Personuppgiftspolicy vid rekrytering

Introduktion

I denna policy beskriver vi hur vi behandlar kandidaters personuppgifter i rekryteringsprocesser till bolag som ingår i affärsområdet Bonnier News. Policyn gäller för dig (”kandidaten”, ”du”) som ingår i en rekryteringsprocess till ett av de bolag som anges i Bilaga 1 (”Bolaget”). Vi beskriver även hur vi behandlar personuppgifter tillhörande referenser.

När du har sökt till en tjänst hos ett Bolag kan Bolaget samarbeta med Bonnier News centrala HR-funktion. Genom samarbetet möjliggörs bland annat en effektiv och enhetlig process för tillsättning av tjänster inom Bonnier News. Den centrala HR-funktionen finns hos Bonnier News AB, org.nr. 559080-0917, som därför har ett gemensamt personuppgiftsansvar för behandlingen av dina och dina referensers personuppgifter tillsammans med det Bolag som du sökt en tjänst hos. Nedan benämns Bolaget och Bonnier News AB gemensamt som ”Bonnier” eller ”vi”.

Vi värnar om din integritet och det är viktigt att du tar del av informationen om hur vi behandlar dina personuppgifter. Kontaktinformation till oss hittar du under "KONTAKTA OSS".

Personuppgifter som vi samlar in

Hur vi samlar in personuppgifterna

Vi samlar in uppgifter om dig i samband med rekryteringsprocessen, antingen direkt från dig eller från en tredje part som hanterar rekryteringen. I vissa fall kan vi få dina kontaktuppgifter skriftligen eller muntligen från någon som har rekommenderat dig för tjänsten, t.ex. från en av våra anställda.

Vi kan även inhämta vissa uppgifter utifrån, t.ex. från referenspersoner eller från allmänt tillgängliga källor, som exempelvis din profil på LinkedIn eller Demando.

Om vi samlar in kontaktuppgifter till dina referenser samlas sådana uppgifter in direkt från dig.

Vilka personuppgifter vi samlar in

De uppgifter vi behandlar om dig kan innefatta följande:

• Namn och kontaktuppgifter. Vi samlar in namn, e-postadress, adress, telefonnummer och andra kontaktuppgifter.
• Ansökningshandlingar. Vi behandlar information om dina meriter (t.ex. CV) samt annan information som förekommer i ansökningshandlingarna, t.ex. personligt brev, referenser, intyg, foton och betyg.
• Resultat från tester. Vi kan komma att behandla resultat från kunskaps- och personlighetstester som du genomför i samband med rekryteringen.
• Anteckningar från intervjuer och från referenstagning. Vi behandlar uppgifter om dig som framkommer vid intervjuer och som dina referenspersoner lämnar oss, t.ex. uppgifter om dina personliga egenskaper och om din kompetens.
• Uppgifter om tvister. Vi samlar även in uppgifter om eventuella tvister mellan oss till dess att tvisten avgjorts.

Särskilt om referenser. Vi behandlar kontaktuppgifter tillhörande referenser, såsom namn, e-postadress och telefonnummer.

Hur vi använder personuppgifter

I detta avsnitt har vi sammanfattat för vilka ändamål vi behandlar personuppgifter och vilken laglig grund vi stödjer vår behandling på. Vi stödjer oss framförallt på den lagliga grunden intresseavvägning, det vill säga att vår behandling är nödvändig för ändamål som rör vårt eller en tredje parts berättigade intresse ("Berättigat intresse"). I vissa fall baseras behandlingen på ditt samtycke (”Samtycke") eller att behandlingen är nödvändig för att uppfylla en rättslig förpliktelse (”Rättslig förpliktelse”).

Vi har gjort vår bedömning av "Berättigat intresse" utifrån att vår behandling för sådana ändamål är nödvändig för att rekrytera anställda till bolag inom affärsområdet Bonnier News i syfte att se till att vår verksamhet bedrivs på ett ändamålsenligt sätt. Vi har bedömt att de personuppgifter som behandlas för dessa ändamål är nödvändiga för att bedöma om kandidaten är lämplig för en viss tjänst. Vi har också ett berättigat intresse att kunna fastställa, göra gällande och försvara eventuella rättsliga anspråk.

Vi använder information som vi samlar in om dig för följande huvudsakliga skäl.

• Hitta potentiella kandidater. Vi kan komma att behandla uppgifter om dig för att kontakta dig i syfte att efterhöra ditt intresse för en viss tjänst. Laglig grund: Berättigat intresse.

• Genomföra rekryteringsprocessen. Vi behandlar dina personuppgifter, såsom namn och kontaktuppgifter, ansökningshandlingar, resultat från tester samt anteckningar från intervjuer och referenstagningar, i syfte att handlägga din ansökan samt genomföra rekryteringsprocessen. Vi behandlar även dina kontaktuppgifter för att kommunicera med dig i rekryteringsprocessen. Laglig grund: Berättigat intresse.

• Kontakt vid framtida rekryteringar. Vi kan komma att spara dina kontaktuppgifter och ansökningshandlingar för att kontakta dig för framtida rekrytering. Laglig grund: Samtycke.

• Genomföra bakgrundskontroller. Vi kan komma att dela ditt namn och dina kontaktuppgifter med leverantören ToFindOut AB (“ToFindOut”) för utförande av bakgrundskontroller. Vi kommer ta del av den information ToFindOut samlar in om dig, men kommer inte spara den. Det är ToFindOut som är personuppgiftsansvarig för den behandling de utför i syfte att producera och leverera bakgrundskontroller. Läs mer om ToFindOuts behandling under avsnittet “HUR VI DELAR DINA PERSONUPPGIFTER”. Laglig grund: Vi stödjer vår behandling (delning av ditt namn och dina kontaktuppgifter till ToFindOut AB) på vårt Berättigade intresse att säkerställa en trygg miljö för våra medarbetare, vilket är av särskild vikt i den utsatta bransch bolagen inom Bonnier News verkar i. Vid rekrytering till vissa chefspositioner stödjer vi även behandlingen på vårt Berättigade intresse att verifiera de meriter du angett i dina ansökningshandlingar.

• Ta fram anonymiserad och aggregerad statistik. Vi behandlar personuppgifter för att ta fram statistik och analyser avseende våra rekryteringsprocesser, såsom antal sökningar per tjänst och via vilka kanaler ansökningarna kommit in. Denna information använder vi för att utvärdera rekryteringsprocessen. Vi använder anonymiserad data så långt det är möjligt för detta ändamål. Laglig grund: Berättigat intresse.

• Tvister och regelefterlevnad. Vi använder uppgifter för att lösa eventuella tvister med dig samt för att uppfylla de rättsliga skyldigheter som åligger oss (t.ex. säkerställa efterlevnad av diskrimineringslagstiftningen beträffande mångfald och inkludering). Laglig grund: Berättigat intresse eller Rättslig förpliktelse.

Särskilt om referenser. Vi kan komma att behandla referensers namn och kontaktuppgifter för att inhämta referensernas omdömen om kandidaten. Laglig grund: Berättigat intresse.

Hur vi delar dina personuppgifter

Det kan ibland vara nödvändigt för oss att dela dina personuppgifter, t.ex. med andra företag som utför tjänster för vår räkning.

Leverantörer som är personuppgiftsbiträden. Vi anlitar olika leverantörer som utför tjänster för vår räkning. Dessa leverantörer kallas personuppgiftsbiträden och kan behöva behandla eller få tillgång till personuppgifter för att kunna utföra sina tjänster. Våra personuppgiftsbiträden är bundna av så kallade personuppgiftsbiträdesavtal och har inte rätt att använda personuppgifterna för egna ändamål. Vi har anlitat personuppgiftsbiträden som tillhandahåller rekryteringsverktyg (t.ex. Jobylon), system för färdighets- och personlighetstester samt för digitala referenstagningar, system för IT-lösningar, skydd och support för våra system samt personuppgiftsbiträden som hjälper oss att hitta kandidater.

Bakgrundskontroller. Vi kan komma att dela ditt namn och dina kontaktuppgifter med leverantören ToFindOut för utförande av bakgrundskontroller. Du kommer få tillgång till en kopia av alla insamlade personuppgifter ToFindOut har om dig under 14 dagar efter genomförd bakgrundskontroll. Därefter raderar ToFindOut AB alla personuppgifter de samlat in om dig. Det är ToFindOut AB som är personuppgiftsansvarig för den behandling de utför i syfte att producera och leverera bakgrundskontroller. Ta del av ToFindOuts personuppgiftspolicy här: https://tofindout.se/sv/personuppgiftspolicy/. Där kan du bland annat läsa om vilken laglig grund ToFindOut använder till stöd för sin behandling.

Övrigt. Vi kan komma att lämna ut personuppgifter som en del av en gemensam affär, exempelvis en sammanslagning eller försäljning av tillgångar. Slutligen kan vi komma att behöva lämna ut eller spara dina uppgifter när vi anser att det är nödvändigt för att:

1. följa lagen eller rättslig process och ge ut information till polis och andra behöriga myndigheter,
2. hantera och upprätthålla säkerheten för våra tjänster och system, däribland att förhindra eller stoppa en attack på våra system eller nätverk,
3. skydda rättigheter eller egendom som tillhör oss. Om det är nödvändigt överlåter vi ärendet till polismyndigheten för fortsatt handläggning.

Dina individuella rättigheter

Det är viktigt att du förstår vilka rättigheter du har gällande behandling av dina personuppgifter vilket vi informerar om nedan. Kontaktinformation om var du kan vända dig för att ta tillvara någon av dina rättigheter hittar du under ”KONTAKTA OSS”.

Du har följande rättigheter:

• Samtycke. Om behandling av personuppgifter baseras på ditt samtycke, har du rätt att när som helst dra tillbaka ditt samtycke för framtida behandling av personuppgifter. Återkallandet påverkar inte lagligheten av den behandling som grundat sig på ditt samtycke innan detta återkallades.
• Registerutdrag, rättelse och radering. Du har rätt att kostnadsfritt begära en kopia av dina personuppgifter (s k registerutdrag), begära rättelse av felaktiga uppgifter och, under vissa omständigheter, begära att dina personuppgifter raderas.
• Begränsning. Du har rätt att kräva att vi begränsar behandlingen av dina personuppgifter under vissa omständigheter, t.ex. under tiden det åligger oss att utreda eventuella invändningar från dig.
• Dataportabilitet. Du har i vissa fall en rätt till dataportabilitet, dvs att få ut personuppgifter som tillhandahållits från dig, i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format samt att kunna överföra dessa till annan personuppgiftsansvarig. Detta gäller endast vi behandlar personuppgifterna med ditt samtycke eller för att det är nödvändigt för att uppfylla ett avtal med dig.
• Invändning. Du har rätt att i vissa fall invända mot annan behandling av dina personuppgifter. Vi måste då upphöra med behandlingen om vi inte kan visa tvingande berättigade skäl som överväger ditt intresse av att inte få personuppgifterna behandlade.
• Integritetsskyddsmyndigheten (IMY). Du har rätt att framföra klagomål hos en dataskyddsmyndighet. IMY är den myndighet i Sverige som utövar tillsyn över hur vi som företag följer lagstiftningen. IMY:s webbplats hittar du här: www.imy.se.

Utövandet av dina rättigheter är kostnadsfritt. Vi besvarar i regel din begäran om registerutdrag och radering av dina personuppgifter inom 30 dagar. De åtgärder som du begärt utförs inom rimlig tid som beroende på omständigheterna kan vara upp till 3 månader. Vi förbehåller oss rätten att vid orimlig eller uppenbart ogrundad invändning eller begäran ta ut en rimlig avgift för åtgärden.

Säkerhet för dina personuppgifter

Vi använder en rad säkerhetstekniker och säkerhetsmetoder för att skydda dina personuppgifter från oönskad åtkomst, användning och utlämnande. Till exempel lagras personuppgifter som du anger på datorsystem som har begränsad åtkomst och finns i skyddade lokaler. Vid överföring av mycket känsliga data via Internet skyddar vi dessa uppgifter med kryptering. Vi kravställer våra leverantörer för att säkerställa att behandlingen sker i enlighet med denna policy och våra säkerhetsrutiner.

Var vi sparar och behandlar personuppgifter

Vi behandlar personuppgifter inom EU/EES i första hand, men i vissa fall använder vi leverantörer som är etablerade utanför EU/EES, t.ex. för utveckling och underhåll av våra system som ger leverantören access till personuppgifter. I de fall personuppgiftsbehandling sker utanför EU/EES sker det under förutsättning av vi har stöd enligt lag, t.ex. genom att vi med mottagaren av uppgifterna har ingått standardiserade modellklausuler som godkänts av EU-kommissionen och som finns tillgängliga via EU-kommissionens webbsida.

Hur länge vi sparar dina personuppgifter

Vi bevarar personuppgifter så länge det är nödvändigt för de ändamål som beskrivs i denna policy, t.ex. för att kunna genomföra rekryteringsprocessen och uppfylla vår skyldigheter enligt lag. Eftersom behoven kan variera för olika typer av data och för olika sammanhang, varierar perioden vi sparar uppgifterna. Kriterier som huvudsakligen avgör hur länge personuppgifterna kommer att sparas är anledningen till att vi använder uppgifterna och vilken typ av uppgifter det rör sig om.

• Personuppgifterna behandlas under pågående rekryteringsprocess och sparas därefter i upp till två år för att kunna tillgodose vår skyldighet enligt lag att på en kandidats begäran lämna ut viss information om urvalet till anställningsintervju samt för att bemöta eventuella rättsliga anspråk.
• Om du har lämnat ditt samtycke till att vi sparar dina ansökningshandlingar efter avslutad rekryteringsprocess för att kontakta dig angående framtida lediga tjänster sparar vi uppgifterna i upp till två år från avslutad rekryteringsprocess.
• Vi behandlar kontaktuppgifter till referenser samt personuppgifter som förekommer i utlåtanden från dina referenser i upp till sex månader från att vi inhämtade utlåtandet.

Dina personuppgifter kan komma att sparas längre än vad som angetts ovan i de fall vi är skyldiga att göra det enligt lag, förordning eller myndighetsbeslut, för att behålla uppgifter som måste behållas i syfte att lösa en tvist eller om du har samtyckt till det.

Dina personuppgifter gallras eller anonymiseras när de inte längre är relevanta för de ändamål som de har samlats in för.

Kontakta oss

Om du vill begära ett registerutdrag kan du klicka på länken längst ner i det bekräftelsemejl du får när du har ansökt till en tjänst via vårt rekryteringsverktyg Jobylon

?Om du vill återkalla ett lämnat samtycke, vill utöva någon av dina andra rättigheter, har frågor om vår personuppgiftsbehandling eller om du har ett klagomål är du välkommen att kontakta oss på dataskydd.hr@bonniernews.se. Här kommer du även i kontakt med Bonnier News AB:s dataskyddsombud.

Ändringar i denna personuppgiftspolicy

Vi kommer att uppdatera vår personuppgiftspolicy när det behövs för att återspegla eventuella ändringar i hur vi hanterar personuppgifter. När en policy uppdateras ändras datumet för senaste uppdatering längst ned i policyn, varpå ändringarna träder i kraft.

Om det sker större ändringar i policyn eller i hur vi använder dina personuppgifter, meddelas du via e-postmeddelande innan ändringarna träder i kraft där det krävs enligt lag. Läs gärna denna personuppgiftspolicy då och då så håller du dig informerad om hur vi skyddar dina personuppgifter och din integritet.

Ändringshistorik

Den 19 januari 2021: Policyn uppdaterades efter namnbyte av Datainspektionen till Integritetsskyddsmyndigheten.

Den 17 februari 2021: Policyn uppdaterades med information om återkallande av samtycke samt med förtydligande om vår behandling av referensers personuppgifter.

Den 10 mars 2021: Policyn uppdaterades med förtydliganden om hur man kan begära registerutdrag samt om gemensamt personuppgiftsansvar.

Den 1 juli 2021: Policyn uppdaterades med förtydliganden om genomförande av bakgrundskontroller.

Bilaga 1: Lista över bolag

Av tabellen nedan framgår de bolag som tillämpar Bonnier News personuppgiftspolicy vid rekryteringar. Listan kan uppdateras från tid till annan.

Senast uppdaterad: 19 januari 2021

Bonnier News AB

559080-0917

AB Dagens Nyheter
556246-8172

AB Kvällstidningen Expressen
556025-4525

AB Nya Dalademokraten
556249-1075

AB Nya Länstidningen Östersund
556689-8580

Bold Printing Malmö AB
556256-4038

Bold Printing Stockholm AB
556246-8180

Bonnier Annons AB
556458-9124

Bonnier Business Media Sales AB
556972-1060

Bonnier Business Media Sweden AB
556468-8892

Bonnier Business Press AB
556490-1832

Bonnier Education AB
559007-4802

Bonnier Healthcare (fd Netdoktor.se)
556615-8472

Bonnier Magazines and Brands AB
556012-7713

Bonnier News Group AB
556414-2155

Bonnier Pharma Insights AB
559019-8130

Dagens industri AB
556221-8494

Dagens Samhälle AB
556176-4613

Dagens Samhälle Insikt AB
559122-5486

Fakturino Sverige AB
556871-3019

Fastighetsnytt Förlags AB
556326-8837

Lokaltidningen
556280-0267

Marieberg Media AB
556334-7953

Medibas AB
556617-5518

Bonnier News Local AB
556004-1815

MittMedia Kompetens AB
556922-4115

MittMedia Print AB
556684-5219

NextSolution Sweden AB
556880-3703

Nim Distribution i Skåne AB
559111-0993

Nobicon Nordic AB
556426-9461

Prolog KB
969706-0367

Svenska Patientpoolen AB
559056-0990

Sydsvenska Dagbladets AB (inkl. Helsingborgs Dagblad AB och Tidningen Hallå AB)
556002-7608