People Operations & Payroll Specialist

Stellenbeschreibung

Epassi (ehem. Hansefit) holt als Europas führender Anbieter für Mitarbeiter-Benefits
finnisches Wellbeing nach Deutschland – für mehr ganzheitliches Wohlbefinden in
Unternehmen. Mit Epassi Sports, einem einzigartigen Firmenfitness-Produkt als
Fundament und einer wachsenden Benefit-Vielfalt als langfristigem Ziel. Gebündelt in
nur einer App. Epassi ist gemacht für Unternehmen, die wissen, dass zufriedene
Mitarbeitende zum Unternehmenserfolg beitragen, für Mitarbeitende, die flexible
Lösungen für ihren Alltag suchen und für Partner, die ein nachhaltiges Wachstum
anstreben. Mehr Informationen unter epassi.de.

Deine Mission bei uns:

In dieser Rolle bist du ein zentraler Teil davon, wie wir jeden Mitarbeitenden unterstützen. Du sorgst für die beste Employee Experience und hältst die operative People-Maschinerie am Laufen. Du bist die erste Anlaufstelle für alle Fragen rund um das Arbeitsverhältnis. Du hältst Verträge und Unterlagen aktuell. Du stellst sicher, dass alle pünktlich und korrekt bezahlt werden. Du gibst klare Antworten, wenn sie gebraucht werden. Für die meisten Mitarbeitenden ist das, was guter People-Support bedeutet.

Du kommst zu einem echten Wendepunkt. Die operative Arbeit wird aus den Länderteams in ein unternehmensweites People Operations & Architecture Team überführt. Du tust also mehr als den Betrieb aufrechtzuerhalten. Du hilfst, ihn aufzubauen.

Den Bereich verantwortest du:

Diese Rolle hat zwei Schwerpunkte: Payroll und People Operations

Payroll

• Eigenverantwortliche Durchführung der monatlichen Gehaltsabrechnung für Deutschland von Anfang bis Ende, damit alle Mitarbeitenden korrekt und pünktlich bezahlt werden.
• Erfassung und Verarbeitung aller Payroll-Inputs, einschließlich Eintritte, Austritte, Gehaltsänderungen, Boni, Abwesenheiten, Benefits und Abzüge.
• Durchführung der Gehaltsberechnung, Prüfung der Ergebnisse, Analyse von Abweichungen und Korrekturen vor der Finalisierung.
• Erstellung von Zahlungsdateien, Durchführung der erforderlichen Prüfungen und Freigaben sowie Abstimmung mit Finance.
• Verwaltung von An- und Abmeldungen, Steuerinformationen, Sozialversicherungsbeiträgen und sonstigen gesetzlichen Payroll-Anforderungen.
• Einreichung erforderlicher Meldungen und Erklärungen bei Behörden, Krankenkassen und anderen externen Stellen.
• Verwaltung lokaler Benefits und Beantwortung von Mitarbeiterfragen zu Gehalt, Abzügen, Steuern und Sozialversicherung.
• Durchführung von Jahresabschlussaktivitäten, gesetzlicher Berichterstattung, Zertifikaten und Prüfungsanfragen.
• Aktualisierung der Payroll-Dokumentation, Verfolgung gesetzlicher Änderungen und Optimierung wiederkehrender oder manueller Schritte.

People Operations

• Verwaltung der Mitarbeitenden über den gesamten Lebenszyklus hinweg, einschließlich Verträge, Onboarding, Vertragsänderungen, Abwesenheiten und Offboarding.
• Pflege akkurater Mitarbeiterdaten und -dokumente in HiBob — vollständig, aktuell und compliant.
• Bearbeitung von Anfragen der Mitarbeitenden und Führungskräfte über unser Ticketing-System unter Einhaltung vereinbarter Servicestandards.
• Beratung von Mitarbeitenden, Führungskräften und anderen Stakeholdern zu People-Prozessen und lokalen arbeitsrechtlichen Anforderungen, mit Eskalation komplexer oder sensibler Fälle.
• Aktualisierung lokaler Richtlinien, Vorlagen, Prozessdokumentationen und Wissensdatenbank-Inhalten.
• Sicherer Umgang mit Mitarbeiterdaten gemäß DSGVO und lokalen Anforderungen.
• Zusammenarbeit mit People, Finance, IT und anderen Teams für eine reibungslose Employee Experience.
• Eigenverantwortliche Umsetzung kleinerer Verbesserungsprojekte zu Dokumentation, Datenqualität und Prozesskonsistenz sowie Mitwirkung an markt- und funktionsübergreifenden Standardisierungsvorhaben.
• Erkennen repetitiver Aufgaben und Unterstützung bei deren Vereinfachung, Dokumentation oder Automatisierung — bei Bedarf auch mit Abdeckung anderer Märkte.
• Wissenstransfer an neuere Teammitglieder und Unterstützung bei der Navigation durch Prozesse und Tools.

Die Aufgaben können sich im Zuge des Wachstums des People Operations Service und von Epassi weiterentwickeln.

Was du täglich tun wirst...

• Eigenverantwortliche Durchführung des monatlichen Payroll-Zyklus in DATEV, einschließlich aller Inputs, Berechnungen, Prüfungen und Korrekturen
• Verwaltung von Meldungen, Steuer- und Sozialversicherungsthemen sowie Kommunikation mit Behörden und Krankenkassen
• Verwaltung von Mitarbeiterdaten und Sicherstellung der Aktualität und Genauigkeit der HiBob-Einträge
• Bearbeitung von Mitarbeiter- und Führungskräfteanfragen über das Ticketing-System
• Erstellung und Aktualisierung von Verträgen, Vorlagen und Prozessdokumentationen
• Zusammenarbeit mit People, Finance und IT für eine reibungslose Employee Experience
• Erkennen von Compliance-Problemen und Eskalation komplexer Fälle
• Mitwirkung beim Jahresabschluss und Lohnsteuerjahresausgleich