Office & People Coordinator (M/F/NB)

Opis oferty pracy

Poznań | 1/2 etatu

Szukamy osoby, dzięki której nasze biuro będzie miejscem, do którego po prostu dobrze się przychodzi.

To nie jest klasyczna rola asystencka. Jeśli lubisz działać, organizować i pomagać innym, a satysfakcję daje Ci dopracowywanie rzeczy i szukanie lepszych rozwiązań, możesz świetnie odnaleźć się w tej roli.

Będziesz wspierać pracowników i managerów, dbać o sprawne funkcjonowanie naszego biura oraz pomagać tworzyć środowisko, w którym ludzie mogą skupić się na swojej pracy, bo wiedzą, że wszystko wokół działa tak, jak powinno. Jeśli satysfakcję daje Ci dobrze zorganizowany dzień, odhaczone zadania i świadomość, że dzięki Tobie innym pracuje się łatwiej – bardzo możliwe, że właśnie Ciebie szukamy.

Jak wygląda ta rola?

To stanowisko łączy kilka obszarów:

• koordynację pracy biura,
• wsparcie managerów i zespołu,
• pomoc przy wybranych działaniach HR i marketingowych,
• współtworzenie pozytywnych doświadczeń pracowników – od onboardingu nowych osób po organizację wydarzeń i codzienne funkcjonowanie biura.

Nie będziesz zajmować się wszystkim jednocześnie. Niektóre zadania będą częścią codziennej pracy, inne pojawią się okazjonalnie.

Zapewnimy Ci wdrożenie i wsparcie, ale zależy nam na osobie, która z czasem będzie działać coraz bardziej samodzielnie, proponować usprawnienia i przejmować odpowiedzialność za swój obszar.

Czym będziesz się zajmować?

Biuro i codzienne wsparcie zespołu

• dbaniem o sprawne funkcjonowanie biura w Poznaniu,
• organizacją zakupów i współpracą z dostawcami,
• kontaktem z administracją budynku,
• wspieraniem pracowników w bieżących sprawach,
• dbaniem o to, aby biuro było uporządkowane, dobrze zorganizowane i przyjazne dla wszystkich.

Wsparcie managerów i administracja

• organizowaniem spotkań i wsparciem logistycznym,
• przygotowywaniem materiałów, zestawień i prezentacji,
• wsparciem managerów w bieżących działaniach operacyjnych,
• pomocą przy wybranych procesach administracyjnych, w tym obsłudze faktur i rozliczeń.

Wsparcie HR i życia zespołu

• pomocą przy wdrażaniu nowych pracowników,
• wsparciem organizacji lokalnych i centralnych wydarzeń dla pracowników,
• wspieraniem pozytywnych doświadczeń pracowników na co dzień,
• przygotowywaniem prostych materiałów komunikacyjnych i wizualnych,
• współpracą przy działaniach employer brandingowych.

O nas

Na co dzień wspieramy zespół blisko 30 specjalistów pracujących w naszym poznańskim biurze. Tworzymy rozwiązania dla międzynarodowych klientów z obszaru nowoczesnych technologii, a naszą codziennością są ambitne projekty i współpraca z doświadczonymi inżynierami.

Choć zajmujemy się zaawansowaną technologią, przede wszystkim tworzymy zgrany i życzliwy zespół. Lubimy współpracować, dzielić się wiedzą i wierzymy, że dobra atmosfera oraz sprawna organizacja są równie ważne jak świetne rozwiązania techniczne.

Kogo szukamy?

Nie oczekujemy wieloletniego doświadczenia. Znacznie ważniejsze jest dla nas Twoje podejście do pracy.

Szukamy osoby, która:

• lubi współpracować z ludźmi i budować z nimi życzliwe relacje,
• dobrze organizuje swoją pracę, bierze odpowiedzialność za swoje zadania i doprowadza sprawy do końca,
• pracuje dokładnie, skrupulatnie i terminowo,
• zauważa potrzeby innych i chętnie ich wspiera,
• nie czeka, aż ktoś wskaże każdy kolejny krok, ale potrafi samodzielnie działać,
• lubi dzielić się pomysłami na usprawnienia i z zaangażowaniem pomaga je wdrażać,
• chętnie się uczy, korzysta z feedbacku i rozwija swoje umiejętności,
• swobodnie komunikuje się w języku polskim i angielskim (min. B2),
• sprawnie korzysta z pakietu Microsoft 365.

Dodatkowym atutem będzie znajomość Canvy lub innych prostych narzędzi do przygotowywania materiałów graficznych.

Szukamy osoby, która nie tylko dobrze organizuje swoją pracę, ale też lubi ułatwiać pracę innym. Kogoś, kto potrafi powiedzieć: „Mam pomysł, jak możemy zrobić to sprawniej” i z przyjemnością bierze udział w jego wdrożeniu.

Jak pracujemy?

Lubimy ludzi, którzy zadają pytania.

Doceniamy inicjatywę bardziej niż perfekcję.

Jeżeli coś można zrobić lepiej – chcemy o tym usłyszeć.

Nie oczekujemy, że od pierwszego dnia będziesz znać odpowiedź na każde pytanie. Zależy nam na osobie, która chce się uczyć, potrafi prosić o pomoc, ale jednocześnie z czasem coraz śmielej przejmuje odpowiedzialność za swoje zadania.

Wierzymy, że najlepsze pomysły często rodzą się właśnie w codziennej pracy. Dlatego naprawdę słuchamy naszych ludzi i zachęcamy do proponowania usprawnień.

Co zyskasz, dołączając do nas?

To stanowisko daje realny wpływ na codzienną pracę całego zespołu.

Efekty Twojej pracy widać każdego dnia – dobrze zorganizowane spotkania, sprawnie działające biuro, udane wydarzenia i ludzie, którzy mogą skupić się na swoich zadaniach.

To także świetne miejsce do rozwoju. Zaczynamy od 1/2 etatu, ale zakładamy możliwość stopniowego rozszerzania zakresu odpowiedzialności oraz wymiaru pracy.

Jeżeli interesujesz się Office Management, People Operations, HR lub rolą Executive Assistant, znajdziesz tutaj przestrzeń, by rozwijać się właśnie w tych kierunkach.

Jak wygląda proces rekrutacji?

Chcemy, żeby proces był sprawny, przejrzysty i pozwolił nam dobrze się poznać. Na każdym etapie chętnie odpowiemy na Twoje pytania i wrócimy do Ciebie z informacją zwrotną.

1. Aplikacja

Prześlij nam swoje CV. Potrzebujemy kilku dni, aby zapoznać się ze wszystkimi zgłoszeniami. Jeśli uznamy, że możemy do siebie pasować, zaprosimy Cię do kolejnego etapu.

2. Rozmowa z rekruterem (online)

To około 60 minut swobodnej rozmowy.

Chcemy lepiej poznać Ciebie – Twoje doświadczenia, motywację i sposób pracy. Opowiemy również więcej o naszej firmie, zespole i samej roli, żebyś mógł/mogła sprawdzić, czy to miejsce dla Ciebie.

3. Krótkie zadanie praktyczne

Po rozmowie poprosimy Cię o wykonanie krótkiego zadania, którego przygotowanie zajmie maksymalnie około 30 minut.

Nie sprawdzamy wiedzy teoretycznej. Bardziej interesuje nas Twój sposób komunikacji, organizacji pracy i podejścia do codziennych sytuacji, z którymi możesz spotkać się na tym stanowisku.

4. Spotkanie z przyszłym przełożonym i HR Business Partnerem

Na ostatnim etapie poznasz swojego przyszłego managera oraz HR Business Partnerkę.

Porozmawiamy o zadaniu, odpowiemy na Twoje pytania i opowiemy więcej o zespole oraz tym, jak wygląda codzienna współpraca. To również okazja, abyśmy wspólnie sprawdzili, czy dobrze odnajdziemy się we współpracy.

5. Decyzja i feedback

Po zakończeniu procesu wrócimy do Ciebie z decyzją. Niezależnie od jej wyniku otrzymasz od nas informację zwrotną.

Nie spełniasz wszystkich wymagań, ale czujesz, że ta rola jest dla Ciebie? Aplikuj. Chętnie poznamy osoby z potencjałem, które chcą się rozwijać i lubią pracować z ludźmi.

Możesz też zajrzeć na naszą stronę internetową lub Facebooka i zobaczyć, co ciekawego się u nas dzieje!

-

Nasza firma wdrożyła procedury ochrony sygnalistów zgodnie z obowiązującą ustawą. Każda osoba ma prawo zgłaszać nieprawidłowości w bezpieczny sposób, a zgłoszenia są objęte pełną ochroną prawną. Więcej informacji: https://www.etteplan.com/pl/kodeks-postepowania/