• English
• Finnish

Default privacy principles for candidates

This privacy policy describes how Lindab International AB, Business ID 556606-5446, including Subsidiaries (“we”, “us”) collects and processes personal data about job applicants (“Candidates”, “you”) through the service Jobylon (“Jobylon”) provided by Jobylon AB, including your rights regarding your personal data and how to enforce them.

If you apply for a job, get recommended for a position, get in touch with the Employer or the Employer otherwise processes your data through Jobylon, the Employer is the data controller as defined in the GDPR. Jobylon AB will only process your personal data as a data processor, meaning that it is the Employer and not Jobylon AB who determines how and why your data is processed.

This privacy policy may be updated periodically. You will be informed of any significant changes at our website, but we also recommend that you review this privacy policy from time to time to ensure you are aware of any amendments.
Please do not hesitate to reach out to the Employer if you have any questions or comments regarding your personal data or this privacy policy:

Email: gdpr@lindab.com
Telephone: +46 431 850 00
Post: Stålhögavägen 115, SE-269 92 Båstad

PERSONAL DATA THAT THE EMPLOYER PROCESSES
We process the following categories of personal data about you:

• Contact details. Your name, email address, telephone number and postal code.
• CV and other information included in the application. We will process your CV, cover letter, work samples, references, letters of recommendation and other information you provide us with in your application, such as attached pictures and added references.
• Data from interviews, assessments and other reference information. This means notes from interviews with you, assessments or tests made, expectations and salary requirements.
• Communications data. We will collect and store your communication with us and any information provided to us in such communication.
• Special categories of personal data (“sensitive data”). If sensitive data is included by you in your communication with us or in your resume, we will process such information only to the extent necessary and justified in accordance with the consent you have provided us.

HOW WE GATHER YOUR PERSONAL DATA

• Information you give to us. Most of the information we process about you is received from you. You may directly or indirectly give us information about yourself in different ways, for example when you contact us or through your application. You can always choose not to provide us with certain information. However, some personal data is necessary for us to process your application.
• Information we collect about you. We may also obtain your personal data from your current employer or the website of your employer and/or through third parties such as LinkedIn and/or a recruitment service provider, commonly known as “sourced recruiting”. Furthermore, our employees can give us a recommendation about a potential candidate. If this is applicable in your case, this privacy policy also applies to you.

HOW YOUR PERSONAL DATA WILL BE USED AND THE LEGAL GROUNDS FOR IT
We process your personal data for the following purposes and base it on the following legal basis:

• To administer incoming applications. Your personal data will be processed for us to administer and manage incoming applications. This process is based on a balancing of interests, where our legitimate interest is being able to have a structured application and selection process.
• For the recruitment and selection process. We will process your personal data during the recruitment process, including sourced recruitment, for the purpose of finding and determining whether you are a good fit for us, based on our legitimate interest in being able to recruit personnel with the relevant competence for us.
• To communicate with you. Your contact details will be used to communicate with you. This process is necessary for our legitimate interest in effective communication with you in connection with your application and/or the recruitment process.
• To protect our legitimate business interests and legal rights. We will save and store information if we believe it is necessary to protect and enforce our legal rights, interests and the interests of others, for example in connection with legal claims, discrimination claims, compliance, regulatory and audit functions.
• To consider you for future job openings. If you have given us your consent, we will keep your personal data after the recruitment process has ended in order to contact you regarding other job opportunities. Data will only be stored according to our retention policy; after that you need to apply again with your updated data.
• Marketing of us as an employer. Based on our legitimate interest in being able to market ourselves as a potential employer to relevant candidates, your contact information will be used to send you newsletters or event invitations. If you do not wish to receive this kind of marketing, please use the unsubscribe instructions in the email or contact us directly.
• Sharing relevant data with parties involved in a merger or acquisition. In connection with, or due to strategical or business-oriented reasons, a potential merger, sale of company assets, financing, or acquisition of all or a portion of our business, your personal data may be processed, shared or transferred to parties involved in the process.
• With your consent. Your personal data may be used for other purposes than stated above if you ask us to or give us your consent. Any sensitive data you have provided will be processed based on your consent.

HOW WE SHARE YOUR PERSONAL DATA
Sometimes, we need to share your personal information with other trusted individuals and companies. Your personal information is shared with:

• Our service providers. We transfer to or share your personal data with our service providers who help us in our daily operations, such as Jobylon, a recruitment service provider or suppliers of different types of digital solutions.
• Authorities and other public actors. Sometimes legal obligations may require us to share information about you, for example to respond to lawful requests from law enforcement agencies or regulatory authorities.
• Parties involved in legal proceedings. In connection with a potential legal proceeding, including preparatory work, your personal data may have to be shared with lawyers or other involved parties.
• Other parties, if you request us to or permit us to.

WHERE WE PROCESS YOUR PERSONAL DATA
Your personal information may in some cases be transferred to and stored at destinations outside the EU/EEA where privacy laws may not be the same. We will take all necessary steps to ensure adequate safeguards (such as EU standard contractual clauses, supplementary safety measures, or an adequacy decision by the EU Commission) are in place.

HOW LONG WE KEEP YOUR PERSONAL DATA
We keep your personal data only as long as necessary to fulfil the purposes for which it was collected. Duration depends on the type of information and why we process it.

• If you apply for a job, we generally keep data collected during the recruitment process.
• If you become an employee, we will keep your personal data during your employment for relevant purposes.
• If we have found you through a recommendation or sourced recruiting, we may keep your data for up to 24 months.
• If you do not succeed in the recruitment process, we retain your personal data in accordance with local laws – see Appendix A.
• Data needed to defend against claims (e.g., discrimination) may be stored up to 24 months after the recruitment process ends.
• Data processed with your consent will be deleted once consent is withdrawn or the purpose expires.

YOUR RIGHTS

• Right to access your data. You have the right to request a transcript of personal data processed by us, and additional information on how the data has been collected, processed, shared, etc. The first transcript may be requested free of charge. However, if you make repeated and unreasonable requests for copies, we might charge you with an administrative fee. If you make a request, we have 30 days to respond to you.
• Right to object. You have the right to object to processing based on legitimate interest. This means that we may no longer process personal data unless we can demonstrate compelling legitimate grounds for the processing which override your interests. You can always contact us for more information on the balance test that has been done.
  You furthermore have an unconditional right to object to your personal data being processed for direct marketing purposes, and we will adhere to such a request.
• Right to transfer your data. You have the right to transfer the personal data you have provided us to another controller under certain conditions.
• Right to rectification. You have the right to correct inaccurate or incomplete information about yourself. Any request to rectify your personal data will also be transferred and actioned by any processor with whom your personal data has been shared.
• Right to erasure (“right to be forgotten”). You have the right to request that we delete personal data about you, for example if the data is no longer necessary in relation to the purposes for which it was collected or otherwise processed, or if there is no legal basis for processing the data.
• Right to restriction. You are entitled to request that the processing of your personal data should be limited until inaccurate or incomplete information about you has been corrected, or until an objection from you has been handled.
• Right to withdraw your consent. You may at any time withdraw any consent you have given us. However, please note that it will not affect any processing that has already taken place.
• Right to complain. You have the right to lodge a complaint with our lead supervisory authority or the supervisory authority in the country you live or work in, if you believe that we have not complied with our obligations regarding your personal data.

Please note that if you request restriction or erasure, it might affect our ability to process your application or consider you for a job. Moreover, legal rights or obligations may prevent us from disclosing or transferring all or part of your information, or from immediately deleting your information.
Finally, you have the right to complain to a data protection authority. For information on the relevant supervisory authority, please see Appendix A. If this isn’t also your local data protection authority, you can contact your local data protection authority who will advise you on how best to proceed.

DATA BREACH NOTIFICATION AND MANAGEMENT
At Lindab, we take the protection of candidate personal data seriously. In the unlikely event of a personal data breach involving recruitment-related information, Lindab will act without undue delay to assess the risk and, where necessary, notify the relevant supervisory authority in accordance with applicable data protection laws. If the breach is likely to result in a high risk to the rights and freedoms of affected individuals, we will also inform the impacted candidates directly.
All incidents are managed through our established cyber security and privacy incident management procedures, which include prompt reporting, containment, documentation, and post-incident review.
If you want to reach out to Lindab Group Privacy Manager, you can contact: gdpr@lindab.com

Retention periods and local authorities
Finland 6 months
Tietosuojavaltuutetun toimisto
https://tietosuoja.fi
e-mail:tietosuoja@om.fi

Hakijoita koskevat oletusarvoiset tietosuojaperiaatteet

Tässä tietosuojakäytännössä kuvataan, miten Lindab International AB, Y-tunnus 556606-5446, mukaan lukien tytäryhtiöt (”me”, ”meitä”), kerää ja käsittelee työnhakijoita (”hakijat”, ”sinä”) koskevia henkilötietoja Jobylon AB:n tarjoaman Jobylon-palvelun (”Jobylon”) kautta, mukaan lukien henkilötietojasi koskevat oikeutesi ja niiden käyttämisen.
Jos haet työpaikkaa, saat suosituksen työpaikkaan, otat yhteyttä työnantajaan tai työnantaja käsittelee tietojasi muulla tavoin Jobylonin kautta, työnantaja on GDPR:n mukainen rekisterinpitäjä. Jobylon AB käsittelee henkilötietojasi vain tietojen käsittelijänä, mikä tarkoittaa, että työnantaja, ei Jobylon AB, päättää, miten ja miksi tietojasi käsitellään.
Tätä tietosuojakäytäntöä saatetaan päivittää säännöllisesti. Ilmoitamme merkittävistä muutoksista verkkosivustollamme, mutta suosittelemme myös, että tutustut tähän tietosuojakäytäntöön ajoittain varmistaaksesi, että olet tietoinen mahdollisista muutoksista.
Ota rohkeasti yhteyttä työnantajaan, jos sinulla on kysymyksiä tai kommentteja henkilötietojesi tai tämän tietosuojakäytännön suhteen:
Sähköposti: gdpr@lindab.com
Puhelin: +46 431 850 00
Postiosoite: Stålhögavägen 115, SE-269 92 Båstad
TYÖNANTAJAN KÄSITTELEMÄT HENKILÖTIEDOT

Käsittelemme seuraavia henkilötietoryhmiä sinusta:

• Yhteystiedot. Nimesi, sähköpostiosoitteesi, puhelinnumerosi ja postinumero.

• Ansioluettelo ja muut hakemukseen sisältyvät tiedot. Käsittelemme ansioluetteloasi, saatekirjeesi, työnäytteitäsi, suosituksia, suosituskirjeitä ja muita tietoja, jotka annat meille hakemuksessasi, kuten liitettyjä kuvia ja lisättyjä suosituksia.

• Haastatteluista, arvioinneista ja muista suosituksista saadut tiedot. Tämä tarkoittaa muistiinpanoja sinun kanssasi käydyistä haastatteluista, tehdyistä arvioinneista tai testeistä, odotuksista ja palkkavaatimuksista.

• Viestintätiedot. Keräämme ja tallennamme viestintänne kanssamme sekä kaikki viestinnässä meille toimitetut tiedot.

• Erityiset henkilötietoryhmät (”arkaluonteiset tiedot”). Jos viestinnässänne kanssamme tai ansioluettelossanne on arkaluonteisia tietoja, käsittelemme tällaisia tietoja vain siinä laajuudessa kuin se on tarpeen ja perusteltua antamanne suostumuksen mukaisesti.

MITEN KERÄÄMME HENKILÖTIETOJASI

• Tiedot, jotka annat meille. Suurin osa sinusta käsittelemistämme tiedoista on peräisin sinulta. Voit antaa meille tietoja itsestäsi suoraan tai epäsuorasti eri tavoin, esimerkiksi kun otat meihin yhteyttä tai lähetät hakemuksesi. Voit aina päättää, ettet anna meille tiettyjä tietoja. Jotkin henkilötiedot ovat kuitenkin välttämättömiä hakemuksesi käsittelyä varten.

• Tiedot, joita keräämme sinusta. Voimme myös hankkia henkilötietojasi nykyiseltä työnantajaltasi tai työnantajasi verkkosivustolta ja/tai kolmansien osapuolten, kuten LinkedInin ja/tai rekrytointipalvelujen tarjoajien, kautta, mikä tunnetaan yleisesti nimellä ”sourced recruiting”. Lisäksi työntekijämme voivat antaa meille suosituksen potentiaalisesta ehdokkaasta. Jos tämä koskee sinua, tämä tietosuojakäytäntö koskee myös sinua.

HENKILÖTIETOJEN KÄYTTÖ JA SEN OIKEUDELLISET PERUSTEET
Käsittelemme henkilötietojasi seuraaviin tarkoituksiin ja seuraavien oikeudellisten perusteiden nojalla:

• Saapuvien hakemusten hallinnointi. Henkilötietojasi käsitellään, jotta voimme hallinnoida ja käsitellä saapuvia hakemuksia. Tämä prosessi perustuu etujen tasapainottamiseen, jossa oikeutettu etumme on järjestelmällisen haku- ja valintaprosessin toteuttaminen.

• Rekrytointi- ja valintaprosessia varten. Käsittelemme henkilötietojasi rekrytointiprosessin aikana, mukaan lukien ulkoinen rekrytointi, tarkoituksena löytää ja selvittää, sovitko yritykseemme, perustuen oikeutettuun etuumme rekrytoida henkilöstöä, jolla on meille tarvittavaa osaamista.

• Viestintää varten. Yhteystietojasi käytetään viestintään kanssasi. Tämä prosessi on välttämätön oikeutetun etumme vuoksi, jotta voimme viestiä kanssasi tehokkaasti hakemuksesi ja/tai rekrytointiprosessin yhteydessä.

• Laillisten liiketoiminnallisten etujemme ja oikeuksiemme suojaamiseksi. Tallennamme ja säilytämme tietoja, jos katsomme sen tarpeelliseksi laillisten oikeuksiemme, etujemme ja muiden etujen suojaamiseksi ja toteuttamiseksi, esimerkiksi oikeudellisten vaateiden, syrjintää koskevien vaateiden, säännösten noudattamisen, sääntely- ja tarkastustoimintojen yhteydessä.

• Käsittelemme henkilötietojasi arvioidaksemme hakemustasi ja ottaaksemme sinuun yhteyttä nykyisistä ja tulevista avoimista työpaikoista. Tietojasi saatetaan säilyttää rekrytointiprosessin päätyttyä säilytyskäytäntömme mukaisesti, jotta voimme ottaa hakemuksesi huomioon tulevissa rekrytoinneissa. Kun säilytysaika on päättynyt, sinun on lähetettävä uusi hakemus päivitetyillä tiedoilla.

• Työnantajamarkkinointi. Perustuen oikeutettuun etuumme markkinoida itseämme potentiaalisena työnantajana sopiville ehdokkaille, yhteystietojasi käytetään uutiskirjeiden tai tapahtumakutsujen lähettämiseen. Jos et halua vastaanottaa tällaista markkinointia, käytä sähköpostiviestissä olevia ohjeita tilauksen peruuttamiseksi tai ota meihin suoraan yhteyttä.

• Relevanttien tietojen jakaminen osapuolille, jotka ovat mukana fuusiossa tai yrityskaupassa. Mahdollisen fuusion, yrityksen omaisuuden myynnin, rahoituksen tai liiketoimintamme kokonaan tai osittain tapahtuvan hankinnan yhteydessä tai strategisista tai liiketoimintalähtöisistä syistä henkilötietojasi saatetaan käsitellä, jakaa tai siirtää prosessiin osallistuville osapuolille.

• Suostumuksellasi. Henkilötietojasi voidaan käyttää muihin kuin edellä mainittuihin tarkoituksiin, jos pyydät meitä tekemään niin tai annat suostumuksesi. Kaikki antamasi arkaluonteiset tiedot käsitellään suostumuksesi perusteella.

MITEN JAAMME HENKILÖTIETOJASI
Toisinaan meidän on jaettava henkilötietojasi muiden luotettavien henkilöiden ja yritysten kanssa. Henkilötietojasi jaetaan:

• Palveluntarjoajillemme. Siirrämme tai jaamme henkilötietojasi palveluntarjoajillemme, jotka auttavat meitä päivittäisessä toiminnassamme, kuten rekrytointipalveluntarjoaja Jobylon tai erilaisten digitaalisten ratkaisujen toimittajat.

• Viranomaisille ja muille julkisille toimijoille. Joskus lakisääteiset velvoitteet voivat vaatia meitä jakamaan tietoja sinusta, esimerkiksi vastataksemme lainvalvontaviranomaisten tai sääntelyviranomaisten laillisiin pyyntöihin.

• Oikeudenkäynteihin osallistuvat osapuolet. Mahdollisen oikeudenkäynnin yhteydessä, mukaan lukien valmistelutyö, henkilötietojasi saatetaan joutua jakamaan asianajajien tai muiden osapuolten kanssa.

• Muut osapuolet, jos pyydät tai annat meille luvan siihen.

MISSÄ KÄSITTELEMME HENKILÖTIETOJASI
Henkilötietosi saatetaan joissakin tapauksissa siirtää ja tallentaa kohteisiin EU:n/ETA:n ulkopuolella, joissa tietosuojalait eivät välttämättä ole samat. Teemme kaikki tarvittavat toimenpiteet varmistaaksemme, että asianmukaiset suojatoimet (kuten EU:n vakiolausekkeet, täydentävät turvatoimenpiteet tai EU:n komission riittävyyspäätös) ovat käytössä.

KUINKA KAUAN SÄILYTÄMME HENKILÖTIETOJASI
Säilytämme henkilötietojasi vain niin kauan kuin on tarpeen niiden tarkoitusten täyttämiseksi, joita varten ne on kerätty. Säilytysaika riippuu tietojen tyypistä ja siitä, miksi käsittelemme niitä.

• Jos haet työpaikkaa, säilytämme yleensä rekrytointiprosessin aikana kerättyjä tietoja.

• Jos sinusta tulee työntekijä, säilytämme henkilötietojasi työsuhteesi ajan asiaankuuluvia tarkoituksia varten.

• Jos olemme löytäneet sinut suosituksen tai rekrytointipalvelun kautta, voimme säilyttää tietojasi enintään 24 kuukautta.

• Jos et menesty rekrytointiprosessissa, säilytämme henkilötietojasi paikallisten lakien mukaisesti – katso liite A.

• Vahingonkorvausvaatimusten (esim. syrjintää koskevien) torjumiseksi tarvittavia tietoja voidaan säilyttää enintään 24 kuukautta rekrytointiprosessin päättymisen jälkeen.

• Suostumuksellasi käsitellyt tiedot poistetaan, kun suostumus peruutetaan tai käsittelyn tarkoitus päättyy.

OIKEUDESI

• Oikeus saada pääsy tietoihisi. Sinulla on oikeus pyytää kopio meidän käsittelemistä henkilötiedoistasi sekä lisätietoja siitä, miten tiedot on kerätty, käsitelty, jaettu jne. Ensimmäisen kopion voi pyytää maksutta. Jos kuitenkin teet toistuvia ja kohtuuttomia kopiointipyyntöjä, voimme veloittaa sinulta hallinnollisen maksun. Jos teet pyynnön, meillä on 30 päivää aikaa vastata sinulle.

• Oikeus vastustaa käsittelyä. Sinulla on oikeus vastustaa käsittelyä, joka perustuu oikeutettuun etuun. Tämä tarkoittaa, että emme voi enää käsitellä henkilötietojasi, ellei meillä ole pakottavia oikeutettuja perusteita käsittelylle, jotka syrjäyttävät sinun etusi. Voit aina ottaa meihin yhteyttä saadaksesi lisätietoja tehdystä tasapainotestistä.

• Sinulla on lisäksi ehdoton oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin, ja noudatamme tällaista pyyntöä.

• Oikeus siirtää tietosi. Sinulla on oikeus siirtää meille toimittamasi henkilötiedot toiselle rekisterinpitäjälle tietyin ehdoin.

• Oikeus tietojen oikaisemiseen. Sinulla on oikeus korjata virheelliset tai puutteelliset tiedot itsestäsi. Kaikki henkilötietojesi oikaisupyynnöt välitetään myös kaikille käsittelijöille, joille henkilötietosi on jaettu, ja nämä toteuttavat pyynnön.

• Oikeus tietojen poistamiseen (”oikeus tulla unohdetuksi”). Sinulla on oikeus pyytää, että poistamme sinua koskevat henkilötiedot, esimerkiksi jos tietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joihin ne on kerätty tai muutoin käsitelty, tai jos tietojen käsittelylle ei ole laillista perustetta.

• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen. Sinulla on oikeus pyytää, että henkilötietojesi käsittelyä rajoitetaan, kunnes sinua koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot on korjattu tai kunnes vastalauseesi on käsitelty.

• Oikeus peruuttaa suostumus. Voit milloin tahansa peruuttaa meille antamasi suostumuksen. Huomaa kuitenkin, että tämä ei vaikuta jo tapahtuneeseen käsittelyyn.

• Oikeus valittaa. Sinulla on oikeus tehdä valitus johtavalle valvontaviranomaisellemme tai asuin- tai työmaasi valvontaviranomaiselle, jos katsot, että emme ole noudattaneet henkilötietojasi koskevia velvoitteitamme.

Huomaa, että jos pyydät käsittelyn rajoittamista tai tietojen poistamista, se voi vaikuttaa kykyymme käsitellä hakemustasi tai harkita sinua työpaikkaan. Lisäksi lakisääteiset oikeudet tai velvollisuudet voivat estää meitä luovuttamasta tai siirtämästä tietojasi kokonaan tai osittain tai poistamasta tietojasi välittömästi.
Lopuksi sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle. Tietoa asianomaisesta valvontaviranomaisesta löydät liitteestä A. Jos tämä ei ole myös paikallinen tietosuojaviranomaisesi, voit ottaa yhteyttä paikalliseen tietosuojaviranomaiseesi, joka neuvoo sinua parhaasta toimintatavasta.

TIETOTURVAVALITUKSET JA NIIDEN KÄSITTELY
Me Lindabilla suhtaudumme vakavasti hakijoiden henkilötietojen suojaamiseen. Siinä epätodennäköisessä tapauksessa, että rekrytointiin liittyvissä tiedoissa tapahtuu tietoturvaloukkaus, Lindab toimii viipymättä arvioidakseen riskin ja ilmoittaakseen asiasta tarvittaessa asianomaiselle valvontaviranomaiselle sovellettavien tietosuojalakien mukaisesti. Jos tietoturvaloukkaus todennäköisesti aiheuttaa suuren riskin asianomaisten henkilöiden oikeuksille ja vapauksille, ilmoitamme asiasta myös suoraan asianomaisille hakijoille.
Kaikkia tapauksia hallitaan vakiintuneiden kyberturvallisuus- ja tietosuojatapahtumien hallintamenettelyjemme mukaisesti, joihin kuuluvat nopea raportointi, tilanteen hallinta, dokumentointi ja tapahtuman jälkeinen arviointi.
Jos haluat ottaa yhteyttä Lindab-konsernin tietosuojavastaavaan, voit lähettää sähköpostia osoitteeseen: gdpr@lindab.com

Finland 6 months
Tietosuojavaltuutetun toimisto
https://tietosuoja.fi
e-mail:tietosuoja@om.fi