Dataskyddsbeskrivning på svenska
Yleistä
Tässä selosteessa tietosuoja-asetuksen edellyttämät rekisteröidylle toimitettavat tiedot on esitetty esimerkinomaisissa luetteloissa, tiiviisti, ymmärrettävästi ja yksinkertaisella kielellä. Pyydämme lukijaa huomioimaan, että sisältö voi muuttua lainsäädännön, oikeuskäytännön tai käytäntömme muuttuessa. Tässä selosteessa löydät ajantasaiset tiedot käytännöstämme. Tiedotamme merkittävistä muutoksista lain edellyttämällä tavalla.
Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot
Aktia Pankki Oyj ja sen kanssa samaan konserniin kuuluvat yhtiöt
010 247 010
Arkadiankatu 4-6
00100 Helsinki
Tietosuojavastaava ja yhteystiedot
Data Protection Officer
DPO@aktia.fi
Rekisteri
Työnhakijarekisteri
Rekisteröityjen ryhmät
Henkilöt, jotka hakevat avoimia toimia Aktia-konsernissa
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset
Voimme käyttää rekisteröidyn henkilötietoja seuraaviin käyttötarkoituksiin
- Henkilötietoja käytetään rekrytointitarkoituksessa työnhakijoiden hakuprosessissa, jotta löydetään hakijoista vapaaseen toimeen soveltuva ja kriteerit täyttävä hakija.
- Tietoja voidaan käyttää sisäistä tilastointia varten.
- Tietoja voidaan käyttää vain kohdistettuun hakuun, jos henkilö ei itse ole antanut suostumusta tietojensa käyttämiseen myös muissa hauissa.
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste
Luettelo on esimerkinomainen. Käsittelemme tietoja, kun vähintään yksi perusteista täyttyy.
- Sopimus: Käsittelemme rekisteröidyn henkilötietoja sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi.
- Oikeutettu etu: Käsittelemme rekisteröidyn henkilötietoja oikeutetun edun perusteella esimerkiksi hallinnollisten tehtävien hoitamiseksi. Huolehdimme siitä, että käsittely oikeutetun edun perusteella on oikeasuhtaista rekisteröidyn odotuksien kannalta.
- Lainmukainen velvoite: Käsittelemme henkilötietoja lainmukaisten velvoitteiden täyttämiseksi. Velvoitteita on esimerkiksi yhdenvertaisuuslaissa.
- Suostumus: Käsittelemme tietoja, jos rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten. Esimerkiksi luottotietojen tarkastaminen perustuu henkilön suostumukseen osana työnhakuprosessia.
Tietolähteet
Tietoja kerätään ensisijaisesti henkilöltä itseltään, kuten henkilön perustiedot ja cv-tiedot. Lisäksi tietoja voidaan kerätä mm. seuraavilta tahoilta:
- Asiakastiedolta (luottotietojen tarkastaminen)
- Suojelupoliisi (turvallisuuselvitykset)
- entiset työnantajat tai muut henkilön kertomat
referenssitahot
Henkilötietoryhmät
Luettelo on esimerkinomainen eikä tyhjentävä ja kerättävät tiedot voivat vaihdella käyttötarkoituksen mukaan. Kerätyt tiedot ovat rajoitettuja siihen, mikä on tarpeellista suhteessa niihin tarkoituksiin, joita varten niitä käsitellään.
- Henkilön perustiedot: Sukunimi, etunimi, syntymäaika, puhelinnumero, kotiosoite, sähköpostiosoite
- Koulutustiedot: Tutkinto, oppilaitos, koulutusala, alku- ja loppupäivämäärä
- Työkokemustiedot: Nykyinen ja edelliset työtehtävät, nykyinen ja edelliset työnantajat, aloituspäivämäärä
- Kielitaito: Kielitaito kuten suomi, ruotsi, englanti sekä näiden osaamistasot
- Hakemus tehtävään, vapaamuotoiset kentät seuraavilla otsikoilla:
- Miksi haet tätä tehtävää
- Mitä odotat tehtävästä
- Mitkä ovat vahvuutesi tähän tehtävään
- Kerro lyhyesti itsestäsi
- Mahdolliset referenssit ja yhteystiedot
- Oletko tällä hetkellä palkattuna vastaavissa tehtävissä
- Yhteenlaskettu työkokemuksesi vastaavanlaisista tehtävistä - Vapaamuotoinen hakemus ja CV: Mahdollisen soveltuvuusarvioinnin tiedot, kuten soveltuvuusarvioijan haastattelun ja näkemyksen henkilön soveltuvuudesta toimeen sekä mahdolliset muut työnhakijan antamat vapaamuotoiset tiedot.
Tietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät
Tietoja voidaan luovuttaa Aktian käyttämille palveluntarjoajille. Työnhakijan suostumuksella voidaan luovuttaa henkilötietoja mahdollisen soveltuvuusarvioinnin osalta soveltuvuusarvioinnin suorittavalle yritykselle.
Tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Profilointi ja automaattinen päätöksenteko
Käsittelyyn ei sisälly profilointia tai automaattista päätöksentekoa.
Tietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämiskriteerit
Lähtökohtaisesti säilytämme rekisteröidyn tietoja rekrytointiprosessin keston ajan ja kun rekrytointiprosessi on päättynyt, tietojen säilytysaika määräytyy käyttötarkoituksen ja lain mukaan sekä mahdollisen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on lainmukainen oikeus saada pääsy tietoihin, oikeus tietojen oikaisemiseen, oikeus pyytää tietojen poistamista ”oikeus tulla unohdetuksi”, oikeus käsittelyn rajoittamiseen ja vastustamiseen ja oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (dataportability).
Oikeus peruuttaa suostumus
Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus milloin tahansa ilman että tämä vaikuttaa ennen suostumuksen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen, jos käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen.
Valitus valvontaviranomaiselle
Jos sinulla on kysyttävää tietosuojaselosteesta tai olet tyytymätön tapaamme käsitellä henkilötietojasi, voit ottaa yhteyttä rekrytointia hoitaneeseen henkilöön tai Aktian tietosuojavastaavaan.
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus ottaa yhteyttä tai tehdä valitus valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä jäsenvaltiossa, jossa hänen vakinainen asuinpaikkansa tai työpaikkansa on tai jossa väitetty tietosuoja-asetuksen rikkominen on tapahtunut.
Suomen osalta valvontaviranomaisena toimii tietosuojavaltuutetun toimisto, jonka yhteystiedot löytyvät tietosuojavaltuutetun verkkosivuilta
https://tietosuoja.fi/etusivu.
