Default privacy principles for candidates

This privacy policy describes how Lindab International AB, Business ID 556606-5446, including Subsidiaries (“we”, “us”) collects and processes personal data about job applicants (“Candidates”, “you”) through the service Jobylon (“Jobylon”) provided by Jobylon AB, including your rights regarding your personal data and how to enforce them.

If you apply for a job, get recommended for a position, get in touch with the Employer or the Employer otherwise processes your data through Jobylon, the Employer is the data controller as defined in the GDPR. Jobylon AB will only process your personal data as a data processor, meaning that it is the Employer and not Jobylon AB who determines how and why your data is processed.

This privacy policy may be updated periodically. You will be informed of any significant changes at our website, but we also recommend that you review this privacy policy from time to time to ensure you are aware of any amendments.

Please do not hesitate to reach out to the Employer if you have any questions or comments regarding your personal data or this privacy policy:

Email: gdpr@lindab.com
Telephone: +46 431 850 00
Post: Stålhögavägen 115, SE-269 92 Båstad

We process the following categories of personal data about you:

• Contact details. Your name, email address, telephone number and postal code.
• CV and other information included in the application. We will process your CV, cover letter, work samples, references, letters of recommendation and other information you provide us with in your application, such as attached pictures and added references.
• Data from interviews, assessments and other reference information. This means notes from interviews with you, assessments or tests made, expectations and salary requirements.
• Communications data. We will collect and store your communication with us and any information provided to us in such communication.
• Special categories of personal data (“sensitive data”). If sensitive data is included by you in your communication with us or in your resume, we will process such information only to the extent necessary and justified in accordance with the consent you have provided us.

• Information you give to us. Most of the information we process about you is received from you. You may directly or indirectly give us information about yourself in different ways, for example when you contact us or through your application. You can always choose not to provide us with certain information. However, some personal data is necessary for us to process your application.
• Information we collect about you. We may also obtain your personal data from your current employer or the website of your employer and/or through third parties such as LinkedIn and/or a recruitment service provider, commonly known as “sourced recruiting”. Furthermore, our employees can give us a recommendation about a potential candidate. If this is applicable in your case, this privacy policy also applies to you.

We process your personal data for the following purposes and base it on the following legal basis:

• To administer incoming applications. Your personal data will be processed for us to administer and manage incoming applications. This process is based on a balancing of interests, where our legitimate interest is being able to have a structured application and selection process.
• For the recruitment and selection process. We will process your personal data during the recruitment process, including sourced recruitment, for the purpose of finding and determining whether you are a good fit for us, based on our legitimate interest in being able to recruit personnel with the relevant competence for us.
• To communicate with you. Your contact details will be used to communicate with you. This process is necessary for our legitimate interest in effective communication with you in connection with your application and/or the recruitment process.
• To protect our legitimate business interests and legal rights. We will save and store information if we believe it is necessary to protect and enforce our legal rights, interests and the interests of others, for example in connection with legal claims, discrimination claims, compliance, regulatory and audit functions.
• We process your personal data in order to assess your application and contact you regarding current and future job openings. Your information may be stored after the recruitment process has ended in accordance with our retention policy, so that we can consider your application for future positions. Once the retention period has expired, you will need to submit a new application with updated information.
• Marketing of us as an employer. Based on our legitimate interest in being able to market ourselves as a potential employer to relevant candidates, your contact information will be used to send you newsletters or event invitations. If you do not wish to receive this kind of marketing, please use the unsubscribe instructions in the email or contact us directly.
• Sharing relevant data with parties involved in a merger or acquisition. In connection with, or due to strategical or business-oriented reasons, a potential merger, sale of company assets, financing, or acquisition of all or a portion of our business, your personal data may be processed, shared or transferred to parties involved in the process.
• With your consent. Your personal data may be used for other purposes than stated above if you ask us to or give us your consent. Any sensitive data you have provided will be processed based on your consent.

Sometimes, we need to share your personal information with other trusted individuals and companies. Your personal information is shared with:

• Our service providers. We transfer to or share your personal data with our service providers who help us in our daily operations, such as Jobylon, a recruitment service provider or suppliers of different types of digital solutions.
• Authorities and other public actors. Sometimes legal obligations may require us to share information about you, for example to respond to lawful requests from law enforcement agencies or regulatory authorities.
• Parties involved in legal proceedings. In connection with a potential legal proceeding, including preparatory work, your personal data may have to be shared with lawyers or other involved parties.
• Other parties, if you request us to or permit us to.

Your personal information may in some cases be transferred to and stored at destinations outside the EU/EEA where privacy laws may not be the same. We will take all necessary steps to ensure adequate safeguards (such as EU standard contractual clauses, supplementary safety measures, or an adequacy decision by the EU Commission) are in place.

We keep your personal data only as long as necessary to fulfil the purposes for which it was collected. Duration depends on the type of information and why we process it.

• If you apply for a job, we generally keep data collected during the recruitment process.
• If you become an employee, we will keep your personal data during your employment for relevant purposes.
• If we have found you through a recommendation or sourced recruiting, we may keep your data for up to 24 months.
• If you do not succeed in the recruitment process, we retain your personal data in accordance with local laws – see Appendix A.
• Data needed to defend against claims (e.g., discrimination) may be stored up to 24 months after the recruitment process ends.
• Data processed with your consent will be deleted once consent is withdrawn or the purpose expires.

• Right to access your data. You have the right to request a transcript of personal data processed by us, and additional information on how the data has been collected, processed, shared, etc. The first transcript may be requested free of charge. However, if you make repeated and unreasonable requests for copies, we might charge you with an administrative fee. If you make a request, we have 30 days to respond to you.
• Right to object. You have the right to object to processing based on legitimate interest. This means that we may no longer process personal data unless we can demonstrate compelling legitimate grounds for the processing which override your interests. You can always contact us for more information on the balance test that has been done.
  You furthermore have an unconditional right to object to your personal data being processed for direct marketing purposes, and we will adhere to such a request.
• Right to transfer your data. You have the right to transfer the personal data you have provided us to another controller under certain conditions.
• Right to rectification. You have the right to correct inaccurate or incomplete information about yourself. Any request to rectify your personal data will also be transferred and actioned by any processor with whom your personal data has been shared.
• Right to erasure (“right to be forgotten”). You have the right to request that we delete personal data about you, for example if the data is no longer necessary in relation to the purposes for which it was collected or otherwise processed, or if there is no legal basis for processing the data.
• Right to restriction. You are entitled to request that the processing of your personal data should be limited until inaccurate or incomplete information about you has been corrected, or until an objection from you has been handled.
• Right to withdraw your consent. You may at any time withdraw any consent you have given us. However, please note that it will not affect any processing that has already taken place.
• Right to complain. You have the right to lodge a complaint with our lead supervisory authority or the supervisory authority in the country you live or work in, if you believe that we have not complied with our obligations regarding your personal data.

Please note that if you request restriction or erasure, it might affect our ability to process your application or consider you for a job. Moreover, legal rights or obligations may prevent us from disclosing or transferring all or part of your information, or from immediately deleting your information.

Finally, you have the right to complain to a data protection authority. For information on the relevant supervisory authority, please see Appendix A. If this isn’t also your local data protection authority, you can contact your local data protection authority who will advise you on how best to proceed.

At Lindab, we take the protection of candidate personal data seriously. In the unlikely event of a personal data breach involving recruitment-related information, Lindab will act without undue delay to assess the risk and, where necessary, notify the relevant supervisory authority in accordance with applicable data protection laws. If the breach is likely to result in a high risk to the rights and freedoms of affected individuals, we will also inform the impacted candidates directly.

All incidents are managed through our established cyber security and privacy incident management procedures, which include prompt reporting, containment, documentation, and post-incident review.

If you want to reach out to Lindab Group Privacy Manager, you can contact: gdpr@lindab.com

Denna integritetspolicy beskriver hur Lindab International AB, organisationsnummer 556606-5446, inklusive dotterbolag (”vi”, ”oss”) samlar in och behandlar personuppgifter om jobbsökande (”kandidater”, ”du”) genom tjänsten Jobylon (”Jobylon”) som tillhandahålls av Jobylon AB, inklusive dina rättigheter avseende dina personuppgifter och hur du kan utöva dem.

Om du söker ett jobb, rekommenderas för en tjänst, kommer i kontakt med arbetsgivaren eller om arbetsgivaren på annat sätt behandlar dina uppgifter via Jobylon, är arbetsgivaren personuppgiftsansvarig enligt definitionen i GDPR. Jobylon AB behandlar endast dina personuppgifter som personuppgiftsbiträde, vilket innebär att det är arbetsgivaren och inte Jobylon AB som avgör hur och varför dina uppgifter behandlas.

Denna integritetspolicy kan uppdateras regelbundet. Du kommer att informeras om alla väsentliga ändringar på vår webbplats, men vi rekommenderar också att du läser igenom denna integritetspolicy då och då för att säkerställa att du är medveten om eventuella ändringar.

Tveka inte att kontakta arbetsgivaren om du har frågor eller kommentarer angående dina personuppgifter eller denna integritetspolicy:

E-post: gdpr@lindab.com

Telefon: +46 431 850 00

Postadress: Stålhögavägen 115, SE-269 92 Båstad

PERSONUPPGIFTER SOM ARBETSGIVAREN BEHANDLAR

Vi behandlar följande kategorier av personuppgifter om dig:

• Kontaktuppgifter. Ditt namn, e-postadress, telefonnummer och postnummer.
• CV ochannan information som ingår i ansökan. Vi behandlar ditt CV, personliga brev, arbetsprover, referenser, rekommendationsbrev och annan information som du lämnar till oss i din ansökan, såsom bifogade bilder och referenser.
• Uppgifter från intervjuer, bedömningar och annan referensinformation. Detta innebär anteckningar från intervjuer med dig, gjorda bedömningar eller tester, förväntningar och lönekrav.
• Kommunikationsuppgifter. Vi samlar in och lagrar din kommunikation med oss och all information som du lämnar till oss i sådan kommunikation.
• Särskilda kategorier av personuppgifter (”känsliga uppgifter”). Om du inkluderar känsliga uppgifter i din kommunikation med oss eller i ditt CV behandlar vi sådan information endast i den utsträckning som är nödvändig och motiverad i enlighet med det samtycke du har gett oss.

HUR VI SAMLAR IN DINA PERSONUPPGIFTER

Information som du lämnar till oss. Merparten av den information vi behandlar om dig får vi från dig. Du kan direkt eller indirekt lämna information om dig själv till oss på olika sätt, till exempel när du kontaktar oss eller genom din ansökan. Du kan alltid välja att inte lämna viss information till oss. Vissa personuppgifter är dock nödvändiga för att vi ska kunna behandla din ansökan.

Information som vi samlar in om dig. Vi kan också erhålla dina personuppgifter från din nuvarande arbetsgivare eller din arbetsgivares webbplats och/eller genom tredje part, såsom LinkedIn och/eller en rekryteringstjänstleverantör, vanligtvis kallat ”sourced recruiting”. Dessutom kan våra anställda ge oss en

rekommendation om en potentiell kandidat. Om detta är tillämpligt i ditt fall gäller denna integritetspolicy även för dig.

HUR DINA PERSONUPPGIFTER KOMMER ATT ANVÄNDAS OCH DE RÄTTSLIGA GRUNDERNA FÖR DETTA

Vi behandlar dina personuppgifter för följande ändamål och baserat på följande rättsliga grunder:

• För att administrera inkommande ansökningar. Dina personuppgifter kommer att behandlas för att vi ska kunna administrera och hantera inkommande ansökningar. Denna process baseras på en intresseavvägning, där vårt berättigade intresse är att kunna ha en strukturerad ansöknings- och urvalsprocess.
• För rekryterings- och urvalsprocessen. Vi kommer att behandla dina personuppgifter under rekryteringsprocessen, inklusive rekrytering via rekryteringsföretag, i syfte att hitta och avgöra om du passar för oss, baserat på vårt berättigade intresse av att kunna rekrytera personal med relevant kompetens för oss.
• För att kommunicera med dig. Dina kontaktuppgifter kommer att användas för att kommunicera med dig. Denna process är nödvändig för vårt berättigade intresse av effektiv kommunikation med dig i samband med din ansökan och/eller rekryteringsprocessen.
• För att skydda våra legitima affärsintressen och lagliga rättigheter. Vi kommer att spara och lagra information om vi anser att det är nödvändigt för att skydda och genomdriva våra lagliga rättigheter, intressen och andras intressen, till exempel i samband med rättsliga anspråk, diskrimineringsanspråk, efterlevnad, reglerings- och revisionsfunktioner. Denna process baseras på en intresseavvägning, där ett av våra legitima intressen är att försvara och genomdriva rättsliga anspråk.
• För att kunna överväga dig och din ansökan och kontakta dig för framtida lediga tjänster. Vi behandlar dina personuppgifter för att kunna bedöma din ansökan och kontakta dig gällande aktuella och framtida tjänster. Dina uppgifter kan komma att lagras efter rekryteringsprocessen har avslutats i enlighet med vår gallringspolicy, så att vi kan beakta din ansökan för framtida tjänster. När lagringsperioden har löpt ut behöver du skicka in en ny ansökan med uppdaterad information. 
• Marknadsföring av oss som arbetsgivare. Baserat på vårt legitima intresse av att kunna marknadsföra oss som en potentiell arbetsgivare för relevanta kandidater kommer dina kontaktuppgifter att användas för att skicka nyhetsbrev om till exempel hur det är att arbeta hos oss eller för att skicka inbjudningar till evenemang.

Om du inte vill få denna typ av marknadsföring, följ instruktionerna i det e-postmeddelande du har fått från oss eller kontakta oss direkt.

• Delning av relevanta uppgifter med parter som är involverade i en fusion eller förvärv. I samband med, på grund av strategiska eller affärsmässiga skäl, en potentiell fusion, försäljning av företagstillgångar, finansiering eller förvärv av hela eller delar av vår verksamhet till ett annat företag, kan de personuppgifter vi lagrar

om dig behandlas, delas eller överförs till parter som är involverade i processen. Denna process baseras på vårt berättigade intresse av att kunna erbjuda samma servicenivå efter fusionen och förvärvet

• Med ditt samtycke. Dina personuppgifter kan användas för andra ändamål än de som anges ovan om du ber oss om det eller ger oss ditt samtycke. Alla känsliga uppgifter som du har lämnat till oss kommer att behandlas baserat på ditt samtycke.

HUR VI DELAR DINA PERSONUPPGIFTER

Ibland behöver vi dela dina personuppgifter med andra betrodda personer och företag. Dina personuppgifter delas med:

• Våra tjänsteleverantörer. Vi överför eller delar dina personuppgifter med våra tjänsteleverantörer som hjälper oss i vår dagliga verksamhet som kräver behandling av personuppgifter, såsom Jobylon, en rekryteringstjänstleverantör eller leverantörer av olika typer av digitala lösningar.
• För Jobylons underleverantörer, klicka här.
• Myndigheter och andra offentliga aktörer. Ibland kan lagliga skyldigheter kräva att vi delar information om dig, till exempel för att svara på lagliga förfrågningar från brottsbekämpande myndigheter, tillsynsmyndigheter och andra offentliga och statliga myndigheter. Vi kan också lämna ut information om det behövs för att upptäcka och förebygga bedrägerier.
• Parter som är inblandade i rättsliga förfaranden. I samband med ett eventuellt rättsligt förfarande, inklusive i det förberedande arbetet för att vi ska kunna försvara oss mot eller verkställa eventuella rättsliga anspråk, kan dina personuppgifter behöva delas med parter som är inblandade i förfarandet, till exempel advokater.
• Andra parter, om du begär det eller tillåter det.

VAR VI BEHANDLAR DINA PERSONUPPGIFTER

Dina personuppgifter kan i vissa fall överföras till och lagras på destinationer utanför EU/EES där sekretesslagarna kan skilja sig från och i vissa fall vara mindre skyddande än sekretesslagarna i EU/EES för de valda underleverantörerna nedan, men inte för Lindabs behandling i övrigt. Vi kommer dock att vidta alla nödvändiga åtgärder för att säkerställa att adekvata skyddsåtgärder (såsom EU:s standardavtalsklausuler inklusive kompletterande säkerhetsåtgärder eller ett beslut om adekvat skyddsnivå från EU-kommissionen, vilket är fallet för underleverantörer i USA, som visas i länken nedan) finns på plats för att skydda dina personuppgifter och se till att de behandlas säkert och i enlighet med GDPR. Kontakta oss för mer information om skyddsåtgärderna i ett specifikt fall.För underleverantörer till Jobylon, klicka här.

Du kan kontakta oss för mer information om tillämpliga länder och skyddsåtgärder i specifika fall.

HUR LÄNGE VI SPARAR DINA PERSONUPPGIFTER

Vi sparar dina personuppgifter endast så länge som det är nödvändigt för att uppfylla de syften för vilka de samlades in. Hur länge beror på typen av information och varför vi behandlar den. Vi granskar regelbundet vårt behov av att spara data, med hänsyn till tillämplig lagstiftning.

Om du söker ett jobb behåller vi i allmänhet de uppgifter som samlats in under rekryteringsprocessen och om du blir anställd behåller vi dina personuppgifter under din anställning (för andra ändamål än de som anges ovan, vilket du kommer att informeras om).

Om vi har hittat dig genom en rekommendation sparar vi dina personuppgifter i upp till 24 månader från den dag då dina uppgifter lämnades in, eller om vi har hittat dig genom rekrytering, i upp till 24 månader från den dag då dina uppgifter laddades upp.

Om du inte lyckas i rekryteringsprocessen sparar vi dina personuppgifter i enlighet med lokala lagar och förordningar om lagringstider – se bilaga A*.

Vi sparar dessutom de personuppgifter som är nödvändiga för att vi ska kunna försvara oss mot anspråk från dig. Till exempel lagrar vi relevanta uppgifter för diskrimineringsanspråk i upp till 24 månader från den dag då rekryteringsprocessen avslutades.

Personuppgifter som behandlas på grundval av ditt samtycke kommer att raderas när ditt samtycke dras tillbaka eller när det syfte för vilket ditt samtycke gavs upphör att gälla.

DINA RÄTTIGHETER

• Rätt att få tillgång till dina uppgifter. Du har rätt att begära en kopia av de personuppgifter som vi behandlar och ytterligare information om hur uppgifterna har samlats in, behandlats, delats osv. Den första kopian kan begäras utan kostnad, men om du gör upprepade och orimliga begäranden om kopior kan vi ta ut en administrativ avgift. Om du gör en begäran har vi 30 dagar på oss att svara dig.
• Rätt att invända. Du har rätt att invända mot behandling baserad på berättigat intresse. Detta innebär att vi inte längre får behandla personuppgifter om vi inte kan visa att det finns tvingande berättigade skäl för behandlingen som väger tyngre än dina intressen. Du kan alltid kontakta oss för mer information om den avvägning som har gjorts. Du har dessutom en ovillkorlig rätt att invända mot att dina personuppgifter behandlas för direktmarknadsföringsändamål, och vi kommer att följa en sådan begäran.
• Rätt att överföra dina uppgifter. Du har rätt att överföra de personuppgifter du har lämnat till oss till en annan personuppgiftsansvarig under vissa förutsättningar.
• Rätt till rättelse. Du har rätt att korrigera felaktiga eller ofullständiga uppgifter om dig själv. Alla begäranden om rättelse av dina personuppgifter kommer också att överföras och behandlas av alla personuppgiftsbiträden som dina personuppgifter har delats med.
• Rätt till radering (”rätten att bli bortglömd”). Du har rätt att begära att vi raderar personuppgifter om dig, till exempel om uppgifterna inte längre är nödvändiga för de ändamål för vilka de samlades in eller på annat sätt behandlades, eller om det inte finns någon rättslig grund för att behandla uppgifterna.
• Rätt till begränsning. Du har rätt att begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas tills felaktiga eller ofullständiga uppgifter om dig har rättats, eller tills en invändning från dig har hanterats.
• Rätt att återkalla ditt samtycke. Du kan när som helst återkalla ditt samtycke till oss. Observera dock att detta inte påverkar behandling som redan har skett.
• Rätt att klaga. Du har rätt att lämna in ett klagomål till vår ledande tillsynsmyndighet eller tillsynsmyndigheten i det land där du bor eller arbetar, om du anser att vi inte har uppfyllt våra skyldigheter avseende dina personuppgifter.

Observera att om du begär begränsning eller radering kan det påverka vår förmåga att behandla din ansökan eller överväga dig för ett jobb. Dessutom kan lagliga rättigheter eller skyldigheter hindra oss från att lämna ut eller överföra hela eller delar av din information, eller från att omedelbart radera din information.

Slutligen har du rätt att klaga till en dataskyddsmyndighet. För information om relevant tillsynsmyndighet, se bilaga A.

Om detta inte också är din lokala dataskyddsmyndighet kan du kontakta din lokala dataskyddsmyndighet som kommer att ge dig råd om hur du bäst ska gå vidare. I vissa fall, till exempel inom EES, Anmälan och hantering av dataintrång

På Lindab tar vi skyddet av kandidaters personuppgifter på stort allvar. I det osannolika fallet att ett personuppgiftsincident inträffar som rör rekryteringsrelaterad information, kommer Lindab att agera utan onödigt dröjsmål för att bedöma risken och, vid behov, underrätta den relevanta tillsynsmyndigheten i enlighet med tillämpliga dataskyddslagar. Om incidenten sannolikt kommer att medföra en hög risk för de berörda personernas rättigheter och friheter, kommer vi också att informera de berörda kandidaterna direkt. Alla incidenter hanteras genom våra etablerade rutiner för hantering av cybersäkerhets- och integritetsincidenter, som omfattar snabb rapportering, begränsning, dokumentation och granskning efter incidenten.

Om du vill kontakta Lindab Groups integritetsansvarige kan du vända dig till: gdpr@lindab.com

Lagringstider och lokala tillstånd