Integritetspolicy (intern)
Denna integritetspolicy är tillämplig på personer som är arbetssökande eller anställda hos oss. Personuppgifter som behandlas inför en rekrytering på webbplatser som inte ägs av oss eller står under vår kontroll omfattas inte av denna policy såvida vi inte har gett i uppdrag till en extern part att bearbeta personuppgifter för vår räkning.
Inledning
Vi är måna om att skydda våra medarbetares och arbetssökandes personliga integritet och behandlar all information och alla personuppgifter i enlighet med gällande lagar och regler. I alla sammanhang när vi behandlar personuppgifter eller annan viktig information vidtas lämpliga åtgärder för att förhindra obehörig åtkomst, spridning, ändring eller förstörelse.
Syfte
Syftet med denna integritetspolicy är att förklara hur vi samlar in och behandlar personuppgifter för att kunna fullfölja rekryteringsärenden, pågående anställningsförhållanden och avslutade anställningsförhållanden. Vi redogör även för hur du som medarbetare eller arbetssökande ska gå tillväga om du vill framföra synpunkter eller ett klagomål till oss.
Mål
Vår målsättning är att du som medarbetare eller arbetssökande ska känna dig trygg med att din personliga integritet skyddas och respekteras samt att dina personuppgifter behandlas korrekt. Alla personuppgifter ska behandlas varsamt och i enlighet med gällande lagstiftning.
Ändamålen med behandling av personuppgifter
Personuppgifter behandlas endast för de ändamål och syften som beskrivs i denna integritetspolicy.
Vi behandlar dina personuppgifter för att kunna:
- Administrera vår relation till dig.
- Hantera eventuella ärenden om påstådd diskriminering.
- Hantera tvister och genomföra förhandlingar.
Samtycke
Genom att godkänna vår integritetspolicy samtycker du till att vi behandlar dina personuppgifter i enlighet med denna integritetspolicy. Om du inte samtycker till sådan behandling ska du inte förse oss med personuppgifter. Nedan finner du information om vilka slags personuppgifter vi behandlar och hur vi kan komma att få/inhämta dessa uppgifter.
Personuppgifter arbetssökande
De personuppgifter vi behandlar om dig som arbetssökande utgår från de uppgifter du själv lämnar till oss via vår egen webb eller genom kontakt med någon av våra leverantörer inom rekryteringsområdet – till exempel externa webbplatser eller konsulter som genomför rekrytering åt oss. Vi kommer inte att behandla dina personuppgifter utan att du först lämnat ditt godkännande genom att acceptera vår integritetspolicy.
De personuppgifter vi kan komma att behandla om dig utgörs bland annat av namn, adress, e-postadress, personnummer, betyg, intyg, utbildningar och arbetslivserfarenheter, fotografi, resultat från tester, uppgift från bakgrundskontroll, resultat från drogtester, uppgift från referensperson (som exempelvis omdömen och hälsa) samt uppgifter som är nödvändiga för uppföljning av ett rekryteringsärende.
För det fall du ställer upp på att bli fotograferad, eller att du utan uppmaning från oss lämnar fotografi på dig själv, samtycker du till att vi behandlar sådant fotografi.
Det kan hända att du i samband med utförande av tester, på begäran av oss, kan komma att behöva godkänna ytterligare villkor för behandling av dina personuppgifter.
Bakgrundskontroll m.m.
I rekryteringar som ställer säkerhetskrav på personer kan vi i vissa fall behöva utföra bakgrundskontroll, kreditkontroll, hälsokontroll eller drogtest på dig. Sådana kontroller kan komma att innehålla känsliga personuppgifter om dig och du kommer att lämna ett särskilt samtycke innan en bakgrundskontroll, kreditkontroll, hälsokontroll eller ett drogtest utförs.
Som en del i en bakgrundskontroll kan vi be dig att lämna in ett utdrag ur belastningsregistret. Det är du själv som beställer ett sådant utdrag hos relevant myndighet. Det är alltid du själv som avgör om du vill beställa ett belastningsregisterutdrag. Väljer du att avstå kan det påverka dina möjligheter att bli aktuell för utlyst tjänst. Utdraget kommer att öppnas av dig tillsammans med oss. Informationen i ett belastningsregisterutdrag hanteras med största sekretess och kommer aldrig att behandlas av oss.
Det kan i vissa situationer vara nödvändigt för oss att inhämta ditt godkännande för att begära in kreditupplysning via externt kreditupplysningsföretag.
Ytterligare uppgifter
Vi kan även be dig att lämna ytterligare personuppgifter men i sådana fall kommer du att särskilt godkänna detta. Även sådana personuppgifter som lämnas/behandlas genom särskilt godkännande kommer att omfattas av denna integritetspolicy.
Personuppgifter anställda
Utöver de uppgifter som angivits under rubriken "Personuppgifter arbetssökande" kommer vi behandla personuppgifter som består av kontaktuppgifter till anhöriga samt löne- och kontouppgifter.
Vi kan även behöva behandla känsliga personuppgifter om dig, såsom uppgifter om din hälsa. Hälsouppgifter kan till exempel behöva behandlas för att vi ska kunna uppfylla våra skyldigheter som arbetsgivare.
Hur länge sparar vi dina personuppgifter?
Hur länge en personuppgift sparas beror på vilken personuppgift det rör sig om och syftet med dess behandling. Vi kommer som huvudregel att spara personuppgifter som rör:
- uppgifter kopplade till ansöknings- och rekryteringsprocess (2 år från ansökningsdatum)
- anställningsavtal (under innevarande år och därefter för tio år)
- uppgifter om affärshändelser såsom uppgifter om tidrapporter, deltagare, uppdrag, lön, faktura, deklarationer, bokslut (under avtalstiden och därefter för tio år)
- kontrolluppgifter (tills dess att vårt pensionsåtaganden upphört).
Vilka kommer vi eventuellt att dela dina personuppgifter med?
Inom koncernen
Vi delar som huvudregel personuppgifter som härrör från kandidat, medarbetares, kunds och leverantörs anställda med samtliga bolag inom vår koncern. Delning är nödvändig för att snabbt och effektivt kunna erbjuda arbetssökande och medarbetare relevanta uppdrag.
Känsliga personuppgifter delas som huvudregel inte mellan bolagen i koncernen. Innan en delning av känsliga personuppgifter sker gör vi alltid en bedömning om en sådan delning är nödvändig för syftet som de känsliga personuppgifterna samlats in för samt om det behövs ytterligare samtycke till delningen eller om det finns lagstöd för att dela personuppgifterna.
Utanför koncernen
Vi kommer inte sälja, lämna ut eller sprida personuppgifter till tredje part, med undantag för vad som anges i denna integritetspolicy. Vi kan lämna ut dina personuppgifter till annan tredje part, såsom leverantör för löneadministration, teknisk support, drift av IT-system, externa testföretag eller leverantörer som sköter rekryteringar för vår räkning.
Parter som vi kan komma att lämna ut personuppgifter till kan befinna sig utanför det Europeiska Ekonomiska Samarbetsområdet, EES, vilket innebär att personuppgifter kan komma att överföras till länder utanför EES. I sådana fall kommer vi att vidta åtgärder för att säkerställa att personuppgifterna fortsätter vara skyddade och även vidta de åtgärder som krävs för att på lagligt sätt överföra personuppgifter till länder utanför EES.
Vi kommer också att lämna ut personuppgifter som vi är skyldiga till enligt gällande lag, domstolsbeslut eller om sådant utlämnande annars är nödvändigt för att medverka till en rättslig utredning. För det fall vi omfattas av en omorganisation, sammanslagning eller försäljning kan vi överföra personuppgifter till den relevanta tredje parten, förutsatt att den tredje parten åtar sig att behandla personuppgifterna i enlighet med denna integritetspolicy.
Dina rättigheter till tillgång, rättelse och radering
Du som individ har rätt att kostnadsfritt, en gång per kalenderår, få besked om vilka personuppgifter vi behandlar om dig samt information om omfattningen och syftet med sådan behandling. Du har även rätt att när som helst begära att vi blockerar, utplånar eller rättar dina personuppgifter.
Du har alltid rätt att återkalla ett lämnat samtycke och meddela att du motsätter dig fortsatt behandling av dina personuppgifter. Sådana rättigheter gäller enbart när personuppgiftsbehandlingar inte omfattas av annan lagstiftning, som till exempel skattelagstiftning, bokföringslag, arbetsrättslig lagstiftning eller liknande.
Frågor, synpunkter eller klagomål?
Om du har några frågor gällande vår integritetspolicy eller vår användning av dina personuppgifter är du välkommen att kontakta din närmaste chef. Om du har synpunkter eller vill framföra ett klagomål kan du använda vår visselblåsarfunktion.
Ansvar
Det åligger varje chef att sörja för att alla medarbetare och arbetssökande får ta del av, och lämna sitt samtycke till, denna integritetspolicy.
