TYÖNHAKIJAREKISTERIN TIETOSUOJASELOSTE
1. Rekisterinpitäjä
Okmetic Oy
Y-tunnus 0596885-4
Piitie 2, 01510 Vantaa
+358 9 502800
(jäljempänä ”Okmetic” tai ”Yhtiö”)
2. Rekisteriasioista vastaava henkilö
Jaska Tuominen
Piitie 2, 01510 Vantaa
+358 9 502800
jaska.tuominen@okmetic.com
3. Rekisterin nimi
Okmetic Oy:n työnhakijarekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeudelliset perusteet
Henkilötietojen käsittely perustuu Okmeticin oikeutettuun etuun käsitellä henkilötietoja rekrytointiprosessin edellyttämällä tavalla Okmeticin ja työnhakijan välisessä asiallisessa yhteydessä. Tietyissä tapauksissa henkilötietojen käsittely on lisäksi tarpeen Okmeticin ja työnhakijan välisen
työsopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi ja työsopimuksen täytäntöön panemiseksi. Lisäksi Okmetic voi kansallisen sääntelyn niin vaatiessa pyytää työnhakijan suostumuksen tietynlaisten henkilötietojen keräämiseen tai tietyn tyyppiseen henkilötietojen käsittelyyn. Suostumus saatetaan pyytää esimerkiksi soveltuvuusarvioinnin toteuttamiseksi. Henkilötietoja käsitellään työhakemusten vastaanottamiseksi ja käsittelemiseksi, työnhakijoiden
arvioimiseksi ja valitsemiseksi sekä rekrytointiprosessiin liittyvien tarpeiden täyttämiseksi.
Mikäli työnhakija on hakenut työpaikkaa kolmannen tahon tarjoaman verkkoportaalipalvelun kautta, asiaan sovelletaan kyseisen kolmannen palveluntarjoajan tietosuojakäytäntöjä. Edellä kuvattuun tietojen käsittelyyn saattaa kuulua annettujen henkilötietojen käsittely ja arvioiminen avointen työpaikkojen täyttämiseksi sekä rekrytointiprosessin tulosten ilmoittaminen työnhakijoille. Käsittelyyn voi kuulua myös työnhakijoiden seulonta automaattisten työkalujen avulla (hakusanojen pohjalta).
5. Rekisterin tietosisältö
Henkilörekisterissä Okmetic käsittlee yhtiön rekrytointiprosesseihin osallistuvista henkilöistä
erityisesti seuraavia tietoja:
• Perustiedot, kuten: nimi, syntymäaika, sähköpostiosoite, puhelinnumero, kotiosoite;
• Pätevyystiedot, kuten: koulutus, työkokemus, oikeudet ja luvat, tutkinnot, todistukset, ansioluettelot, hakemukset, kielitaito;7.5.2026 2
• Valokuva (jos työnhakija on sellaisen ladannut);
• Suositukset ja perustiedot suosittelijasta (kuten nimi, titteli, sähköpostiosoite, puhelinnumero);
• Linkit henkilökohtaisiin profiileihin esimerkiksi sosiaalisen median sovelluksissa, kuten LinkedInissa (jos työnhakija on sellaisia ladannut);
• Mahdollisista videohaastatteluista tallennetut videot;
• Arviointitiedot: mahdollisiin henkilö- ja soveltuvuusarvionteihin liittyvät tiedot; sekä
Okmeticin rekrytointihenkilöstön esittämät kommentit;
• Haettava työpaikka ja hakutoiveet;
• Palkkaus- ja palkitsemistiedot: palkkatoive; ja
• Työnhakijan itsensä muut hakemuksessaan ja ansioluettelossaan antamat tiedot.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Okmetic kerää lähtökohtaisesti henkilötietoja suoraan rekisteröidyltä heidän itsensä lähettämien hakemusten perusteella. Okmetic voi lain sallimissa rajoissa saada rekisteröidystä tietoja myös muista lähteistä. Mikäli tietoja kerätään muista lähteistä kuin työnhakijalta itseltään, Okmetic pyytää
siihen lähtökohtaisesti aina rekisteröidyn suostumuksen. Tällaisia muita lähteitä ovat esimerkiksi tarpeen mukaan ulkopuolisilla teetetyt henkilö- ja soveltuvuusarvioinnit. Henkilötietoja voidaan niin ikään kerätä rekisteröidyn ilmoittamilta suosittelijoilta. Rekisteriin kirjataan vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat tarpeen yllä kuvattujen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi
7. Tietojen luovutukset
Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille.
8. Tietojen luovutus EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Okmetic voi jakaa henkilötietoja Okmetic-konsernin sisällä henkilöstön rekrytoimisessa Okmetic -konserniin soveltuvan lainsäädännön mukaisin rajoituksin. Näissä tapauksissa riittävä tietosuojataso varmistetaan käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita.
9. Rekisterin suojaaminen ja tietojen käsittelyn periaatteet
Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne yhtiön työntekijät, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä työntekijöiden tietoja. Rekisteri on suojattu tarpeellisilla teknisillä ja organisatorisilla toimenpiteillä. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Järjestelmä ja sen varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt. Yhtiö säilyttää myös paperikopioina olevia tietoja lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain henkilöt, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä tietoja.
Henkilötietoja ei käytetä sellaiseen automaattiseen päätöksentekoon, jolla olisi oikeudellisia tai vastaavia vaikutuksia rekisteröidyille.
10. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa häntä koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on laillinen peruste. Hänellä on myös oikeus peruuttaa suostumuksesi tai muuttaa sitä.
Rekisterinpitäjä voi omasta aloitteestaan tai rekisteröidyn pyynnöstä täydentää, korjata tai poistaa epätäydellisiä, epätarkkoja tai vanhentuneita henkilötietoja. Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä tai pyytää tietojen käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle. Erityisistä henkilökohtaisista syistä rekisteröidyllä on oikeus myös vastustaa häneen kohdistuvia käsittelytoimia silloin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on solmittu työsuhde. Vaatimuksen yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen hän vastustaa käsittelyä. Yhtiö voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä laissa säädetyin perustein.
11. Henkilötietojen säilytysaika
Okmetic käsittelee työnhakijan henkilötietoja aktiivisesti rekrytointiprosessin aikana. Rekrytointiprosessin päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen Okmeticin oikeuksien ja velvollisuuksien täyttämiseksi ja mahdollisiin vaatimuksiin vastaamiseksi, kuitenkin enintään kaksi vuotta rekrytointipäätöksen tekemisestä. Rekisteröidyn suostumuksella henkilötietoja voidaan säilyttää myös suostumuksen antamisen yhteydessä ilmoitetun ajan, esimerkiksi tulevia rekrytointiprosesseja varten.
Tarvittavat tiedot siirretään työntekijärekisteriin Okmeticin ja työnhakijan tehdessä työsopimuksen. Henkilötietoja voidaan myös säilyttää pidemmän aikaa, mikäli tämä on tarpeen laissa, asetuksessa tai muussa viranomaislähteessä asetetun Okmeticin velvoitteen täyttämiseksi.
12. Yhteydenotot
Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.
13. Tietosuojaselosteen muutokset
Mikäli Okmetic muuttaa tätä selostetta, muutokset laitetaan näkyville selosteeseen päivättyinä.
Muutos 21.1.2022:
Sivulla 2 muutettu tietojen luovuttamista EU:n ulkopuolelle kuvaavaa kappaletta.
Uudessa muotoilussa viitataan EU mallisopimukseen.
Muutos 7.5.2026:
Muutettu yhteyshenkilö.
