leefbare wijken met betaalbare en optimaal duurzame woningen zijn goed genoeg. Dat betekent iedere dag een stapje verder. Het elke dag weer beter doen. Wij willen als VORM vooroplopen. Om deze ambitie goed in onze organisatie te verankeren, zoeken wij een directiesecretaresse die ons team Sociale Impact en Duurzaamheid komt ondersteunen.

Wat ga je doen?

Als directiesecretaresse ondersteun je de directeur en het managementteam van de afdeling Sociale Impact en Duurzaamheid. Je bewaakt prioriteiten, signaleert kansen en knelpunten en zorgt ervoor dat de afdeling optimaal kan functioneren. Daarnaast coördineer je uiteenlopende projecten enevenementen, zoals ons impact rapport en onze jaarlijkse strategiedag, lees je kritisch mee met onze communicatie-uitingen en ben je een belangrijke schakel tussen collega's, leidinggevenden en externe partners.

Je werkt zelfstandig, neemt initiatief en staat stevig in je schoenen. We zijn een relatief nieuwe afdeling, dus affiniteit met een dynamische omgeving is een must. Je houdt overzicht, denkt vooruit en weet prioriteiten te stellen, ook wanneer er veel tegelijk speelt. Met jouw heldere communicatie, positieve energie, sensitiviteit en gevoel voor humor ben je een verbindende kracht binnen de afdeling. Integriteit en discretie zijn voor jou vanzelfsprekend.

Concreet ga je:

• De agenda's van de directeur Sociale Impact & Duurzaamheid en het managementteam beheren;
• Overleggen, directievergaderingen en strategische sessies organiseren en de opvolging van acties en besluiten bewaken;
• Projecten, evenementen, masterclasses en strategiedagen zelfstandig coördineren, van planning tot uitvoering;
• De jaarlijkse Impact Rapportage coördineren, van planning en input tot redactie en publicatie;
• Financiële administratie, offertes, inkooporders en contractdocumentatie beheren en de budgetbewaking ondersteunen;
• Projectplannen, bestuursvoorstellen en communicatiemiddelen redigeren en bijdragen aan heldere interne communicatie;
• Contact onderhouden met interne en externe stakeholders, leveranciers en samenwerkingspartners.

Wat zijn jouw kwaliteiten?

Je bent een echte regelaar met een sterk organisatorisch vermogen. Je houdt overzicht, ook wanneer meerdere projecten tegelijk lopen, en weet gemakkelijk prioriteiten te stellen. Je bent proactief, kwaliteitsgericht en schakelt soepel tussen verschillende gesprekspartners.

Je brengt mee:

• Hbo-werk- en denkniveau, opgebouwd via opleiding en/of relevante werkervaring;
  
• Minimaal 5 jaar ervaring in directieondersteuning, projectcoördinatie of programmamanagement. Ruime ervaring is een pre;
• Een betrouwbare en integere manier van werken; je gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie;
• Sterke communicatieve vaardigheden en organisatiesensitiviteit; je schakelt gemakkelijk tussen directie, management, collega's en externe partners;
• Een proactieve en oplossingsgerichte houding; je denkt vooruit, organiseert en behoudt overzicht;
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk, en ervaring met het redigeren van documenten;
• Affiniteit met duurzaamheid of de bouwsector is een pre.

Hiernaast ben je bereid om minimaal vier dagen per week te werken, waarbij je in ieder geval maandag, dinsdag en donderdag vanaf ons kantoor in Rotterdam werkt.