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DATA PRIVACY NOTICE FOR JOB CANDIDATES

ABOUT KUBOTA AND OUR APPROACH TO PRIVACY

Kubota Holdings Europe B.V., a company registered under the laws of The Netherlands, having its registered address at Hoofdweg 1264, 2153 LR, Nieuw-Vennep, The Netherlands (hereinafter referred to as “Kubota Holdings Europe”) and its affiliates (hereinafter referred to as “Kubota Companies”, together, with Kubota Holdings Europe, referred to as “Kubota”, “We”, “Our” or “Us”) takes your privacy and your Personal Data seriously. We understand transparency and respect are foundational aspects of longstanding relationships and, therefore, We take every reasonable effort to protect the information you, as user, provide to Us.

Kubota Holdings Europe is a company belonging to Kubota Corporation, a company registered under the laws of Japan, having its registered address at 2-47, Shikitsuhigashi 1-chome, Naniwa-ku, Osaka 556-8601, Japan (hereinafter referred to as “Kubota Corporation”).

We control the ways your Personal Data are collected and the purposes for which your Personal Data are used and is therefore seen as the “data controller” for the purposes of the European Data Protection Regulation (EU) 2016/679 (hereinafter referred to as the “EU GDPR”) and the applicable local legislation. We are committed to respecting and protecting the privacy rights of citizens in the European Economic Area, comprising the European Union and the countries of Iceland, Norway, and Liechtenstein, pursuant to the EU GDPR. Similarly, We are committed to respecting and protecting the privacy rights of persons in the United Kingdom, pursuant to the Data Protection Act 2018 (hereinafter referred to as the "UK GDPR"). Given the substantial similarity between the EU GDPR and the UK GDPR, hereinafter both regulations are collectively referred to in this data privacy notice as the "GDPR" unless otherwise indicated.

Our privacy practices may vary among the countries in which Kubota operates to reflect local practices and legal requirements.

This data privacy notice describes the types of Personal Data We collect, how Kubota or Kubota Corporation use the Personal Data, with whom We share it, and the choices you can make about Our use of the Personal Data. We also describe the measures We take to protect the security of the Personal Data and how you can contact Us about Our privacy practices. This data privacy notice applies to job applicants at Kubota and informs job candidates that applicable European data protection laws, specifically the EU GDPR, apply to their personal information collected during the recruitment process.

Jobylon is a recruitment platform where prospective employees can see a list of open vacancies in each of the Kubota companies and apply directly for positions they may be interested in (hereinafter referred to as “Jobylon”). The Jobylon website Kubota Careers | Grow Your Future with Kubota (hereinafter referred to as the “Website”) may provide links to other websites for your convenience and information. These websites may operate independently from Kubota. Linked websites may have their own data privacy notices or policies, which We strongly suggest you review if you visit any linked websites. To the extent any linked websites you visit are not owned or controlled by Kubota, Kubota is not responsible for the linked websites’ content (including cookies used on that website), any use of these websites, and/or the privacy practices of these websites.

The Kubota Holdings Europe human resources team, based in the Netherlands, manage the Website on behalf of the Kubota Holdings Europe and the Kubota Companies in Europe. Kubota Holdings Europe makes Jobylon available to Kubota Companies in Europe. Whilst Kubota Holdings Europe is the owner of Jobylon, the recruitment activities are done for the Kubota Companies. Therefore, other Kubota Companies may be your prospective employer, and the employment contract will include other Kubota Companies entity names, if you are successful in your employment application.

This data privacy notice has been created to provide relevant information and demonstrate that your Personal Data is processed in a legal and responsible manner. This applies to Personal Data provided to or collected by Kubota Company in relation to Jobylon.

WHAT IS PERSONAL DATA

Personal data is referred according to the following definition given in the GDPR, i.e. “any information relating to an identified or identifiable natural person (‘data subject’); an identifiable natural person is one who can be identified, directly or indirectly, in particular by reference to an identifier such as a name, an identification number, location data, an online identifier or to one or more factors specific to the physical, physiological, genetic, mental, economic, cultural or social identity of that natural person” (hereinafter referred to as “Personal Data”).

HOW WE COLLECT AND USE PERSONAL DATA

Kubota Holdings Europe collects, and Kubota and Kubota Corporation might process your Personal Data according to the GDPR when you apply for open positions on the Website.

The Kubota Holdings Europe human resources team supports the Kubota Companies with their recruitment processes. The Kubota Holdings Europe human resources team supports recruiting at all locations where Kubota Companies are located and/or operate in Europe. Kubota Companies in Europe and its associated business units operate on a matrix organizational style. This means that in practice the location where a potential candidate could be based may be in a different country from where the members of the hiring team or human resources team are based.

In cases where candidates apply for roles that are directly managed by Kubota Companies then the process will be managed by the local Kubota Company human resources team. There may still be times where some Personal Data is shared in the application process with the Kubota Holdings Europe human resources team in the Netherlands and or other members of the hiring team based at other Kubota Companies.

Kubota accepts employment applications either directly via email, via social media such as LinkedIn or via the Website. We do advise you to take note of the data privacy notices and terms and conditions of these third-party services, including Jobylon: https://www.jobylon.com/privacy-policy.

What is the purpose and lawful basis for which Personal Data are processed?

Personal Data about yourself that you provide to Kubota in the context of applying for a position within Kubota (hereinafter referred to as the “Applicant Data”) will be used for recruitment purposes (as described below) and the Applicant Data will be collected and processed by Kubota in accordance with this data privacy notice and any applicable laws.

Applicant Data may occasionally be used for purposes not anticipated by you where the circumstances warrant such use.

Where applicable data protection laws require Us to process your Applicant Data on the basis of a specific lawful justification, We generally process your Applicant Data under one of the following basis:

the processing is necessary for the legitimate interests pursued by Kubota, except where such interests are overridden by your interests or fundamental rights and freedoms which require protection of Applicant Data.
the processing is necessary for compliance with a legal obligation to which Kubota is subject.
the processing is necessary for the performance of a contract to which you are a party or in order to take steps at your request prior to entering into such a contract.

We may on occasion process your Applicant Data for the purpose of the legitimate interests pursued by a third party, except where such interests are overridden by your interests or fundamental rights and freedoms which require protection of Applicant Data.

We process your Applicant Data for the following purposes and for compatible purposes:

Recruitment and selection: this processing is necessary to take steps for your request to enter a contract of employment and for the purpose of the legitimate interests pursued by Kubota.
Appropriate vetting including, where relevant and appropriate credit checks, right to work verification, identity fraud checks, criminal record checks (if and to the extent permitted by applicable laws), relevant employment history, relevant regulatory status and professional qualifications: this processing is necessary for the compliance with legal obligations to which Kubota is subject and for the purpose of the legitimate interests pursued by Kubota.
Improving Kubota’s recruitment processes, including reviewing Our recruitment processes from time to time: this processing is necessary for the purpose of the legitimate interests pursued by Kubota to provide seamless candidate experience and efficiency in the recruitment process.
Recruitment planning, including the use of the Applicant Data to create profiles (hereinafter referred to as the “Applicant Profile”) to enable Kubota to consider you for any suitable positions that become available in the future.
Sending job-related communications relevant for you to the contact details that you provided to Us within your application or Applicant Profile.

Mandatory Personal Data

Where We ask you to provide Personal Data to Us on a mandatory basis, We will inform you of this at the time of collection and in the event that particular Personal Data is required by the contract or statute this will be indicated. Failure to provide any mandatory Personal Data will mean that We cannot carry out certain processes. For example, if you do not provide Us with your contact information, educational history or right to work information, We will not be able to consider you properly for the role that you have applied for. In some cases, it may mean that We are unable to employ or engage you as Kubota will not have the Personal Data, We believe to be necessary to make the relevant decisions or for the effective and efficient administration and management of an ongoing relationship with you.

The legal basis for Kubota’s processing your Personal Data is Kubota’s legitimate interest as per the Article 6(1)(f) of the GDPR, in order to:

fully assess applications for employment to ensure that only suitable and appropriate candidates are both assessed and selected;
consider all suitable candidates for roles which may become available;
inform its candidates about Kubota job opportunities, and tailor the content of the communication as relevant for them, and
improve business processes and increasing efficiencies.

We request you to not include any personal information in your CV or other materials that you submit to Kubota that you do not wish to be used for these purposes.

How are We improving Our recruitment activity?

As part of Our recruitment activity, Our purpose is to enhance Kubota’s talent acquisition process to create more efficiencies whilst resulting in accessing the very best external talents into Kubota roles.

We will use Jobylon and its technology as part of Our talent recruitment:

to build the platform and train the system for Jobylon recruitment use cases. This includes using existing Applicant Data provided by you and relevant to the recruitment process. No special categories of Personal Data processing are involved. For this reason, We will share your Personal Data to Jobylon to be able to tailor the Jobylon digital technology for Kubota use cases. This will have no impact on you, and We closely oversee this activity. This processing is necessary for the purposes of the legitimate interests pursued by Kubota to access the very best, high calibre and fitting talents for Kubota from external sources, and it is also Our legitimate interest to be able to have a bespoke system and tailor and train the vendor’s technology for Kubota use cases, since what is relevant and important to Kubota will be different to another company/industry.
once the platform is set up, this will help Us to:
- access talents for Kubota positions from external sources in one place and increase talent recruitment efficiencies,
- promote job opportunities in Kubota to Our candidates and keep you informed of them.

Detailed description of the features and Personal Data points processed in Jobylon

Activity

Processing purpose and legal basis

Personal Data categories

Personal Data source

Job application

When applying for a position at Kubota on the Website, you must provide your Personal Data as part of your application and to be considered for the respective position. Based on application and Personal Data included as part of your application, Kubota will be able to review your application and consider your compatibility for the position. After your application has been submitted, We store your Personal Data you entered in your account on Jobylon until your application has been completed with either acceptance for the position or rejection

We store this Personal Data in the context of the Website. The legal basis for this processing is therefore your consent

Identity information: such as name, gender, marital status, personal email, job title, nationality, passport number and visa information, home address, telephone numbers and previous residential address and languages spoken

Recruitment data: such as education and training, qualifications, driving license number, CV and application, interview and assessment data, previous work history, prior Kubota role application history, recruitment interviewer

Background data: such as references, vetting and verification information, Public professional information displayed on LinkedIn and other social media or public forums

Public professional information: work experiences, work summaries, qualifications, certifications, registrations, skills, job location, public profile information

You, publicly available information such as LinkedIn profile, CV

Interview

During your interview, you may share some of your Personal Data with the interviewer/s as part of the answers you may provide. You may be required to complete some tasks during your interview

The legal basis for this processing is therefore your consent

Information provided as part of your answers to interview questions and part of any tasks you may be asked to complete as part of the interview process

You

Recruitment history validation- References

In certain circumstances We may process Personal Data of third parties, such as referees. The Personal Data regarding third parties that you provide to Us will be processed for the purposes of your application. Before you provide Personal Data relating to third parties to Us, you should ensure you are permitted to do so and provide them with the information contained in this data privacy notice

The legal basis for this processing is therefore your consent

Background data: such as references, vetting and verification information, Public professional information displayed on LinkedIn and other social media or public forums

Public professional information: work experiences, work summaries, qualifications, certifications, registrations, skills, job location, public profile information

You, referee, CV, LinkedIn profile

Background check

We may also obtain some information from other third parties, for example, references from a previous employer, tax authorities, benefit providers or where We employ a third party to carry out a background check (i.e. Validata), where permitted by applicable law

The legal basis for this processing is therefore your consent

Background data: such as references, vetting and verification information, Public professional information displayed on LinkedIn and other social media or public forums

You, CV, third party provider i.e. Validata, LinkedIn profile

Assessments

In addition, further information about you will be generated by internal sources. This could include assessment results (i.e. Caliper) and interview feedback. This will include materials created by the relevant recruiter, HR, interviewers and the hiring manager

The legal basis for this Personal Data processing is your consent

Your overall performance in interviews and Personal Data provided in your answers, third party assessment results (i.e. Caliper) and any performance in tasks that form part of the interview

You, third party provider i.e. Caliper

Surveys and feedback

Kubota may collect your responses to candidate experience surveys. You may respond to these surveys voluntarily or may elect not to respond and will not suffer reprisals for your decision not to participate in such surveys. Your feedback collected as part of the surveys will be aggregated and managed separately from your application

The legal basis for this Personal Data processing is your consent

Feedback information: such as your feedback and opinions (i.e. surveys) on the recruitment process

You

Special categories of Personal Data and criminal records information

We do not request sensitive Personal Data from you, and any discussions or communications that occur in relation to sensitive Personal Data shall take place only if needed and in accordance with the relevant national laws

In addition, depending on the role that you have applied for, We may also process criminal records and information regarding criminal offences or proceedings.

The legal basis for this Personal Data processing is your consent

Should you wish to request to have your Personal Data deleted please contact Us as indicated in the section “How to contact us”

Criminal record checks done by the National Statutory Authorities checking whether you may have a criminal record that may impede your ability to perform your position’s tasks

You, National Statutory Authority criminal background check tool

CONTROLLER OF YOUR PERSONAL DATA

The data controller for your Personal Data is Kubota Holdings Europe. Your Personal Data might be shared with Kubota Companies for the purposes of the recruitment process. This may be to select the most appropriate candidates (selecting the most appropriate candidates based on the teams and department needs) and creation of employment documentation (such as employment contract, setting up the applicable employee benefits etc.). In addition to the above, your Personal Data might be shared with Kubota Corporation.

Insofar as We are acting in the role of the processor on your behalf, please refer to your signed Data Processing Addendum terms to find out more information on the processing activities, processed Personal Data, retention and other information such as technical and organizational measures applicable.

RETENTION OF YOUR PERSONAL DATA

We will retain Personal Data no longer than is permitted under applicable Personal Data protection laws. The applicable Personal Data retention period may vary per Personal Data category. The criteria on which Our retention policy is based are:

The necessity to retain Personal Data in light of the purpose for which they have been collected
Compliance with applicable Personal Data retention obligations under mandatory law (such as tax regulations)
The relevance of Personal Data in light of pending or potential legal proceedings; and
Applicable limitation periods under civil law.

Specifically with employment applications:

Personal Data relating to employment applications will be kept on record only for so long as legally allowed in the Netherlands as the basis of the Kubota Holdings Europe human resources team
Once the application process has completed the Personal Data of unsuccessful candidates will be deleted within 4 weeks
Should the candidate consent to their Personal Data being kept on record for other possible opportunities then the Personal Data will be kept for a maximum period of 12 months
Hiring managers and other team colleagues who may be involved in the recruitment process will be requested to delete any Personal Data relating to unsuccessful candidates once the recruitment process has been completed
The information regarding a successful candidate will only be kept by members of the hiring teams or their colleagues if they have a legitimate need for it (for example, if they will be the direct manager or is part of the human resources team)
Should your application be handled directly by a human resources team of Kubota then the national requirements of that country will apply should they be more restrictive than that of the Netherlands.

We may share your Personal Data to Kubota Corporation for the duration of the recruitment process. We may retain the transaction Personal Data as long as necessary to perform the purposes set out in this data privacy notice and to protect Us from legal claims, or to administer Our business.

In case you have specific enquiries regarding the applicable retention period to specific categories of Personal Data, you can contact Us as indicated in the section “How to contact us”.

STORAGE AND INTERNATIONAL TRANSFERS OF PERSONAL DATA

The Personal Data We collect from you is stored in Ireland (European Union) by Us or Our trusted service providers.

However, We may, at any moment, transfer, access from and store the Personal Data collected about you to recipients in countries other than the country in which the Personal Data was originally collected. Please note that We go through a detailed due diligence process before selecting the data processors with whom your Personal Data are shared.

In the context of intra-group day-to-day business, We may transfer Personal Data to Kubota Corporation. Japan is recognized by the European Commission as offering an equivalent level of Personal Data protection as the European Economic Area.

Insofar Personal Data is transferred to receivers located in the United States of America, Kubota and Kubota Corporation have entered into so-called Standard Contractual Clauses (approved by the European Commission) with such receivers for the purpose of compliance with European data protection laws.

YOUR RIGHTS AND CHOICES

You have certain rights regarding the Personal Data We maintain about you. We also offer you certain choices about what Personal Data We collect from you, how We use that Personal Data, and how We communicate with you. In accordance with the applicable laws, it is your right to:

To be informed and to obtain clear, transparent and easily understandable information, pursuant to Article 12 of the GDPR, about how We use your Personal Data, and your rights.
Access to your Personal Data, pursuant to Article 15 of the GDPR: you have the right to request information as to whether We are processing Personal Data concerning you, and subsequent access to this Personal Data or receive information about the Personal Data We maintain about you, receive copies of the Personal Data We maintain about you.
Rectification or update of your Personal Data, pursuant to Article 16 of the GDPR: you have the right to the rectification of your Personal Data that is inaccurate or incomplete, this includes by means of a supplementary statement.
Erasure (“right to be forgotten”) of your Personal Data, pursuant to Article 17 of the GDPR: you have the right to ask Us for the erasure of your Personal Data, where no exemption for retaining the Personal Data applies.
Restriction of Our processing of your Personal Data, pursuant to Article 18 of the GDPR: you have the right to request a restriction on the processing of your Personal Data in particular circumstances.
Data Portability, pursuant Article 20 of the GDPR: in some circumstances, you may be entitled to request that your Personal Data be provided to you in machine readable format. This is applicable where the processing of your Personal Data is based on consent (Article 6(1)(a) of the GDPR), where special categories of Personal Data are being processed based on consent (Article 9(2)(a) of the GDPR), or where your Personal Data is processed on the basis of Article 6(1)(b) of the GDPR. This right to data portability includes the right to have your Personal Data transferred directly to another controller.
Objection to Our processing of your Personal Data pursuant to Article 21 of the GDPR: where your Personal Data is processed for the purpose of performing tasks carried out in the public interest (Article 6(1)(e) of the GDPR), for the purpose of legitimate interests of the controller (Article 6(1)(f) of the GDPR), or for the purpose of direct marketing and profiling related to this (Article 21(2) of the GDPR), you are able, based on the grounds relating to your particular situation, to object to the processing of your Personal Data.

Where the processing of your Personal Data is based on your consent, you are not able to object to this processing pursuant to Article 21 of the GDPR. However, you do have the right to withdraw your consent based on Article 7(3) of the GDPR. This shall have the same practical effect as objecting to the processing, should you wish to do so.

If you wish to exercise these rights, please contact Us as indicated in the section “How to contact us”.

You can also at any time tell Kubota Companies not to send you marketing communications by contacting Us as indicated in the section “How to contact us” or by clicking on the unsubscribe link within the marketing e-mails you receive from Us.

If you provide Us with any Personal Data or material relating to another individual, you should make sure that the sharing with Us and Our further use as described to you from time to time is in line with applicable laws, so for example you should duly inform that individual on the processing of her/his Personal Data and obtain her/his consent, as may be necessary under applicable laws.

We do not knowingly collect personally identifiable Personal Data from or market to children under the age of 18 years old. If a child under the age of 18 has provided Personal Data to Us through the Website, a parent or guardian may contact Us to request the Personal Data be deleted from Our records. Following receipt of such a request, We will make reasonable efforts to delete the child’s Personal Data from Our records.

RECIPIENTS OF THE PERSONAL DATA

Within Kubota or Kubota Corporation, only those who need access to your Personal Data to carry out their activities will have access to your Personal Data and only to the extent necessary to carry out the processing activities as set out in this data privacy notice.

We may share your Personal Data with the following parties:

Kubota human resources teams and hiring teams: candidate Personal Data is shared with members of the local Kubota human resources team, the hiring managers and associated stakeholders, and the relevant local human resources teams. The team members could be located at Kubota Holdings Europe in the Netherlands of any of the Kubota Companies.

Kubota’s parent company and affiliates: your Personal Data may be shared with Kubota Holdings Europe’s parent company Kubota Corporation and its wholly-owned affiliates and/or subsidiaries, as necessary to complete the recruitment process in Jobylon, as well as for the other purposes described in this data privacy notice.

Trusted suppliers and service providers: your Personal Data may be shared with trusted Kubota suppliers as necessary to complete your recruitment process. The candidate Personal Data is processed by service providers of Kubota such as Jobylon. Candidates will be informed during their recruitment process should they be requested to take part in any online or in person assessments, or process where certain background information may be confirmed either directly by the candidate or through the support of external parties. The terms and conditions and data privacy notices of the third parties will be made available to the candidates in advance.

Official disclosures to other third parties: your Personal Data may be disclosed to comply with court orders and legal or regulatory requirements; to prevent injury, death, losses, fraud or abuse; to protect Kubota’s rights or to defend Kubota in legal proceedings (or Kubota Corporation); and where needed in connection with the sale or transfer of business assets. Personal Data may be shared with government authorities and/or law enforcement officials if required for the purposes above, if mandated by law or if required for the legal protection of Our legitimate interests in compliance with applicable laws.

SECURITY

The security of your Personal Data is important to Us. We are committed to protecting the Personal Data that We collect. We maintain administrative, technical and physical safeguards designed to protect the Personal Data you provide, or We collect against accidental, unlawful or unauthorized destruction, loss, alteration, access, disclosure or use. These safeguards are intended to protect the confidentiality, integrity and availability of the Personal Data you provide to Us. We periodically assess risks to your Personal Data and update Our policies, procedures and technology accordingly.

We store Personal Data only for as long as it is necessary for the fulfilment of the purpose for which the Personal Data was collected, unless otherwise required or authorized by applicable law. We take measures to destroy or permanently de-identify Personal Data if required by law or if the Personal Data is no longer required for the purpose for which We collected it.

UPDATES TO OUR DATA PRIVACY NOTICE

This data privacy notice may be updated periodically to reflect changes in Our Personal Data practices. We will inform you about material changes in the data privacy notice insofar required under applicable law.

CLAIMS

If you are concerned that We have breached your rights, you can lodge a claim by contacting Us as indicated in the section “How to contact us”. Our Compliance and Data Privacy Department will manage your claim and will give you additional information about how it will be handled.

You have the right to complain to the national Data Protection Supervisory Office in your country if you believe We have not handled your request in an appropriate manner. Please find the relevant Data Protection Supervisory Authority from the list based on where you are based: https://digital-strategy.ec.europa.eu/en/library/list-personal-data-protection-competent-authorities.

HOW TO CONTACT US

If you have any questions or comments about this data privacy notice, Kubota’s privacy practices or if you would like to exercise your rights or to update information or preferences you provided to Us, please contact Us by email at [email protected] or by post to the attention of:

Kubota Holdings Europe B.V.

Compliance Department
Data Privacy Counsel
Hoofdweg 1264
2153 LR Nieuw-Vennep

The Netherlands

Last update: January 1st, 2025

Appendix 1: List of Kubota Companies

Kubota Europe SAS - 19 Rue Jules Vercruysse, 95100 Argenteuil, France

Kubota Europe SAS Italian branch - SP Nuova Rivoltana 2/A 29, 20054 Segrate, Italy

Kubota Europe SAS Netherlands branch - Rietveldstraat 22, 8013RW Zwolle, The Netherlands

Kubota Research and Development Europe SAS - 80 Rue du Bois Tillet, 60800 Crépy-en-Valois, France

Kubota Farm Machinery Europe SAS - Route de Socx, 59380 Bierne, France

Kubota (Deutschland) GmbH - Senefelder Strasse 3-5, 63110 Rodgau/Nieder-Roden, Germany

Kubota (Deutschland) GmbH Sp. z o.o.Oddział w Polsce - Baletowa 82, 02-867 Warszawa, Poland

Kubota Baumaschinen GmbH - Steinhauser Strasse 100, 66482 Zweibrücken, Germany

Kubota Baumaschinen GmbH Netherlands branch - Via Raeka 16, 6003NK Weert, The Netherlands

Kubota Brabender Technologie GmbH - Kulturstrasse 49, 47055 Duisburg, Germany

Kubota Brabender Technologie Inc. - Kestrel Road 6500, L5T 1Z6 Mississauga, Ontario, Canada

Kubota Brabender Technologie (Beijing) Co Ltd - 3rd F,B Section, No 3 Workshop, 2nd Project of Guanglian Industrial Park, No 2 Kechuang East 5th Rd, 101111 Beijing, China

Kubota (U.K.) Ltd - Dormer Road, OX9 3UN, Thame, Oxfordshire, United Kingdom

Kubota Gianni Ferrari Srl - Via Vespucci 53, 42046 Reggiolo, Italy

Pulverizadores Fede SLU - Polígono industrial Castilla, vial 3, parcela 61G - 61 F, 46380 Cheste, Spain

Fede USA LLC - 1444 Biscayne Boulevard, suite 212, 33132 Miami, United States of America

Beijing Fengmao Fede Agricultural Machinery Co. Ltd - Workshop 2, No 15, Yanqi North Third Street, Yanqi Economic Development Zone, Huairou District, Beijing, China

Ambimetrics SL - Carrer del Mestre Arrieta 53 B, 12006 Castellon de la Plana, Spain

Kubota Espana SA - Calle Fernando Alonso 15, 28914 Leganes, Madrid, Spain

Kverneland AS - Plogfabrikkvegen 1, 4353 Klepp stasjon, Norway

Kverneland Group Operations Norway AS - Plogfabrikkvegen 1, 4353 Klepp stasjon, Norway

Kverneland Holding France SAS - 275 Avenue du Ruet, 45760 Marigny-les-Usages, France

Kverneland Group France SAS - 275 Avenue du Ruet, 45760 Marigny-les-Usages, France

Kverneland Group Metz SAS - 17 Rue des Terres Rouges, 57100 Thionville, France

Kverneland Group Les Landes-Genusson SAS - 9 Rue du Poitou, 85130 Les Landes-Genusson, France

Kverneland Group Europe BV - Hoofdweg 1278, 2153LR Nieuw-Vennep, The Netherlands

Kverneland Group Nieuw-Vennep BV - Hoofdweg 1278, 2153LR Nieuw-Vennep, The Netherlands

Kverneland Group Mechatronics BV - Hoofdweg 1278, 2153LR Nieuw-Vennep, The Netherlands

Kverneland Group Benelux BV - De Dommel 38-40, 8253PL Dronten, The Netherlands

Kverneland Group Benelux BV, Belgium branch - Oude Gentweg 81, 8820 Torhout, Belgium

Kverneland Group Holding (DE) GmbH - Coesterweg 42, 59494 Soest, Germany

Kverneland Group Deutschland GmbH - Coesterweg 42, 59494 Soest, Germany

Kverneland Group Soest GmbH - Coesterweg 42, 59494 Soest, Germany

Kverneland Group International GmbH - Coesterweg 45A, 59494 Soest, Germany

Kverneland Group Gottmadingen GmbH - Industriepark 312, 78244 Gottmadingen, Germany

Kverneland Group Iberica SA - Polígono Industrial Zona Franca, Sector C, Calle F 28, 08040 Barcelona, Spain

Kverneland Group Holding (DK) A/S - Taarupstrandvej 25, 5300 Kerteminde, Denmark

Kverneland Group Denmark A/S - Taarupstrandvej 25, 5300 Kerteminde, Denmark

Kverneland Group Kerteminde A/S - Taarupstrandvej 25, 5300 Kerteminde, Denmark

Kverneland Holding (UK) Ltd - Walkers Lane, Lea Green, WA9 4AF, St Helens, Merseyside, United Kingdom

Kverneland Group UK Ltd - Walkers Lane, Lea Green, WA9 4AF, St Helens, Merseyside, United Kingdom

Vicon Agricultural Holding Ltd - Walkers Lane, Lea Green, WA9 4AF, St Helens, Merseyside, United Kingdom

Kverneland Devizes Ltd - Walkers Lane, Lea Green, WA9 4AF, St Helens, Merseyside, United Kingdom

Kverneland Devizes Ltd Danish branch - Taarupstrandvej 25, 5300 Kerteminde, Denmark

Kverneland Group Italia Srl -Via dell’Industria 22/A, 46043 Castiglione delle Stiviere, Italy

Kverneland Group Ravenna Srl - Via Alcide De Gasperi 34, 48026 Russi, Ravenna, Italy

ROC Srl - Via delle Industrie 2, 47824 Poggio Torriana, Italy

ROC America LLC - c/o The Corporation Trust Company, Orange Street 1209, 19801 Wilmington, Delaware, United States of America

Kverneland Group Sverige AB - Sätervägen 1, 60597 Norrköping, Sweden

Kverneland Group Ireland Ltd - Hebron Industrial Estate, R95 R2TA Kilkenny, Ireland

Kverneland Group Polska Sp. z o.o. - Kreta 87, 87-100 Torun, Poland

Kverneland Group Hungaria Kft - Karinthy út 63, 5008 Szolnok, Hungary

Kverneland Group CIS OOO - Novodmitrovskaya 2/2, 127015 Moscow, Russia

Kverneland Agricultural Equipment (Daqing) Co. Ltd - Industrial Park of Petroleum and Petrochemical Equipment Manufacturing, Daqing New High Tech Industrial Development Zone, Plant on the East Side, No 3, 163316 Daqing, China

DATENSCHUTZERKLÄRUNG FÜR BEWERBER

ÜBER KUBOTA UND UNSEREN DATENSCHUTZANSATZ

Kubota Holdings Europe B.V., ein nach niederländischem Recht eingetragenes Unternehmen mit Sitz in Hoofdweg 1264, 2153 LR, Nieuw-Vennep, Niederlande (im Folgenden als "Kubota Holdings Europe" bezeichnet) und seine verbundenen Unternehmen (im Folgenden als "Kubota-Unternehmen" bezeichnet), zusammen mit Kubota Holdings Europe, bezeichnet als "Kubota", "Wir", "Unser" oder "Uns") nimmt Ihre Privatsphäre und Ihre personenbezogenen Daten ernst. Wir verstehen, dass Transparenz und Respekt grundlegende Aspekte langjähriger Beziehungen sind, und unternehmen daher alle angemessenen Anstrengungen, um die Informationen zu schützen, die Sie Uns als Benutzer zur Verfügung stellen.

Kubota Holdings Europe ist ein Unternehmen der Kubota Corporation, einem nach japanischem Recht registrierten Unternehmen mit der eingetragenen Adresse 2-47, Shikitsuhigashi 1-chome, Naniwa-ku, Osaka 556-8601, Japan (im Folgenden als "Kubota Corporation" bezeichnet).

Wir kontrollieren die Art und Weise, wie Ihre personenbezogenen Daten erhoben werden, und die Zwecke, für die Ihre personenbezogenen Daten verwendet werden, und gelten daher als "Datenverantwortlicher" im Sinne der EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU) 2016/679 (im Folgenden als "EU-DSGVO" bezeichnet) und der geltenden lokalen Gesetzgebung. Wir verpflichten Uns, die Datenschutzrechte von Bürgern im Europäischen Wirtschaftsraum – bestehend aus der Europäischen Union sowie Island, Norwegen und Liechtenstein – gemäß der EU-DSGVO zu respektieren und zu schützen. Ebenso verpflichten Wir Uns, die Datenschutzrechte von Personen im Vereinigten Königreich gemäß dem Data Protection Act 2018 (nachfolgend “UK GDPR”) zu wahren. Aufgrund der weitgehenden Übereinstimmungen zwischen der EU-DSGVO und der UK GDPR werden beide Regelungen in dieser Datenschutzerklärung – sofern nicht anders angegeben – gemeinsam als “DSGVO” bezeichnet.

Unsere Datenschutzpraktiken können je nach Land, in dem Kubota tätig ist, variieren, um den lokalen Praktiken und gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen.

Diese Datenschutzerklärung beschreibt die Arten von personenbezogenen Daten, die Wir erheben, wie Kubota oder die Kubota Corporation die personenbezogenen Daten verwenden, an wen Wir sie weitergeben und welche Entscheidungen Sie über die Verwendung der personenbezogenen Daten treffen können. Wir beschreiben auch die Maßnahmen, die Wir ergreifen, um die Sicherheit der personenbezogenen Daten zu gewährleisten, und wie Sie Uns bezüglich Unserer Datenschutzpraktiken kontaktieren können. Diese Datenschutzerklärung gilt für Bewerber bei Kubota und informiert darüber, dass auf ihre im Rahmen des Bewerbungsverfahrens erhobenen personenbezogenen Daten die geltenden europäischen Datenschutzgesetze, insbesondere die EU-DSGVO, Anwendung finden.

Jobylon ist eine Rekrutierungsplattform, auf der potenzielle Mitarbeiter eine Liste der offenen Stellen in jedem der Kubota-Unternehmen einsehen und sich direkt auf Positionen bewerben können, an denen sie interessiert sind (im Folgenden als "Jobylon" bezeichnet). Die Jobylon-Website Kubota Karriere | Grow Your Future with Kubota (im Folgenden als "Website" bezeichnet) kann Links zu anderen Websites zu Ihrer Bequemlichkeit und Information bereitstellen. Diese Websites können unabhängig von Kubota betrieben werden. Verlinkte Websites können ihre eigene Datenschutzerklärung oder -richtlinien enthalten, die Wir Ihnen dringend empfehlen, zu lesen, wenn Sie verlinkte Websites besuchen. Soweit verlinkte Websites, die Sie besuchen, nicht im Besitz von Kubota sind oder von Kubota kontrolliert werden, ist Kubota nicht verantwortlich für den Inhalt dieser Websites (einschließlich der auf dieser Website verwendeten Cookies), dessen Nutzung oder/und Datenschutzpraktiken.

Die Personalabteilung von Kubota Holdings Europe mit Sitz in den Niederlanden verwaltet die Website im Namen der Kubota Holdings Europe und der Kubota-Unternehmen in Europa. Kubota Holdings Europe stellt Jobylon den Kubota-Unternehmen in Europa zur Verfügung. Während Kubota Holdings Europe der Eigentümer von Jobylon ist, werden die Rekrutierungsaktivitäten für die Kubota-Unternehmen durchgeführt. Daher können andere Kubota-Unternehmen Ihr potenzieller Arbeitgeber sein, und der Arbeitsvertrag enthält die Namen anderer Kubota-Unternehmen, wenn Sie mit Ihrer Bewerbung erfolgreich sind.

Diese Datenschutzerklärung wurde erstellt, um relevante Informationen bereitzustellen und nachzuweisen, dass Ihre personenbezogenen Daten auf rechtmäßige und verantwortungsvolle Weise verarbeitet werden. Dies gilt für personenbezogene Daten, die den Kubota-Unternehmen in Bezug auf Jobylon zur Verfügung gestellt oder von ihr erhoben werden.

WAS SIND PERSONENBEZOGENE DATEN?

Personenbezogene Daten beziehen sich auf die folgende Definition in der DSGVO, d. h. "alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person ('betroffene Person') beziehen; Eine identifizierbare natürliche Person ist eine Person, die direkt oder indirekt identifiziert werden kann, insbesondere durch Bezugnahme auf eine Kennung wie einen Namen, eine Identifikationsnummer, Standortdaten, eine Online-Kennung oder auf einen oder mehrere Faktoren, die für die physische, physiologische, genetische, psychische, wirtschaftliche, kulturelle oder soziale Identität dieser natürlichen Person spezifisch sind" (im Folgenden als "personenbezogene Daten" bezeichnet).

WIE WIR PERSONENBEZOGENE DATEN ERHEBEN UND VERWENDEN

Kubota Holdings Europe sammelt Ihre personenbezogenen Daten, und Kubota und die Kubota Corporation können Ihre personenbezogenen Daten gemäß der DSGVO verarbeiten, wenn Sie sich auf offene Stellen auf der Website bewerben.

Die Personalabteilung von Kubota Holdings Europe unterstützt die Kubota-Unternehmen bei ihren Rekrutierungsprozessen. Die Personalabteilung von Kubota Holdings Europe hat seinen Sitz in den Niederlanden, unterstützt aber die Rekrutierung an allen Standorten, an denen Kubota-Unternehmen in Europa ansässig sind und/oder tätig sind. Die Kubota-Unternehmen in Europa und die zugehörigen Geschäftseinheiten arbeiten nach einem matrixartigen Organisationsstil. Dies bedeutet, dass in der Praxis der Standort, an dem ein potenzieller Bewerber ansässig sein könnte, in einem anderen Land liegen kann als dem, in dem die Mitglieder der Einstellungsabteilung oder der Personalabteilung ansässig sind.

In Fällen, in denen sich Bewerbern für Positionen bewerben, die direkt von Kubota-Unternehmen verwaltet werden, wird der Prozess von der lokalen Personalabteilung des jeweiligen Kubota-Unternehmens verwaltet. Es kann auch vorkommen, dass einige personenbezogene Daten im Bewerbungsprozess an die Personalabteilung von Kubota Holdings Europe in den Niederlanden und/oder andere Mitglieder der Einstellungsabteilung weitergegeben werden, die in anderen Kubota-Unternehmen ansässig sind.

Kubota nimmt Bewerbungen entweder direkt per E-Mail, über soziale Medien wie LinkedIn oder über die Website entgegen. Wir empfehlen Ihnen, die Datenschutzerklärung und die Allgemeinen Geschäftsbedingungen dieser Dienste von Drittanbietern, einschließlich Jobylon, zur Kenntnis zu nehmen: https://www.jobylon.com/privacy-policy.

Was ist der Zweck und die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten?

Personenbezogene Daten über sich selbst, die Sie Kubota im Rahmen Ihrer Bewerbung für eine Position bei Kubota zur Verfügung stellen (im Folgenden als "Bewerberdaten" bezeichnet), werden für Rekrutierungszwecke verwendet (wie unten beschrieben), und die Bewerberdaten werden von Kubota in Übereinstimmung mit dieser Datenschutzerklärung und allen geltenden Gesetzen erhoben und verarbeitet.

Bewerberdaten können gelegentlich für Zwecke verwendet werden, die Sie nicht vorhergesehen haben, wenn die Umstände eine solche Verwendung rechtfertigen.

Wenn geltende Datenschutzgesetze Uns dazu verpflichten, Ihre Bewerberdaten auf der Grundlage einer bestimmten rechtmäßigen Rechtfertigung zu verarbeiten, verarbeiten Wir Ihre Bewerberdaten in der Regel auf einer der folgenden Grundlagen:

Die Verarbeitung ist für die berechtigten Interessen von Kubota erforderlich, es sei denn, diese Interessen werden durch Ihre Interessen oder Grundrechte und -freiheiten, die den Schutz von Bewerberdaten erfordern, außer Kraft gesetzt.
Die Verarbeitung ist erforderlich, um einer gesetzlichen Verpflichtung nachzukommen, der Kubota unterliegt.
Die Verarbeitung ist für die Erfüllung eines Vertrags erforderlich, an dem Sie beteiligt sind, oder um auf Ihren Wunsch hin Maßnahmen zu ergreifen, bevor Sie einen solchen Vertrag abschließen.

Gelegentlich können Wir Ihre Bewerberdaten zum Zwecke der berechtigten Interessen eines Dritten verarbeiten, es sei denn, diese Interessen werden durch Ihre Interessen oder Grundrechte und Freiheiten, die den Schutz von Bewerberdaten erfordern, außer Kraft gesetzt.

Wir verarbeiten Ihre Bewerberdaten zu den folgenden Zwecken und zu kompatiblen Zwecken:

Rekrutierung und Auswahl: Diese Verarbeitung ist erforderlich, um Maßnahmen zur Beantwortung Ihrer Anfrage zum Abschluss eines Arbeitsvertrags und zur Wahrung der berechtigten Interessen von Kubota zu ergreifen.
Angemessene Überprüfungen, einschließlich, falls relevant und angemessen, Bonitätsprüfungen, Überprüfung des Rechts auf Arbeit, Überprüfung von Identitätsbetrug, Überprüfung des Strafregisters (sofern und soweit dies nach geltendem Recht zulässig ist), relevanter beruflicher Werdegang, relevanter behördlicher Status und berufliche Qualifikationen: Diese Verarbeitung ist für die Erfüllung der gesetzlichen Verpflichtungen, denen Kubota unterliegt, und zum Zwecke der von Kubota verfolgten berechtigten Interessen erforderlich.
Verbesserung der Rekrutierungsprozesse von Kubota, einschließlich der Überprüfung Unserer Rekrutierungsprozesse von Zeit zu Zeit: Diese Verarbeitung ist zur Wahrung der berechtigten Interessen von Kubota erforderlich, um eine nahtlose Bewerbererfahrung und Effizienz im Rekrutierungsprozess zu gewährleisten.
Rekrutierungsplanung, einschließlich der Verwendung der Bewerberdaten zur Erstellung von Profilen (im Folgenden als "Bewerberprofil" bezeichnet), damit Kubota Sie für geeignete Positionen in Betracht ziehen kann, die in Zukunft frei werden.
Zusendung von für Sie relevanten berufsbezogenen Mitteilungen an die Kontaktdaten, die Sie Uns in Ihrer Bewerbung oder Ihrem Bewerberprofil zur Verfügung gestellt haben.

Obligatorische personenbezogene Daten

Wenn Wir Sie bitten, Uns personenbezogene Daten obligatorisch zur Verfügung zu stellen, werden Wir Sie zum Zeitpunkt der Erhebung darüber informieren, und für den Fall, dass bestimmte personenbezogene Daten durch den Vertrag oder das Gesetz vorgeschrieben sind, wird dies angegeben. Die Nichtbereitstellung obligatorischer personenbezogener Daten bedeutet, dass Wir bestimmte Prozesse nicht durchführen können. Wenn Sie Uns beispielsweise Ihre Kontaktinformationen, Ihren Bildungsverlauf oder Ihre Arbeitserlaubnis nicht zur Verfügung stellen, können Wir Sie für die Stelle, auf die Sie sich beworben haben, nicht angemessen berücksichtigen. In einigen Fällen kann dies bedeuten, dass Wir nicht in der Lage sind, Sie einzustellen oder zu engagieren, da Kubota nicht über die personenbezogenen Daten verfügt, von denen Wir glauben, dass sie notwendig sind, um die relevanten Entscheidungen zu treffen oder für die effektive und effiziente Verwaltung und das Management einer laufenden Beziehung mit Ihnen.

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch Kubota ist das berechtigte Interesse von Kubota gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f der DSGVO, um:

Bewerbungen vollständig zu prüfen, um sicherzustellen, dass nur geeignete und passende Bewerber bewertet und ausgewählt werden;
alle geeigneten Bewerber für künftig verfügbare Positionen in Betracht zu ziehen;
Bewerberinnen und Bewerber über Stellenangebote bei Kubota zu informieren und die Inhalte der Kommunikation entsprechend anzupassen; sowie
Geschäftsprozesse zu verbessern und Effizienzen zu steigern.

Wir bitten Sie, in Ihrem Lebenslauf oder anderen Materialien, die Sie an Kubota übermitteln, keine personenbezogenen Daten aufzunehmen, von denen Sie nicht möchten, dass sie für diese Zwecke verwendet werden.

Wie verbessern Wir Unsere Rekrutierungsaktivitäten?

Im Rahmen Unserer Rekrutierungsaktivitäten ist es Unser Ziel, den Personalrekrutierungsprozess von Kubota zu verbessern, um mehr Effizienz zu schaffen und gleichzeitig die besten externen Talente für Kubota-Positionen zu gewinnen.

Wir werden Jobylon und seine Technologie im Rahmen Unserer Personalrekrutierung einsetzen:

um die Plattform aufzubauen und das System für Anwendungsfälle der Jobylon-Rekrutierung zu trainieren. Dazu gehört auch die Verwendung vorhandener Bewerberdaten, die Sie Uns zur Verfügung gestellt haben und die für den Rekrutierungsprozess relevant sind. Es handelt sich nicht um besondere Kategorien der Verarbeitung personenbezogener Daten. Aus diesem Grund geben Wir Ihre personenbezogenen Daten an Jobylon weiter, um die digitale Technologie von Jobylon auf die Anwendungsfälle von Kubota zuschneiden zu können. Dies wird keine Auswirkungen auf Sie haben, und Wir überwachen diese Aktivität genau. Diese Verarbeitung ist für die Zwecke der berechtigten Interessen von Kubota erforderlich, um die besten, hochkarätigsten und passenden Talente für Kubota aus externen Quellen zu erhalten, und es ist auch Unser berechtigtes Interesse, ein maßgeschneidertes System zu haben und die Technologie des Anbieters für Kubota-Anwendungsfälle anzupassen und zu schulen, da das, was für Kubota relevant und wichtig ist, anders ist als bei einem anderen Unternehmen/einer anderen Branche.

Sobald die Plattform eingerichtet ist, wird sie Uns dabei helfen:
- Talente für Positionen bei Kubota aus externen Quellen zentral zu erreichen und die Effizienz der Personalbeschaffung zu steigern,
- Stellenangebote bei Kubota Unseren Bewerbern zu vermitteln und Sie darüber auf dem Laufenden zu halten.

Detaillierte Beschreibung der Funktionen und Punkte personenbezogener Daten, die in Jobylon verarbeitet werden

Aktivität

Verarbeitungszweck und Rechtsgrundlage

Kategorien personenbezogener Daten

Quelle personenbezogener Daten

Stellengesuch

Wenn Sie sich auf der Website für eine Position bei Kubota bewerben, müssen Sie Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen Ihrer Bewerbung angeben, um für die jeweilige Position in Betracht gezogen zu werden. Auf der Grundlage der Bewerbung und der personenbezogenen Daten, die Teil Ihrer Bewerbung sind, kann Kubota Ihre Bewerbung und Ihre Eignung für die Position prüfen. Nachdem Ihre Bewerbung eingereicht wurde, speichern Wir Ihre personenbezogenen Daten, die Sie in Ihrem Konto bei Jobylon eingegeben haben, bis Ihre Bewerbung entweder mit Annahme oder Ablehnung der Position abgeschlossen wurde.

Wir speichern diese personenbezogenen Daten im Rahmen der Website. Die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist daher Ihre Einwilligung.

Identitätsinformationen: wie Name, Geschlecht, Familienstand, persönliche E-Mail-Adresse, Berufsbezeichnung, Nationalität, Passnummer und Visainformationen, Privatadresse, Telefonnummern und frühere Wohnadresse sowie gesprochene Sprachen

Rekrutierungsdaten: wie z. B. Aus- und Weiterbildung, Qualifikationen, Führerscheinnummer, Lebenslauf und Bewerbungsinterview- und Beurteilungsdaten, bisheriger beruflicher Werdegang, frühere Bewerbungshistorie bei Kubota, Rekrutierungsinterviewer.

Hintergrunddaten: wie Referenzen, Überprüfungs- und Verifizierungsinformationen, öffentliche berufliche Informationen, die auf LinkedIn und anderen sozialen Medien oder öffentlichen Foren angezeigt werden.

Öffentliche berufliche Informationen: Berufserfahrungen, Arbeitszusammenfassungen, Qualifikationen, Zertifizierungen, Registrierungen, Fähigkeiten, Arbeitsort, öffentliche Profilinformationen

Sie, öffentlich zugängliche Informationen wie LinkedIn-Profil, Lebenslauf

Interview

Während Ihres Vorstellungsgesprächs können Sie einige Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Antworten, die Sie geben, an den/die Interviewer(n) weitergeben. Möglicherweise müssen Sie während Ihres Vorstellungsgesprächs einige Aufgaben erledigen.

Die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist daher Ihre Einwilligung.

Informationen, die Sie im Rahmen Ihrer Antworten auf Interviewfragen und im Rahmen von Aufgaben, die Sie im Rahmen des Interviewprozesses erledigen müssen, zur Verfügung stellen.

Sie

Validierung der Rekrutierungshistorie - Referenzen

Unter bestimmten Umständen können Wir personenbezogene Daten von Dritten, wie z. B. Empfehlungsgebern, verarbeiten.

Die personenbezogenen Daten Dritter, die Sie Uns zur Verfügung stellen, werden für die Zwecke Ihrer Bewerbung verarbeitet. Bevor Sie Uns personenbezogene Daten von Dritten zur Verfügung stellen, sollten Sie sicherstellen, dass Sie dazu berechtigt sind, und Ihnen die in dieser Datenschutzerklärung enthaltenen Informationen zur Verfügung stellen.

Die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist daher Ihre Einwilligung.

Rekrutierungsdaten: wie z. B. Aus- und Weiterbildung, Qualifikationen, Führerscheinnummer, Lebenslauf und Bewerbung, Interview- und Beurteilungsdaten, bisheriger beruflicher Werdegang, frühere Bewerbungshistorie bei Kubota, Rekrutierungsinterviewer

Öffentliche berufliche Informationen: Berufserfahrungen, Arbeitszusammenfassungen, Qualifikationen, Zertifizierungen, Registrierungen, Fähigkeiten, Arbeitsort, öffentliche Profilinformationen

Sie, Referenz, Lebenslauf, LinkedIn-Profil

Hintergrundüberprüfung

Wir können auch einige Informationen von anderen Dritten erhalten, z. B. Referenzen von einem früheren Arbeitgeber, Steuerbehörden, Leistungserbringern oder wenn Wir einen Dritten mit der Durchführung einer Hintergrundüberprüfung beauftragen (z. B. Validata), sofern dies nach geltendem Recht zulässig ist.

Die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist daher Ihre Einwilligung.

Sie, Lebenslauf, Drittanbieter, z. B. Validata, LinkedIn-Profil

Bewertung

Darüber hinaus werden weitere Informationen über Sie durch interne Quellen generiert. Dies kann Bewertungsergebnisse (z. B. Caliper) und Feedback zu Vorstellungsgesprächen umfassen. Dazu gehören Materialien, die vom zuständigen Personalvermittler, der Personalabteilung, den Interviewern und dem Personalverantwortlichen erstellt wurden.

Die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung personenbezogener Daten ist Ihre Einwilligung.

Ihre Gesamtleistung in Vorstellungsgesprächen und personenbezogene Daten, die Sie in Ihren Antworten angeben, die Bewertungsergebnisse Dritter (z. B. Caliper) und die Leistung bei Aufgaben, die Teil des Vorstellungsgesprächs sind.

Sie, Drittanbieter, z.B. Caliper

Umfragen und Feedback

Kubota kann Ihre Antworten auf Umfragen zur Bewerbungsverfahren erfassen. Die Teilnahme an diesen Umfragen ist freiwillig; Sie können sich dafür entscheiden, nicht teilzunehmen, ohne dass Ihnen daraus Nachteile entstehen. Ihr im Rahmen der Umfragen gegebenes Feedback wird aggregiert und getrennt von Ihrer Bewerbung verarbeitet.

Die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung personenbezogener Daten ist Ihre Einwilligung.

Feedback-Informationen: wie z. B. Ihr Feedback und Ihre Meinungen (z. B. Umfragen) zum Rekrutierungsprozess

Sie

Besondere Kategorien personenbezogener Daten und Informationen aus dem Strafregister

Wir fordern keine sensiblen personenbezogenen Daten von Ihnen an, und alle Diskussionen oder Mitteilungen, die in Bezug auf sensible personenbezogene Daten stattfinden, finden nur bei Bedarf und in Übereinstimmung mit den einschlägigen nationalen Gesetzen statt.

Darüber hinaus können Wir je nach Position, für die Sie sich beworben haben, auch Strafregister und Informationen über Straftaten oder Verfahren verarbeiten.

Die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung personenbezogener Daten ist Ihre Einwilligung.

Wenn Sie die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten beantragen möchten, kontaktieren Sie Uns bitte wie im Abschnitt "Wie Sie uns kontaktieren können" angegeben.

Strafregisterüberprüfungen, die von den nationalen gesetzlichen Behörden durchgeführt werden, um zu prüfen, ob Sie möglicherweise vorbestraft sind, die Sie daran hindern könnten, die Aufgaben Ihrer Position zu erfüllen

Sie, das Tool zur Überprüfung des kriminellen Hintergrunds der nationalen gesetzlichen Behörde.

VERANTWORTLICHER FÜR IHRE PERSONENBEZOGENEN DATEN

Der Datenverantwortliche für Ihre personenbezogenen Daten ist Kubota Holdings Europe. Ihre personenbezogenen Daten können zum Zwecke des Rekrutierungsprozesses an Kubota-Unternehmen weitergegeben werden. Dies kann die Auswahl der am besten geeigneten Bewerbern (Auswahl der am besten geeigneten Bewerbern auf der Grundlage der Bedürfnisse der Teams und der Abteilung) und die Erstellung von Beschäftigungsunterlagen (z. B. Arbeitsvertrag, Einrichtung der geltenden Sozialleistungen usw.) sein. Darüber hinaus können Ihre personenbezogenen Daten an die Kubota Corporation weitergegeben werden.

Soweit Wir in Ihrem Namen in der Rolle des Auftragsverarbeiters handeln, lesen Sie bitte die Bedingungen Ihrer unterzeichneten Datenverarbeitungsvereinbarung, um weitere Informationen über die Verarbeitungstätigkeiten, die verarbeiteten personenbezogenen Daten, die Aufbewahrung und andere Informationen wie anwendbare technische und organisatorische Maßnahmen zu erhalten.

AUFBEWAHRUNG IHRER PERSONENBEZOGENEN DATEN

Wir bewahren personenbezogene Daten nicht länger auf, als dies nach den geltenden Gesetzen zum Schutz personenbezogener Daten zulässig ist. Die geltende Aufbewahrungsfrist für personenbezogene Daten kann je nach Kategorie personenbezogener Daten variieren. Die Kriterien, auf denen Unsere Aufbewahrungsrichtlinie basiert, sind:

Die Notwendigkeit, personenbezogene Daten im Hinblick auf den Zweck, für den sie erhoben wurden, aufzubewahren
Einhaltung der geltenden Aufbewahrungspflichten für personenbezogene Daten nach zwingendem Recht (z. B. Steuervorschriften)
Die Relevanz personenbezogener Daten im Hinblick auf anhängige oder potenzielle Gerichtsverfahren; und
Anwendbare zivilrechtliche Verjährungsfristen.

Bezüglich von Bewerbungen:

Personenbezogene Daten im Zusammenhang mit Bewerbungen werden nur so lange gespeichert, wie es in den Niederlanden gesetzlich zulässig ist. Dies bildet die Grundlage für die Verwaltung durch das Personalteam von Kubota Holdings Europe.

Nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens werden die personenbezogenen Daten von abgelehnten Bewerbern innerhalb von 4 Wochen gelöscht.
Sollte der Bewerber damit einverstanden sein, dass seine personenbezogenen Daten für weitere mögliche Optionen gespeichert werden, werden die personenbezogenen Daten für einen Zeitraum von maximal 12 Monaten aufbewahrt.
Personalverantwortliche und andere Teamkollegen, die möglicherweise am Einstellungsprozess beteiligt sind, werden aufgefordert, alle personenbezogenen Daten von erfolglosen Bewerbern zu löschen, sobald der Einstellungsprozess abgeschlossen ist.
Die Informationen über einen erfolgreichen Bewerber werden nur dann von Mitgliedern der Einstellungsabteilung oder ihrer Kollegen aufbewahrt, wenn sie einen legitimen Bedarf daran haben (z. B. wenn sie der direkte Vorgesetzte sind oder Teil der Personalabteilung sind).
Sollte Ihre Bewerbung direkt von einer Personalabteilung von Kubota bearbeitet werden, gelten die nationalen Anforderungen dieses Landes, sofern diese restriktiver sind als die der Niederlande.

Wir können Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer des Einstellungsverfahrens an die Kubota Corporation weitergeben. Wir können die personenbezogenen Transaktionsdaten so lange aufbewahren, wie es zur Erfüllung der in dieser Datenschutzerklärung dargelegten Zwecke und zum Schutz vor Rechtsansprüchen oder zur Verwaltung Unseres Geschäfts erforderlich ist.

Falls Sie spezifische Fragen zur geltenden Aufbewahrungsfrist für bestimmte Kategorien personenbezogener Daten haben, können Sie Uns wie im Abschnitt "Wie Sie uns kontaktieren können" angegeben kontaktieren.

SPEICHERUNG UND INTERNATIONALE ÜBERMITTLUNG PERSONENBEZOGENER DATEN

Die personenbezogenen Daten, die Wir von Ihnen erheben, werden in Irland (Europäische Union) von Uns oder Unseren vertrauenswürdigen Dienstleistern gespeichert.

Wir können jedoch jederzeit die über Sie erhobenen personenbezogenen Daten an Empfänger in anderen Ländern als dem Land, in dem die personenbezogenen Daten ursprünglich erhoben wurden, übertragen, darauf zugreifen und sie speichern. Bitte beachten Sie, dass Wir einen detaillierten Due-Diligence-Prozess durchlaufen, bevor Wir die Datenverarbeiter auswählen, an die Ihre personenbezogenen Daten weitergegeben werden.

Im Rahmen des konzerninternen Tagesgeschäfts können Wir personenbezogene Daten an die Kubota Corporation übermitteln. Japan wird von der Europäischen Kommission als Land anerkannt, das ein gleichwertiges Schutzniveau für personenbezogene Daten bietet wie der Europäische Wirtschaftsraum.

Soweit personenbezogene Daten an Empfänger mit Sitz in den Vereinigten Staaten von Amerika übermittelt werden, haben Kubota und die Kubota Corporation mit diesen Empfängern zum Zwecke der Einhaltung der europäischen Datenschutzgesetze sogenannte Standardvertragsklauseln (von der Europäischen Kommission genehmigt) abgeschlossen.

IHRE RECHTE UND WAHLMÖGLICHKEITEN

Sie haben bestimmte Rechte in Bezug auf die personenbezogenen Daten, die Wir über Sie speichern. Wir bieten Ihnen auch bestimmte Wahlmöglichkeiten darüber, welche personenbezogenen Daten Wir von Ihnen erheben, wie Wir diese personenbezogenen Daten verwenden und wie Wir mit Ihnen kommunizieren. In Übereinstimmung mit den geltenden Gesetzen haben Sie das Recht:

Informationen zu erhalten und klare, transparente und leicht verständliche Informationen gemäß Artikel 12 der DSGVO darüber zu erhalten, wie Wir Ihre personenbezogenen Daten verwenden und welche Rechte Sie haben.
Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten gemäß Artikel 15 der DSGVO: Sie haben das Recht, Informationen darüber zu verlangen, ob Wir personenbezogene Daten über Sie verarbeiten, und anschließend auf diese personenbezogenen Daten zuzugreifen oder Informationen über die personenbezogenen Daten zu erhalten, die Wir über Sie speichern, Kopien der personenbezogenen Daten zu erhalten, die Wir über Sie gespeichert haben.
Berichtigung oder Aktualisierung Ihrer personenbezogenen Daten gemäß Artikel 16 der DSGVO: Sie haben das Recht auf Berichtigung Ihrer personenbezogenen Daten, die unrichtig oder unvollständig sind, einschließlich einer ergänzenden Erklärung.
Löschung ("Recht auf Vergessenwerden") Ihrer personenbezogenen Daten gemäß Artikel 17 der DSGVO: Sie haben das Recht, von Uns die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn keine Ausnahme für die Aufbewahrung der personenbezogenen Daten gilt.
Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch Uns gemäß Artikel 18 der DSGVO: Sie haben das Recht, unter bestimmten Umständen eine Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.
Datenübertragbarkeit gemäß Artikel 20 der DSGVO: Unter bestimmten Umständen haben Sie das Recht, zu verlangen, dass Ihnen Ihre personenbezogenen Daten in einem maschinenlesbaren Format zur Verfügung gestellt werden. Dies ist der Fall, wenn die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf einer Einwilligung beruht (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a der DSGVO), wenn besondere Kategorien personenbezogener Daten auf der Grundlage einer Einwilligung verarbeitet werden (Artikel 9 Absatz 2 Buchstabe a der DSGVO) oder wenn Ihre personenbezogenen Daten auf der Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b der DSGVO verarbeitet werden. Dieses Recht auf Datenübertragbarkeit umfasst das Recht, Ihre personenbezogenen Daten direkt an einen anderen Verantwortlichen übermitteln zu lassen.
Widerspruch gegen Unsere Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gemäß Artikel 21 der DSGVO: wenn Ihre personenbezogenen Daten zum Zwecke der Erfüllung von Aufgaben verarbeitet werden, die im öffentlichen Interesse liegen (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe e der DSGVO), zum Zwecke der berechtigten Interessen des für die Verarbeitung Verantwortlichen (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f der DSGVO), oder zum Zwecke des Direktmarketings und der damit verbundenen Profilerstellung (Artikel 21 Absatz 2 der DSGVO oder der britischen DSGVO) können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten widersprechen.

Wenn die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie dieser Verarbeitung gemäß Artikel 21 der DSGVO nicht widersprechen. Sie haben jedoch das Recht, Ihre Einwilligung auf der Grundlage von Artikel 7 Absatz 3 der DSGVO zu widerrufen. Dies hat die gleiche praktische Wirkung wie ein Widerspruch gegen die Verarbeitung, wenn Sie dies wünschen.

Wenn Sie diese Rechte ausüben möchten, kontaktieren Sie Uns bitte wie im Abschnitt "Wie Sie uns kontaktieren können" angegeben.

Sie können Kubota-Unternehmen auch jederzeit anweisen, Ihnen keine Marketingmitteilungen zu senden, indem Sie Uns wie im Abschnitt "Wie Sie uns kontaktieren können" angegeben kontaktieren oder indem Sie auf den Abmeldelink in den Marketing-E-Mails klicken, die Sie von Uns erhalten.

Wenn Sie Uns personenbezogene Daten oder Materialien zur Verfügung stellen, die sich auf eine andere Person beziehen, sollten Sie sicherstellen, dass die Weitergabe an Uns und Unsere weitere Nutzung, wie sie Ihnen von Zeit zu Zeit beschrieben wird, im Einklang mit den geltenden Gesetzen steht, so dass Sie beispielsweise diese Person ordnungsgemäß über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten informieren und ihre Zustimmung einholen sollten, soweit dies nach geltendem Recht erforderlich ist.

Wir erheben wissentlich keine personenbezogenen Daten von Personen unter 18 Jahren und vermarkten sie nicht an diese. Wenn eine Person unter 18 Jahren Uns über die Website personenbezogene Daten zur Verfügung gestellt hat, kann sich ein Elternteil oder Erziehungsberechtigter mit Uns in Verbindung setzen, um die Löschung der personenbezogenen Daten aus Unseren Aufzeichnungen zu beantragen. Nach Erhalt einer solchen Anfrage werden Wir angemessene Anstrengungen unternehmen, um die personenbezogenen Daten des Kindes aus Unseren Aufzeichnungen zu löschen.

EMPFÄNGER DER PERSONENBEZOGENEN DATEN

Innerhalb von Kubota oder der Kubota Corporation haben nur diejenigen Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten, die Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten benötigen, um ihre Aktivitäten durchzuführen, und zwar nur in dem Umfang, der für die Durchführung der in dieser Datenschutzerklärung dargelegten Verarbeitungstätigkeiten erforderlich ist.

Wir können Ihre personenbezogenen Daten an die folgenden Parteien weitergeben:

Kubota-Personalabteilungen und Einstellungsabteilung: Personenbezogene Daten von Bewerbern werden an Mitglieder der lokalen Kubota-Personalabteilungen, die Personalverantwortlichen und die zugehörigen Stakeholder sowie die zuständigen lokalen Personalabteilungen weitergegeben. Die Teammitglieder könnten bei Kubota Holdings Europe in den Niederlanden einer der Kubota-Unternehmen ansässig sein.

Die Muttergesellschaft und die verbundenen Unternehmen von Kubota: Ihre personenbezogenen Daten können an die Muttergesellschaft von Kubota Holdings Europe, die Kubota Corporation,sowie deren hundertprozentigen Tochtergesellschaften und/oder Beteiligungen geteilt werden, soweit dies erforderlich ist, um den Rekrutierungsprozess bei Jobylon abzuschließen, sowie für die anderen in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Zwecke.

Vertrauenswürdige Anbieter und Dienstleister: Ihre personenbezogenen Daten können an vertrauenswürdige Kubota-Anbieter weitergegeben werden, wenn dies für den Abschluss Ihres Rekrutierungsprozesses erforderlich ist. Die personenbezogenen Daten der Bewerber werden von Dienstleistern von Kubota wie Jobylon verarbeitet. Die Bewerber werden während ihres Einstellungsverfahrens informiert, wenn sie zur Teilnahme an Online- oder persönlichen Beurteilungen oder Prozessen aufgefordert werden, bei denen bestimmte Hintergrundinformationen entweder direkt vom Bewerber oder durch die Unterstützung externer Parteien bestätigt werden können. Die Geschäftsbedingungen und Datenschutzerklärungen der Dritten werden den Bewerbern vorab zur Verfügung gestellt.

Offizielle Offenlegung gegenüber anderen Dritten: Ihre personenbezogenen Daten können offengelegt werden, um Gerichtsbeschlüssen und gesetzlichen oder behördlichen Anforderungen nachzukommen, um Verletzungen, Tod, Verluste, Betrug oder Missbrauch zu verhindern, um die Rechte von Kubota zu schützen oder um Kubota (oder die Kubota Corporation) in Gerichtsverfahren zu verteidigen und wenn dies im Zusammenhang mit dem Verkauf oder der Übertragung von Geschäftsvermögen erforderlich ist. Personenbezogene Daten können an Regierungsbehörden und/oder Strafverfolgungsbehörden weitergegeben werden, wenn dies für die oben genannten Zwecke erforderlich ist, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist oder wenn dies zum rechtlichen Schutz Unserer berechtigten Interessen in Übereinstimmung mit den geltenden Gesetzen erforderlich ist.

SICHERHEIT

Die Sicherheit Ihrer personenbezogenen Daten ist Uns wichtig. Wir verpflichten Uns, die von Uns erfassten personenbezogenen Daten zu schützen. Wir unterhalten administrative, technische und physische Sicherheitsvorkehrungen, um die von Ihnen bereitgestellten oder von Uns erfassten personenbezogenen Daten vor versehentlicher, unrechtmäßiger oder unbefugter Zerstörung, Verlust, Änderung, Zugriff, Offenlegung oder Verwendung zu schützen. Diese Sicherheitsvorkehrungen sollen die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit der personenbezogenen Daten, die Sie Uns zur Verfügung stellen, schützen. Wir bewerten die Risiken für Ihre personenbezogenen Daten regelmäßig und aktualisieren Unsere Richtlinien, Verfahren und Technologien entsprechend.

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die Erfüllung des Zwecks, für den die personenbezogenen Daten erhoben wurden, erforderlich ist, es sei denn, das geltende Recht schreibt etwas anderes vor oder ist gesetzlich zulässig. Wir ergreifen Maßnahmen zur Vernichtung oder dauerhaften Anonymisierung personenbezogener Daten, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist oder wenn die personenbezogenen Daten für den Zweck, für den Wir sie erhoben haben, nicht mehr erforderlich sind.

AKTUALISIERUNGEN UNSERER DATENSCHUTZERKLÄRUNG

Diese Datenschutzerklärung kann von Zeit zu Zeit aktualisiert werden, um Änderungen in Unseren Praktiken im Bereich des Schutzes personenbezogener Daten widerzuspiegeln. Über wesentliche Änderungen der Datenschutzerklärung werden Wir Sie informieren, soweit dies nach geltendem Recht erforderlich ist.

ANSPRÜCHE

Wenn Sie befürchten, dass Wir Ihre Rechte verletzt haben, können Sie eine Beschwerde einreichen, indem Sie sich mit Uns in Verbindung setzen, wie im Abschnitt "Wie Sie uns kontaktieren können" angegeben. Unsere Compliance- und Datenschutz Abteilung wird Ihre Beschwerde bearbeiten und Ihnen zusätzliche Informationen darüber geben, wie sie bearbeitet wird.

Sie haben das Recht, sich bei der nationalen Datenschutzaufsichtsbehörde Ihres Landes zu beschweren, wenn Sie der Meinung sind, dass Wir Ihre Anfrage nicht in angemessener Weise bearbeitet haben. Die zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde finden Sie in der Liste, je nachdem, wo Sie ansässig sind: https://digital-strategy.ec.europa.eu/en/library/list-personal-data-protection-competent-authorities.

WIE SIE UNS KONTAKTIEREN KÖNNEN

Wenn Sie Fragen oder Anmerkungen zu dieser Datenschutzerklärung oder den Datenschutzpraktiken von Kubota haben oder wenn Sie Ihre Rechte ausüben oder Informationen oder Präferenzen, die Sie Uns zur Verfügung gestellt haben, aktualisieren möchten, kontaktieren Sie Uns bitte per E-Mail an [email protected] oder per Post zu Händen von:

Kubota Holdings Europe B.V.

Compliance-Abteilung

Datenschutz Berater

Hoofdweg 1264

2153 LR Nieuw-Vennep
Niederlande

Letzte Aktualisierung: 1. Januar 2025

Anhang 1: Liste der Kubota-Unternehmen