PrivacyverklaringIedere dag zetten we ons in om mensen met een verstandelijke beperking te ondersteunen in hun dagelijks leven. Door een prettige woonplek te bieden, intensieve begeleiding en verzorging of juist ambulante ondersteuning. We dragen zorg voor een zinvolle invulling van de dag op maat en passend bij mogelijkheden. Wij snappen dat elke ondersteuningsvraag maatwerk vereist. Om de juiste zorg en ondersteuning aan onze cliënten te bieden en deze waar nodig en mogelijk te verbeteren hebben we informatie nodig.
Informatie van de cliënt, de belangenbehartiger, de medewerker, de vrijwilliger en andere professionals die bij de ondersteuning betrokken zijn. Uiteraard doen we dit niet zomaar. We gaan zorgvuldig om met jouw privacy. Daarom verzamelen we niet meer persoonsgegevens dan nodig. Ook bewaren we ze niet langer dan noodzakelijk.
Hieronder vind je onze privacy principes. We beschrijven wat je in ieder geval moet weten over wat we met jouw gegevens doen. Daarnaast lees je wat jouw rechten zijn. Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door Stichting Philadelphia Zorg (kvk:41035166). Deze verklaring is ook van toepassing op bij Philadelphia aangesloten rechtspersonen.
Verzameling persoonsgegevens (medewerker, stagiair, leerling, uitzendkracht of sollicitant)Wat zijn persoonsgegevens?Volgens de wet is dat alle informatie die betrekking heeft op een geïdentificeerd of identificeerbaar natuurlijk persoon (de betrokkene). Dus bijvoorbeeld de combinatie van naam, geboortedatum, contactgegevens, pasfoto, camerabeelden en/of geluidopnamen zijn allemaal persoonsgegevens. Ook kent de wet bijzondere persoonsgegevens. Dit zijn gegevens die extra gevoelig zijn en extra beschermd moeten worden.
Wanneer mogen wij persoonsgegevens van jou verzamelen en verwerken?Philadelphia heeft met jou een arbeidsovereenkomst, stage-overeenkomst, leer/arbeidsovereenkomst, leerovereenkomst of overeenkomst van opdracht gesloten. Of je werkt via een uitzend- of detacheringsbureau. Of je neemt deel aan een sollicitatieprocedure. Daarnaast dient Philadelphia aan wettelijke verplichtingen te voldoen, zoals op grond van het Burgerlijk Wetboek of de Arbeidsomstandighedenwet. Ook jouw toestemming kan de basis zijn voor het verwerken van bepaalde persoonsgegevens.
Welke Persoonsgegevens verzamelen wij van jou?- Naam, voornamen, voorletters, geslacht, adres, geboortedatum, bsn-nummer, voor communicatie benodigde gegevens. Wanneer van toepassing: bankrekeningnummer, kopie identiteitsbewijs, personeelsnummer.
- Diploma’s, getuigschriften, Verklaring Omtrent Gedrag.
- CV, motivatiebrief, opleidingen, gegevens over functioneren en beoordelingen.
- Andere gegevens waarvan de verwerking wordt vereist met het oog op de toepassing van een andere wet. Of waarvoor je toestemming hebt gegeven.
Waarom verzamelen wij jouw persoonsgegevens?- Om uitvoering te geven aan de arbeidsovereenkomst, stage-overeenkomst, leerarbeidsovereenkomst, leerovereenkomst, overeenkomst van opdracht, sollicitatieprocedure of uitzend- of detacheringsovereenkomst.
- Voeren van salarisadministratie.
- Voor het behandelen en onderzoeken van klachten, geschillen en incidenten.
- Voor het voeren van de (medewerkers)administratie en bewaarplicht.
- Voor het verwerken van sollicitaties.
- Het nakomen van wettelijke verplichtingen.
- Het berekenen, vastleggen en innen van verschuldigde bedragen.
- Om met jou in contact te treden, te reageren op gestelde vragen, relevante informatie toe te sturen.
- Voor het sturen van een kerstpakket of attentie.
- Voor accountantscontroles.
- De uitvoering van contractuele en wettelijke verplichtingen uit de arbeidsovereenkomst.
- De vaststelling, uitoefening of verdediging van de rechten van Philadelphia.
- De uitvoering of toepassing van een enige wet.
Hoe lang bewaren wij jouw gegevens?Persoonsgegevens worden in de regel niet langer bewaard dan de wettelijke bewaartermijnen. Indien een wettelijke bewaartermijn ontbreekt, niet langer dan noodzakelijk.
Wie heeft er toegang tot jouw gegevens?Alleen medewerkers die uw gegevens echt nodig hebben voor hun werk mogen deze inzien en verwerken voor zover nodig.
Gegevens delen met andere organisatiesPhiladelphia gebruikt jouw persoonsgegevens voor de uitvoering van de arbeidsovereenkomst. Daarvoor kan het nodig zijn om persoonsgegevens te delen met andere organisaties. Denk hierbij aan aan het pensioenfonds , het UWV en bedrijfsmedische en bedrijfsmaatschappelijke instanties waar Philadelphia mee samenwerkt. Er worden nooit meer gegevens gedeeld dan noodzakelijk. Als een andere instantie persoonsgegevens verwerkt voor ons moet de andere partij een verwerkersovereenkomst getekend. Hierin staat waarvoor ze deze gegevens ontvangen, mogen verwerken en hoe ze ermee om moeten gaan. Verder kunnen overheidsinstanties of instanties met een wettelijke taak informatie bij ons opvragen die we verplicht zijn te delen. Bijvoorbeeld de belastingdienst, het UWV, de Inspectie SZW of de inspectie gezondheidszorg en jeugd.
Meer informatie over privacyHoe beschermen we uw persoonsgegevens?Wij nemen alle noodzakelijke beveiligingsmaatregelen die nodig zijn om misbruik van en niet toegestane toegang tot persoonsgegevens te voorkomen.
Intrekken toestemmingAls wij persoonsgegevens verwerken waarvoor u toestemming hebt gegeven, kunt u uw toestemming intrekken.
Wilt u weten welke persoonsgegevens wij precies van u hebben?Vraag dan gerust een overzicht bij ons op. U mag ons ook vragen om de persoonsgegevens die wij van u hebben:
- aan te passen;
- te wissen;
- over te dragen aan iemand anders.
Stuur uw verzoek naar
privacy@philadelphia.nl, dan maken wij het voor u in orde.
Onderstaande gegevens hoeven wij niet met u te delen:persoonlijke werkaantekeningen, notities en adviezen voor intern gebruik;persoonsgegevens van anderen, bijvoorbeeld een klacht over u: persoonsgegevens die worden gebruikt in het kader van strafbare feiten en andere gevallen die staan in artikel 23 AVG.
Wijzigen en verwijderenU hebt het recht persoonsgegevens te laten wijzigen of verwijderen als de gegevens niet (of niet langer) juist zijn. Dit kan ook wanneer de verwerking niet langer gerechtvaardigd is. Hier kunnen wel wettelijke uitzonderingen op zijn. Dat betekent dat wij niet aan elk verzoek hoeven tegemoet te komen.
BezwaarU kunt bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen van persoonsgegevens. U kunt dit doen bij alle verwerkingen waarbij:
- u geen toestemming hebt gegeven;
- wij al zorg verlenen voordat hierover afspraken zijn gemaakt;
- wij niet voldoen aan de wet;
- er geen sprake is van een levensbedreigende situatie.
- Bezwaar tegen andere vormen van verwerking van uw persoonsgegevens beoordelen we per geval. Wij verwerken uw gegevens alleen als wij er een gerechtvaardigd belang bij hebben. Als dat er niet is, stoppen we direct met het verwerken van uw gegevens.
Recht op beperkingSoms kunt u vragen dat Philadelphia tijdelijk stopt met de verwerking van uw gegevens. Dit kan:
- als u een wijziging hebt ingediend;
- als uw gegevens eigenlijk gewist moeten worden, maar u dit niet wilt;
- als Philadelphia de gegevens niet langer nodig heeft, maar u wel. Bijvoorbeeld voor de voorbereiding op een rechtszaak.
Recht op uw eigen gegevensU hebt het recht de gegevens die Philadelphia van u heeft gekregen zelf op te vragen. Wij sturen u deze gegevens dan (in een gangbaar bestandsformaat).Dit geldt alleen voor digitale persoonsgegevens waarvoor u toestemming hebt gegeven. Of wanneer wij een overeenkomst met u hebben.U mag die gegevens delen met een andere partij. Als er een koppeling is tussen onze systemen en de systemen van de andere partij dan kunnen wij die doorgifte mogelijk direct namens u verzorgen. Vraag daar gerust naar.
Procedure uitoefening rechtenAls u gebruik wilt maken van uw rechten dan is dat gratis. Behalve bij misbruik. Philadelphia beoordeelt of er sprake is van misbruik. U kunt een mail sturen aan:
privacy@philadelphia.nlAntwoord
Identificatie
Individuele afweging bij elk verzoek
Worden uw gegevens buiten de EU gebracht?Nee, Philadelphia verwerkt uw persoonsgegevens niet buiten de EU. Hierdoor zijn uw gegevens altijd beschermd.
Heeft u iemand die ik kan aanspreken?Philadelphia heeft een functionaris gegevensbescherming (fg) aangesteld. De fg houdt toezicht op de naleving van de privacywetgeving en adviseert Philadelphia hierover. De fg is bereikbaar via:
privacy@philadelphia.nl of op werkdagen van 9.00 tot 17.00 uur op 033 – 760 20 00.
Autoriteit persoonsgegevensNatuurlijk helpen wij u graag verder als u vragen hebt over de verwerking van uw persoonsgegevens. Mocht u er desondanks toch niet met ons uitkomen, dan heeft u op grond van de privacywetgeving ook het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. U kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgevens.
Geautomatiseerde besluitvorming en profileringPhiladelphia maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming en/of profilering.
Verplichte verstrekkingWanneer wij u om persoonsgegevens vragen, dan zullen wij per situatie kenbaar maken of de verstrekking van de gegevens noodzakelijk is of verplicht is. Ook laten wij weten wat de (mogelijke) gevolgen zijn als de gegevens niet worden verstrekt. Wij zullen nooit meer persoonsgegevens verwerken dan noodzakelijk.
Gegevens verkregen van een andere organisatie/bronIndien wij persoonsgegevens ontvangen van een andere organisatie dan zullen wij de bron daarvan vermelden.
WijzigingenPhiladelphia kan wijzigingen aanbrengen in deze privacyverklaring.
