Personvernerklæring for jobbsøkere til Convene Group

Sist oppdatert 12.04.2024

INNLEDNING

Denne personvernerklæringen beskriver hvordan selskap i Convene Group samler inn og behandler personopplysninger om jobbsøkere («Kandidater», «deg») gjennom tjenesten Jobylon ("Jobylon") levert av Jobylon AB.

Convene AS, org.nr 995 250 640
CrediCare AS, org.nr 843 805 442

Det aktuelle selskapet i Convene Group der du søker omtales i det følgende som "Arbeidsgiver", "vi" eller "oss". Erklæringen inkluderer også informasjon om dine personvernrettigheter og hvordan du kan håndheve dem.

Personopplysninger omfatter alle opplysninger, data og vurderinger som kan knyttes til deg som person. All behandling av personopplysninger reguleres av personopplysningsloven og EUs forordning for Personvern (GDPR).

Søker du jobb, blir anbefalt til en stilling, tar kontakt med Arbeidsgiver, eller Arbeidsgiver ellers behandler dataene dine gjennom Jobylon, er Arbeidsgiveren behandlingsansvarlig som definert i GDPR. Jobylon AB vil kun behandle dine personopplysninger som databehandler, noe som betyr at det er Arbeidsgiver og ikke Jobylon AB som bestemmer hvordan og hvorfor dataene dine behandles.

Denne personvernerklæringen kan oppdateres med jevne mellomrom. Du vil bli informert om eventuelle vesentlige endringer (f.eks. på e-post eller på nettstedet vårt), men vi anbefaler også at du leser denne personvernerklæringen fra tid til annen for å sikre at du er klar over eventuelle endringer.

Vær vennlig å ta kontakt med oss hvis du har spørsmål eller kommentarer angående dine personopplysninger eller denne personvernerklæringen. Dette kan du gjøre til privacy@convenegroup.com

HVILKEN INFORMASJON VI BEHANDLER OM DEG

Vi behandler følgende kategorier av personopplysninger om deg:

• Kontaktinformasjon. Navn, e-postadresse, telefonnummer og postnummer.
• CV og annen informasjon som inngår i søknaden. Vi behandler din CV, følgebrev, jobbprøver, referanser, anbefalingsbrev og annen informasjon du gir oss i din søknad.
• Data fra intervjuer, vurderinger og annen referanseinformasjon. Dette betyr notater fra intervjuer med deg, vurderinger eller tester gjort, forventninger og lønnskrav.
• Kommunikasjonsdata. Vi vil samle inn og lagre din kommunikasjon med oss og all informasjon gitt til oss i slik kommunikasjon.
• Spesielle kategorier av personopplysninger («sensitive data»). Hvis sensitive data er inkludert av deg i din kommunikasjon med oss eller i CV-en din, vil vi behandle slik informasjon kun i den grad nødvendig og begrunnet i samsvar med samtykket du har gitt oss.

HVORDAN VI SAMLER PERSONOPPLYSNINGER DINE

Informasjon du gir oss.

Det meste av informasjonen vi behandler om deg mottas fra deg. Du kan direkte eller indirekte gi oss informasjon om deg selv på ulike måter, for eksempel når du kontakter oss eller gjennom søknaden din. Du kan alltid velge å ikke gi oss visse opplysninger.

Informasjon vi samler inn om deg.
Vi kan også innhente dine personopplysninger fra din nåværende arbeidsgiver og/eller gjennom tredjeparter som LinkedIn og/eller en rekrutteringstjeneste- leverandør. Videre kan våre ansatte gi oss en anbefaling om en potensiell kandidat. Hvis dette er aktuelt i ditt tilfelle, også denne personvernerklæringen omfatte dette.

HVORDAN DINE PERSONLIGE DATA VIL BLI BRUKT OG DET JURIDISKE GRUNNLAGET FOR DET

Vi behandler dine personopplysninger for følgende formål og basert på følgende juridiske grunnlag:

• For å administrere innkommende søknader. Dine personopplysninger vil bli behandlet for at vi skal kunne administrere og administrere innkommende søknader. Denne behandlingen er basert på en avveining av interesser, hvor vår legitime interesse er å kunne ha en strukturert søknads- og utvelgelsesprosess.
• For rekrutterings- og utvelgelsesprosessen. Vi vil behandle dine personopplysninger i løpet av rekrutteringsprosess, inkludert innhentet rekruttering, med det formål å finne og bestemme om du passer godt for oss. Grunnlaget for dette er at behandlingen er nødvendig for å kunne inngå en eventuell avtale om ansettelse.
• For å kommunisere med deg. Din kontaktinformasjon vil bli brukt til å kommunisere med deg. Denne behandlingen er nødvendig for vår legitime interesse i effektiv kommunikasjon med deg i forbindelse med din søknad og/eller rekrutteringsprosessen.
• For å kunne vurdere deg og din søknad og kontakte deg for fremtidige ledige stillinger. Hvis du har gitt oss vårt samtykke, vil vi beholde dine personopplysninger
• Med ditt samtykke. Dine personopplysninger kan bli brukt til andre formål enn angitt ovenfor hvis du ber oss om det, eller du gir oss ditt samtykke. Eventuelle sensitive data du har gitt oss vil bli behandlet basert på ditt samtykke.

HVORDAN VI DELER DINE PERSONOPPLYSNINGER

Noen ganger må vi dele din personlige informasjon med andre pålitelige personer og selskaper. Din personlig informasjon deles med:

• Våre konsulenter. Dine personlige data vil, når det er hensiktsmessig, bli delt med våre betrodde konsulenter. Vi vil imidlertid begrense tilgangen til de konsulentene som trenger det for å utføre jobbene sine, for eksempel for å tilby rekrutteringstjenester til oss. Våre konsulenter er selvfølgelig underlagt streng konfidensialitet.
• Våre tjenesteleverandører. Vi overfører til eller deler dine personopplysninger med våre tjenesteleverandører som hjelper oss i vår daglige drift som krever behandling av personopplysninger, som Jobylon, en rekrutteringstjenesteleverandør eller leverandører av ulike typer digitale løsninger. For underbehandlerne til Jobylon, vennligst klikk her.
• Andre parter, hvis du ber oss om det eller tillater oss det.

HVOR VI BEHANDLER DINE PERSONOPPLYSNINGER
Dine personopplysninger kan i noen tilfeller overføres til, og lagres på, destinasjoner utenfor EU/EØS hvor personvernlovgivningen kan være annerledes, og i noen tilfeller mindre beskyttende, enn personvernlovgivningen i EU/EØS. Vi vil imidlertid ta alle nødvendige skritt for å sikre at tilstrekkelige sikkerhetstiltak (som EU-standard kontraktklausuler inkludert supplerende sikkerhetstiltak eller en adekvat avgjørelse fra EU-kommisjonen) er på plass for å beskytte dine personopplysninger og for å sikre at de behandles sikkert og i samsvar med GDPR. Vennligst kontakt oss for mer informasjon om sikkerhetstiltak i et spesifikt tilfelle. For underleverandører av Jobylon, vennligst klikk her. Du kan kontakte oss for mer informasjon om eventuelle gjeldende land og sikkerhetstiltak i spesifikke tilfeller.

HVOR LENGE VI BEHOLDER DINE PERSONOPPLYSNINGER

Vi beholder dine personopplysninger kun så lenge det er nødvendig for å oppfylle formålene de ble samlet inn for. Hvor lenge avhenger av typen informasjon og hvorfor vi behandler den. Vi vurderer regelmessig vårt behov for å beholde data, med tanke på gjeldende lovgivning. Hvis du søker på en jobb, beholder vi vanligvis de innsamlede dataene under rekrutteringsprosessen, og hvis du blir ansatt vil vi beholde dine personopplysninger under ditt ansettelsesforhold (for andre formål enn de som er angitt ovenfor, som du vil bli informert om). Hvis du ikke lykkes i rekrutteringsprosessen, kan vi beholde dine personopplysninger for fremtidige jobbåpninger i 12 måneder fra dagen rekrutteringsprosessen avsluttet dersom du samtykker til dette. Personopplysninger behandlet på grunnlag av ditt samtykke vil bli slettet når ditt samtykke trekkes tilbake eller ved utløpet av formålet ditt samtykke ble gitt for. Dine data kan også lagres i en lengre periode hvis det kreves av gjeldende lovbestemte oppbevaringsperioder.

DINE RETTIGHETER

Rett til tilgang til dine data. Du har rett til å be om en utskrift av personopplysninger behandlet av oss, og tilleggsinformasjon om hvordan dataene har blitt samlet inn, behandlet, delt osv. Den første transkripsjonen kan du be om kostnadsfritt, men hvis du gjør gjentatte og urimelige forespørsler om kopier kan vi belaste deg med et administrasjonsgebyr.

Rett til å protestere. Du har rett til å protestere mot behandling basert på legitim interesse. Dette betyr at vi ikke lenger kan behandle personopplysningene med mindre vi kan påvise tvingende legitime grunner for behandlingen som overstyrer dine interesser. Du kan alltid kontakte oss for mer informasjon om balansetesten som er gjort. Du har videre en ubetinget rett til å protestere mot at dine personopplysninger behandles for direkte markedsføringsformål.

Rett til å overføre dine data. Du har rett til å overføre de personopplysningene du har gitt oss til en annen behandlingsansvarlig under visse betingelser.

Rett til rettelse. Du har rett til å korrigere unøyaktig eller ufullstendig informasjon om deg selv.

Rett til sletting ("rett til å bli glemt"). Du har rett til å be om at vi sletter personopplysninger om deg, for eksempel hvis dataene ikke lenger er nødvendige i forhold til formålene de ble samlet inn eller på annen måte behandlet for, eller hvis det ikke finnes noe juridisk grunnlag for behandlingen.

Rett til begrensning. Du har rett til å be om at behandlingen av dine personopplysninger skal begrenses inntil unøyaktig eller ufullstendig informasjon om deg har blitt korrigert, eller inntil en innsigelse fra deg har blitt håndtert.

Rett til å trekke tilbake ditt samtykke. Du kan når som helst trekke tilbake ethvert samtykke du har gitt oss. Vær imidlertid oppmerksom på at det ikke vil påvirke noen behandling som allerede har funnet sted.

Rett til å klage. Du har rett til å sende inn en klage til vår ledende tilsynsmyndighet eller tilsynsmyndigheten i landet du bor eller arbeider i, hvis du mener at vi ikke har overholdt våre forpliktelser angående dine personopplysninger. Vær oppmerksom på at hvis du ber om begrensning eller sletting, kan det påvirke vår evne til å behandle din søknad eller vurdere deg for en jobb. Videre kan juridiske rettigheter eller forpliktelser forhindre oss i å avsløre eller overføre all eller del av informasjonen din, eller fra å umiddelbart slette informasjonen din.