Office Manager (m/w/d)
- Bremen
- Vor Ort
Schon einmal etwas von Firmenfitness gehört? Hansefit ist ein führender Anbieter in Deutschland in den Bereichen Fitness, Gesundheitstraining, Wellness und Schwimmen. Damit bieten wir Arbeitgebern wichtige Bausteine für das betriebliche Gesundheitsmanagement und Employer Branding. Nicht zuletzt schaffen wir damit eine bessere Life-Balance für die Mitarbeiter unserer Kunden. Hansefit schafft so ein dynamisches Wachstum in einem gesunden und zukunftsorientierten Marktumfeld. Wir nutzen alle Chancen der Digitalisierung und investieren massiv in unsere Zukunft.
Deine Mission bei uns:
Für unser Office in Bremen suchen wir einen Office Manager (m/w/d) für die Dauer von zwei Jahren.
Du stellst einen reibungslosen Büroablauf sicher und bist zentrale Anlaufstelle für interne wie externe Ansprechpartner. Du verantwortest die Büroorganisation – vom Empfang und der Gästebetreuung über Post‑ und Dokumentenmanagement sowie Raum‑ und Terminplanung bis hin zu Einkauf, Fuhrpark- und Reisekoordination. Mit deiner zuverlässigen, proaktiven Arbeitsweise optimierst du Prozesse, treibst organisatorische Projekte voran und unterstützt das Team in allen administrativen Belangen.
Was du täglich tun wirst:
- Sicherstellung eines reibungslosen Büroalltags und Ansprechpartner für Mitarbeitende sowie externe Partner
- Empfang und professionelle Betreuung von Gästen
- Annahme, Sortierung und Verteilung von Post und Paketen
- Organisation und Vorbereitung von Meetings
- Verwaltung und Bestellung von Büroausstattung und Verbrauchsmaterialien; Catering-Organisation
- Pflege und Organisation der Büro-Küche (inkl. Kaffeemaschine, Geschirrspüler)
- Qualitätskontrolle der Reinigungsleistungen und Abstimmung mit Dienstleistern
- Koordination von Handwerkern, Lieferanten und sonstigen Dienstleistern
- Unterstützung im Fuhrparkmanagement (Fristen, Registrierung, Schadenmanagement) und Reisemanagement (Buchungen, Umbuchungen)
- Selbstständige Bearbeitung organisatorischer Projekte und Prozessoptimierungen
- Interne Kommunikationsschnittstelle und Bearbeitung von Mitarbeiteranfragen
Wir haben tolle Benefits
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Individuelle Entwicklungsmöglichkeiten
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Kostenlose Nutzung der Hansefit-App
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30 Urlaubstage pro Jahr bei einer 5-Tage-Woche
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Flexible Arbeitszeiten & flexibler Arbeitsort
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Nutzung der Babbel-App
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JobRad-Leasing
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Regelmäßige Teamevents
Fähigkeiten und Anforderungen
Was du mitbringen solltest, um bei uns erfolgreich zu sein:
- Abgeschlossene Berufsausbildung
- Erste relevante Berufserfahrung im Office Management oder vergleichbaren Aufgabenfeldern
- Führerschein Klasse B
- Zuverlässigkeit und ein Auge fürs Detail
- Proaktive, lösungsorientierte Arbeitsweise und Flexibilität bei wechselnden Anforderungen
- Diskretion im Umgang mit sensiblen Daten
- Fähigkeit, mehrere Aufgaben parallel zu organisieren und Fristen einzuhalten
Dein Track Record:
- Praxis in Empfangs- und Office-Administration (Postbearbeitung, Dokumenten- und Raummanagement)
- Erfahrung in Einkauf/Beschaffung und Koordination externer Dienstleister
- Nachweisbare Erfolge in der Optimierung interner Prozesse oder Organisation von Events/Veranstaltungen
- Selbstständige Umsetzung kleiner bis mittelgroßer organisatorischer Projekte
Dein Sprachprofil:
- Deutsch: fließend in Wort und Schrift (verhandlungssicher)
- Englisch: gute bis sehr gute Kenntnisse von Vorteil
Dein Kompetenzprofil:
- Office-Software: MS Word, Excel, PowerPoint, Outlook
- Kalender- und Terminplanung: Microsoft Outlook
- Dokumenten- und Datenmanagement: SharePoint
- Kommunikation & Collaboration: Teams, Slack
- Du bist ein ausgeprägtes Organisationstalent und löst Probleme proaktiv und kundenorientiert
- Du bringst Erfahrung im Umgang mit Dienstleistern sowie externen Partnern mit
Mit tollen Menschen arbeiten
Über das Unternehmen
Hansefit ist Teil der Epassi Group und Pionier in den Bereichen Firmenfitness sowie für digitale Prävention zur Gesundheitsförderung für Unternehmen. Wir bieten unseren Kunden zusammen mit unserer digitalen Marke fitbase ganzheitliche BGM-Lösungen für die Herausforderungen dieser Zeit – denn wir sind davon überzeugt: Moderne Unternehmen brauchen gesunde und motivierte Teams.
Gründung Hansefit 2004Seitdem stehen wir für Firmenfitness in höchster Qualität und streben auch noch zwei Jahrzehnte später stets danach, das beste Produkt zu bieten, dass es am Markt gibt.
Schnell und innovativWir setzen in der Digitalisierung in allen Bereichen unserer Arbeit neue Maßstäbe für ein perfektes Produkt- und Serviceangebot. Unser Versprechen: Mit uns werden unsere Kunden produktiver, senken die Fehltage in ihren Unternehmen und werden attraktiver für Fachkräfte und junge Talente.
Höchste QualitätNur das Beste ist genug! Als dominierender Firmenfitness-Anbieter liefern wir unseren Kunden und Partnern die besten Lösungen am Markt und produzieren herausragende Ergebnisse, mit denen wir nachhaltig die Gesundheit unserer Mitglieder fördern.
#TeamperformerDie gemeinsame Leidenschaft hält uns zusammen. Wir wollen uns stets verbessern und hinzulernen. Stillstand ist für uns ein Fremdwort. Dabei belohnen wir Leistung und außergewöhnliche Erfolge.
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