Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Murata Electronics Oy, Myllynkivenkuja 6, 01620 Vantaa, 1749605-7

Vastaava henkilö: Tuomas Nurmi, HRD Manager

Yhteydenotot: dataprotection-finland@murata.com

Rekisterin nimi

Murata Electronics Oy:n (jäljempänä Murata Electronics) rekrytointi ja työnhakijat.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

Murata Electronics käsittelee työnhakijoiden henkilötietoja löytääkseen sopivan työntekijän tarjottuun työpaikkaan. Murata Electronics voi vastaanottaa, käsitellä ja säilyttää Murata Electronicsille hakeneiden työnhakijoiden työhakemuksia sekä pyytää palautetta rekrytointiprosessista. Henkilö voi hakea suoraan haluamaansa työtehtävää tai jättää avoimen hakemuksen. Henkilötietojen käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän oikeutettujen etujen toteuttamiseksi.

Käsittelyn oikeusperusteet

Murata Electronics käyttää oikeuksiaan rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun sekä hakijan suostumukseen perustuen EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) artiklan 6 (1) (f) mukaisesti.

Tämä tietosuojaseloste täyttää rekisterinpitäjän GDPR:n artiklan 13 mukaiset velvollisuudet, joiden mukaan rekisterinpitäjän tulee antaa läpinäkyvää tietoa henkilötietojen käsittelystä rekisteröidyille henkilöille.

Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä

Murata Electronicsille töihin hakevat yrityksen ulkopuoliset ja sisäiset henkilöt.

Henkilötietoryhmät

Murata Electronics käsittelee henkilötietoja, jotka työnhakija hakemuksessaan ja sen liitteissä toimittaa. Murata Electronics käsittelee ainoastaan rekrytoinnin kannalta välttämättömiä henkilötietoja, jotka on esitetty alla:

• Henkilön perustiedot, kuten: etunimi, sukunimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
• Tehtävään liittyvät tiedot, kuten: aloituspäivämäärä, työvuorot, joissa voi työskennellä, miksi hakija hakee ko. paikkaa sekä muut henkilön antamat vapaamuotoiset henkilötiedot
• Aikaisempi työkokemus, koulutus, kurssit ja osaaminen
• Henkilön haastattelussa kertomat tiedot
• Työhönottoa ennen suoritettavat selvitykset ja testit, kuten henkilö- ja soveltuvuustestit, turvallisuusselvitys ja työhöntulotarkastus
• Mahdolliset suosittelijatiedot
• Hakemuksen mahdolliset liitteet kuten CV, hakemuskirje, valokuva, tai LinkedIn -työnhakuprofiili

Henkilötietojen vastaanottajat

Murata Electronics rekisterinpitäjänä käsittelee henkilötietoja itse. Murata Electronicsilla hakutietoja voivat tarkastella:

• Murata Electronicsin henkilöstöhallinto
• Murata Electronicsin rekrytointitiimi, johon kuuluu rekrytoijien lisäksi rekrytoiva esimies sekä mahdollisesti rekrytoivan esimiehen esimies. Rekrytoinnissa voidaan hyödyntää myös muita valinnan kannalta oleellisia henkilöitä kuten tiiminvetäjää tai tiiminjäsentä. Jos rekrytoija arvioi hakijalla olevan potentiaalia johonkin toiseen avoinna olevaan tehtävään, hän voi siirtää hakijan tietoineen palveluntarjoajan suojatussa järjestelmässä toiseen hakuun, jolloin hakijan tiedot ovat myös kyseisen haun rekrytoivan esimiehen nähtävillä.
• Murata Electronics rekisterinpitäjänä käsittelee henkilötietoja itse, mutta käyttää myös apunaan palveluntuottajia. Murata Electronics vastaa valitsemiensa palveluntuottajien toiminnasta henkilötietoja käsiteltäessä. Jos tietoja tarvitsee rekrytointiprosessin aikana luovuttaa muille ulkopuolisille kumppaneille kuin Jobylonille, tästä pyydetään hakijalta erillinen lupa.

Ulkopuoliset tietolähteet

Murata Electronics voi tarvittaessa kerätä rekrytoinnin kannalta tarpeellisia lisätietoja seuraavista ulkopuolisista lähteistä:

• Suosittelijoilta, mikäli hakija on suosittelijan hakemuksessaan maininnut.
• Yhteistyökumppanilta, joka tekee hakijasta soveltuvuuden arvioinnin osana haetun tehtävän rekrytointiprosessia hakijan suostumuksella.
• Poliisilta teetetyn turvallisuusselvityksen kautta, mikäli selvitys on tehtävän kannalta oleellinen tai selvitystä tiettyyn rooliin edellytetään viranomaistaholta. Selvityksen teettämisestä mainitaan työpaikkailmoituksen yhteydessä.
• Suorahakuyrityksistä, mikäli hakija on antanut suostumuksensa suorahakuyritykselle.

Tietojen luovutukset

Murata Electronics voi luovuttaa tietoja viranomaisille, joilla on lakiin perustuva tiedonsaantioikeus.

Tietojen siirto EU/ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle ilman henkilön omaa erillistä suostumusta.

Tietojen säilytys ja hävittäminen

Murata Electronics säilyttää työnhakua varten annettuja ja prosessin aikana muodostuneita henkilötietoja siihen asti, kun valintapäätös on saanut lainvoiman ja muun lainsäädännön mukaiset kanneajat (mm. laki naisten ja miesten välisestä tasa-arvosta ja yhdenvertaisuuslaki) ovat kuluneet umpeen. Tämän jälkeen kaikki henkilötiedot tuhotaan ilman erillistä ilmoitusta.

Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista

Henkilötiedot säilytetään palveluntarjoajan suojatussa järjestelmässä ja fyysiset dokumentit sijaitsevat lukituissa tiloissa. Henkilötietoihin on pääsy ainoastaan henkilöillä, joilla on toimenkuvansa puolesta oikeus käsitellä kyseisiä tietoja.

Rekisteröidyn oikeuksien toteuttaminen

Informointivelvoitteen täyttämiseksi työnhakijalla on työhakemuksen jättämisen yhteydessä luettavissaan tietosuojaseloste, jonka mukaisesti hänen tietojaan käsitellään, kun hän on siihen antanut suostumuksensa.

Rekisteröidyllä on oikeus:

• peruuttaa suostumuksensa tietojen käsittelyyn (lopulliseen valintapäätökseen asti)
• saada nähdä hänestä säilytetyt henkilötiedot
• tietojen oikaisemiseen sekä tarpeettomien ja lainvastaisten tietojen poistamiseen
• oikeus käsittelyn rajoittamiseen
• vastustamisoikeus

Yhteydenotot: dataprotection-finland@murata.com

Data controller and contact information

Murata Electronics Oy, Myllynkivenkuja 6, 01620 Vantaa, 1749605-7

Responsible person: Tuomas Nurmi, HRD Manager

Contact: dataprotection-finland@murata.com

Name of personal data filing system

Recruitment and job applicants at Murata Electronics Oy (hereafter Murata Electronics)

Purpose of handling personal data

Murata Electronics handles job applicant's personal data in order to find suitable candidate for the open position. Murata Electronics can receive, handle and store job applications of persons who have applied for a job at Murata Electronics and additionally Murata Electronics can ask for feedback of the recruitment process. Person can apply directly to a specified position or alternatively leave an open application. Handling personal data is necessary for legitimate interest of data controller.

Legal basis for the processing

Murata Electronics uses its right based on the legitimate interest and applicant's consent in accordance with EU's General Data Protection Regulation (GDPR) article 6 (1) (f). This personal data filing system fulfills data controller's obligations defined in GDPR's article 13, according to which data controller is obliged to provide transparent information about personal data handling to data subjects.

Description about data subjects

Job applicants from outside and inside the company who apply for a job in Murata Electronics.

Categories of personal data

Murata Electronics processes personal data which is provided by the applicant in his/her application and its attachments. Murata Electronics processes only personal data necessary for the recruitment. Such personal data is listed below:

• Job applicant's basic data, such as first name, last name, phone number and e-mail address
• Information relating to the role, such as start date, shifts where the applicant is able to work, why he/she is interested in the position and other informal data provided by the applicant
• Previous work experience, education, courses and knowledge
• Information shared in the interview
• Clearances and tests before recruiting, such as personal assessments, security clearance and pre-employment health examination
• Possible references' information
• Possible attachments in the application such as CV, application letter, photo or LinkedIn-applicant profile.

Recipients of personal data

As data controller Murata Electronics processes personal data by itself. At Murata Electronics applicant information is available for:

• Human resources department
• Recruitment team which, besides recruiters, includes recruiting supervisor and possibly recruiting supervisor's supervisor. It is also possible to have other essential persons included in the process such as team leader or team member. If recruiter evaluates that applicant has potential for some other open position, recruiter can move applicant and his/her information to this other position’s recruitment process in service provider’s protected system. After this, supervisor of this other open position can also access applicant’s information.
• Murata Electronics as data controller processes personal data by itself but can also utilize different service providers. Murata Electronics is responsible for operation of the service providers what comes to personal data processing. In case there is a need to hand over data to other external partners than Jobylon during the recruitment process, a separate consent is asked from the applicant.

External data sources

Murata Electronics can, on demand, collect additional data that is essential for the recruitment from following external resources:

• Referees, in case the applicant has mentioned such in his/her application.
• External partner who completes the personal assessment as part of the recruitment process with applicant's consent
• Security clearance completed by the police, in case it is vital for the open position or demanded by the authorities. Information about security clearance is available in the job advertisement.
• Direct search firms in case the applicant has given his/her consent to the direct search company.

Handovers of data

Murata Electronics can hand data over to authorities who have right of access based on legislation.

Moving data outside EU/ETA

Data is not transferred outside of EU/ETA region without person's own separate consent.

Storing and destroying data

Murata Electronics stores the data that is provided for the recruitment and is formed during the recruitment process until the final decision is made and it has become legally effective and until legislative limitations (incl. Act on Equality between Women and Men and Non-Discrimination Act) have expired. After that, all data will be destroyed without separate announcement.

General description of technical and other safety measures

Personal data is being stored in service provider’s protected system and physical documents are in locked up premises. Personal data can only be accessed by persons who, on behalf of their job role, have the right to process particular information.

Rights of data subjects

To fulfill the requirement of transparency, the job applicant has a possibility to read this privacy policy before giving consent to data processing when leaving the application. To fulfill the informing requirement, the job applicant has a possibility to read the data storage description explaining how his/her data is processed when submitting the job application.

Data subject has the right to:

• Cancel the consent for processing personal data (until the final decision of the recruitment)
• See the personal data stored of him/her
• Correct his/her personal data and remove unnecessary and illegal information
• Restrict processing
• Protest

Contact: dataprotection-finland@murata.com

Jobylonin tietosuojaseloste / Jobylon’s data storage description

Jos haet työpaikkaa tai otat yhteyttä työnantajiin Jobylonin palvelun kautta, kyseinen työnantaja rekisteröi ja käsittelee henkilökohtaisia tietojasi. Rekisteröinnin ja käsittelyn tarkoituksena on mahdollistaa se, että työnantaja voi huolehtia kyseisestä rekrytointiprosessista ja käyttää tietoja myös tulevien rekrytointiprosessien yhteydessä. Vain rekrytoinnin edellyttämiä tietoja käsitellään; nämä tiedot sisältävät esimerkiksi yhteystiedot sekä hakijan sopivuutta ja uramahdollisuuksia koskevia tietoja.

Työnantaja on henkilötietojen rekisterinpitäjä

Jobylon käsittelee henkilökohtaiset tiedot työnantajan puolesta ja tarjoaa rekrytointityökalunsa työnantajien käyttöön.

Työnantaja, jonka yrityksestä haet työpaikkaa, on rekisterinpitäjänä vastuussa henkilökohtaisista tiedoistasi ja sitoutuu olemaan paljastamatta niitä valtuuttamattomille kolmansille osapuolille. Rekisterinpitäjä voi kuitenkin jakaa henkilötietojasi muiden asianmukaisten henkilötietoja käsittelevien dataprosessien kanssa silloin, kun prosessi sitä edellyttää. Jobylon toimii tietojen käsittelijänä esimerkiksi silloin, kun se auttaa työnantajaa keräämään tietosi rekrytointityökalun välityksellä.

Jos sinulla on henkilötietoihisi ja työntekijän suorittamaan tietojenkäsittelyyn liittyviä kysymyksiä, ota suoraan yhteyttä työntekijään. Voit myös lähettää sähköpostia osoitteeseen privacy@jobylon.com. Jobylon ei kuitenkaan välttämättä pysty vastaamaan kysymykseesi ja noudattamaan pyyntöäsi ilman työnantajan hyväksyntää.

Tietojen kerääminen

Suurin osa tiedoista on sinun itsesi antamia. Informaatiota saatetaan kuitenkin kerätä myös julkisesti käytettävissä olevien lähteiden kautta.

Kerättyjä tietoja käytetään ainoastaan rekrytointitarkoituksiin (mukaan lukien tilastolliset tarkoitukset, kuten esimerkiksi hakijoiden demografiset analyysit), ellei muutoin ole nimenomaisesti ilmoitettu. Tällaisia tietoja käsitellään ainoastaan koostetussa ja ei-identifioitavissa olevassa muodossa.

Huomaa, että hakemuksesi sisältämiä tietoja saatetaan käyttää rekrytoinnissa myös saman työnantajan muihin työpaikkoihin kuin siihen paikkaan, jota parhaillaan haet. Jos et ole kiinnostunut mistään muista työpaikoista, ota yhteyttä kyseiseen työnantajaan ja ilmoita, että et halua osallistua muihin hakuprosesseihin.

Tietojen käsittely

Henkilötietojasi käsitellään tavanomaisia rekrytointikäytäntöjä noudattavalla tavalla, jonka keskeiset vaiheet ovat tietojen kerääminen, säilytys, arviointi, yhteydenotot ja poistaminen. Tämänkaltainen käsittely on välttämätöntä rekrytointiprosessin mahdollistamiseksi, mikä puolestaan on työnantajan oikeutettu tavoite.

Sinulta saatetaan pyytää tietoja, jotka eivät ole olennaisia rekrytointiprosessia varten. Jos tällaisia tietoja pyydetään, niiden antaminen on vapaaehtoista, eikä niitä käytetä rekrytointiprosessin osana. Tällaiset tiedot voivat olla tilastollisia tarkoituksia varten kerättyjä demografisia tietoja (esim. missä asut tai missä kävit koulua). Syy tämäntyyppisten tietojen keräämiseen ilmoitetaan pyynnön yhteydessä. Jos toimitat tällaisia tietoja, ilmaiset hyväksyväsi tietojen käytön tilastollisiin tarkoituksiin (tai muihin tarkoituksiin, mikäli ne on ilmaistu kyseisen pyynnön yhteydessä). Huomaa, että tällaiset tiedot eivät missään tapauksessa vaikuta rekrytointiprosessiin ja että niiden antaminen on täysin vapaaehtoista.

Jos henkilökohtaisia tietoja käsitellään suostumuksesi perusteella, voit peruuttaa suostumuksesi koska tahansa ottamalla yhteyttä työnantajaan.

Hakemustasi säilytetään enimmillään kaksi vuotta sen jälkeen, kun hakemasi työpaikka on täytetty. Syy hakemuksen säilyttämiseen on, että työnantajan on ehkä todistettava, että työhönottoprosessi ei ollut millään tavalla syrjivä. Työnantajalle ei kuitenkaan ole mitään velvoitetta säilyttää muita antamiasi tietoja.

Omat oikeutesi

Voit ottaa yhteyttä työnantajaan ja pyytää informaatiota siitä, minkätyyppisiä henkilökohtaisia tietoja työnantaja käsittelee, mihin tarkoitukseen niitä käytetään, kenellä on nyt tai tulevaisuudessa pääsy kyseisiin tietoihin ja onko tietoja kerätty muista lähteistä kuin sinulta itseltäsi (ja mitä nämä lähteet tässä tapauksessa ovat).

Jos epäilet tai uskot, että henkilökohtaisia tietojasi on käsitelty laittomalla tavalla tai että käsiteltävät henkilökohtaiset tiedot ovat virheellisiä, sinun tulee ottaa työnantajaan yhteyttä suoraan käyttäen hakuprosessin yhteydessä toimitettuja yhteystietoja ja pyytää, että tiedot oikaistaan tai poistetaan tai että niiden käsittelyä rajoitetaan, mikäli mahdollista. Voit myös ottaa yhteyttä Jobyloniin lähettämällä sähköpostia osoitteeseen privacy@jobylon.com. Huomaa, että tällaisessa tapauksessa Jobylon ainoastaan lähettää pyyntösi työnantajalle (joka toimii henkilötietojen rekisterinpitäjänä). Sinulla on myös oikeus tehdä asiasta valitus asianmukaisille valvontaviranomaisille.

Tietyissä tilanteissa sinulla on oikeus tietojen siirrettävyyteen, mikä merkitsee, että tiedot voidaan siirtää suoraan (tai itsesi kautta) työnantajalta jollekin toiselle tietojen rekisterinpitäjälle strukturoidussa, yleisesti käytössä olevassa ja koneellisesti luettavissa olevassa muodossa.

Sinulla on oikeus pyytää ote tallennetuista henkilötiedoistasi kerran vuodessa ja muuttaa kyseisiä tietoja, jos ne ovat virheelliset, ja pyytää niiden poistamista, jos tietojen käsittelylle ei ole olemassa lakiperäistä syytä. Tämänkaltaiset pyynnöt on kuitenkin aina osoitettava suoraan työnantajalle, joka toimii tietojesi rekisterinpitäjänä.