Personuppgiftspolicy vid rekrytering

Introduktion
I denna policy beskriver vi hur vi behandlar kandidaters personuppgifter i rekryteringsprocesser till bolag som ingår i affärsområdet Bonnier News. Policyn gäller för dig (”kandidaten”, ”du”) som ingår i en rekryteringsprocess till ett av de bolag som anges i Bilaga 1 (”Bolaget”). Vi beskriver även hur vi behandlar personuppgifter tillhörande referenser.

När du har sökt till en tjänst hos ett Bolag kan Bolaget samarbeta med Bonnier News centrala HR-funktion. Genom samarbetet möjliggörs bland annat en effektiv och enhetlig process för tillsättning av tjänster inom Bonnier News. Den centrala HR-funktionen finns hos Bonnier News AB, org.nr. 559080-0917, som därför har ett gemensamt personuppgiftsansvar för behandlingen av dina och dina referensers personuppgifter tillsammans med det Bolag som du sökt en tjänst hos. Nedan benämns Bolaget och Bonnier News AB gemensamt som ”Bonnier” eller ”vi”.

Vi värnar om din integritet och det är viktigt att du tar del av informationen om hur vi behandlar dina personuppgifter. Du kan alltid vända dig till både Bolaget och Bonnier News AB för att utöva dina rättigheter under GDPR. Kontaktinformation till oss hittar du under "KONTAKTA OSS".

Hur vi samlar in personuppgifterna
Vi samlar in uppgifter om dig i samband med rekryteringsprocessen, antingen direkt från dig eller från en tredje part som hanterar rekryteringen. I vissa fall kan vi få dina kontaktuppgifter skriftligen eller muntligen från någon som har rekommenderat dig för tjänsten, t.ex. från en av våra anställda.

Vi kan även inhämta vissa uppgifter utifrån, t.ex. från referenspersoner eller från allmänt tillgängliga källor, som exempelvis din profil på LinkedIn eller Demando.

Om vi samlar in kontaktuppgifter till dina referenser samlas sådana uppgifter in direkt från dig.

Vilka personuppgifter vi samlar in

De uppgifter vi behandlar om dig kan innefatta följande:

• Namn och kontaktuppgifter. Vi samlar in namn, e-postadress, adress, telefonnummer och andra kontaktuppgifter.
• Ansökningshandlingar. Vi behandlar information om dina meriter (t.ex. CV) samt annan information som förekommer i ansökningshandlingarna, t.ex. personligt brev, referenser, intyg, foton och betyg.
• Resultat från tester. Vi kan komma att behandla resultat från kunskaps- och personlighetstester som du genomför i samband med rekryteringen.
• Anteckningar från intervjuer och från referenstagning. Vi behandlar uppgifter om dig som framkommer vid intervjuer och som dina referenspersoner lämnar oss, t.ex. uppgifter om dina personliga egenskaper och om din kompetens.
• Uppgifter om tvister. Om det skulle uppstå en tvist mellan oss behöver vi också behandla uppgifter som berör tvisten.

Särskilt om referenser. Vi behandlar kontaktuppgifter tillhörande referenser, såsom namn, e-postadress och telefonnummer.

Hur vi använder personuppgifter

Introduktion
I detta avsnitt har vi sammanfattat för vilka ändamål vi behandlar personuppgifter och vilken laglig grund vi stödjer vår behandling på. Vi stödjer oss framförallt på den lagliga grunden intresseavvägning, det vill säga att vår behandling är nödvändig för ändamål som rör vårt eller en tredje parts berättigade intresse ("Berättigat intresse"). I vissa fall baseras behandlingen på ditt samtycke (”Samtycke") eller att behandlingen är nödvändig för att uppfylla en rättslig förpliktelse (”Rättslig förpliktelse”).

Vi har gjort vår bedömning av "Berättigat intresse" utifrån att vår behandling för sådana ändamål är nödvändig för att rekrytera anställda till bolag inom affärsområdet Bonnier News i syfte att se till att vår verksamhet bedrivs på ett ändamålsenligt sätt. Vi har bedömt att de personuppgifter som behandlas för dessa ändamål är nödvändiga för att bedöma om kandidaten är lämplig för en viss tjänst. Vi har också ett berättigat intresse att kunna fastställa, göra gällande och försvara eventuella rättsliga anspråk.

Vi använder information som vi samlar in om dig för följande huvudsakliga skäl.

Hitta potentiella kandidater

Vi kan komma att behandla uppgifter om dig för att kontakta dig i syfte att efterhöra ditt intresse för en viss tjänst.

Laglig grund: Berättigat intresse.

Genomföra rekryteringsprocessen
Vi behandlar dina personuppgifter, såsom namn och kontaktuppgifter, ansökningshandlingar, resultat från tester samt anteckningar från intervjuer och referenstagningar, i syfte att handlägga din ansökan samt genomföra rekryteringsprocessen. Vi behandlar även dina kontaktuppgifter för att kommunicera med dig i rekryteringsprocessen.

Laglig grund: Berättigat intresse.

Kontakt vid framtida rekryteringar
Vi kan komma att spara dina kontaktuppgifter och ansökningshandlingar för att kontakta dig för framtida rekrytering.

Laglig grund: Samtycke.

Genomföra bakgrundskontroller
Vi kan komma att dela ditt namn och dina kontaktuppgifter med leverantören ToFindOut AB (“ToFindOut”) för utförande av bakgrundskontroller. Vi kommer ta del av den information ToFindOut samlar in om dig, men kommer inte spara den. Det är ToFindOut som är personuppgiftsansvarig för den behandling de utför i syfte att producera och leverera bakgrundskontroller. Läs mer om ToFindOuts behandling under avsnittet “HUR VI DELAR DINA PERSONUPPGIFTER”.

Laglig grund: Vi stödjer vår behandling (delning av ditt namn och dina kontaktuppgifter till ToFindOut AB) på vårt Berättigade intresse att säkerställa en trygg miljö för våra medarbetare, vilket är av särskild vikt i den utsatta bransch bolagen inom Bonnier News verkar i. Vid rekrytering till vissa chefspositioner stödjer vi även behandlingen på vårt Berättigade intresse att verifiera de meriter du angett i dina ansökningshandlingar.

Ta fram anonymiserad och aggregerad statistik

Vi behandlar personuppgifter för att ta fram statistik och analyser avseende våra rekryteringsprocesser, såsom antal sökningar per tjänst och via vilka kanaler ansökningarna kommit in. Denna information använder vi för att utvärdera rekryteringsprocessen. Vi använder anonymiserad data så långt det är möjligt för detta ändamål.

Laglig grund: Berättigat intresse.

Tvister och regelefterlevnad
Vi använder uppgifter för att lösa eventuella tvister med dig samt för att uppfylla de rättsliga skyldigheter som åligger oss (t.ex. säkerställa efterlevnad av diskrimineringslagstiftningen beträffande mångfald och inkludering).

Laglig grund: Berättigat intresse eller Rättslig förpliktelse.

Särskilt om referenser
Vi kan komma att behandla referensers namn och kontaktuppgifter för att inhämta referensernas omdömen om kandidaten.

Laglig grund: Berättigat intresse.

Hur vi delar dina personuppgifter
Det kan ibland vara nödvändigt för oss att dela dina personuppgifter, t.ex. med andra företag som utför tjänster för vår räkning.

Leverantörer som är personuppgiftsbiträden
Vi anlitar olika leverantörer som utför tjänster för vår räkning. Dessa leverantörer kallas personuppgiftsbiträden och kan behöva behandla eller få tillgång till personuppgifter för att kunna utföra sina tjänster. Våra personuppgiftsbiträden är bundna av så kallade personuppgiftsbiträdesavtal och har inte rätt att använda personuppgifterna för egna ändamål. Vi har anlitat personuppgiftsbiträden som tillhandahåller rekryteringsverktyg (t.ex. Jobylon), system för färdighets- och personlighetstester samt för digitala referenstagningar, system för IT-lösningar, skydd och support för våra system samt personuppgiftsbiträden som hjälper oss att hitta kandidater.

Bakgrundskontroller
Vi kan komma att dela ditt namn och dina kontaktuppgifter med leverantören ToFindOut för utförande av bakgrundskontroller. Du kommer få tillgång till en kopia av alla insamlade personuppgifter ToFindOut har om dig under 14 dagar efter genomförd bakgrundskontroll. Därefter raderar ToFindOut AB alla personuppgifter de samlat in om dig. Det är ToFindOut AB som är personuppgiftsansvarig för den behandling de utför i syfte att producera och leverera bakgrundskontroller. Ta del av ToFindOuts personuppgiftspolicy här: https://tofindout.se/sv/personuppgiftspolicy/. Där kan du bland annat läsa om vilken laglig grund ToFindOut använder till stöd för sin behandling.

Övrigt
Vi kan komma att lämna ut personuppgifter som en del av en gemensam affär, exempelvis en sammanslagning eller försäljning av tillgångar. Slutligen kan vi komma att behöva lämna ut eller spara dina uppgifter när vi anser att det är nödvändigt för att:

1. följa lagen eller rättslig process och ge ut information till polis och andra behöriga myndigheter,
2. hantera och upprätthålla säkerheten för våra tjänster och system, däribland att förhindra eller stoppa en attack på våra system eller nätverk,
3. skydda rättigheter eller egendom som tillhör oss. Om det är nödvändigt överlåter vi ärendet till polismyndigheten för fortsatt handläggning.

Dina rättigheter
Här hittar du information om vilka rättigheter du har under GDPR. Kontaktinformation om vart du kan vända dig för att ta tillvara någon av dina rättigheter hittar du under ”KONTAKTA OSS”.

Samtycke
Om behandling av personuppgifter baseras på ditt samtycke, har du rätt att när som helst dra tillbaka ditt samtycke för framtida behandling av personuppgifter, t ex om du har lämnat ditt samtycke till att vi sparar dina kontaktuppgifter för framtida rekryteringar. Återkallandet av samtycke påverkar inte lagligheten av den behandling som grundat sig på ditt samtycke innan detta återkallats.

Registerutdrag och rätt till information om behandling
Du har rätt att få en bekräftelse på om vi behandlar personuppgifter om dig eller inte. Om vi behandlar personuppgifter om dig har du rätt till en kopia av dina personuppgifter (s k registerutdrag) och information om hur vi behandlar personuppgifterna.

Om du vill begära ett registerutdrag kan du klicka på länken längst ner i det bekräftelsemejl du får när du har ansökt till en tjänst via vårt rekryteringsverktyg Jobylon.

Radering
Du har i vissa fall rätt att få dina personuppgifter raderade. Om du återkallar ett samtycke som behandlingen grundar sig på har du i regel rätt att få uppgifterna som behandlades med stöd av samtycket raderade.

I övrigt gäller också rätten till radering bl a om

• personuppgifterna inte längre är nödvändiga för de ändamål som de har samlats in,
• du invänder mot behandling som sker med berättigat intresse som laglig grund, och vi saknar berättigade skäl att fortsätta behandla personuppgifterna som väger tyngre än ditt intresse av att få dem raderade,
• uppgifterna har behandlats på ett olagligt sätt, eller
• uppgifterna måste raderas för att uppfylla en rättslig förpliktelse.

Det finns dock vissa undantag när rätten till radering inte gäller. Undantag gäller om behandlingen är nödvändig

• för att utöva rätten till yttrande- och informationsfrihet,
• för att uppfylla en rättslig förpliktelse,
• för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk, om behandlingen är nödvändig för arkivändamål av allmänt intresse eller av vetenskapliga, historiska eller statistiska ändamål, av skäl som rör ett allmänt viktigt intresse på folkhälsoområdet, eller för att utföra en uppgift av allmänt intresse.

Rättelse
Du har rätt att begära att vi rättar felaktig eller ofullständig information om dig, och att vi kompletterar din information.

Begränsning
Du har i vissa fall rätt att begära att vi begränsar behandlingen av dina uppgifter.

• Om du tycker att uppgifterna vi har om dig inte är korrekta har du rätt att begära att vi begränsar behandlingen under den tid som vi kontrollerar om uppgifterna är korrekta.
• Om du tycker att vår behandling strider mot lag och inte vill att uppgifterna ska raderas kan du begära att vi istället begränsar användningen av uppgifterna.
• Om vi inte längre behöver personuppgifterna för ändamålen med behandlingen men du behöver dem för att kunna fastställa eller försvara rättsliga anspråk.
• Om du har invänt mot behandlingen och vi ska avgöra om vi har berättigade skäl som väger tyngre än dina berättigade skäl att invända, kan du begära att användningen av uppgifterna begränsas under den tiden vi utför vår kontroll.

Om behandlingen begränsas får sådana uppgifter endast lagras och i övrigt behandlas med ditt samtycke eller för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk eller för att skydda någon annan fysisk eller juridisk persons rättigheter eller för skäl som rör ett viktigt allmänintresse.

Dataportabilitet
Du har i vissa fall en rätt till dataportabilitet, dvs att få ut personuppgifter som tillhandahållits från dig, i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format samt att kunna överföra dessa till annan personuppgiftsansvarig. Detta gäller endast personuppgifter som behandlas med ditt samtycke eller för att det är nödvändigt för att uppfylla ett avtal med dig.

Invändning
Du har rätt att invända mot behandling som sker baserat på den lagliga grunden berättigat intresse (artikel 6(1)(f) GDPR). Vi ska då upphöra med behandlingen om vi inte kan visa avgörande berättigade skäl för behandlingen som väger tyngre än dina intressen, rättigheter och friheter. Vi behöver inte heller upphöra med behandlingen om det sker för fastställande, utövande eller försvar av rättsliga anspråk.

Klagomål till IMY

Du har rätt att framföra klagomål hos Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), som är den myndighet i Sverige som utövar tillsyn över hur vi som företag följer lagstiftningen. IMY:s sajt hittar du här: https://www.imy.se/.

Övrigt
Utövandet av dina rättigheter är kostnadsfritt. Vi besvarar din begäran snarast möjligt men senast inom 30 dagar. Vid särskilda omständigheter (vid komplexa begäran eller en stor mängd begäran) kan tiden förlängas upp till totalt 3 månader. Vi förbehåller oss rätten att vid orimlig eller uppenbart ogrundad invändning eller begäran ta ut en rimlig avgift för åtgärden.

Säkerhet för dina personuppgifter

Vi använder en rad säkerhetstekniker och säkerhetsmetoder för att skydda dina personuppgifter från oönskad åtkomst, användning och utlämnande. Till exempel lagras personuppgifter som du anger på datorsystem som har begränsad åtkomst. Vid överföring av mycket känsliga data via Internet skyddar vi dessa uppgifter med kryptering. Vi kravställer våra leverantörer för att säkerställa att behandlingen sker i enlighet med denna policy och våra säkerhetsrutiner.

Var vi sparar och behandlar personuppgifter

Vi behandlar personuppgifter inom EU/EES i första hand, men i vissa fall använder vi leverantörer som är etablerade utanför EU/EES, t.ex. för utveckling och underhåll av våra system som ger leverantören access till personuppgifter. I de fall personuppgiftsbehandling sker utanför EU/EES sker det under förutsättning av vi har stöd enligt lag, t.ex. genom att vi med mottagaren av uppgifterna har ingått standardiserade modellklausuler som godkänts av EU-kommissionen och som finns tillgängliga via EU-kommissionens webbsida.

Hur länge vi sparar dina personuppgifter

Vi sparar personuppgifter så länge det är nödvändigt för de ändamål som beskrivs i denna policy, t.ex. för att kunna genomföra rekryteringsprocessen och uppfylla vår skyldigheter enligt lag. Eftersom behoven kan variera för olika typer av data och för olika sammanhang, varierar perioden vi sparar uppgifterna. Kriterier som huvudsakligen avgör hur länge personuppgifterna kommer att sparas är anledningen till att vi använder uppgifterna och vilken typ av uppgifter det rör sig om.

• Personuppgifterna behandlas under pågående rekryteringsprocess och sparas därefter i upp till två år för att kunna tillgodose vår skyldighet enligt lag att på en kandidats begäran lämna ut viss information om urvalet till anställningsintervju samt för att bemöta eventuella rättsliga anspråk.
• Om du har lämnat ditt samtycke till att vi sparar dina ansökningshandlingar efter avslutad rekryteringsprocess för att kontakta dig angående framtida lediga tjänster sparar vi uppgifterna i upp till två år från avslutad rekryteringsprocess även för detta ändamål.
• Vi behandlar kontaktuppgifter till referenser samt personuppgifter som förekommer i utlåtanden från dina referenser i upp till sex månader från att vi inhämtade utlåtandet.

Dina personuppgifter kan komma att sparas längre än vad som angetts ovan i de fall vi är skyldiga att göra det enligt lag, förordning eller myndighetsbeslut, för att behålla uppgifter som måste behållas i syfte att lösa en tvist eller om du har samtyckt till det.

Dina personuppgifter gallras eller anonymiseras när de inte längre är relevanta för de ändamål som de har samlats in för.

Kontakta oss

Utöva dina rättigheter (registerutdrag, radering mm)

Om du vill begära ett registerutdrag kan du klicka på länken längst ner i det bekräftelsemejl du får när du har ansökt till en tjänst via vårt rekryteringsverktyg Jobylon.

Om du vill återkalla ett lämnat samtycke, vill utöva någon av dina andra rättigheter, har frågor om vår personuppgiftsbehandling eller om du har ett klagomål är du välkommen att kontakta oss på dataskydd.hr@bonniernews.se.

Kontakta dataskyddsombudet
Flera bolag inom Bonnier News har ett dataskyddsombud. Dessa bolag är Bonnier News AB, Dagens Industri Aktiebolag, Bonnier Business Media Sweden AB, Fastighetsnytt Förlags AB, Hakon Media AB, Dagens Samhälle AB, Bonnier Healthcare Sweden AB och Happy Green AB.

Om du vill komma i kontakt med dataskyddsombudet är du välkommen att skicka ett mejl till dpo@bonniernews.se. Dataskyddsombudet har som uppgift att övervaka och stötta organisationen i efterlevnaden av GDPR.

Ändringar i denna personuppgiftspolicy
Vi kommer att uppdatera vår personuppgiftspolicy när det behövs för att återspegla eventuella ändringar i hur vi hanterar personuppgifter. När en policy uppdateras ändras datumet för senaste uppdatering längst ned i policyn, varpå ändringarna träder i kraft.

Om det sker större ändringar i policyn eller i hur vi använder dina personuppgifter, meddelas du via e-postmeddelande innan ändringarna träder i kraft där det krävs enligt lag.

Senaste version: 5 september 2022

Bilaga 1: Lista över bolag

Nedan har vi listat de bolag som tillämpar Bonnier News personuppgiftspolicy vid rekryteringar. Listan kan uppdateras från tid till annan.

Senast uppdaterad: 5 september 2022

Bonnier News AB, 559080-0917

AB Dagens Nyheter, 556246-8172

Expressen Lifestyle AB, 556025-4525

AB Nya Dalademokraten, 556249-1075

AB Nya Länstidningen Östersund, 556689-8580

Bold Printing Malmö AB, 556256-4038

Bold Printing Stockholm AB, 556246-8180

Bold Printing Mitt AB, 556684-5219

Bold Printing Jönsköping AB, 556423-5512

Bonnier Business Media Sweden AB, 556468-8892

Bonnier Business Media Sales AB, 556972-1060

Bonnier Healthcare Sweden AB, 556615-8472

Bonnier Business Press AB, 556490-1832

Bonnier News Group AB, 556414-2155

Dagens industri AB, 556221-8494

Lokaltidningen Mitt i Direkt AB, 556280-0267

Marieberg Media AB, 556334-7953

Medibas AB, 556617-5518

Bonnier News Local AB, 556004-1815

Nim Distribution i Skåne AB, 559111-0993

Hall Media Logistik AB, 556235-9074

Prolog KB, 969706-0367

Sydsvenska Dagbladets AB, 556002-7608