Jobbeskrivelse

Er du den, der får kontoret og hverdagen til at spille?

Vil du være med til at skabe rammerne for en hverdag, hvor mennesker trives, gæster føler sig velkomne, og kontoret bare spiller? Vi søger en struktureret, imødekommende og serviceorienteret Office Manager til kontoret i København. Her bliver du en central del af hverdagen for cirka 70 kollegaer og får en vigtig rolle i at sikre et professionelt, velfungerende og varmt arbejdsmiljø.

Som Office Manager får du ansvar for den daglige drift af kontoret – fra de små detaljer, der får hverdagen til at glide, til de større initiativer, der styrker kultur, samarbejde og fællesskab. Du bliver en synlig og betroet person på kontoret, som både kollegaer, gæster og samarbejdspartnere møder med tillid.

Rollen Du bliver omdrejningspunktet for Office Operations i København og sikrer, at kontoret altid er præsentabelt, velfungerende og klar til både kollegaer, kunder og gæster. I tæt samarbejde med Office Assistant får du ansvar for den daglige kontordrift, praktiske processer, leverandører, mødeforberedelse, onboarding, events og meget mere. Du trives med at tage ejerskab, holde overblik og få ting til at ske – også når hverdagen bevæger sig hurtigt.
Du er typen, der ser, hvad der mangler, før andre opdager det. Du kan både tænke fremad, prioritere i nuet og samtidig sikre, at detaljerne er på plads.

Dine primære opgaver

Office Operations og Facility Management
Du sikrer, at kontoret fungerer godt i hverdagen – fra morgenrutiner og klargøring til koordinering af leverandører, kontorartikler, frokostordning, mødeforplejning og praktiske behov. Du får ansvar for relationer og aftaler med leverandører, håndtering af kontorrelaterede budgetter og fakturaer samt diverse praktiske og administrative opgaver. Det kan blandt andet være print og indbinding af præsentationsmaterialer, håndtering af IT-hardwareprocesser og abonnementer. Du vil desuden give daglig sparring og støtte til den fuldtidsansatte Office Assistant og være med til at sikre et positivt og velfungerende samarbejde omkring kontorets drift.

Reception og gæstemodtagelse
Samme med vores Office Assistent bliver en af de første personer, kunder og gæster møder, når de kommer på kontoret. Derfor er det vigtigt, at du har en naturlig værtsrolle i dig og trives med at skabe en professionel, venlig og imødekommende oplevelse, hvor mødelokaler er klar, teknikken fungerer, og forplejning og praktiske detaljer er på plads.

Onboarding og offboarding
Du får ansvar for de praktiske processer i forbindelse med onboarding og offboarding. Det indebærer blandt andet at vedligeholde og udvikle planer og tjeklister, koordinere udstyr og arbejdsplads samt være kontaktperson for nye kollegaer i de praktiske spørgsmål. Du hjælper også med velkomstmails, profilopdateringer og billeder til virksomhedens website i forbindelse med nye medarbejdere og fratrædelser.

Events og kultur
Du bliver en vigtig drivkraft i planlægningen og afviklingen af både interne og eksterne møder og events. Det kan være townhalls, ministerbesøg, aftenreceptioner, fredagsbarer, sommerfester, julefrokost, off-sites, spouse dinners og markeringer af milepæle. I tæt samarbejde med COO’en bidrager du til at styrke fællesskab, samarbejde og kultur på kontoret. Du bliver med andre ord en del af den sociale lim, der får hverdagen og fællesskabet til at hænge sammen.

Hvem er du?
Du er struktureret, ansvarsfuld og god til mennesker. Du har et stærkt servicegen og motiveres af at skabe en hverdag, hvor både kollegaer og gæster føler sig godt hjulpet.

Du arbejder selvstændigt, tager ejerskab og følger op, til opgaven er løst. Du har blik for både helheden og detaljen, og du bevarer overblikket, også når tempoet er højt.

Vi forestiller os, at du:

• har erfaring fra en lignende rolle, reception, hospitality, facility management, kontordrift eller en anden serviceorienteret funktion
• trives i en rolle med mange kontaktflader og skiftende opgaver
• er positiv, løsningsorienteret og har en naturlig “can-do”-tilgang
• har stærk situationsfornemmelse og høj integritet
• arbejder struktureret og følger op på dine opgaver
• er god til at prioritere og handle, når noget skal løses hurtigt
• bidrager aktivt til en god kultur og et godt arbejdsmiljø
• er fortrolig med IT og hurtigt lærer nye systemer og værktøjer
• er stærk i Outlook og generelt komfortabel med digitale arbejdsredskaber
• taler og skriver flydende dansk og kommunikerer sikkert på engelsk

Vi tilbyder
Hos Rud Pedersen bliver du en del af et ambitiøst, professionelt og dynamisk miljø, hvor hverdagen er præget af højt tempo, dygtige kollegaer og mange spændende kontaktflader.

Du får en rolle med stor synlighed, bredt ansvar og mulighed for at sætte dit præg på både kontorets daglige drift og den kultur, der binder teamet sammen. Det er en oplagt mulighed for dig, der motiveres af at skabe struktur, kvalitet og gode oplevelser for andre – og som trives med at være den person, der får tingene til at fungere i praksis.

Ansøgning
Send din ansøgning som én samlet PDF med motiveret ansøgning, CV og eventuelle anbefalinger. Vi holder samtaler løbende og opfordrer til at søge snarest muligt. Har du spørgsmål til stillingen, er du velkommen til at kontakte Sara Engelhardt på: sara.engelhardt@rudpedersen.com

Vi ønsker en medarbejdersammensætning, som afspejler det omgivende samfund, hvorfor vi opfordrer alle uanset alder, religion eller etnisk baggrund af ansøge.