Default privacy principles for candidates

This privacy policy describes how Lindab International AB, Business ID 556606-5446, including Subsidiaries (“we”, “us”) collects and processes personal data about job applicants (“Candidates”, “you”) through the service Jobylon (“Jobylon”) provided by Jobylon AB, including your rights regarding your personal data and how to enforce them.

If you apply for a job, get recommended for a position, get in touch with the Employer or the Employer otherwise processes your data through Jobylon, the Employer is the data controller as defined in the GDPR. Jobylon AB will only process your personal data as a data processor, meaning that it is the Employer and not Jobylon AB who determines how and why your data is processed.

This privacy policy may be updated periodically. You will be informed of any significant changes at our website, but we also recommend that you review this privacy policy from time to time to ensure you are aware of any amendments.

Please do not hesitate to reach out to the Employer if you have any questions or comments regarding your personal data or this privacy policy:

Email: gdpr@lindab.com
Telephone: +46 431 850 00
Post: Stålhögavägen 115, SE-269 92 Båstad

We process the following categories of personal data about you:

• Contact details. Your name, email address, telephone number and postal code.
• CV and other information included in the application. We will process your CV, cover letter, work samples, references, letters of recommendation and other information you provide us with in your application, such as attached pictures and added references.
• Data from interviews, assessments and other reference information. This means notes from interviews with you, assessments or tests made, expectations and salary requirements.
• Communications data. We will collect and store your communication with us and any information provided to us in such communication.
• Special categories of personal data (“sensitive data”). If sensitive data is included by you in your communication with us or in your resume, we will process such information only to the extent necessary and justified in accordance with the consent you have provided us.

• Information you give to us. Most of the information we process about you is received from you. You may directly or indirectly give us information about yourself in different ways, for example when you contact us or through your application. You can always choose not to provide us with certain information. However, some personal data is necessary for us to process your application.
• Information we collect about you. We may also obtain your personal data from your current employer or the website of your employer and/or through third parties such as LinkedIn and/or a recruitment service provider, commonly known as “sourced recruiting”. Furthermore, our employees can give us a recommendation about a potential candidate. If this is applicable in your case, this privacy policy also applies to you.

We process your personal data for the following purposes and base it on the following legal basis:

• To administer incoming applications. Your personal data will be processed for us to administer and manage incoming applications. This process is based on a balancing of interests, where our legitimate interest is being able to have a structured application and selection process.
• For the recruitment and selection process. We will process your personal data during the recruitment process, including sourced recruitment, for the purpose of finding and determining whether you are a good fit for us, based on our legitimate interest in being able to recruit personnel with the relevant competence for us.
• To communicate with you. Your contact details will be used to communicate with you. This process is necessary for our legitimate interest in effective communication with you in connection with your application and/or the recruitment process.
• To protect our legitimate business interests and legal rights. We will save and store information if we believe it is necessary to protect and enforce our legal rights, interests and the interests of others, for example in connection with legal claims, discrimination claims, compliance, regulatory and audit functions.
• We process your personal data in order to assess your application and contact you regarding current and future job openings. Your information may be stored after the recruitment process has ended in accordance with our retention policy, so that we can consider your application for future positions. Once the retention period has expired, you will need to submit a new application with updated information.
• Marketing of us as an employer. Based on our legitimate interest in being able to market ourselves as a potential employer to relevant candidates, your contact information will be used to send you newsletters or event invitations. If you do not wish to receive this kind of marketing, please use the unsubscribe instructions in the email or contact us directly.
• Sharing relevant data with parties involved in a merger or acquisition. In connection with, or due to strategical or business-oriented reasons, a potential merger, sale of company assets, financing, or acquisition of all or a portion of our business, your personal data may be processed, shared or transferred to parties involved in the process.
• With your consent. Your personal data may be used for other purposes than stated above if you ask us to or give us your consent. Any sensitive data you have provided will be processed based on your consent.

Sometimes, we need to share your personal information with other trusted individuals and companies. Your personal information is shared with:

• Our service providers. We transfer to or share your personal data with our service providers who help us in our daily operations, such as Jobylon, a recruitment service provider or suppliers of different types of digital solutions.
• Authorities and other public actors. Sometimes legal obligations may require us to share information about you, for example to respond to lawful requests from law enforcement agencies or regulatory authorities.
• Parties involved in legal proceedings. In connection with a potential legal proceeding, including preparatory work, your personal data may have to be shared with lawyers or other involved parties.
• Other parties, if you request us to or permit us to.

Your personal information may in some cases be transferred to and stored at destinations outside the EU/EEA where privacy laws may not be the same. We will take all necessary steps to ensure adequate safeguards (such as EU standard contractual clauses, supplementary safety measures, or an adequacy decision by the EU Commission) are in place.

We keep your personal data only as long as necessary to fulfil the purposes for which it was collected. Duration depends on the type of information and why we process it.

• If you apply for a job, we generally keep data collected during the recruitment process.
• If you become an employee, we will keep your personal data during your employment for relevant purposes.
• If we have found you through a recommendation or sourced recruiting, we may keep your data for up to 24 months.
• If you do not succeed in the recruitment process, we retain your personal data in accordance with local laws – see Appendix A.
• Data needed to defend against claims (e.g., discrimination) may be stored up to 24 months after the recruitment process ends.
• Data processed with your consent will be deleted once consent is withdrawn or the purpose expires.

• Right to access your data. You have the right to request a transcript of personal data processed by us, and additional information on how the data has been collected, processed, shared, etc. The first transcript may be requested free of charge. However, if you make repeated and unreasonable requests for copies, we might charge you with an administrative fee. If you make a request, we have 30 days to respond to you.
• Right to object. You have the right to object to processing based on legitimate interest. This means that we may no longer process personal data unless we can demonstrate compelling legitimate grounds for the processing which override your interests. You can always contact us for more information on the balance test that has been done.
  You furthermore have an unconditional right to object to your personal data being processed for direct marketing purposes, and we will adhere to such a request.
• Right to transfer your data. You have the right to transfer the personal data you have provided us to another controller under certain conditions.
• Right to rectification. You have the right to correct inaccurate or incomplete information about yourself. Any request to rectify your personal data will also be transferred and actioned by any processor with whom your personal data has been shared.
• Right to erasure (“right to be forgotten”). You have the right to request that we delete personal data about you, for example if the data is no longer necessary in relation to the purposes for which it was collected or otherwise processed, or if there is no legal basis for processing the data.
• Right to restriction. You are entitled to request that the processing of your personal data should be limited until inaccurate or incomplete information about you has been corrected, or until an objection from you has been handled.
• Right to withdraw your consent. You may at any time withdraw any consent you have given us. However, please note that it will not affect any processing that has already taken place.
• Right to complain. You have the right to lodge a complaint with our lead supervisory authority or the supervisory authority in the country you live or work in, if you believe that we have not complied with our obligations regarding your personal data.

Please note that if you request restriction or erasure, it might affect our ability to process your application or consider you for a job. Moreover, legal rights or obligations may prevent us from disclosing or transferring all or part of your information, or from immediately deleting your information.

Finally, you have the right to complain to a data protection authority. For information on the relevant supervisory authority, please see Appendix A. If this isn’t also your local data protection authority, you can contact your local data protection authority who will advise you on how best to proceed.

At Lindab, we take the protection of candidate personal data seriously. In the unlikely event of a personal data breach involving recruitment-related information, Lindab will act without undue delay to assess the risk and, where necessary, notify the relevant supervisory authority in accordance with applicable data protection laws. If the breach is likely to result in a high risk to the rights and freedoms of affected individuals, we will also inform the impacted candidates directly.

All incidents are managed through our established cyber security and privacy incident management procedures, which include prompt reporting, containment, documentation, and post-incident review.

If you want to reach out to Lindab Group Privacy Manager, you can contact: gdpr@lindab.com

Die Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit

www.bfdi.bund.de

E-mail: poststelle@bfdi.bund.de

Standard-Datenschutzgrundsätze für Bewerber

Diese Datenschutzerklärung beschreibt, wie Lindab International AB, Unternehmens-ID 556606-5446, einschließlich Tochtergesellschaften („wir“, „uns“) personenbezogene Daten von Bewerbern („Bewerber“, „Sie“) über den von Jobylon AB angebotenen Dienst Jobylon („Jobylon“) erhebt und verarbeitet, einschließlich Ihrer Rechte in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten und wie Sie diese geltend machen können.

Wenn Sie sich auf eine Stelle bewerben, für eine Stelle empfohlen werden, mit dem Arbeitgeber in Kontakt treten oder der Arbeitgeber Ihre Daten anderweitig über Jobylon verarbeitet, ist der Arbeitgeber der für die Verarbeitung Verantwortliche im Sinne der DSGVO. Jobylon AB verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten nur als Auftragsverarbeiter, was bedeutet, dass der Arbeitgeber und nicht Jobylon AB bestimmt, wie und warum Ihre Daten verarbeitet werden.

Diese Datenschutzerklärung kann von Zeit zu Zeit aktualisiert werden. Sie werden über alle wesentlichen Änderungen auf unserer Website informiert, wir empfehlen Ihnen jedoch, diese Datenschutzerklärung regelmäßig zu überprüfen, um sicherzustellen, dass Sie über alle Änderungen informiert sind.

Bitte zögern Sie nicht, sich an den Arbeitgeber zu wenden, wenn Sie Fragen oder Anmerkungen zu Ihren personenbezogenen Daten oder dieser Datenschutzerklärung haben:

E-Mail: gdpr@lindab.com

Telefon: +46 431 850 00

Postanschrift: Stålhögavägen 115, SE-269 92 Båstad

PERSONENBEZOGENE DATEN, DIE DER ARBEITGEBER VERARBEITET

Wir verarbeiten die folgenden Kategorien personenbezogener Daten über Sie:

• Kontaktdaten. Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Telefonnummer und Ihre Postleitzahl.

• Lebenslauf und andere in der Bewerbung enthaltene Informationen. Wir verarbeiten Ihren Lebenslauf, Ihr Anschreiben, Arbeitsproben, Referenzen, Empfehlungsschreiben und andere Informationen, die Sie uns in Ihrer Bewerbung zur Verfügung stellen, wie z. B. angehängte Bilder und hinzugefügte Referenzen.

• Daten aus Vorstellungsgesprächen, Bewertungen und anderen Referenzinformationen. Dazu gehören Notizen aus Vorstellungsgesprächen mit Ihnen, durchgeführte Bewertungen oder Tests, Erwartungen und Gehaltsvorstellungen.

• Kommunikationsdaten. Wir erfassen und speichern Ihre Kommunikation mit uns und alle Informationen, die Sie uns in dieser Kommunikation zur Verfügung stellen.

• Besondere Kategorien personenbezogener Daten („sensible Daten“). Wenn Sie in Ihrer Kommunikation mit uns oder in Ihrem Lebenslauf sensible Daten angeben, verarbeiten wir diese Informationen nur in dem Umfang, der gemäß der von Ihnen erteilten Einwilligung erforderlich und gerechtfertigt ist.

WIE WIR IHRE PERSONENBEZOGENEN DATEN ERHEBEN

• Informationen, die Sie uns zur Verfügung stellen. Die meisten Informationen, die wir über Sie verarbeiten, erhalten wir von Ihnen. Sie können uns auf verschiedene Weise direkt oder indirekt Informationen über sich selbst zur Verfügung stellen, beispielsweise wenn Sie uns kontaktieren oder sich bei uns bewerben. Sie können sich jederzeit dafür entscheiden, uns bestimmte Informationen nicht zur Verfügung zu stellen. Einige personenbezogene Daten sind jedoch für die Bearbeitung Ihrer Bewerbung erforderlich.

• Informationen, die wir über Sie sammeln. Wir können Ihre personenbezogenen Daten auch von Ihrem derzeitigen Arbeitgeber oder der Website Ihres Arbeitgebers und/oder über Dritte wie LinkedIn und/oder einen Personalvermittlungsdienstleister, allgemein bekannt als „Sourced Recruiting”, erhalten. Darüber hinaus können unsere Mitarbeiter uns eine Empfehlung zu einem potenziellen Kandidaten geben. Wenn dies auf Sie zutrifft, gilt diese Datenschutzerklärung auch für Sie.

WIE IHRE PERSONENBEZOGENEN DATEN VERWENDET WERDEN UND AUF WELCHER RECHTSGRUNDLAGE

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten für die folgenden Zwecke und stützen uns dabei auf die folgenden Rechtsgrundlagen:

• Zur Bearbeitung eingehender Bewerbungen. Ihre personenbezogenen Daten werden von uns zur Bearbeitung und Verwaltung eingehender Bewerbungen verarbeitet. Dieser Prozess basiert auf einer Interessenabwägung, wobei unser berechtigtes Interesse darin besteht, einen strukturierten Bewerbungs- und Auswahlprozess zu haben.

• Für den Rekrutierungs- und Auswahlprozess. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten während des Einstellungsprozesses, einschließlich der Personalbeschaffung, um festzustellen, ob Sie für uns geeignet sind, basierend auf unserem berechtigten Interesse, Personal mit den für uns relevanten Kompetenzen einstellen zu können.

• Zur Kommunikation mit Ihnen. Ihre Kontaktdaten werden verwendet, um mit Ihnen zu kommunizieren. Dieser Prozess ist für unser berechtigtes Interesse an einer effektiven Kommunikation mit Ihnen im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung und/oder dem Einstellungsprozess erforderlich.

• Zum Schutz unserer berechtigten Geschäftsinteressen und gesetzlichen Rechte. Wir speichern und archivieren Informationen, wenn wir der Ansicht sind, dass dies zum Schutz und zur Durchsetzung unserer gesetzlichen Rechte, Interessen und der Interessen anderer erforderlich ist, beispielsweise im Zusammenhang mit Rechtsansprüchen, Diskriminierungsklagen, Compliance-, Regulierungs- und Auditfunktionen.

• Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, um Ihre Bewerbung zu prüfen und Sie bezüglich aktueller und zukünftiger Stellenangebote zu kontaktieren. Ihre Daten können nach Abschluss des Einstellungsverfahrens gemäß unserer Aufbewahrungsrichtlinie gespeichert werden, damit wir Ihre Bewerbung für zukünftige Stellen berücksichtigen können. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist müssen Sie eine neue Bewerbung mit aktualisierten Informationen einreichen.

• Vermarktung von uns als Arbeitgeber. Aufgrund unseres berechtigten Interesses, uns als potenzieller Arbeitgeber bei relevanten Kandidaten zu vermarkten, werden Ihre Kontaktdaten verwendet, um Ihnen Newsletter oder Einladungen zu Veranstaltungen zuzusenden. Wenn Sie diese Art von Marketing nicht erhalten möchten, befolgen Sie bitte die Anweisungen zum Abmelden in der E-Mail oder kontaktieren Sie uns direkt.

• Weitergabe relevanter Daten an Parteien, die an einer Fusion oder Übernahme beteiligt sind. Im Zusammenhang mit oder aufgrund strategischer oder geschäftlicher Gründe, einer potenziellen Fusion, dem Verkauf von Unternehmensvermögen, der Finanzierung oder der Übernahme unseres gesamten oder eines Teils unseres Geschäfts können Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, weitergegeben oder an Parteien übertragen werden, die an diesem Prozess beteiligt sind.

• Mit Ihrer Zustimmung. Ihre personenbezogenen Daten können für andere als die oben genannten Zwecke verwendet werden, wenn Sie uns darum bitten oder uns Ihre Zustimmung geben. Alle von Ihnen bereitgestellten sensiblen Daten werden auf der Grundlage Ihrer Zustimmung verarbeitet.

WIE WIR IHRE PERSONENBEZOGENEN DATEN WEITERGEBEN

Manchmal müssen wir Ihre personenbezogenen Daten an andere vertrauenswürdige Personen und Unternehmen weitergeben. Ihre personenbezogenen Daten werden weitergegeben an:

• Unsere Dienstleister. Wir übertragen Ihre personenbezogenen Daten an unsere Dienstleister, die uns bei unseren täglichen Abläufen unterstützen, wie z. B. Jobylon, einen Personaldienstleister, oder Anbieter verschiedener digitaler Lösungen, oder geben sie an diese weiter.

• Behörden und andere öffentliche Akteure. Manchmal können wir aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen dazu verpflichtet sein, Informationen über Sie weiterzugeben, beispielsweise um rechtmäßigen Anfragen von Strafverfolgungsbehörden oder Aufsichtsbehörden nachzukommen.

• An Rechtsverfahren beteiligte Parteien. Im Zusammenhang mit einem möglichen Rechtsverfahren, einschließlich der Vorbereitungsarbeiten, müssen Ihre personenbezogenen Daten möglicherweise an Rechtsanwälte oder andere beteiligte Parteien weitergegeben werden.

• Andere Parteien, wenn Sie uns dazu auffordern oder uns dazu ermächtigen.

WO WIR IHRE PERSONENBEZOGENEN DATEN VERARBEITEN

Ihre personenbezogenen Daten können in einigen Fällen an Orte außerhalb der EU/des EWR übertragen und dort gespeichert werden, wo möglicherweise andere Datenschutzgesetze gelten. Wir werden alle notwendigen Maßnahmen ergreifen, um angemessene Schutzvorkehrungen (wie EU-Standardvertragsklauseln, zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen oder eine Angemessenheitsentscheidung der EU-Kommission) zu gewährleisten.

WIE LANGE WIR IHRE PERSONENBEZOGENEN DATEN AUFBEWAHREN

Wir bewahren Ihre personenbezogenen Daten nur so lange auf, wie es zur Erfüllung der Zwecke, für die sie erhoben wurden, erforderlich ist. Die Dauer hängt von der Art der Informationen und dem Grund für ihre Verarbeitung ab.

• Wenn Sie sich auf eine Stelle bewerben, speichern wir in der Regel die während des Einstellungsprozesses erhobenen Daten.

• Wenn Sie Mitarbeiter werden, speichern wir Ihre personenbezogenen Daten während Ihrer Beschäftigung für relevante Zwecke.

• Wenn wir Sie über eine Empfehlung oder eine Personalvermittlung gefunden haben, können wir Ihre Daten bis zu 24 Monate lang speichern.

• Wenn Sie im Einstellungsprozess nicht erfolgreich sind, speichern wir Ihre personenbezogenen Daten gemäß den lokalen Gesetzen – siehe Anhang A.

• Daten, die zur Abwehr von Ansprüchen (z. B. Diskriminierung) benötigt werden, können bis zu 24 Monate nach Abschluss des Einstellungsprozesses gespeichert werden.

• Daten, die mit Ihrer Einwilligung verarbeitet werden, werden gelöscht, sobald die Einwilligung widerrufen wird oder der Zweck erlischt.

IHRE RECHTE

• Recht auf Zugang zu Ihren Daten. Sie haben das Recht, eine Kopie der von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten sowie zusätzliche Informationen darüber anzufordern, wie die Daten erhoben, verarbeitet, weitergegeben usw. wurden. Die erste Kopie kann kostenlos angefordert werden. Wenn Sie jedoch wiederholt und unangemessene Anfragen nach Kopien stellen, können wir Ihnen eine Verwaltungsgebühr in Rechnung stellen. Wenn Sie eine Anfrage stellen, haben wir 30 Tage Zeit, Ihnen zu antworten.

• Widerspruchsrecht. Sie haben das Recht, der Verarbeitung aufgrund berechtigter Interessen zu widersprechen. Das bedeutet, dass wir personenbezogene Daten nicht mehr verarbeiten dürfen, es sei denn, wir können zwingende berechtigte Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen überwiegen. Sie können sich jederzeit an uns wenden, um weitere Informationen über die durchgeführte Abwägungsprüfung zu erhalten.

• Darüber hinaus haben Sie ein uneingeschränktes Recht, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für Direktmarketingzwecke zu widersprechen, und wir werden einem solchen Antrag nachkommen.

• Recht auf Übertragung Ihrer Daten. Sie haben das Recht, die personenbezogenen Daten, die Sie uns zur Verfügung gestellt haben, unter bestimmten Bedingungen an einen anderen Verantwortlichen zu übertragen.

• Recht auf Berichtigung. Sie haben das Recht, unrichtige oder unvollständige Informationen über sich selbst zu korrigieren. Jeder Antrag auf Berichtigung Ihrer personenbezogenen Daten wird auch an alle Auftragsverarbeiter, denen Ihre personenbezogenen Daten übermittelt wurden, weitergeleitet und von diesen bearbeitet.

• Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“). Sie haben das Recht, die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, beispielsweise wenn die Daten für die Zwecke, für die sie erhoben oder anderweitig verarbeitet wurden, nicht mehr erforderlich sind oder wenn keine Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten besteht.

• Recht auf Einschränkung. Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, bis unrichtige oder unvollständige Informationen über Sie berichtigt wurden oder bis ein Widerspruch Ihrerseits bearbeitet wurde.

• Recht auf Widerruf Ihrer Einwilligung. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen. Bitte beachten Sie jedoch, dass dies keinen Einfluss auf bereits erfolgte Verarbeitungen hat.

• Recht auf Beschwerde. Sie haben das Recht, eine Beschwerde bei unserer federführenden Aufsichtsbehörde oder der Aufsichtsbehörde in dem Land, in dem Sie leben oder arbeiten, einzureichen, wenn Sie der Meinung sind, dass wir unseren Verpflichtungen in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten nicht nachgekommen sind.

Bitte beachten Sie, dass eine von Ihnen beantragte Einschränkung oder Löschung unsere Fähigkeit beeinträchtigen kann, Ihre Bewerbung zu bearbeiten oder Sie für eine Stelle in Betracht zu ziehen. Darüber hinaus können gesetzliche Rechte oder Pflichten uns daran hindern, Ihre Daten ganz oder teilweise offenzulegen oder zu übertragen oder Ihre Daten sofort zu löschen.

Schließlich haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutzbehörde zu beschweren. Informationen zur zuständigen Aufsichtsbehörde finden Sie in Anhang A. Wenn dies nicht auch Ihre lokale Datenschutzbehörde ist, können Sie sich an Ihre lokale Datenschutzbehörde wenden, die Sie über das weitere Vorgehen beraten wird.

BENACHRICHTIGUNG UND BEWÄLTIGUNG VON DATENVERLETZUNGEN

Bei Lindab nehmen wir den Schutz der personenbezogenen Daten von Bewerbern sehr ernst. Im unwahrscheinlichen Fall einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Personalbeschaffung wird Lindab unverzüglich Maßnahmen ergreifen, um das Risiko zu bewerten und gegebenenfalls die zuständige Aufsichtsbehörde gemäß den geltenden Datenschutzgesetzen zu benachrichtigen. Wenn die Verletzung wahrscheinlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen darstellt, werden wir auch die betroffenen Bewerber direkt informieren.

Alle Vorfälle werden gemäß unseren etablierten Verfahren zum Management von Cybersicherheits- und Datenschutzvorfällen behandelt, die eine umgehende Meldung, Eindämmung, Dokumentation und Überprüfung nach dem Vorfall umfassen.

Wenn Sie sich an den Datenschutzbeauftragten der Lindab-Gruppe wenden möchten, können Sie sich an folgende Adresse wenden: gdpr@lindab.com

Aufbewahrungsfristen und lokale Behörden

Die Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit

www.bfdi.bund.de

E-mail: poststelle@bfdi.bund.de