Procurement Specialist (Amministrazione)

Descrizione del lavoro

AREA ORGANIZZATIVA Operations / Procurement & Supply Chain
SEDE DI LAVORO Roma
SUPERVISORE Procurement & Supply Chain Coordinator
TIPOLOGIA CONTRATTUALE Contratto a tempo determinato (12 mesi)
RANGE SALARIALE Compreso fra € 26.000 e € 28.000
LIVELLO SAFEGUARDING 1

LA POSIZIONE
All’interno dell’area Procurement & Supply Chain, il/la Procurement Specialist garantisce il controllo di conformità amministrativo del processo di acquisto di beni e servizi, in compliance con la Procurement Policy dell’Organizzazione, e la risoluzione delle criticità che possono bloccare il workflow approvativo.
Fa parte del ruolo anche lo svolgimento di attività di supporto al ciclo passivo contabile e la gestione del processo amministrativo delle spese che vengono gestite extra-sistema.

PRINCIPALI ATTIVITA’
Gestione workflow procure-to-pay
• Verifica del rispetto delle procedure di acquisto per ogni approvvigionamento attivato dagli enti richiedenti, validazione amministrativa degli ordini, analisi del download delle fatture, verifica e risoluzione dei flussi bloccati, chiusura degli ordini aperti
• Collaborazione con la Direzione Finance per la gestione della documentazione non conforme ai flussi ordinari
• Creazione e aggiornamento a sistema delle anagrafiche

Supporto al ciclo passivo contabile
• Supporto nella gestione delle fatture fornitori: sollecito ai fornitori (persone fisiche e persone giuridiche) per le fatture mancanti, richiesta di eventuali modifiche di fatture e note di credito, follow-up ad eventuali richieste dei fornitori di natura amministrativa
• Supporto nel controllo e gestione costi non gestiti tramite ERP: utenze, imposte e tasse sede centrale e sedi di progetto, bolli auto, assicurazioni auto, monitoraggio, scadenzario e archiviazione
• Supporto nella gestione dei rimborsi spese a terzi (volontari, ospiti e donatori), in coordinamento con la Tesoreria

Back-office amministrativo
• Gestione casella e-mail dell’area per la presa in carico e risoluzione delle richieste di supporto da parte dello staff
• Supporto e diffusione agli enti richiedenti di procedure e buone prassi di procurement tramite sensibilizzazione e formazione peer to peer
• Partecipazione all’aggiornamento e revisione dei processi di acquisizione e delle procedure di acquisto dell’Organizzazione, anche in coordinamento con le aree Accounting e Legal
• Supporto nella definizione dei requirements funzionali ai flussi procure-to-pay nel processo di evoluzione del sistema ERP

ESPERIENZE E QUALIFICHE
• Diploma di istruzione secondaria di secondo grado; laurea o titoli assimilabili saranno considerati un requisito preferenziale
• Pregressa esperienza di almeno 3 anni in ruoli similari in ambito amministrativo in organizzazioni di medie dimensioni
• Conoscenza e ottima comprensione del processo procure-to-pay, familiarità con le normative, con i principali adempimenti contabili e fiscali, con gli standard qualitativi dei processi di acquisto e di pagamento di beni e servizi
• Conoscenza e utilizzo del pacchetto office, in particolare ottima conoscenza di Excel
• Esperienza di utilizzo di software applicativi dedicati alla gestione contabile e di sistemi ERP (Enterprise Resource Planning)
• La conoscenza della lingua inglese scritta e parlata sarà considerata un requisito preferenziale

SOFT SKILLS SPECIFICHE
• Accuratezza e precisione
• Capacità analitiche
• Capacità relazionali e approccio collaborativo
• Capacità di pianificazione e di problem solving
• Team player

SAFEGUARDING

Save the Children vuole essere un’organizzazione sicura per tutte le persone beneficiarie - minori e adulte - che raggiunge con i propri programmi. Per questo motivo implementa un sistema di tutela per prevenire qualsiasi rischio di abuso e sfruttamento in loro danno.

Coloro che collaborano a qualunque titolo con Save the Children dovranno dimostrare i più alti standard di comportamento così come indicato nella Policy sulla Tutela di Bambine, Bambini e Adolescenti e nella Policy per la Protezione di beneficiari/e maggiorenni dallo sfruttamento sessuale, l’abuso, le molestie (https://www.savethechildren.it/policies).

LE PERSONE AL CENTRO

Lavorare per una missione come quella di Save the Children è importante.

Crediamo che un’Organizzazione fatta di persone che stanno bene e che hanno passione per il proprio lavoro, è un’Organizzazione innovativa, coesa, agile ed efficiente, che riesce quindi ad essere efficace nel perseguimento dei suoi obiettivi. Per questo cerchiamo sempre di mettere al centro le nostre persone, preservarne il benessere e la motivazione, e valorizzarne le competenze.