PrivacyverklaringPrivacy voor sollicitanten (gebruik van Jobylon)Wanneer u bij SAG solliciteert, verwerken wij persoonsgegevens van u. SAG is de verwerkingsverantwoordelijke voor deze gegevens. Voor de administratie en afhandeling van ons recruitmentproces maken wij gebruik van het online sollicitatiesysteem Jobylon. Jobylon treedt hierbij op als verwerker en verwerkt uw gegevens uitsluitend in onze opdracht en onder strikte beveiligingsvoorwaarden.
Welke persoonsgegevens verwerken wij?Tijdens het sollicitatieproces kunnen wij de volgende categorieën persoonsgegevens van u verzamelen en verwerken:
- Contactgegevens: Uw naam, e-mailadres, telefoonnummer en adres.
- Sollicitatiegegevens: Uw CV, motivatiebrief, werkvoorbeelden, referenties, aanbevelingsbrieven en overige informatie die u in uw sollicitatie deelt.
- Informatie uit interviews en beoordelingen: Notities van sollicitatiegesprekken, testresultaten, verwachtingen en salarisindicaties.
- Communicatiegeschiedenis: Onze onderlinge correspondentie.
Doel en grondslag voor de verwerking
Wij verwerken uw gegevens om inkomende sollicitaties te beheren, uw geschiktheid voor de functie te beoordelen en effectief met u te communiceren tijdens het proces. Deze verwerking baseren wij op ons gerechtvaardigd belang om gekwalificeerd personeel te werven en een gestructureerd sollicitatieproces te voeren.
Bewaartermijnen en anonimisering van uw gegevensOm uw privacy te waarborgen, hanteren wij strikte, geautomatiseerde regels voor het bewaren en anonimiseren van uw persoonsgegevens.
Als u bij ons solliciteert, vragen wij u akkoord te gaan met onze privacy policy. Bij acceptatie hiervan wordt er automatisch een AVG-vervaldatum ingesteld van 12 maanden. Vanaf dat moment geldt de volgende
werkwijze:
- Eindfase in het eerste jaar: Als u binnen dit eerste jaar wordt verplaatst naar een eindfase in het sollicitatieproces (bijvoorbeeld omdat u bent afgewezen, u zich heeft teruggetrokken, of u bent aangenomen), dan worden uw kandidaatgegevens na 28 dagen geanonimiseerd.
- Verzoek tot verlenging (opt-in): Als u zich tegen het einde van dit jaar nog in een andere fase bevindt (u bent bijvoorbeeld nog in procedure), dan ontvangt u 14 dagen voor de vervaldatum een e-mail (opt-in) met de vraag of u akkoord bent dat wij uw gegevens langer bewaren.
- Verlenging: Als u akkoord geeft op deze opt-in, wordt de AVG-vervaldatum met 12 maanden verlengd.
- Eindfase in het tweede jaar: Als u gedurende dit tweede jaar wordt verplaatst naar een eindfase (afgewezen, teruggetrokken of aangenomen), worden uw kandidaatgegevens na 28 dagen geanonimiseerd.
- Geen akkoord of geen reactie: Als u géén toestemming geeft of niet binnen 7 dagen reageert op de opt-in e-mail, dan verloopt uw AVG-toestemming. Uw kandidaatgegevens worden in dat geval 7 dagen na de vervaldatum geanonimiseerd.
- Maximale bewaartermijn: Als de toestemming na maximaal 2 jaar definitief verloopt, dan worden uw kandidaatgegevens 7 dagen na de vervaldatum geanonimiseerd.
Hoe delen en beveiligen we uw gegevens?Uw gegevens worden verwerkt en opgeslagen in het Jobylon-platform. Jobylon bewaart uw gegevens versleuteld op beveiligde servers in de Europese Unie. We delen uw gegevens intern alleen met medewerkers die betrokken zijn bij de wervingsprocedure. Buiten SAG delen we gegevens enkel met Jobylon en hun subverwerkers die wij inschakelen voor onze wervingsactiviteiten.
Uw rechten als sollicitantNet als onze patiënten heeft u als sollicitant het recht om te weten welke gegevens wij van u verwerken en het recht op inzage, correctie, overdraagbaarheid, beperking en verwijdering van uw gegevens. Daarnaast kunt u altijd een eerder gegeven toestemming intrekken of bezwaar maken tegen de verwerking. Via het Jobylon-platform kunnen wij bepaalde verzoeken direct voor u afhandelen.
Wilt u gebruik maken van uw rechten of heeft u een klacht, neem dan contact op met de Functionaris Gegevensbescherming van SAG via fg@sag-amsterdam.nl.
