Privacy Statement Stichting de Tussenvoorziening (concept)
Inleiding
Om je goed te ondersteunen, hebben we bepaalde persoonsgegevens nodig. Bij de Tussenvoorziening behandelen we alle informatie die we krijgen vertrouwelijk. In ons Privacyreglement is vastgelegd dat wij alleen gegevens delen voor het doel waarvoor het aan ons verstrekt is. We delen of gebruiken ze nooit zonder toestemming tenzij we daar wettelijk toe verplicht zijn. We vragen ook niet meer gegevens dan nodig. Wij volgen hierin de AVG.
Het doel van het privacyreglement van de Tussenvoorziening is een praktische uitwerking te geven van de bepalingen in de AVG. Dit reglement is van toepassing op alle voorzieningen van de Tussenvoorziening.
Leeswijzer
Dit Privacy Statement bestaat uit drie delen: een eerste gedeelte dat toeziet op cliënten; een tweede gedeelte dat toeziet op werknemers, sollicitanten, vrijwilligers en stagiaires van de Tussenvoorziening en een derde gedeelte dat toeziet op freelancers, en vertegenwoordigers van (potentiële) opdrachtgevers, leveranciers en andere bedrijven.
Inhoudsopgave
Deel 1: Gegevens die de Tussenvoorziening verwerkt van cliënten 2
Vertegenwoordiging van cliënten 2
De voorwaarden voor de verwerking van persoonsgegevens 2
De verwerking van persoonsgegevens 2
Informatieverstrekking aan cliënten 3
Recht op inzage en afschrift van opgenomen persoonsgegevens 3
Recht op aanvulling, correctie of verwijderen van persoonsgegevens 3
Richtlijn hoe te handelen bij het doorbreken van geheimhouding 4
Uitgangspunten bij de verwerking van persoonsgegevens 5
Functionaris voor de Gegevensbescherming 6
Gegevens die De Tussenvoorziening verwerkt van freelancers (ZZP’ers en DGA’ers) 6
Inzage- en verwijderingsrecht 8
Vragen, opmerkingen en klachten 8
Wijzigingen, inwerkingtreding en inzage van dit reglement 9
Aanvaarding Privacy Statement 9
Cliëntgegevens worden verwerkt in een elektronisch dossier. Daarnaast werkt De Tussenvoorziening mee aan een stedelijk registratiesysteem. Het aanmeldformulier waarmee verwijzers hun cliënt aanmelden bij De Tussenvoorziening en het aanmeldformulier voor Stadsgeldbeheer zijn gemaakt in Microsoft Forms. De gegevens worden direct veilig opgeslagen in onze systemen. Overige aanmeldformulieren worden na invullen digitaal verstuurd naar de Tussenvoorziening. De gegevens worden 1 maand bewaard op de website. Voor meer informatie lees: De bescherming van jouw persoonlijke gegevens (.pdf).
1. Een cliënt is zelf verantwoordelijk voor de vertegenwoordiging van zijn eigen belangen.
2. Als de cliënt jonger is dan zestien jaar, treden de ouders die het ouderlijk gezag uitoefenen of de voogd, op in plaats van de cliënt.
3. Als de cliënt ouder is dan zestien jaar en niet in staat kan worden geacht tot een redelijke vertegenwoordiging van zijn belangen, wordt hij vertegenwoordigt door (op volgorde):
a. de curator of mentor, als de cliënt onder curatele staat of mentorschap is ingesteld,
b. de persoonlijk gemachtigde, als de cliënt deze schriftelijk heeft gemachtigd,
c. de echtgenoot of andere levensgezel van de cliënt, als de persoonlijk gemachtigde ontbreekt of niet optreedt,
d. een kind, broer of zus van de betrokkene, als de echtgenoot of andere levensgezel dat niet wenst op ontbreekt.
4. De persoon die in de plaats treedt van de cliënt, stelt zich op als een goed vertegenwoordiger. Hij moet de cliënt zoveel mogelijk bij de vervulling van zijn taken betrekken.
5. Als we dit privacyreglement spreken van ‘cliënt’ bedoelen we de cliënt óf zijn vertegenwoordiger.
1. De Tussenvoorziening verwerkt persoonsgegevens op een behoorlijke en zorgvuldige manier.
2. De Tussenvoorziening gebruikt en verwerkt persoonsgegevens alleen voor de doelen waarvoor ze zijn gekregen.
3. De Tussenvoorziening kan persoonsgegevens gebruiken voor kwaliteitsdoeleinden. Deze gegevens worden geanonimiseerd verwerkt en niet aan derden verstrekt.
4. De Tussenvoorziening zorgt dat de persoonsgegevens veilig zijn opgeslagen en alleen voor bevoegden beschikbaar zijn.
1. Persoonsgegevens mogen alleen worden verwerkt als aan een van onderstaande voorwaarden is voldaan:
o er is toestemming van de cliënt.
2. Of de gegevensverwerking is noodzakelijk:
o voor de uitvoering van een overeenkomst,
o voor het nakomen van een wettelijke verplichting,
o ter bescherming van vitale belangen,
o voor de vervulling van een taak van algemeen belang of uitoefening van openbaar gezag,
o voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen.
3. Gegevens over gezondheid zijn bijzondere persoonsgegevens. Deze, en andere bijzondere persoonsgegevens, worden alleen verwerkt als dit noodzakelijk is voor de begeleiding. Het doorgeven van deze gegevens doen wij alleen met toestemming van de cliënt.
Als de cliënt persoonlijke gegevens deelt
1. Als bij de cliënt zelf de persoonsgegevens worden verkregen, vertelt de medewerker van de Tussenvoorziening:
• zijn identiteit,
• welke persoonsgegevens nodig zijn,
• de reden waarom de persoonsgegevens nodig zijn.
2. De medewerker van de Tussenvoorziening vertelt hoe met de persoonsgegevens wordt omgegaan (opslag en verwerking) en met wie de gegevens worden gedeeld.
Persoonsgegevens die van een andere partij zijn gekregen
Als er persoonsgegevens van een andere partij worden ontvangen vertelt de medewerker van de
Tussenvoorziening
• waarvoor de persoonsgegevens worden gebruikt,
• hoe met de persoonsgegevens wordt omgegaan (opslag en verwerking) en met wie de gegevens worden gedeeld.
Persoonsgegevens delen met een andere partij
Als er persoonsgegevens worden gedeeld met een andere partij vertelt de medewerker van de
Tussenvoorziening
• wanneer de gegevens worden gedeeld,
• welke gegevens worden gedeeld,
• waarom de andere partij de gegevens nodig heeft.
1. Een cliënt mag de gegevens die in zijn dossier zijn opgeslagen inzien of er een kopie van ontvangen.
2. Binnen één maand wordt inzage gegeven of een kopie verstrekt.
3. Een cliënt mag alleen zijn eigen gegevens inzien. Gegevens van anderen worden niet verstrekt.
1. De gegevens in het dossier mogen door de cliënt worden aangevuld met een eigen verklaring.
2. De cliënt kan om correctie van gegevens vragen als deze feitelijk onjuist of onvolledig zijn,
niet noodzakelijk voor de begeleiding zijn, of in strijd met een wettelijk voorschrift zijn.
3. De medewerker van de Tussenvoorziening zorgt dat een beslissing tot correctie zo snel mogelijk wordt uitgevoerd.
4. De cliënt kan verzoeken om de verwijdering van gegevens. Als dit gebeurt vertelt de medewerker van de Tussenvoorziening met welke andere partijen deze gegevens zijn gedeeld en meldt de Tussenvoorziening de andere partijen dat de cliëntgegevens die de Tussenvoorziening heeft gedeeld ook uit hun bestanden moeten worden verwijderd.
5. De medewerker van de Tussenvoorziening meldt de cliënt binnen vier weken met argumenten óf dan wel in hoeverre hij aan het verzoek voldoet.
De medewerker van de Tussenvoorziening verwijdert de gegevens binnen drie maanden na het verzoek van de cliënt, tenzij er andere redenen zijn de gegevens te bewaren, bijvoorbeeld wettelijke of contractuele verplichtingen met de subsidieverstrekker.
1. Persoonsgegevens worden bewaard zolang dat wettelijk is vereist of noodzakelijke op basis
van contractuele afspraken. De Tussenvoorziening heeft een document waarin de bewaartermijnen zijn vastgesteld.
2. Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor de verwerkelijking van de doeleinden waarvoor zij worden verzameld of verwerkt.
Als de cliënt van mening is dat de bepalingen van dit reglement niet worden nageleefd of een andere
reden heeft tot klagen, kan hij zich, in deze volgorde wenden tot:
• de hulpverlener,
• de Functionaris Gegevensbescherming,
• de Autoriteit Persoonsgegevens.
1. Wanneer met een cliënt geen specifieke afspraken zijn gemaakt over informatieverstrekking
aan derden of het inschakelen van hulp, moet de privacy zoveel mogelijk gerespecteerd en
gewaarborgd blijven. De medewerker van de Tussenvoorziening heeft een
geheimhoudingsplicht. Deze is zwaarwegend maar niet absoluut. In het belang van de cliënt
kan hiervan worden afgeweken, toestemming van de cliënt hoeft niet van doorslaggevende
betekenis te zijn.
2. De medewerker van de Tussenvoorziening kan te maken krijgen met conflicterende belangen
(bijvoorbeeld privacy van een cliënt tegenover eisen uit de meldcode huiselijk geweld en
kindermishandeling). De afweging om geheimhouding te doorbreken wordt gemaakt op basis
van de volgende criteria:
• Is alles geprobeerd om toestemming van de cliënt te krijgen?
• Levert het niet doorbreken van de geheimhouding of het niet geven van informatie
belangrijke schade op voor anderen?
• Kan de schade op anderen worden voorkomen of worden beperkt wanneer de
geheimhouding of zwijgplicht wordt doorbroken?
• Brengt de geheimhouding en zwijgplicht de medewerker van de Tussenvoorziening in
gewetensnood?
• Is er een andere weg om de probleemsituatie op te lossen zodat het doorbreken van
geheimhouding of zwijgplicht niet nodig is?
• Als gekozen wordt voor informatieverstrekking aan derden, het doorbreken van
geheimhouding of zwijgplicht dan gebeurt dit in zo beperkt mogelijke mate.
3. Doorbreken van geheimhouding of zwijgplicht zonder toestemming of buiten medeweten
van de cliënt vindt alleen plaats wanneer overleg is gepleegd met de unitmanager en deze
vooraf instemt. De unitmanager legt hierover verantwoording af aan de directie.
4. Zoveel mogelijk zal de cliënt achteraf op de hoogte worden gebracht van het doorbreken van
geheimhouding of zwijgplicht. Terugkoppeling en berichtgeving achteraf gebeurt altijd in
overleg met de unitmanager.
Per 25 mei 2018 treedt de Algemene Verordening Gegevens bescherming (AVG) in werking. Dit is een Europese privacy verordening ter bescherming van persoonsgegevens en de privacy van de burger. In het kader van de invoering van de AVG is onderhavig privacy beleid opgesteld. In dit deel wordt uiteengezet welke uitgangspunten wij hanteren bij het opslaan en verwerken van de persoonsgegevens van onze medewerkers, vrijwilligers en stagiaires, voortaan kort benoemd als medewerkers. Ook wordt aangegeven welke rechten medewerkers hebben m.b.t. hun persoonsgegevens en wat je kan doen mocht je een klacht hebben.
Bij de Tussenvoorziening verwerken we persoonsgegevens van de medewerkers bij de afdeling M&O en de Salarisadministratie. Bij de verwerking van persoonsgegevens van de medewerkers wordt uitgegaan van onderstaande uitgangspunten:
Daarnaast kent de wet nog de volgende grondslagen waaronder persoonsgegevens verwerkt mogen worden maar die in het geval van medewerkersgegevens niet/nauwelijks voorkomen:
Op grond van artikel 35 van de AVG zijn wij verplicht een Functionaris voor de gegevensbescherming aan te stellen. De Functionaris voor de Gegevensbescherming houdt toezicht op de naleving van de AVG. Deze taak is bij de Tussenvoorziening belegd bij onze Bestuurssecretaris, Nelleke Flinterman. Zij is bereikbaar via nellekeflinterman@tussenvoorziening.nl.
Medewerkers van de Tussenvoorziening hebben conform artikel 13 t/m 20 van de AVG de volgende rechten:
Mocht je gebruik willen maken van één van je rechten zoals hierboven genoemd kun je je in eerste instantie richten tot de HR Manager; schriftelijk (Jeanette van Wijk, HR Manager, p/a Groeneweg 2; 3531 VE Utrecht) of per email (jeanettevanwijk@tussenvoorziening.nl). Mocht je er met het de HR manager niet uitkomen kun je contact opnemen met de Functionaris voor de Gegevensbescherming van de Tussenvoorziening.
Voor de uitvoering van haar missie verwerkt De Tussenvoorziening persoonsgegevens. Vertrekpunt bij het verwerken van uw persoonsgegevens is dat u deze gegevens uit vrije wil en zelf aan De Tussenvoorziening beschikbaar stelt en wel uitsluitend voor het doel waarvoor u deze aan De Tussenvoorziening heeft verstrekt, te weten:
U stelt uw gegevens beschikbaar doordat u uw CV en de daarmee gemoeide overige gegevens per e-mail of via een ander medium aan ons toestuurt.
Uw persoonsgegevens worden zorgvuldig behandeld en beveiligd in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
De Tussenvoorziening verwerkt onder meer de volgende gegevens: NAW-gegevens (naam, adres, woonplaats), e-mailadres, telefoonnummer, contactgegevens, geboortedatum, CV, werkervaring, bankrekeningnummer, opleiding- en scholingsgegevens, (kopie) getuigschriften, referenties, (kopie) werkvergunning en (kopie) verblijfsvergunning. De Tussenvoorziening kan uw persoonsgegevens doorgeven aan haar (potentiële) opdrachtgevers, leveranciers (bijvoorbeeld opleidingsinstanties), auditinstanties, overheidsinstellingen, onderaannemers en aan bedrijven en/of personen die zij heeft ingeschakeld voor het uitvoeren van bepaalde taken (waaronder verwerkers). Daarnaast kan De Tussenvoorziening uw gegevens verstrekken aan derden indien zij daartoe op grond van de geldende wet- en/of regelgeving, een gerechtelijk bevel of een rechtelijk vonnis is gerechtigd of wordt verplicht, dan wel daartoe toestemming van u voor heeft gekregen.
Tenzij u schriftelijk aangeeft, daar geen prijs meer op te stellen, bewaart De Tussenvoorziening met uw voorafgaande toestemming uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is, voor de doeleinden waarvoor deze gegevens zijn verzameld en houdt zich ter zake aan de geldende wet- en regelgeving.
Persoonsgegevens die De Tussenvoorziening van werknemers of vertegenwoordigers van (potentiële) opdrachtgevers, leveranciers, verkopers en andere bedrijven of instellingen ontvangt, gebruiken wij voor de volgende doeleinden:
De Tussenvoorziening verwerkt van zakelijke relaties onder meer de volgende gegevens: (zakelijke) NAW-gegevens (naam, adres, vestigings-/woonplaats), geboortedatum (optioneel, namelijk voor zover verstrekt), emailadres, gegevens voor het onderhouden van de relatie, functie- en contactgegevens.
De Tussenvoorziening kan de persoonsgegevens van werknemers- en vertegenwoordigers van (potentiële) zakelijke relaties doorgeven aan anderen indien dit van belang is voor de uitvoering van haar dienstverlening. De Tussenvoorziening kan uw gegevens bovendien doorgeven aan sollicitanten/kandidaten en werknemers, leveranciers (bijvoorbeeld opleidingsinstanties), auditinstanties, overheidsinstellingen, onderaannemers en aan bedrijven en/of personen die zij heeft ingeschakeld voor het uitvoeren van bepaalde taken (waaronder verwerkers).
Daarnaast kan De Tussenvoorziening uw gegevens verstrekken aan anderen indien zij daartoe op grond van de wet- en/of regelgeving, een gerechtelijk bevel of een rechtelijk vonnis is gerechtigd of wordt verplicht, dan wel toestemming van u voor heeft gekregen. Verder kan De Tussenvoorziening uw bedrijfsprofiel of vacatures van uw onderneming, nadat u daartoe toestemming heeft gegeven, al dat niet geanonimiseerd op haar website plaatsen en/of openbaar te maken.
Tenzij u schriftelijk aangeeft, daar geen prijs meer op te stellen, bewaart De Tussenvoorziening met uw voorafgaande toestemming uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor deze gegevens zijn verzameld en houdt zich ter zake aan de geldende wet- en regelgeving.
Beveiliging
De Tussenvoorziening spant zich tot het uiterste in om passende organisatorische en technische maatregelen te nemen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen onrechtmatige verwerking en/of verlies. Werknemers van De Tussenvoorziening, die toegang hebben tot uw persoonsgegevens, zijn gehouden aan een geheimhoudingsbeding. Ondanks de door ons genomen veiligheidsmaatregelen, zou het voor kunnen komen dat derden er toch in slagen de voornoemde maatregelen te omzeilen en/of uw persoonsgegevens voor oneigenlijke doeleinden te gebruiken. De Tussenvoorziening kan hiervoor nimmer op enigerlei wijze aansprakelijk worden gesteld.
Aansprakelijkheid
Voor zover op grond van de wet is toegestaan, is aansprakelijkheid van De Tussenvoorziening voor indirecte schade, waaronder gevolgschade en inkomstenverlies, in alle gevallen uitgesloten. Iedere eventuele aansprakelijkheid is daarnaast beperkt tot een bedrag van maximaal €1.000,- per gebeurtenis en maximaal € 10.000,- per kalenderjaar. De aansprakelijkheid van De Tussenvoorziening zal verder hoe dan ook nooit meer bedragen dan hetgeen door haar verzekering in het desbetreffende geval is gedekt en wordt uitgekeerd.
Inzage- en verwijderingsrecht
U kunt ons op elk gewenst verzoeken aan te geven welke gegevens wij van u verwerken. Daarnaast kunt u op elk gewenst moment verzoeken uw gegevens aan te vullen, te verbeteren of te verwijderen. Wij streven ernaar binnen 1 (één) maand na ontvangst van uw verzoek op uw verzoek te reageren.
Vragen, opmerkingen en klachten
Indien u vragen, opmerkingen of klachten heeft met betrekking tot dit Privacy Statement of de manier waarop De Tussenvoorziening uw gegevens registreert, gebruikt en verwerkt, dan kunt u deze per e-mail kenbaar maken aan de Functionaris voor de Gegevensbescherming per email (nellekeflinterman@tussenvoorziening.nl) of per post (Nelleke Flinterman, p/a Groeneweg 2; 3531 VE Utrecht). Je hoort binnen 2 weken of je klacht in behandeling wordt genomen.
Mocht je er met de Functionaris voor de Gegevensbescherming niet uitkomen, kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Wijzigingen, inwerkingtreding en inzage van dit reglement
Het privacyreglement wordt eens per drie jaar gereviseerd, tenzij ontwikkelingen
aanleiding geven dit vaker te doen. De laatste en meest actuele versie van het privacyreglement van de Tussenvoorziening is openbaar en beschikbaar op de website.
Aanvaarding Privacy Statement
Door aanvaarding van voornoemd Privacy Statement aanvaardt u nadrukkelijk en ondubbelzinnig, tot schriftelijke wederopzegging, al het bepaalde in dit Privacy Statement.
Oproepmedewerker Koud Weer Regeling Dak- en Thuislozenopvang, De Tussenvoorziening
Powered door
