1. Rekisterinpitäjä

Cinia Oy (y-tunnus: 1465341-6)
Ilmalantori 1
00240 Helsinki

2. Yhteystiedot rekisteriasioihin

tietosuoja@cinia.fi

3. Rekisterinnimi

Oy:n ja sen konserniyhtiöiden (”Cinia”) rekrytoinnin rekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Henkilötietojen käsittely perustuu Cinian oikeutettuun etuun käsitellä henkilötietoja rekrytointiprosessin edellyttämällä tavalla työhakemuksien käsittelyyn ja muuhun työhakemuksiin liittyvien asioiden hoitoon. Tietyissä tapauksissa henkilötietojen käsittely on lisäksi tarpeen Cinian ja työnhakijan välisen työsopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi ja työsopimuksen täytäntöön panemiseksi. Lisäksi työhakemuksia voidaan käsitellä̈ analysointiin ja tilastointiin. Henkilötietojen käsittely perustuu edellä kuvattuun Cinian oikeutettuun etuun tai työnhakijan suostumukseen.

Rekrytointimarkkinointiin liittyvä tietosuojakäytäntö on kuvattu Cinian asiakas- ja päättäjärekisteriselosteessa.

5. Rekisterin tietosisältö ja rekisteröityjen ryhmät

Rekisteri sisältää̈ seuraavia työhakemuksen kannalta tarpeellisia henkilötietoja työnhakijoista:

• etu- ja sukunimi
• yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero)
• yksilöintitiedot (kuten syntymäaika, henkilötunnus, valokuva)
• muut perustiedot (kuten sukupuoli, kansalaisuus, äidinkieli)
• vapaamuotoinen hakemuksen saateteksti, ansioluettelo ja mahdolliset liitteet
• mahdolliset videohakemukset
• koulutus- ja työkokemustiedot
• kokemusta ja osaamista kuvaavat tiedot (kuten kielitaito, mahdollinen erityisosaaminen, ajokortti)
• toivomukset tulevasta työtehtävästä
• mahdolliset muut työnhakijan ilmoittamat tiedot (kuten palkkatoive, kiinnostuksen kohteet ja harrastukset sekä̈ sosiaalisen median profiilit)

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavien tietojen tietolähde on asianomainen työnhakija. Työnhakijan suostumuksella henkilötietoja voidaan kerätä myös muista lähteistä, kuten soveltuvuusarvioinnin toteuttavalta palveluntarjoajalta. Henkilötietoja voidaan niin ikään kerätä työnhakijan ilmoittamilta suosittelijoilta.

7. Tietojen luovutukset

Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta Cinia-konsernin ulkopuolelle.

Cinia käyttää rekrytoinnin hoitamiseksi ulkopuolisia palvelutarjoajia (kuten esimerkiksi Jobylon, LinkedIn, Oikotie, Duunitori, TE-toimisto sekä henkilöstöpalveluyritykset), jotka käsittelevät työnhakijoiden henkilötietoja vain siinä määrin kuin on tarpeen ko. palveluiden tarjoamiseksi.

8. Tietojen siirto EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle

Henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä̈ EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle. Osaa henkilötiedoista voidaan kuitenkin käsitellä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolella Cinian yhteistyökumppanien toimesta. Rekrytointijärjestelmän tiedot tallennetaan kuitenkin EU/ETA-alueen sisällä. Henkilötietoja siirretään EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa. Jos kohdemaan osalta ei ole päätöstä riittävän tietosuojan tasosta tai jos kyseessä ei ole siirto Yhdysvaltoihin Privacy Shield –järjestelmän mukaisesti, tapahtuu tietojen siirto Euroopan Komission hyväksymiä vakiolausekkeita käyttäen.

9. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen henkilötiedon käsittelytarkoituksen vuoksi ottaen huomioon laista, kuten työsopimus-, kirjanpito- ja ennakkoperintälaista noudatettavaksi tulevat säilytysajat, kuitenkin enintään kaksi vuotta hakemuksen jättämisestä. Työnhakijan suostumuksella henkilötietoja voidaan säilyttää myös suostumuksen antamisen yhteydessä ilmoitetun ajan, esimerkiksi tulevia rekrytointiprosesseja varten. Henkilötietoja voidaan myös säilyttää pidemmän aikaa, mikäli tämä on tarpeen laissa, asetuksessa tai muussa viranomaislähteessä asetetun velvoitteen täyttämiseksi.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

Mahdollinen manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa säilytystiloissa, joihin on pääsy vain erikseen määritellyillä̈ henkilöillä̈. Fyysinen pääsy tietoihin on lisäksi estetty kulunvalvonnan sekä̈ muiden turvatoimien avulla.

Sähköisessä̈ muodossa olevat tiedot säilytetään tietojärjestelmissä̈, joissa käytetään sekä̈ teknisiä̈ että̈ ohjelmallisia keinoja tietoturvallisuuden varmistamiseksi sekä̈ tietojen käytön valvomiseksi. Rekisterin tietojen käyttöoikeus on rajattu tietyille henkilöille heidän tehtäviensä̈ edellyttämässä̈ laajuudessa. Kaikkia rekisterin tietoja käyttäviä̈ henkilöitä̈ sitoo vaitiolovelvollisuus.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä̈ on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisterin tallennetut tiedot sekä̈ oikeus vaatia tietojen oikaisua ja poistamista. Asiaa koskevat pyynnöt tulee toimittaa henkilökohtaisesti tai kirjallisesti kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.

Rekisteröidyllä̈ on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää̈ tietojensa käsittelyn rajoittamista, tietojen siirtoa sekä̈ tehdä̈ valitus henkilötietojen käsittelystä̈ tietosuojavaltuutetulle.