Privatlivspolitik for Kandidater

Denne privatlivspolitik beskriver, hvordan PostNord AB og dets tilknyttede selskaber, herunder den organisation, du har været i kontakt med angående en stilling ('Arbejdsgiver', 'vi', 'os'), indsamler og behandler personoplysninger om jobansøgere ('Kandidater', 'du').

Beskyttelsen af dine personoplysninger er vigtig for os. Vi er ansvarlige for at sikre, at vi behandler dine personoplysninger i overensstemmelse med gældende databeskyttelseslovgivning og nærværende databeskyttelsespolitik.

Hvis du søger et job, kontakter os, eller hvis vi på anden vis behandler dine personoplysninger i forbindelse med en ansøgning, er vi dataansvarlige.

Personoplysninger, som vi behandler

Vi behandler følgende kategorier af personoplysninger om dig:

• Kontaktoplysninger. Dit navn, e-mailadresse, telefonnummer, postadresse og andre lignende kontaktoplysninger.
• Personoplysninger i din ansøgning. Personoplysninger i dit CV, såsom professionelle eller ansættelsesoplysninger, uddannelsesoplysninger, ansøgning, arbejdsprøver, referencer og anbefalinger.
• Personoplysninger fra interviews, vurderinger, referencer og andre oplysninger indsamlet under din ansøgning. Noter fra interviews med dig, resultater fra vurderinger eller tests, lønforventninger, oplysninger fra dine referencer og andre oplysninger indsamlet under din ansøgning.
• Kommunikationsdata. Din kommunikation med os og enhver information, du giver i en sådan kommunikation.
• CPR-nummer og arbejdstilladelser. Oplysninger nødvendige for at bekræfte din mulighed til at arbejde for PostNord, som for eksempel dit CPR-nummer, nationalitet, bopæl og arbejdstilladelsesstatus, i henhold til gældende lovgivning.
• Resultater fra baggrundstjek. Resultater fra relevante undersøgelser, hvis disse er nødvendige for jobbet, du har søgt.
• Fortrolige data. Hvis du deler fortrolige data med os, herunder særlige kategorier af personoplysninger (følsomme), under rekrutteringsprocessen, behandler vi kun disse oplysninger i det omfang, det er nødvendigt og berettiget.

Hvordan vi indsamler dine personoplysninger

Information du giver os

De fleste af de personoplysninger, vi behandler om dig, modtager vi direkte fra dig. Du kan give os oplysninger på forskellige måder, for eksempel når du kontakter os eller gennem din ansøgning. Du kan altid vælge ikke at give os visse oplysninger. Dog er nogle personoplysninger nødvendige for, at vi kan behandle din ansøgning.

Information, vi indsamler fra andre kilder end dig selv

Vi kan også indsamle dine personoplysninger fra andre kilder, som tredjeparter, for eksempel LinkedIn og/eller en rekrutteringstjenesteudbyder. Andre kilder inkluderer referencer, du har angivet, og hvis det er relevant for stillingen, ansættelsesscreeningsbureauer og baggrundstjekbureauer.

Hvordan dine personoplysninger vil blive brugt og vores retsgrundlag

Vi behandler dine personoplysninger til følgende formål og baseret på følgende retsgrundlag:

• For at administrere din ansøgning. Vi behandler dine personoplysninger for at administrere og håndtere din ansøgning. Denne behandling er nødvendig for vores legitime interesse i at have og facilitere en struktureret ansøgnings- og udvælgelsesproces.
• Til rekrutterings- og udvælgelsesprocessen. Vi behandler dine personoplysninger under rekrutteringsprocessen for at finde og vurdere, om du er et godt match for os. Dette er nødvendigt for vores legitime interesse i at sikre, at vi finder og vælger den rette kandidat til stillingen.
• Referencetjek: Vi behandler oplysninger fra referencer. Dette er nødvendigt for vores legitime interesse i at finde den rette kandidat.
• At kommunikere med dig. Dine kontaktoplysninger bruges til at kommunikere med dig. Denne behandling er nødvendig for vores legitime interesse i effektivt at kommunikere med dig om din ansøgning og/eller rekrutteringsprocessen.

• For at kontakte dig vedrørende fremtidige jobåbninger. Hvis du ønsker at blive overvejet til fremtidige jobåbninger, behandler vi dine personoplysninger baseret på dit samtykke.

• For at kunne håndtere vores forpligtelser over for dig eller en berørt person og for at beskytte vores legitime forretningsinteresser og juridiske rettigheder. Vi behandler personoplysninger for at kunne håndtere vores forpligtelser over for dig eller en berørt person, herunder for at kunne håndtere sager vedrørende påstået diskrimination. Vi vil også gemme oplysninger, hvis det er nødvendigt for at beskytte og håndhæve vores juridiske rettigheder, interesser og andres interesser, for eksempel i forbindelse med juridiske krav, overholdelse, regulerings- og revisionsfunktioner. Vi behandler disse personoplysninger baseret på vores legitime interesse i at etablere, indgive eller forsvare os i juridiske krav.

• For at beskytte sikkerheden, sikkerheden og integriteten af vores ejendom og rettighederne for dem, der interagerer med os. Vi behandler dine personoplysninger baseret på vores legitime interesse i at beskytte vores ejendom, såsom vores databaser og andre teknologiske aktiver. Desuden kan vi behandle dine personoplysninger for at beskytte rettighederne for dem, der interagerer med os eller andre, samt for at opdage, forhindre og reagere på sikkerhedshændelser eller anden ondsindet, vildledende, bedragerisk, eller ulovlig aktivitet. Denne behandling sker baseret på vores og/eller andres legitime interesse.

• Kommunikation fra os som potentiel arbejdsgiver. Som potentiel arbejdsgiver vil vi gerne kontakte dig gennem nyhedsbreve, sende dig invitationer til arrangementer og relateret virksomheds kommunikation. Vi vil sende dig sådan kommunikation baseret på dit forudgående samtykke. Hvis du ikke længere ønsker at modtage denne type beskeder, bedes du bruge de instruktioner, vi har givet i den e-mail, du har modtaget fra os, eller kontakte os direkte.

• For at administrere arrangementer, som du deltager i. Hvis du deltager i et af vores arrangementer, vil vi behandle de personoplysninger, der er nødvendige for at kunne administrere det arrangement. Vi behandler dine personoplysninger baseret på vores legitime interesse i at kunne behandle de oplysninger, der er nødvendige for at planlægge, afholde og administrere arrangementet.

• Deling af relevante data med parter involveret i en fusion eller overtagelse. Af strategiske eller forretningsmæssige årsager kan vi dele dine personoplysninger med parter involveret i en potentiel fusion, salg af virksomhed, finansiering eller overtagelse af hele eller en del af vores virksomhed til en anden virksomhed. Denne behandling er baseret på vores legitime interesse i at opretholde eller udvikle vores forretning.

• For at forstå og forbedre vores rekrutteringsproces. Vi kan behandle dine personoplysninger baseret på vores legitime interesse i at forstå og forbedre vores rekrutteringsproces.

Hvordan vi deler dine personoplysninger

Vi kan dele dine personoplysninger med andre virksomheder inden for PostNord Group AB og inden for PostNord Group. Nogle gange er vi nødt til at dele dine personoplysninger uden for PostNord Group, såsom:

• Vores tjenesteudbydere, herunder HR-tjenesteudbydere. Vi deler dine personoplysninger med vores tjenesteudbydere (databehandlere), der hjælper os i vores daglige drift, såsom leverandører af digitale løsninger, driftstjenester og systemstøtte. Vi kan også dele personoplysninger med eksterne rekrutteringsbureauer, hvor vi samarbejder med et sådant bureau for at ansætte en ny medarbejder.

• Myndigheder, andre offentlige aktører og andre modtagere. Juridiske forpligtelser kan kræve, at vi deler oplysninger om dig, for eksempel for at besvare anmodninger fra retshåndhævende myndigheder, tilsynsmyndigheder og andre offentlige og statslige myndigheder. Vi kan også videregive oplysninger, hvis det er nødvendigt for at opdage og forhindre svig eller af andre juridiske, sikkerheds- og sikkerhedsmæssige årsager.

• Parter involveret i retssager. I forbindelse med en potentiel retssag, herunder i det forberedende arbejde, der gør det muligt for os at forsvare os mod eller håndhæve eventuelle juridiske krav, kan dine personoplysninger blive delt med parter involveret i retssagen, såsom advokater.

• Parter involveret i en fusion eller overtagelse. Vi kan dele eller overføre dine personoplysninger til parter involveret i en potentiel fusion, salg af virksomhed, finansiering eller overtagelse af hele eller en del af vores virksomhed til en anden virksomhed.

• Professionelle rådgivere. Vi kan dele eller overføre dine personoplysninger til rådgivere, såsom advokater og revisorer.

• Andre parter. På din anmodning eller hvis du giver os samtykke til det.

Hvor behandler vi dine personoplysninger

Når vi deler dine personoplysninger, kan de blive overført til virksomheder inden for såvel som uden for Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde (EØS). Alle disse overførsler sker i overensstemmelse med gældende lovgivning. Hvor personoplysninger overføres uden for EØS, er behandlingen underlagt passende sikkerhedsforanstaltninger. For eksempel sker behandlingen under Europa-Kommissionens standardkontraktbestemmelser, eller personoplysninger overføres til et land, som Europa-Kommissionen har besluttet yder tilstrækkelig beskyttelse.

Hvor længe opbevarer vi dine personoplysninger 

Vi behandler dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt til de formål, som vi har indsamlet dine data til. Som følge heraf vil personoplysninger blive gemt i forskellige perioder.

Hvis du har været i kontakt med os vedrørende en stilling, vil vi opbevare dine personoplysninger under rekrutteringsprocessen. Hvis din ansøgning var succesfuld, og du bliver ansat, vil vi opbevare dine personoplysninger under din ansættelse.

Hvis din ansøgning er mislykket, eller hvis du beslutter at afslutte rekrutteringsprocessen, vil vi opbevare dine personoplysninger i en periode på op til 6 mdr. Vi opbevarer dine personoplysninger i denne periode for at sikre, at vi har alle nødvendige oplysninger, hvis der skulle opstå spørgsmål eller en tvist om ansættelsesprocessen eller andet.

Hvis du har ansøgt om en stilling, hvor kontrol er nødvendig, og hvor sådan kontrol er blevet udført, gemmer vi oplysningerne om resultaterne af denne kontrol i en kortere periode. Du vil modtage detaljerede oplysninger om dette i forbindelse med indsamlingen af sådanne oplysninger.

Hvis du ønsker at blive overvejet til fremtidige jobåbninger, vil vi opbevare dine personoplysninger i 6 måneder, baseret på dit forudgående samtykke.

I nogle tilfælde kan vi behandle dine personoplysninger i en længere periode end angivet ovenfor. Dette kan være tilfældet, hvis vi har brug for at beskytte vores juridiske rettigheder, for eksempel i en retssag eller hvis det er nødvendigt for at opfylde en juridisk forpligtelse.

Dine rettigheder

Du har følgende rettigheder:

• Ret til adgang til dine data. Du har ret til at vide, hvilke personoplysninger vi behandler og hvorfor. Derfor informerer vi dig om vores behandlingsaktiviteter via denne privatlivspolitik. Du kan også anmode om en kopi af personoplysninger, som vi behandler.

• Ret til indsigelse. Hvor vi behandler dine personoplysninger baseret på en legitim interesse, har du ret til at gøre indsigelse mod denne behandling, når du mener, at din personlige interesse opvejer vores. Vi vil ophøre med behandlingen, medmindre vi kan påvise tvingende legitime grunde til behandlingen, som tilsidesætter dine interesser. 

• Ret til at overføre dine data. I visse situationer har du ret til at bede os om at overføre de personoplysninger, vi har om dig, til en anden.

• Ret til berigtigelse. Du har ret til at rette unøjagtige eller ufuldstændige oplysninger om dig selv.

• Ret til sletning ("retten til at blive glemt"). Du har ret til at anmode om, at vi sletter personoplysninger om dig, for eksempel hvis oplysningerne ikke længere er nødvendige i forhold til de formål, som de blev indsamlet eller på anden måde behandlet til, eller hvis der ikke er noget juridisk grundlag for at behandle oplysningerne.

• Ret til begrænsning. Du har ret til at anmode om, at behandlingen af dine personoplysninger begrænses, indtil unøjagtige eller ufuldstændige oplysninger om dig er blevet rettet, eller indtil en indsigelse fra dig er blevet behandlet.

• Ret til at trække dit samtykke tilbage. Du kan til enhver tid trække ethvert samtykke, du har givet os, tilbage. Bemærk dog, at tilbagetrækning af dit samtykke ikke vil påvirke nogen behandling, der allerede har fundet sted.

• Ret til at klage. Du har ret til at indgive en klage til den relevante tilsynsmyndighed i det land, du bor eller arbejder i, hvis du mener, at vi ikke har overholdt vores forpligtelser vedrørende dine personoplysninger.

Bemærk, at hvis du anmoder om begrænsning af dine personoplysninger, kan det påvirke vores evne til at behandle din ansøgning eller overveje dig til et job. Desuden kan vores juridiske rettigheder eller forpligtelser forhindre os i at videregive eller overføre alle eller dele af dine oplysninger eller i at slette dine oplysninger med det samme.

Kontakt

Denne privatlivspolitik kan blive opdateret periodisk. Du vil blive informeret om væsentlige ændringer, men vi anbefaler også, at du gennemgår denne privatlivspolitik fra tid til anden for at sikre, at du er opmærksom på eventuelle ændringer.

Tøv ikke med at kontakte PostNord, hvis du har spørgsmål eller kommentarer vedrørende dine personoplysninger eller denne privatlivspolitik:

PostNord A/S

Hedegaardsvej 88

2300 København

att.: Indsigtsanmodning   

Mail: Indsigtsanmodning@postnord.com    

Generelle spørgsmål om PostNords databeskyttelse:

dpo-dk@postnord.com