Directiesecretaresse

Functieomschrijving

Wat ga je doen?

Als directiesecretaresse bij VORM Concepten ben jij de rechterhand van de directeur Acquisitie, Niels. Je bent veel meer dan een organisator: je bent een vertrouwde sparringpartner, bewaakt prioriteiten, signaleert kansen en risico’s en zorgt ervoor dat Niels zich volledig kan richten op de strategische opgaven van VORM. Ook als de dagen vol en dynamisch zijn, breng jij rust, structuur en overzicht.

Je werkt zelfstandig, toont initiatief en staat stevig in je schoenen. Met jouw heldere communicatie, positieve energie en gevoel voor humor draag je bij aan een prettige samenwerking binnen team van Concepten en met de rest van de organisatie. Integriteit is voor jou vanzelfsprekend en je weet precies wanneer discretie nodig is.

Concreet ga je:

• Je buigen over de complexe én dynamische agenda van Niels, waarbij je strategische prioriteiten bewaakt en knelpunten signaleert. Jij beheert zijn agenda en bent de poortwachter van zijn tijd en zorgt hierbij voor een goede werk-/privébalans;
• Als sparringpartner van Niels bijdragen aan de doelen van de afdeling en het werkgeluk van de collega’s;
• Diverse overleggen organiseren, voorbereiden en vastleggen en bewaak je de actiepunten die uit de overleggen komen;
• E-mails, correspondentie en telefoontjes professioneel opvolgen en afhandelen en zorg je ervoor dat de juiste informatie op het juiste moment bij de juiste persoon komt;
• Bijeenkomsten, zoals teamontwikkelingsactiviteiten, organiseren en zorg je ervoor dat lunch en vervoer is geregeld en dat alles soepel verloopt;
• Zorgdragen voor het tijdig beschikbaar maken van managementinformatie en overige benodigde stukken;
• Bezoekers ontvangen en zorg je voor een goed geregelde en representatieve werkomgeving op kantoor.

Wat zijn jouw kwaliteiten?

Je bent een echte doener met een sterk organisatorisch vermogen. Je schakelt makkelijk tussen verschillende taken, blijft rustig als planningen wijzigen en vindt het leuk om anderen te ontzorgen. Je werkt nauwkeurig, kunt goed prioriteren en voelt goed aan wat er nodig is, ook als niet alles expliciet wordt uitgesproken.

Je brengt mee:

• Werk- en denkniveau op hbo niveau, opgebouwd via opleiding en/of relevante werkervaring in een vergelijkbare rol;
• Ruime ervaring met bestuurlijke ondersteuning als directiesecretaresse in een dynamische en professionele omgeving;
• Een betrouwbare en integere manier van werken, je gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie;
• Sterke communicatieve vaardigheden, je schakelt soepel met collega’s, directieleden en externe relaties;
• Een oplossingsgerichte houding, je denkt vooruit, neemt initiatief en komt met praktische ideeën;
• Talent voor plannen en organiseren, je houdt overzicht en behoudt de rust als het druk is;
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk;
• Vooruitdenken, communicatieve vaardigheden en organisatiesensitiviteit;
• Affiniteit met AI en digitale innovaties is een pre.

Hiernaast ben je bereid om vier dagen per week te werken, waarbij je in ieder geval maandag, dinsdag en donderdag vanaf ons kantoor in Rotterdam werkt.