People Operations & Payroll Specialist

Functieomschrijving

Ben jij klaar om deel uit te maken van een van de snelst groeiende bedrijven van Europa? Wil jij bijdragen aan het welzijn van miljoenen gebruikers?

Het doel van Epassi is het bevorderen van dagelijks welzijn. Wij zijn een toonaangevende aanbieder van employee benefits-oplossingen in heel Europa. We zijn opgericht in Finland in 2007 en waren in 2008 het eerste bedrijf dat een mobiele betalingsoplossing voor employee benefits in Europa lanceerde. Sindsdien zijn we continu gegroeid, hebben we onze producten gediversifieerd en onze diensten in nieuwe markten geïntroduceerd.

Epassi is door de Financial Times meerdere keren bekroond als een van de snelst groeiende bedrijven van Europa.

We zijn actief in 9 Europese markten met meer dan 1.100 medewerkers en zijn bezig met de transitie van een federatie van landelijke bedrijven naar One Epassi - een uniform operationeel model gericht op duurzame groei.

Deze rol bevindt zich precies op het snijvlak van die transitie en rapporteert aan de Director People Operations & Architecture, binnen ons People Operations & Architecture-team.

Jouw missie bij Epassi

In deze rol ben jij een essentieel onderdeel van de ondersteuning van elke medewerker bij Epassi. Jij zorgt voor de beste employee experience en houdt de operationele People-motor soepel draaiende. Jij bent het eerste aanspreekpunt voor alles wat te maken heeft met het dienstverband. Jij houdt contracten en dossiers accuraat. Jij zorgt ervoor dat mensen op tijd worden betaald. Jij geeft duidelijke antwoorden wanneer die nodig zijn. Voor de meeste medewerkers is dit precies hoe goede HR-ondersteuning eruitziet.

Je stapt in op een echt kantelpunt. Operationeel werk verschuift van landelijke teams naar één bedrijfsbrede People Operations & Architecture-afdeling. Jij doet dus meer dan de service draaien. Jij helpt hem bouwen.

Jouw verantwoordelijkheden

Deze rol kent twee kerngebieden: people operations en payroll.

People Operations

• Beheer van de volledige medewerkeradministratie over de gehele levenscyclus, inclusief contracten, onboarding, wijzigingen, verlof en offboarding.
• Bijhouden van nauwkeurige medewerkersdossiers en documenten in HiBob, zodat informatie compleet, actueel en compliant is.
• Afhandelen van vragen van medewerkers en managers via ons ticketsysteem, met inachtneming van de afgesproken servicenormen.
• Adviseren van medewerkers, managers en andere stakeholders over People-processen en lokale arbeidsrechtelijke vereisten, met escalatie van complexe of gevoelige gevallen.
• Up-to-date houden van lokaal beleid, sjablonen, procesbeschrijvingen en kennisbankinhoud.
• Zorgvuldig omgaan met medewerkersdossiers in overeenstemming met de AVG en lokale vereisten.
• Samenwerken met People, Finance, IT en andere teams voor een soepele employee experience.
• Eigenaarschap nemen over kleinere verbeterprojecten op het gebied van documentatie, datakwaliteit en procesconsistentie, en bijdragen aan grotere, markt- en functieoverschrijdende standaardisatieprojecten.
• Repetitief werk signaleren en helpen vereenvoudigen, documenteren of automatiseren, en indien nodig dekking bieden voor andere markten.
• Kennis delen met nieuwere teamleden en hen helpen navigeren in processen en tools.

Payroll

• Uitvoeren van de volledige maandelijkse salarisadministratie voor Nederland - van begin tot eind - zodat medewerkers accuraat en op tijd worden betaald.
• Verzamelen en verwerken van payroll-invoer, inclusief nieuwe medewerkers, uitdiensttreding, salariswijzigingen, bonussen, verzuim, benefits en inhoudingen.
• Uitvoeren van de salarisberekening, controleren van de resultaten, onderzoeken van afwijkingen en doorvoeren van correcties voordat de salarissen worden vastgesteld.
• Opstellen van betaalbestanden, uitvoeren van de vereiste controles en goedkeuringen, en afstemmen van de salarisadministratie met Finance.
• Beheren van registraties, uitschrijvingen, belastinggegevens, sociale verzekeringsbijdragen en overige wettelijke payroll-vereisten.
• Indienen van vereiste rapportages en aangiften bij instanties, ziektekostenverzekeraars en andere externe partijen.
• Beheren van lokale benefits en beantwoorden van vragen van medewerkers over salaris, inhoudingen, belastingen en sociale zekerheid.
• Afhandelen van jaarsluitingsactiviteiten, wettelijke rapportages, jaaropgaven en auditverzoeken.
• Actueel houden van payrolldocumentatie, bijhouden van wetswijzigingen en verbeteren van terugkerende of handmatige stappen.

De verantwoordelijkheden kunnen zich ontwikkelen naarmate de People Operations-dienstverlening en Epassi blijven groeien.

Jij slaagt in deze rol als je:

• Volledig eigenaarschap neemt over je werk. Je levert op tijd, signaleert onduidelijkheden vroegtijdig en zoekt naar creatieve, praktische oplossingen in plaats van inefficiënte processen te accepteren. Je herkent stappen die vereenvoudigd of geautomatiseerd kunnen worden.
• Aantoonbare praktijkervaring hebt met personeelsadministratie over de gehele employee lifecycle, inclusief contracten, onboarding, wijzigingen en uitdiensttreding.
• Goede kennis hebt van het lokale arbeidsrecht, inclusief contractvormen, werktijden, verlof, proeftijd, opzegtermijnen en anti-discriminatievereisten. Je weet ook wanneer escalatie nodig is.
• Sterke ervaring hebt met de Nederlandse salarisadministratie. Je hebt de volledige payrollcyclus zelfstandig uitgevoerd, inclusief invoer, berekeningen, controles, betaalvoorbereiding, belasting, sociale zekerheid en wettelijke rapportage.
• Vertrouwd bent met HiBob of een vergelijkbaar HRIS en praktische ervaring hebt met een vergelijkbaar salarissysteem. Je werkt ook comfortabel met Jira, Google Workspace en Slack en pikt nieuwe tools snel op.
• Een gedisciplineerde aanpak hebt als het gaat om nauwkeurigheid van gegevens. Je voert informatie zorgvuldig in, controleert je eigen werk en houdt medewerkers- en salarisdossiers nauwkeurig bij.
• AI vol vertrouwen inzet in je dagelijkse werk om te ontwerpen, samen te vatten en handmatige inspanning te verminderen. Je beoordeelt de output altijd zelf en voert nooit vertrouwelijke medewerkersinformatie in tools in die niet zijn goedgekeurd.
• Helder en vriendelijk communiceert. Je legt complexe onderwerpen begrijpelijk uit en vergeet nooit dat er een mens achter elke loonstrook en elk ticket zit.
• Een goed oordeelsvermogen en discretie toont bij het omgaan met medewerkers- en salarisgegevens. Je weet wat je kunt delen, met wie en wanneer.
• Een samenwerkingsgerichte instelling hebt. Je ondersteunt collega's, deelt kennis en werkt gemakkelijk samen in verschillende markten.

Wat je dagelijks doet:

• Medewerkeradministratie beheren en HiBob-dossiers actueel en nauwkeurig houden
• Vragen van medewerkers en managers afhandelen via het ticketsysteem
• De maandelijkse salariscyclus uitvoeren en coördineren, inclusief invoer, controles en correcties
• Contracten, sjablonen en procesbeschrijvingen opstellen en bijwerken
• Samenwerken met People, Finance en IT om de employee experience soepel te laten verlopen
• Compliancekwesties signaleren en complexe gevallen escaleren waar nodig

Wat je meebrengt:

• Praktische HR-administratie-ervaring over de volledige employee lifecycle
• Sterke ervaring met de Nederlandse salarisadministratie, inclusief belasting, sociale zekerheid en wettelijke rapportage
• Ervaring met HiBob of een vergelijkbaar HRIS
• Gedegen kennis van het Nederlandse arbeidsrecht en de AVG
• Een gedisciplineerde aanpak als het gaat om nauwkeurigheid van gegevens en vertrouwelijkheid
• Heldere, vriendelijke communicatie - met medewerkers, managers en collega's
• Zelfstandig kunnen werken in een veranderende omgeving en nieuwe tools snel kunnen oppikken
• Vloeiend in Nederlands en Engels

Taalprofiel:

• Nederlands - vloeiend / B2-C1 (verplicht)
• Engels - B2-C1 (verplicht)

Jouw trackrecord:

• Aantoonbare ervaring in HR-administratie over de volledige employee lifecycle, inclusief contracten, onboarding, wijzigingen en offboarding
• Bewezen ervaring met het zelfstandig uitvoeren of coördineren van de volledige salariscyclus, inclusief belasting, sociale zekerheid en wettelijke rapportage
• Een trackrecord van het bijhouden van nauwkeurige, schone medewerkersdossiers in een HRIS
• Ervaring met het direct ondersteunen van medewerkers en managers als eerste aanspreekpunt voor HR-vragen
• Achtergrond bij een middelgroot bedrijf (bij voorkeur 400-1.200 medewerkers) waarbij je HR-processen zelfstandig beheerde

Jouw competentieprofiel:

• Eigenaarschap en betrouwbaarheid: Je levert op tijd, signaleert onduidelijkheden vroegtijdig en neemt volledige verantwoordelijkheid voor je werk - salarisadministratie en personeelsgegevens laten geen ruimte voor fouten.
• Oog voor detail: Je voert gegevens zorgvuldig in, controleert je eigen werk en houdt dossiers nauwkeurig bij in elk systeem dat je gebruikt.
• Servicegerichtheid: Je vergeet nooit dat er een mens achter elke loonstrook en elk ticket zit en reageert met duidelijkheid en zorg.
• Comfort met verandering: Epassi is volop in transitie. Jij staat open voor nieuwe processen, nieuwe tools en verschuivende prioriteiten zonder je koers te verliezen.
• Samenwerkingsgerichte instelling: Je werkt goed samen met teams en markten, deelt kennis vrijelijk en ondersteunt collega's wanneer dekking nodig is.
• Discretie: Je gaat om met gevoelige medewerkers- en salarisgegevens met het oordeelsvermogen en de vertrouwelijkheid die de rol vereist.

Waarom je voor ons zou moeten kiezen

Maak deel uit van een ambitieuze groeireis met een duidelijk doel - het bevorderen van dagelijks welzijn - en creëer een betekenisvolle, positieve impact op zowel individuen als de samenleving. Sluit je aan bij een snelgroeiend techbedrijf met een solide financiële basis, met volop mogelijkheden om te groeien en samen impact te maken.

• Pensioenopbouw waarbij de helft door ons wordt betaald
• Reiskostenvergoeding van €0,23 per kilometer vanaf 10 km
• Toegang tot de Alleo-app met een maandelijks budget van €30 te besteden in de Marketplace
• €30 per maand sportbudget in de Alleo-app voor een Workit- of sportabonnement
• Leuke en gezonde werkomgeving met dagelijks fruit, noten en smoothies en een gezamenlijke lunch op kantoor
• Gezellige teamuitjes met een zomer- en winterfeest elk jaar
• Lease een fiets
• Bij Epassi werken we graag, maar we houden ook van vrije tijd. Daarom krijg je 26 vakantiedagen per jaar, waarvan 20 wettelijk en 6 bovenwettelijk
• Hybride werken (met minimaal 3 dagen op kantoor in Amsterdam)