PRIVACYVERKLARING
Deze privacyverklaring beschrijft hoe VORM Holding (hierna: “VORM” of “wij”) persoonsgegevens van sollicitanten (hierna: “Kandidaten” of “u”) verzamelt en verwerkt via de dienst Jobylon (hierna: “Jobylon”), die wordt aangeboden door Jobylon AB. Daarnaast beschrijft deze privacyverklaring uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens en hoe u deze kunt uitoefenen.
Indien u solliciteert op een functie, wordt voorgedragen voor een positie, contact opneemt met VORM of wij uw gegevens op een andere wijze via Jobylon verwerken, is VORM de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: “AVG”). Jobylon AB verwerkt uw persoonsgegevens uitsluitend als verwerker.
Deze privacyverklaring kan periodiek worden bijgewerkt. U wordt geïnformeerd over belangrijke wijzigingen, maar wij raden u ook aan deze privacyverklaring regelmatig te raadplegen om op de hoogte te blijven van eventuele aanpassingen.
Indien u vragen of opmerkingen heeft over uw persoonsgegevens of deze privacyverklaring, kunt u contact opnemen met VORM via:
E-mail:post@vorm.nl
Telefoon:010 – 6421300
Post: Postbus 16, 3350 AA, Papendrecht
PERSOONSGEGEVENS DIE WIJ VERWERKEN
Wij verwerken de volgende categorieën persoonsgegevens van Kandidaten:
-Contactgegevens: Uw naam, e-mailadres, telefoonnummer en postcode.
-Cv en overige informatie die u verstrekt in het kader van uw sollicitatie: Wij verwerken uw cv, motivatiebrief, referenties en overige informatie die u ons verstrekt in het kader van uw sollicitatie.
-Gegevens uit sollicitatiegesprekken, assessments en overige relevante informatie: Dit omvat aantekeningen van sollicitatiegesprekken, resultaten van assessments of tests, verwachtingen en salarisindicaties.
-Communicatiegegevens: Wij verzamelen en bewaren uw communicatie met ons en de informatie die u daarin aan ons verstrekt.
-Bijzondere categorieën van persoonsgegevens: Indien u in de door u verstrekte documenten of in uw communicatie met ons bijzondere categorieën van persoonsgegevens opneemt, verwerken wij deze uitsluitend voor zover dit noodzakelijk en gerechtvaardigd is, en in overeenstemming met de door u gegeven toestemming.
HOE WIJ UW PERSOONSGEGEVENS VERZAMELEN
-Informatie die u ons verstrekt: Het merendeel van de persoonsgegevens die wij verwerken, ontvangen wij van u. U kunt ons direct of indirect informatie over uzelf verstrekken, bijvoorbeeld wanneer u contact met ons opneemt of via uw sollicitatie. U kunt er altijd voor kiezen om bepaalde informatie niet te verstrekken. Sommige persoonsgegevens zijn echter noodzakelijk om uw sollicitatie te kunnen verwerken.
-Informatie die wij over u verkrijgen: Wij kunnen uw persoonsgegevens ook verkrijgen via uw huidige werkgever of de website van uw werkgever of via derden, zoals LinkedIn of een recruitmentdienstverlener. Daarnaast kunnen onze medewerkers ons een kandidaat aanbevelen.
DOELEINDEN EN RECHTSGRONDSLAGEN VAN DE VERWERKING
Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden en op basis van de daarbij behorende rechtsgrondslagen:
-Beheer van binnenkomende sollicitaties: Uw persoonsgegevens worden verwerkt om binnenkomende sollicitaties te kunnen beheren en administreren. Deze verwerking is gebaseerd op een belangenafweging, waarbij ons gerechtvaardigd belang is gelegen in het kunnen voeren van een gestructureerd sollicitatie- en selectieproces.
-Recruitment- en selectieproces: Wij verwerken uw persoonsgegevens gedurende het recruitmentproces om te beoordelen of u geschikt bent voor een functie binnen VORM. Deze verwerking is gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang om personeel te kunnen werven met voor ons relevante competenties.
-Communicatie met u: Uw contactgegevens worden gebruikt om met u te communiceren. Deze verwerking is noodzakelijk in het kader van ons gerechtvaardigd belang bij een effectieve communicatie met u in verband met uw sollicitatie of het recruitmentproces.
-Bescherming van onze gerechtvaardigde bedrijfsbelangen en wettelijke rechten: Wij bewaren en verwerken persoonsgegevens indien wij van mening zijn dat dit noodzakelijk is om onze rechten, belangen en die van anderen te beschermen en te handhaven, bijvoorbeeld in verband met (mogelijke) juridische claims, discriminatieclaims en compliance- en auditdoeleinden. Deze verwerking is gebaseerd op een belangenafweging, waarbij een gerechtvaardigd belang is gelegen in het kunnen instellen, uitoefenen of onderbouwen van rechtsvorderingen.
-Toekomstige vacatures: Indien u ons daarvoor toestemming heeft gegeven, bewaren wij uw persoonsgegevens na afloop van het recruitmentproces om u te kunnen benaderen voor toekomstige vacatures.
-Marketing als werkgever: Op basis van ons gerechtvaardigd belang om ons als werkgever te kunnen profileren richting relevante kandidaten, kunnen uw contactgegevens worden gebruikt om u nieuwsbrieven te sturen, bijvoorbeeld over hoe het is om bij ons te werken, of om u uit te nodigen voor evenementen. Indien u dergelijke berichten niet wenst te ontvangen, kunt u gebruikmaken van de instructies in de betreffende e-mail of rechtstreeks contact met ons opnemen.
-Beheer van evenementen: Indien u een van onze evenementen bijwoont, verwerken wij de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn om dat evenement te organiseren en te faciliteren. Het gaat hierbij doorgaans om uw contactgegevens, de organisatie waarvoor u werkzaam bent en, indien van toepassing, voedselvoorkeuren. Deze verwerking is gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang om het evenement te kunnen plannen en uitvoeren. Indien u informatie over allergieën verstrekt, verwerken wij deze op basis van uw toestemming.
-Fusies of overnames: In verband met een mogelijke fusie, verkoop van activa, financiering of overname van (een deel van) onze onderneming, kunnen de persoonsgegevens die wij over u bewaren worden verwerkt, gedeeld of overgedragen aan betrokken partijen. Deze verwerking is gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang om onze onderneming te kunnen ontwikkelen.
-Met uw toestemming: Uw persoonsgegevens kunnen voor andere doeleinden worden gebruikt indien u ons daarom verzoekt of daarvoor toestemming geeft. Eventuele bijzondere categorieën van persoonsgegevens worden in dat geval uitsluitend verwerkt op basis van uw toestemming.
HOE WIJ UW PERSOONSGEGEVENS DELEN
In sommige gevallen delen wij uw persoonsgegevens met andere vertrouwde partijen. Uw persoonsgegevens kunnen worden gedeeld met:
-Consultants: Indien van toepassing worden uw persoonsgegevens gedeeld met onze consultants. Wij beperken de toegang tot die consultants voor wie dit noodzakelijk is voor de uitvoering van hun werkzaamheden, bijvoorbeeld voor het verlenen van recruitmentdiensten aan ons.
-Dienstverleners: Wij kunnen uw persoonsgegevens delen met dienstverleners die ons ondersteunen bij onze dagelijkse werkzaamheden waarvoor verwerking van persoonsgegevens noodzakelijk is, zoals Jobylon AB, recruitmentdienstverleners en andere leveranciers.
-Autoriteiten en andere publieke partijen: Wij kunnen verplicht zijn om persoonsgegevens te delen op grond van wet- en regelgeving, bijvoorbeeld in reactie op rechtmatige verzoeken van opsporingsinstanties, toezichthouders of andere overheidsinstanties. Daarnaast kunnen wij persoonsgegevens verstrekken indien dit noodzakelijk is om fraude te voorkomen of te detecteren.
-Partijen betrokken bij juridische procedures: In het kader van (mogelijke) juridische procedures, waaronder de voorbereiding daarvan, kunnen wij uw persoonsgegevens delen met betrokken partijen, zoals advocaten, voor zover dit noodzakelijk is om onze rechten te beschermen of te handhaven.
-Partijen betrokken bij een fusie of overname: Uw persoonsgegevens kunnen worden gedeeld of overgedragen in verband met een fusie, verkoop van activa, financiering of overname van (een deel van) onze onderneming.
-Andere partijen: Indien u ons daarom verzoekt of ons dit toestaat.
WAAR WIJ UW PERSOONSGEGEVENS VERWERKEN
Uw persoonsgegevens worden verwerkt en opgeslagen binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Op deze wijze waarborgen wij dat uw persoonsgegevens veilig en in overeenstemming met de AVG worden verwerkt.
HOE LANG WIJ UW PERSOONSGEGEVENS BEWAREN
Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor deze zijn verzameld. De bewaartermijn is afhankelijk van het type persoonsgegevens en het doel van de verwerking. Wij beoordelen regelmatig of het nog noodzakelijk is om gegevens te bewaren, rekening houdend met toepasselijke wet- en regelgeving.
Indien u solliciteert op een functie, bewaren wij uw persoonsgegevens in beginsel gedurende het recruitmentproces en, indien u in dienst treedt, gedurende uw dienstverband.
Indien u door ons bent benaderd of aanbevolen, bewaren wij uw persoonsgegevens tot maximaal 12 maanden vanaf het moment waarop uw gegevens zijn verstrekt. Indien wij uw gegevens hebben verkregen via actieve werving (sourcing), bewaren wij deze eveneens tot maximaal 12 maanden vanaf het moment van vastlegging.
Indien het recruitmentproces niet leidt tot een dienstbetrekking en u ons toestemming heeft gegeven om uw gegevens te bewaren voor toekomstige vacatures, bewaren wij uw persoonsgegevens tot maximaal 12 maanden na afloop van het recruitmentproces.
Daarnaast bewaren wij persoonsgegevens die noodzakelijk zijn om ons te kunnen verdedigen tegen eventuele claims, zoals discriminatieclaims, tot maximaal 24 maanden na afloop van het recruitmentproces, voor zover deze persoonsgegevens niet reeds eerder zijn verwijderd in overeenstemming met de in deze privacyverklaring opgenomen bewaartermijnen.
Persoonsgegevens die worden verwerkt op basis van uw toestemming worden verwijderd zodra u uw toestemming intrekt of wanneer het doel waarvoor de toestemming is gegeven is vervallen.
Uw persoonsgegevens kunnen langer worden bewaard indien dit noodzakelijk is op grond van wettelijke bewaartermijnen.
UW RECHTEN
-Recht op inzage: U heeft het recht om een kopie te ontvangen van de persoonsgegevens die wij over u verwerken, evenals aanvullende informatie over de wijze waarop deze gegevens worden verzameld, verwerkt en gedeeld. De eerste kopie wordt kosteloos verstrekt. Indien u echter herhaaldelijk en onredelijk om aanvullende kopieën verzoekt, kunnen wij een redelijke administratieve vergoeding in rekening brengen.
-Recht van bezwaar: U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens op basis van een gerechtvaardigd belang. In dat geval zullen wij de verwerking staken, tenzij wij dwingende gerechtvaardigde gronden kunnen aantonen die zwaarder wegen dan uw belangen. U kunt contact met ons opnemen voor meer informatie over de gemaakte belangenafweging. U heeft daarnaast het recht om te allen tijde bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor direct marketingdoeleinden.
-Recht op overdraagbaarheid: U heeft het recht om, onder bepaalde voorwaarden, de persoonsgegevens die u aan ons heeft verstrekt te ontvangen in een gestructureerde, gangbare en machine leesbare vorm en deze over te dragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke.
-Recht op rectificatie: U heeft het recht om onjuiste of onvolledige persoonsgegevens te laten corrigeren.
-Recht op verwijdering (“het recht op vergetelheid”): U heeft het recht om ons te verzoeken uw persoonsgegevens te verwijderen, bijvoorbeeld indien deze niet langer noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld of verwerkt, of indien er geen rechtsgrond meer bestaat voor de verwerking.
-Recht op beperking van de verwerking: U heeft het recht om te verzoeken de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken, bijvoorbeeld totdat onjuiste of onvolledige gegevens zijn gecorrigeerd of totdat een door u ingediend bezwaar is afgehandeld.
-Recht om toestemming in te trekken: U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken. Dit heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.
-Recht om een klacht in te dienen: U heeft het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens indien u van mening bent dat wij uw persoonsgegevens in strijd met de AVG verwerken.
Houd er rekening mee dat een verzoek tot beperking of verwijdering gevolgen kan hebben voor de verwerking van uw sollicitatie of uw mogelijkheid om voor een functie in aanmerking te komen. Daarnaast kunnen wettelijke verplichtingen of andere rechtsgronden ons verhinderen om (een deel van) uw persoonsgegevens te verstrekken, over te dragen of te verwijderen.
