1. Rekisterinpitäjä

Konsernin nimi: Yhteisenä rekisterinpitäjänä toimii Otava-konserni (Otava Oy,
Otavamedia Oy, Kustannusosakeyhtiö Otava, Otavan kirjapaino Oy, Suomalainen
Kirjakauppa Oy), jota edustaa Otava Oy

Y-tunnus: 0822255-6

Osoite: Uudenmaankatu 10, 00120 Helsinki
Puhelin:(09) 15 661

2. Rekisteriasioiden yhteystaho

Suomalainen Kirjakauppa: rekrytointi@suomalainen.com

3. Rekisterin nimi

Työnhakijarekisteri

4. Mitkä ovat henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus?

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on:

• Rekisteröidyn antama nimenomainen suostumus henkilötietojensa käsittelyyn.
• Rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn velvoitteiden ja erityisten oikeuksien

noudattaminen työoikeuden alalla ja

• Rekisterinpitäjän rekrytointiprosessin toteuttamiseen liittyvät oikeutetut edut.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on rekrytointiimme liittyvät toimenpiteet ja
rekrytointiprosessimme hallinnointi ja henkilöresursoinnin tukeminen sekä
palvelukseemme hakeneiden henkilöiden (rekisteröity) hakuprosessiin liittyvien
tietojen hallinnointi tarvittavien yhteydenottojen mahdollistamiseksi sekä
päätöksenteko työtehtäviä täytettäessä.

5. Mitä tietoja käsittelemme?

Käsittelemme työnhakijarekisterin yhteydessä seuraavia työnhakijan henkilötietoja:

1. rekisteröidyn perustiedot kuten nimi, äidinkieli;
2. rekisteröidyn yhteystiedot kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero,
osoitetiedot;
3. rekisteröidyn hakemaan työtehtävään liittyvät tiedot kuten haettavan
työtehtävän tiedot mukaan lukien tiedot työsuhteen muodosta ja laadusta
sekä tiedot työnhakuprosessissa nimetystä vastuuhenkilöstä, palkkatoive,
aloittamiseen liittyvät tiedot. Tarkemmat tiedot ilmenevät
työnhakuilmoituksesta;
4. rekisteröidyn työnhakuprosessin yhteydessä rekisterinpitäjälle antamat
soveltuvuuden kannalta tärkeät tiedot ja muut tiedot itsestään, taustastaan
ym. kuten valokuvat, opiskelu- ja muut koulutukseen liittyvät tiedot, ammatti,
työhistoriaa koskevat tiedot (kuten työnantajat, työsuhteen alkamisajat ja
kestot sekä työtehtävien laatu), kielitaito, muu erityisosaaminen, kuvaus
henkilökohtaisista ominaisuuksista, erilaiset todistukset ja arvioinnit sekä
viittaukset Internetistä löytyviin portfolioihin, profiileihin tai muihin lähteisiin
sekä referenssit;
5. rekisteröidyn rekrytointiprosessin etenemistä koskevat tiedot kuten tiedot
tulossa olevasta jatkohaastattelusta tai rekrytointiprosessin keskeytymisestä;
6. mahdolliset muut tiedot, jotka rekisteröity itse on vapaaehtoisesti
antanut rekisterinpitäjän työnhakuprosessin yhteydessä tai muutoin
nimenomaisesti julkaissut ammatillisessa tarkoituksessa kuten LinkedIn-
profiili.

Avoimia työhakemuksia käsitellään yllämainitun prosessin mukaisesti soveltuvin
osin.

6. Mistä saamme tietoja?

Rekisteriin tallennettavien tietojen tietolähde on pääsääntöisesti asianomainen
työnhakija. Muita tietolähteitä käytämme laissa säädetyissä rajoissa. Käytämme
tarvittaessa myös rekrytointikonsultteja.

7. Kenelle luovutamme ja siirrämme tietoja ja siirrämmekö tietoja EU:n tai
ETA:n ulkopuolelle?

Emme luovuta tietojasi Otava-konsernin ulkopuolelle. Otava-konsernin lukuun
toimivat rekrytointiprosessissa mukana olevat tahot voivat kuitenkin saada pääsyn
tietoihisi rekrytointiprosessiin liittyen. Tällaisia voivat esimerkiksi olla HR- ja
rekrytointipalvelut, lakipalvelut tai IT-järjestelmätoimittajat. Emme siirrä tietojasi EU:n
tai ETAn alueiden ulkopuolelle.

8. Miten suojaamme tiedot ja miten pitkään niitä säilytämme?

Noudatamme henkilötietojesi suojauksessa lainsäädännön ja viranomaisten
määräyksiä, hyvää tiedonhallintatapaa sekä Otava-konsernin tietosuoja- ja
tietoturvapolitiikkaa. Henkilötietoja pääsevät käsittelemään vain siihen tehtävänsä
puolesta oikeutetut henkilöt.

Henkilötietoja kerätään ennen mahdollisen työsuhteen solmimista
rekrytointiprosessin aikana. Työnhakijoiden tietoja säilytetään 6 kuukautta
hakuprosessin päätyttyä. Avoimen hakemuksen jättäneiden henkilöiden tietoja
säilytämme 6 kuukautta hakemuksen jättöpäivästä. Henkilö voi aina pyytää
tuhoamaan tietonsa jo ennen tätä.

9. Mitkä ovat sinun oikeutesi rekisteröitynä?

Tietosuojalainsäädännön mukaisissa tilanteissa rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa
itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen
tiedon oikaisua, käsittelyn rajoittamista sekä tiedon poistamista taikka vastustaa
henkilötietojen käsittelyä.

Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen, sinulla on myös oikeus
milloin tahansa peruuttaa suostumuksesi. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta
suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn
lainmukaisuuteen. Esitä tällaisessa tilanteessa vaatimuksesi kohdassa 2 mainitulle
yhteystaholle.

Rekisteröitynä sinulla on lisäksi oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, mikäli
katsot, että Yritys ei rekisterinpitäjänä ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa
tietosuojasääntelyä. Valitus toimitetaan osoitteeseen: Tietosuojavaltuutetun toimisto,
Ratapihantie 9, PL 800, 00521 Helsinki tai tietosuoja@om.fi.