Retningslinjer for personvern ved rekruttering til Eidsiva-konsernet

Disse retningslinjene gjelder for deg som søker jobb i Eidsiva-konsernet (heretter Eidsiva) gjennom vårt rekrutteringssystem, Jobylon. Søker du jobb hos oss, innhenter vi personopplysninger som er nødvendige for å gi deg informasjon om og gjennomføre rekrutteringsprosessen.

Eidsivas ansvar
Data som Eidsiva samler inn om deg er det vårt ansvar å håndtere på riktig måte i henhold til gjeldende personvernlovgivning. Vi benytter oss av et rekrutteringssystem, Jobylon, for å gjennomføre rekruttering. I dette forholdet har Eidsiva et behandlingsansvar og Jobylon har et databehandleransvar i tråd med personvernforordningen (GDPR). Se nærmere detaljer under «Deling av data» i disse retningslinjene.

Bruk av personopplysninger i tilknytning til jobbsøknad
Dersom du søker på en stilling gjennom Eidsivas plattform på Jobylon, vil dine personopplysninger bli registrert og behandlet av Eidsiva via denne plattformen. Vi innhenter kun data som er nødvendig i rekrutteringsøyemed, for eksempel kontaktinformasjon og dokumenter som kan si noe om søkerens erfaring og egnethet.

Når og hvordan innhenter vi personopplysninger?
Vi samler inn personopplysninger når jobbsøker:

• Oppretter en søknad i Jobylon eller på annen måte legger til personopplysninger om seg selv i rekrutteringssystemet, for eksempel for å bli varslet om relevante utlysninger
• Bruker Jobylon til å komme i kontakt med medarbeiderne våre, legge til personopplysninger om deg selv enten personlig eller ved å bruke andre tredjepartskilder som LinkedIn.

Vi innhenter også informasjon fra referanser som jobbsøker selv har oppgitt.

Hvilke personopplysninger innhenter vi?
Gjennom Eidsivas rekrutteringssystem vil vi kunne innhente navn, e-post, bilder, svar på spørsmål som stilles gjennom rekrutteringen, titler, utdannelse og annen informasjon som brukeren eller andre har delt med oss. Vi innhenter kun opplysninger som er relevante for rekrutteringsprosessen.

Formål og lovlighet for behandlingen
Formålet vårt er å ansette kandidater til ledige stillinger i Eidsiva-konsernet hvor vi benytter oss av rekrutteringssystemet Jobylon for administrering av søknader og annen relevant dokumentasjon. Eidsiva anses å ha en berettiget interesse i å behandle de opplysningene du legger inn i rekrutteringssystemet for å bli vurdert som kandidat til en bestemt stilling. I interesse-vurderingen legger vi vekt på at det å søke er frivillig, og at det er påregnelig for en kandidat at Eidsiva må behandle personopplysninger som er relevante for rekrutteringsprosessen (jf. eget punkt over). Dette gjør vi i samsvar med GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f.

Deling og overføring av data
Jobylon leverer og drifter rekrutteringssystemet som Eidsiva benytter seg av. Eidsiva har inngått en egen databehandleravtale med Jobylon for å sikre at personopplysninger fra jobbsøkere til vårt konsern blir behandlet forsvarlig og i tråd med GDPR. For mer informasjon om hvordan Jobylon ivaretar personvern, se nærmere detaljer her: https://www.jobylon.com/privac....

Personopplysningene som innhentes gjennom systemet lagres og behandles innenfor EU/EØS, eller et tredjeland som EU-kommisjonen anser å ha et tilstrekkelig beskyttelsesnivå. Dersom vi behandler dine personopplysninger utenfor EU/EØS skjer dette basert på leverandøren som har inngått bindende avtaler som fullt ut overholder lovligheten av tredjelandsoverføringer.

Databehandling og sletting
Dine personlige opplysninger behandles i samsvar med stegene i en konvensjonell rekrutteringsprosess. Vanligvis vil stegene være innsamling, lagring, screening, intervju og evaluering, tilbakemelding og sletting.

Stillingssøknader og annen dokumentasjon knyttet til søknaden oppbevares i rekrutteringssystemet Jobylon og slettes innen 12 måneder etter at stillingen er besatt, eller når du trekker deg fra en søkeprosess. Årsaken til dette er at Eidsiva kan bli bedt om å dokumentere at ansettelsesprosessen har foregått lovlig, herunder at den har foregått uten noen form for diskriminering. Dersom vi ønsker å bruke dine personopplysninger i fremtidige rekrutteringsøyemed, vil du bli bedt om å gi særlig samtykke til det. Du har rett til å trekke tilbake samtykket når som helst ved å kontakte Eidsiva gjennom kontaktdetaljene oppført under. Bruk av denne retten kan imidlertid bety at du ikke kan delta i en søkeprosess hos oss, eller på annen måte bruke Eidsivas rekrutteringssystem i Jobylon.

Senere bruk av data
Vi bruker opplysninger også til statistikk, for eksempel til demografiske analyser av søkere. Slike data behandles på gruppenivå og anonymiseres. Dersom innsamlet data brukes til noe annet, skal dette være tydelig oppgitt.

Bakgrunnssjekk
Ved ansettelse i to av Eidsiva-konsernets datterselskaper, Elvia og Eidsiva Bredbånd, gjennomfører vi i visse tilfeller bakgrunnssjekk som går utover de konvensjonelle vurderingene i en rekrutteringsprosess.

Ved ansettelse i Elvia, gjennomfører vi i samsvar med kraftberedskapsforskriften § 6-7 bakgrunnssjekk for den eller de som får tilbud om ansettelse. I noen særlige rekrutteringsprosesser gjennomfører vi også kredittsjekk. Dersom dette er tilfellet, skal du gjøres oppmerksom på det.

Ved ansettelse i Eidsiva Bredbånd, vil det i rekrutteringsprosesser med særskilte krav til sikkerhet bli gjennomført en bakgrunnssjekk og innhentet politiattest. Politiattest innhentes med hjemmel i politiregisterforskriften §34-9 der stillingen krever det.

Opplysningene fra bakgrunnssjekk innhentes og lagres separat fra øvrige opplysninger som innhentes i rekrutteringsprosessen. Du vil få nærmere informasjon om gjennomføring av bakgrunnssjekk før den gjennomføres.

Dine rettigheter
Du kan når som helst kontakte Eidsiva og be om informasjon om hvilke personopplysninger som blir behandlet, til hvilket formål, hvem som har fått (eller kommer til å få) tilgang til hvilke opplysninger, og om det har blitt samlet inn opplysninger fra andre kilder enn deg selv, og fra hvor.
Hvis du mistenker eller mener at dine personlige opplysninger er blitt ulovlig behandlet, eller at opplysningene som blir behandlet ikke er korrekte, ber vi deg kontakte Eidsiva direkte for å få opplysningene korrigert, slettet eller begrenset. Du har også rett til å klage til Datatilsynet.

Kontaktinformasjon
Dersom du har spørsmål knyttet til dine personlige data og hvordan de blir behandlet, kan du kontakte oss ved å sende e-post til personvern@eidsiva.no. Det er viktig at du setter ”Jobylon personopplysninger” som tekst i emnefeltet.