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Default privacy principles for candidates

This privacy policy describes how Lindab International AB, Business ID 556606-5446, including Subsidiaries (“we”, “us”) collects and processes personal data about job applicants (“Candidates”, “you”) through the service Jobylon (“Jobylon”) provided by Jobylon AB, including your rights regarding your personal data and how to enforce them.

If you apply for a job, get recommended for a position, get in touch with the Employer or the Employer otherwise processes your data through Jobylon, the Employer is the data controller as defined in the GDPR. Jobylon AB will only process your personal data as a data processor, meaning that it is the Employer and not Jobylon AB who determines how and why your data is processed.

This privacy policy may be updated periodically. You will be informed of any significant changes at our website, but we also recommend that you review this privacy policy from time to time to ensure you are aware of any amendments.

Please do not hesitate to reach out to the Employer if you have any questions or comments regarding your personal data or this privacy policy:

Email: gdpr@lindab.com
Telephone: +46 431 850 00
Post: Stålhögavägen 115, SE-269 92 Båstad

We process the following categories of personal data about you:

• Contact details. Your name, email address, telephone number and postal code.
• CV and other information included in the application. We will process your CV, cover letter, work samples, references, letters of recommendation and other information you provide us with in your application, such as attached pictures and added references.
• Data from interviews, assessments and other reference information. This means notes from interviews with you, assessments or tests made, expectations and salary requirements.
• Communications data. We will collect and store your communication with us and any information provided to us in such communication.
• Special categories of personal data (“sensitive data”). If sensitive data is included by you in your communication with us or in your resume, we will process such information only to the extent necessary and justified in accordance with the consent you have provided us.

• Information you give to us. Most of the information we process about you is received from you. You may directly or indirectly give us information about yourself in different ways, for example when you contact us or through your application. You can always choose not to provide us with certain information. However, some personal data is necessary for us to process your application.
• Information we collect about you. We may also obtain your personal data from your current employer or the website of your employer and/or through third parties such as LinkedIn and/or a recruitment service provider, commonly known as “sourced recruiting”. Furthermore, our employees can give us a recommendation about a potential candidate. If this is applicable in your case, this privacy policy also applies to you.

We process your personal data for the following purposes and base it on the following legal basis:

• To administer incoming applications. Your personal data will be processed for us to administer and manage incoming applications. This process is based on a balancing of interests, where our legitimate interest is being able to have a structured application and selection process.
• For the recruitment and selection process. We will process your personal data during the recruitment process, including sourced recruitment, for the purpose of finding and determining whether you are a good fit for us, based on our legitimate interest in being able to recruit personnel with the relevant competence for us.
• To communicate with you. Your contact details will be used to communicate with you. This process is necessary for our legitimate interest in effective communication with you in connection with your application and/or the recruitment process.
• To protect our legitimate business interests and legal rights. We will save and store information if we believe it is necessary to protect and enforce our legal rights, interests and the interests of others, for example in connection with legal claims, discrimination claims, compliance, regulatory and audit functions.
• To consider you for future job openings. If you have given us your consent, we will keep your personal data after the recruitment process has ended in order to contact you regarding other job opportunities. Data will only be stored according to our retention policy; after that you need to apply again with your updated data.
• Marketing of us as an employer. Based on our legitimate interest in being able to market ourselves as a potential employer to relevant candidates, your contact information will be used to send you newsletters or event invitations. If you do not wish to receive this kind of marketing, please use the unsubscribe instructions in the email or contact us directly.
• Sharing relevant data with parties involved in a merger or acquisition. In connection with, or due to strategical or business-oriented reasons, a potential merger, sale of company assets, financing, or acquisition of all or a portion of our business, your personal data may be processed, shared or transferred to parties involved in the process.
• With your consent. Your personal data may be used for other purposes than stated above if you ask us to or give us your consent. Any sensitive data you have provided will be processed based on your consent.

Sometimes, we need to share your personal information with other trusted individuals and companies. Your personal information is shared with:

• Our service providers. We transfer to or share your personal data with our service providers who help us in our daily operations, such as Jobylon, a recruitment service provider or suppliers of different types of digital solutions.
• Authorities and other public actors. Sometimes legal obligations may require us to share information about you, for example to respond to lawful requests from law enforcement agencies or regulatory authorities.
• Parties involved in legal proceedings. In connection with a potential legal proceeding, including preparatory work, your personal data may have to be shared with lawyers or other involved parties.
• Other parties, if you request us to or permit us to.

Your personal information may in some cases be transferred to and stored at destinations outside the EU/EEA where privacy laws may not be the same. We will take all necessary steps to ensure adequate safeguards (such as EU standard contractual clauses, supplementary safety measures, or an adequacy decision by the EU Commission) are in place.

We keep your personal data only as long as necessary to fulfil the purposes for which it was collected. Duration depends on the type of information and why we process it.

• If you apply for a job, we generally keep data collected during the recruitment process.
• If you become an employee, we will keep your personal data during your employment for relevant purposes.
• If we have found you through a recommendation or sourced recruiting, we may keep your data for up to 24 months.
• If you do not succeed in the recruitment process, we retain your personal data in accordance with local laws – see Appendix A.
• Data needed to defend against claims (e.g., discrimination) may be stored up to 24 months after the recruitment process ends.
• Data processed with your consent will be deleted once consent is withdrawn or the purpose expires.

• Right to access your data. You have the right to request a transcript of personal data processed by us, and additional information on how the data has been collected, processed, shared, etc. The first transcript may be requested free of charge. However, if you make repeated and unreasonable requests for copies, we might charge you with an administrative fee. If you make a request, we have 30 days to respond to you.
• Right to object. You have the right to object to processing based on legitimate interest. This means that we may no longer process personal data unless we can demonstrate compelling legitimate grounds for the processing which override your interests. You can always contact us for more information on the balance test that has been done.
  You furthermore have an unconditional right to object to your personal data being processed for direct marketing purposes, and we will adhere to such a request.
• Right to transfer your data. You have the right to transfer the personal data you have provided us to another controller under certain conditions.
• Right to rectification. You have the right to correct inaccurate or incomplete information about yourself. Any request to rectify your personal data will also be transferred and actioned by any processor with whom your personal data has been shared.
• Right to erasure (“right to be forgotten”). You have the right to request that we delete personal data about you, for example if the data is no longer necessary in relation to the purposes for which it was collected or otherwise processed, or if there is no legal basis for processing the data.
• Right to restriction. You are entitled to request that the processing of your personal data should be limited until inaccurate or incomplete information about you has been corrected, or until an objection from you has been handled.
• Right to withdraw your consent. You may at any time withdraw any consent you have given us. However, please note that it will not affect any processing that has already taken place.
• Right to complain. You have the right to lodge a complaint with our lead supervisory authority or the supervisory authority in the country you live or work in, if you believe that we have not complied with our obligations regarding your personal data.

Please note that if you request restriction or erasure, it might affect our ability to process your application or consider you for a job. Moreover, legal rights or obligations may prevent us from disclosing or transferring all or part of your information, or from immediately deleting your information.

Finally, you have the right to complain to a data protection authority. For information on the relevant supervisory authority, please see Appendix A. If this isn’t also your local data protection authority, you can contact your local data protection authority who will advise you on how best to proceed.

At Lindab, we take the protection of candidate personal data seriously. In the unlikely event of a personal data breach involving recruitment-related information, Lindab will act without undue delay to assess the risk and, where necessary, notify the relevant supervisory authority in accordance with applicable data protection laws. If the breach is likely to result in a high risk to the rights and freedoms of affected individuals, we will also inform the impacted candidates directly.

All incidents are managed through our established cyber security and privacy incident management procedures, which include prompt reporting, containment, documentation, and post-incident review.

If you want to reach out to Lindab Group Privacy Manager, you can contact: gdpr@lindab.com

Principes de confidentialité par défaut pour les candidats

La présente politique de confidentialité décrit la manière dont Lindab International AB, numéro d'identification d'entreprise 556606-5446, y compris ses filiales (« nous »), collecte et traite les données à caractère personnel des candidats à un emploi (« candidats », « vous ») par le biais du service Jobylon (« Jobylon ») fourni par Jobylon AB, y compris vos droits concernant vos données à caractère personnel et la manière de les exercer.

Si vous postulez à un emploi, êtes recommandé pour un poste, entrez en contact avec l'employeur ou si l'employeur traite vos données via Jobylon, l'employeur est le responsable du traitement des données tel que défini dans le RGPD. Jobylon AB traitera vos données personnelles uniquement en tant que sous-traitant, ce qui signifie que c'est l'employeur et non Jobylon AB qui détermine comment et pourquoi vos données sont traitées.

La présente politique de confidentialité peut être mise à jour périodiquement. Vous serez informé de tout changement important sur notre site web, mais nous vous recommandons également de consulter régulièrement la présente politique de confidentialité afin de vous assurer que vous êtes au courant de toute modification.

N'hésitez pas à contacter l'employeur si vous avez des questions ou des commentaires concernant vos données personnelles ou la présente politique de confidentialité :

E-mail : gdpr@lindab.com

Téléphone : +46 431 850 00

Adresse postale : Stålhögavägen 115, SE-269 92 Båstad

DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL TRAITÉES PAR L'EMPLOYEUR

Nous traitons les catégories suivantes de données à caractère personnel vous concernant :

• Coordonnées. Votre nom, votre adresse e-mail, votre numéro de téléphone et votre code postal.

• CV et autres informations incluses dans la candidature. Nous traiterons votre CV, votre lettre de motivation, vos exemples de travaux, vos références, vos lettres de recommandation et toute autre information que vous nous fournissez dans votre candidature, telle que les photos jointes et les références ajoutées.

• Données issues d'entretiens, d'évaluations et d'autres informations de référence. Il s'agit des notes prises lors des entretiens avec vous, des évaluations ou tests effectués, des attentes et des exigences salariales.

• Données de communication. Nous collectons et conservons vos communications avec nous et toutes les informations qui nous sont fournies dans le cadre de ces communications.

• Catégories spéciales de données à caractère personnel (« données sensibles »). Si vous incluez des données sensibles dans vos communications avec nous ou dans votre CV, nous traiterons ces informations uniquement dans la mesure où cela est nécessaire et justifié, conformément au consentement que vous nous avez donné.

COMMENT NOUS RECUEILLONS VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

• Informations que vous nous fournissez. La plupart des informations que nous traitons à votre sujet proviennent de vous. Vous pouvez nous fournir directement ou indirectement des informations vous concernant de différentes manières, par exemple lorsque vous nous contactez ou par le biais de votre candidature. Vous pouvez toujours choisir de ne pas nous fournir certaines informations. Cependant, certaines données à caractère personnel sont nécessaires pour que nous puissions traiter votre candidature.

• Informations que nous collectons à votre sujet. Nous pouvons également obtenir vos données personnelles auprès de votre employeur actuel ou du site web de votre employeur et/ou par l'intermédiaire de tiers tels que LinkedIn et/ou un prestataire de services de recrutement, communément appelé « sourcing ». En outre, nos employés peuvent nous recommander un candidat potentiel. Si tel est le cas, la présente politique de confidentialité s'applique également à vous.

COMMENT VOS DONNÉES PERSONNELLES SERONT UTILISÉES ET LES FONDEMENTS JURIDIQUES DE CETTE UTILISATION

Nous traitons vos données personnelles aux fins suivantes et sur la base juridique suivante :

• Pour gérer les candidatures reçues. Vos données personnelles seront traitées afin de nous permettre de gérer et d'administrer les candidatures reçues. Ce traitement repose sur une mise en balance des intérêts, notre intérêt légitime étant de pouvoir disposer d'un processus de candidature et de sélection structuré.

• Pour le processus de recrutement et de sélection. Nous traiterons vos données personnelles pendant le processus de recrutement, y compris le recrutement externe, dans le but de déterminer si vous correspondez à nos besoins, sur la base de notre intérêt légitime à pouvoir recruter du personnel possédant les compétences requises.

• Pour communiquer avec vous. Vos coordonnées seront utilisées pour communiquer avec vous. Ce processus est nécessaire à notre intérêt légitime à communiquer efficacement avec vous dans le cadre de votre candidature et/ou du processus de recrutement.

• Pour protéger nos intérêts commerciaux légitimes et nos droits légaux. Nous enregistrerons et conserverons les informations si nous estimons que cela est nécessaire pour protéger et faire valoir nos droits légaux, nos intérêts et ceux d'autrui, par exemple dans le cadre de réclamations juridiques, de plaintes pour discrimination, de conformité, de réglementation et d'audit.

• Nous traitons vos données personnelles afin d'évaluer votre candidature et de vous contacter au sujet des postes vacants actuels et futurs.

• Vos informations peuvent être conservées après la fin du processus de recrutement, conformément à notre politique de conservation, afin que nous puissions examiner votre candidature pour de futurs postes. Une fois la période de conservation expirée, vous devrez soumettre une nouvelle candidature avec des informations mises à jour.

• Marketing de notre entreprise en tant qu'employeur. Sur la base de notre intérêt légitime à pouvoir nous présenter comme un employeur potentiel auprès de candidats pertinents, vos coordonnées seront utilisées pour vous envoyer des newsletters ou des invitations à des événements. Si vous ne souhaitez pas recevoir ce type de communications marketing, veuillez suivre les instructions de désabonnement figurant dans l'e-mail ou nous contacter directement.

• Partage de données pertinentes avec les parties impliquées dans une fusion ou une acquisition. Dans le cadre ou pour des raisons stratégiques ou commerciales, d'une fusion potentielle, d'une vente d'actifs de la société, d'un financement ou d'une acquisition de tout ou partie de notre activité, vos données personnelles peuvent être traitées, partagées ou transférées aux parties impliquées dans le processus.

• Avec votre consentement. Vos données personnelles peuvent être utilisées à d'autres fins que celles mentionnées ci-dessus si vous nous le demandez ou si vous nous donnez votre consentement. Toutes les données sensibles que vous avez fournies seront traitées sur la base de votre consentement.

COMMENT NOUS PARTAGEONS VOS DONNÉES PERSONNELLES

Parfois, nous devons partager vos informations personnelles avec d'autres personnes et entreprises de confiance. Vos informations personnelles sont partagées avec :

• Nos prestataires de services. Nous transférons ou partageons vos données personnelles avec nos prestataires de services qui nous aident dans nos opérations quotidiennes, tels que Jobylon, un prestataire de services de recrutement, ou des fournisseurs de différents types de solutions numériques.

• Les autorités et autres acteurs publics. Parfois, des obligations légales peuvent nous obliger à partager des informations vous concernant, par exemple pour répondre à des demandes légitimes des forces de l'ordre ou des autorités réglementaires.

• Les parties impliquées dans des procédures judiciaires. Dans le cadre d'une éventuelle procédure judiciaire, y compris les travaux préparatoires, vos données personnelles peuvent devoir être partagées avec des avocats ou d'autres parties impliquées.

• D'autres parties, si vous nous le demandez ou nous y autorisez.

OÙ NOUS TRAITONS VOS DONNÉES PERSONNELLES

Vos informations personnelles peuvent dans certains cas être transférées et stockées dans des destinations situées en dehors de l'UE/EEE où les lois sur la protection de la vie privée peuvent être différentes. Nous prendrons toutes les mesures nécessaires pour garantir la mise en place de garanties adéquates (telles que des clauses contractuelles types de l'UE, des mesures de sécurité supplémentaires ou une décision d'adéquation de la Commission européenne).

COMBIEN DE TEMPS CONSERVONS-NOUS VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

Nous conservons vos données à caractère personnel uniquement pendant la durée nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées. La durée dépend du type d'informations et de la raison pour laquelle nous les traitons.

• Si vous postulez à un emploi, nous conservons généralement les données collectées pendant le processus de recrutement.

• Si vous devenez un employé, nous conserverons vos données personnelles pendant la durée de votre emploi à des fins pertinentes.

• Si nous vous avons trouvé grâce à une recommandation ou à un recrutement externe, nous pouvons conserver vos données pendant une durée maximale de 24 mois.

• Si vous n'êtes pas retenu dans le processus de recrutement, nous conservons vos données personnelles conformément aux lois locales – voir l'annexe A.

• Les données nécessaires pour se défendre contre des réclamations (par exemple, en cas de discrimination) peuvent être conservées jusqu'à 24 mois après la fin du processus de recrutement.

• Les données traitées avec votre consentement seront supprimées dès que ce consentement sera retiré ou que la finalité aura expiré.

VOS DROITS

• Droit d'accès à vos données. Vous avez le droit de demander une copie des données personnelles que nous traitons, ainsi que des informations supplémentaires sur la manière dont les données ont été collectées, traitées, partagées, etc.

• La première copie peut être demandée gratuitement. Toutefois, si vous faites des demandes répétées et déraisonnables de copies, nous pourrions vous facturer des frais administratifs. Si vous faites une demande, nous avons 30 jours pour vous répondre.

• Droit d'opposition. Vous avez le droit de vous opposer au traitement fondé sur un intérêt légitime. Cela signifie que nous ne pouvons plus traiter vos données personnelles, sauf si nous pouvons démontrer des motifs légitimes et impérieux pour le traitement qui prévalent sur vos intérêts. Vous pouvez toujours nous contacter pour obtenir plus d'informations sur le test d'équilibre qui a été effectué.

• Vous avez en outre le droit inconditionnel de vous opposer au traitement de vos données personnelles à des fins de marketing direct, et nous nous conformerons à cette demande.

• Droit de transférer vos données. Vous avez le droit de transférer les données personnelles que vous nous avez fournies à un autre responsable du traitement sous certaines conditions.

• Droit de rectification. Vous avez le droit de corriger les informations inexactes ou incomplètes vous concernant. Toute demande de rectification de vos données personnelles sera également transférée et traitée par tout sous-traitant avec lequel vos données personnelles ont été partagées.

• Droit à l'effacement (« droit à l'oubli »). Vous avez le droit de demander que nous supprimions les données personnelles vous concernant, par exemple si ces données ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées, ou s'il n'existe aucune base légale pour leur traitement.

• Droit à la limitation. Vous avez le droit de demander que le traitement de vos données personnelles soit limité jusqu'à ce que les informations inexactes ou incomplètes vous concernant aient été corrigées, ou jusqu'à ce que votre objection ait été traitée.

• Droit de retirer votre consentement. Vous pouvez à tout moment retirer le consentement que vous nous avez donné. Veuillez toutefois noter que cela n'aura aucune incidence sur les traitements déjà effectués.

• Droit de réclamation. Vous avez le droit de déposer une réclamation auprès de notre autorité de contrôle principale ou de l'autorité de contrôle du pays dans lequel vous vivez ou travaillez, si vous estimez que nous n'avons pas respecté nos obligations concernant vos données personnelles.

Veuillez noter que si vous demandez une limitation ou une suppression, cela pourrait affecter notre capacité à traiter votre candidature ou à vous prendre en considération pour un emploi. De plus, des droits ou obligations légaux peuvent nous empêcher de divulguer ou de transférer tout ou partie de vos informations, ou de les supprimer immédiatement.

Enfin, vous avez le droit de déposer une plainte auprès d'une autorité de protection des données. Pour plus d'informations sur l'autorité de contrôle compétente, veuillez consulter l'annexe A. Si celle-ci n'est pas également votre autorité locale de protection des données, vous pouvez contacter votre autorité locale de protection des données qui vous conseillera sur la meilleure façon de procéder.

NOTIFICATION ET GESTION DES VIOLATIONS DE DONNÉES

Chez Lindab, nous prenons très au sérieux la protection des données personnelles des candidats. Dans le cas improbable d'une violation des données personnelles impliquant des informations liées au recrutement, Lindab agira sans délai pour évaluer le risque et, si nécessaire, informera l'autorité de contrôle compétente conformément aux lois applicables en matière de protection des données. Si la violation est susceptible d'entraîner un risque élevé pour les droits et libertés des personnes concernées, nous en informerons également directement les candidats concernés.

Tous les incidents sont gérés selon nos procédures établies de gestion des incidents liés à la cybersécurité et à la confidentialité, qui comprennent la notification rapide, le confinement, la documentation et l'examen post-incident.

Si vous souhaitez contacter le responsable de la confidentialité du groupe Lindab, vous pouvez écrire à l'adresse suivante : gdpr@lindab.com

Périodes de conservation et autorités locales

Suède 12 mois