Rekisterinpitäjä: Yhteisenä rekisterinpitäjänä toimii Otava-konserni:

• Otava Oy, y-tunnus: 0822255-6
• Otavamedia Oy, y-tunnus: 0196807-2
  
• Kustannusosakeyhtiö Otava, y-tunnus: 1564596-0
• Otavan Kirjapaino Oy, y-tunnus: 1705469-7
• Suomalainen Kirjakauppa Oy, y-tunnus: 0205361-6
• Otavan Kirjasäätiö sr, jota edustaa Otava Oy.

Osoite: Uudenmaankatu 10, 00120 Helsinki

Yhteydenotot: rekrytointigdpr@otava.fi

2. Mitkä ovat henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja
tarkoitus?

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on työnhakijan (rekisteröidyn) antama suostumus henkilötietojen käsittelyyn.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on rekrytointiin liittyvät toimenpiteet kuten rekrytointiprosessin hallinnointi, henkilöresursoinnin tukeminen sekä työnhakijoiden hakuprosessiin liittyvien tietojen hallinnointi tarvittavien yhteydenottojen mahdollistamiseksi sekä päätöksenteko työtehtäviä täytettäessä.

3. Mitä tietoja käsittelemme?

Työnhaun yhteydessä käsittelemme seuraavia työnhakijan henkilötietoja ja muita työnhakuun liittyviä tietoja:

1. perustiedot kuten nimi;

2. yhteystiedot kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoitetiedot;

3. haettuun työtehtävään liittyvät tiedot kuten haettavan työtehtävän tiedot mukaan lukien tiedot työsuhteen muodosta ja laadusta sekä tiedot työnhakuprosessissa nimetystä vastuuhenkilöstä, palkkatoive, aloittamiseen liittyvät tiedot. Tarkemmat tiedot ilmenevät työnhakuilmoituksesta;

4. työnhakija työnhakuprosessin yhteydessä rekisterinpitäjälle antamat soveltuvuuden kannalta tärkeät tiedot sekä muut tiedot itsestään ja taustastaan kuten kuva, opiskelu- ja muut koulutukseen liittyvät tiedot, ammatti, työhistoriaa koskevat tiedot (kuten työnantajat, työsuhteen alkamisajat ja kestot sekä työtehtävien laatu), kielitaito, muu erityisosaaminen, kuvaus henkilökohtaisista ominaisuuksista, erilaiset todistukset ja arvioinnit sekä viittaukset Internetistä löytyviin portfolioihin, profiileihin tai muihin lähteisiin sekä referenssit;

5. rekrytointiprosessin etenemistä koskevat tiedot kuten tiedot tulossa olevasta jatkohaastattelusta tai rekrytointiprosessin keskeytymisestä;

6. mahdolliset muut tiedot, jotka työnhakija on vapaaehtoisesti antanut rekisterinpitäjän työnhakuprosessin yhteydessä tai muutoin nimenomaisesti julkaissut ammatillisessa tarkoituksessa kuten LinkedIn profiili.

Avoimia työhakemuksia käsitellään yllä mainitun prosessin mukaisesti soveltuvin osin.

4. Mistä saamme tietoja?

Rekisteriin tallennettavat tiedot on kerätty pääasiassa työnhakijalta itseltään. Muita tietolähteitä käytämme laissa säädetyissä rajoissa. Käytämme tarvittaessa tietolähteenä rekrytointiprosessiin osallistuvia rekrytointikonsultteja.

Jättämällä työhakemuksen työnhakija antaa luvan kerätä tietojaan hänen ammatillisessa tarkoituksessa julkaisemastaan profiilista siinä laajuudessa kuin tietojen kerääminen on tarpeellista ja liittyy työssä suoriutumiseen huomioiden avoinna oleva työpaikka.

5. Kuka voi vastaanottaa tietoja ja siirretäänkö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Ainoastaan Otava-konsernin lukuun toimivat, rekrytointiprosessissa mukana olevat tahot voivat vastaanottaa tietoja. Tällaisia tahoja voivat olla esimerkiksi HR- ja rekrytointipalvelut, lakipalvelut tai IT-järjestelmätoimittajat. Tietoja ei vastaanoteta EU:n tai ETA:n ulkopuolella.

6. Kuinka pitkään tietoja säilytetään?

Henkilötietoja kerätään rekrytointiprosessin aikana ennen mahdollisen työsuhteen solmimista. Työnhakijoiden tietoja säilytetään kuusi kuukautta hakuprosessin päätyttyä. Myös avoimen hakemuksen jättäneiden henkilöiden tietoja säilytämme kuusi kuukautta. Työnhakija voi aina pyytää poistamaan tietonsa jo ennen tätä.

7. Miten tietoja suojataan?

Noudatamme henkilötietojen suojauksessa lainsäädännön ja viranomaisten määräyksiä, hyvää tiedonhallintatapaa sekä Otava-konsernin tietosuoja- ja tietoturvapolitiikkaa. Otava-konsernin tietosuoja- ja tietoturvapolitiikassa kuvataan henkilötietojen suojaamiseksi tehtävät organisatoriset ja tekniset turvatoimet kuten:

• Henkilötietojen käsittelyssä huomioidaan tietosuojaperiaatteet
• Henkilötietojen käsittely rajataan työtehtäviin ja käyttötarkoituksiin
• Henkilötietojen käsittelyjärjestelmien ja palveluiden jatkuva luottamuksellisuus, eheys, saatavuus ja vikasietoisuus on suunniteltua
• Henkilötietojen käsittelyä rajoitetaan pääsyn- ja käyttövaltuushallinnan avulla
• Henkilötietoja käsitellään ja siirretään vain käyttötarkoitukseen suunnitelluissa ympäristössä
• Henkilötietoja siirretään suojatun tai salatun yhteyden kautta
• Henkilötietoja sisältävät järjestelmät lokittavat tietojen käsittelyyn liittyvät tapahtumat

8. Mitkä ovat oikeutesi rekisteröitynä?

Tietosuojalainsäädännössä annetuin perustein sinulla on oikeus saada informaatiota henkilötietojen käsittelystä, tarkastaa itseäsi koskevat tiedot, siirtää tiedot järjestelmästä toiseen, vaatia virheellisen tiedon oikaisua, rajoittaa tietojen käsittelyä sekä poistaa tiedot.

Sinulla on oikeus milloin tahansa peruuttaa suostumuksesi henkilötietojen käsittelylle. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen. Mikäli haluat peruuttaa suostumuksesi, esitä vaatimuksesi rekisterinpitäjälle kohdassa 1 annettuun sähköpostiosoitteeseen.

Rekisteröitynä sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, mikäli katsot, että rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä. Valitus toimitetaan osoitteeseen: Tietosuojavaltuutetun toimisto, Ratapihantie 9, PL 800, 00521 Helsinki tai tietosuoja@om.fi.