Tokmanni Oy TIETOSUOJASELOSTE

1. Rekisterinpitäjä
Tokmanni Oy
Y-tunnus: 1928426-9
Isolammintie 1
04600 MÄNTSÄLÄ
www.tokmanni.fi

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö
Marja Salminen p. +358207286519
[email protected]

3. Rekisterin nimi
Rekrytointijärjestelmä (Jobylon), Tokmannin työnhakijarekisteri

4. Rekisterin pitämisen peruste
Rekisterin pitäminen perustuu Henkilötietolakiin (523/1999), 8§ 1 ja 5 kohta, §10 ja §24.

5. Rekisterin käyttötarkoitus, henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Tokmannin sisäisten ja ulkoisten rekrytointien hallinta: Vastaanottaa, käsitellä ja säilyttää työnhakijoiksi rekisteröityneiden henkilötietoja ja hakemuksia sekä lähettää viestejä hakijoille.

Rekisteriin syötettyjä tietoja käytetään seuraaviin tarkoituksiin:

• Saapuvien hakemusten hallinnointi strukturoidun haku- ja valintaprosessin mahdollistamiseksi
• Hakijoiden sopivuuden varmistamiseksi haettavana olevaan tehtävään
• Hakijaviestinnän toteuttamiseen (yhteystietojen kerääminen)
• Yrityksen laillisten oikeuksien suojaamiseksi ja varmistamiseksi
• Hakijoiden myöhemmän kontaktoinnin mahdollistamiseksi ja sopivuuden arvioimiseksi tulevaisuudessa avautuviin tehtäviin
• Hakijan hakukriteereihin sopivista avautuvista työpaikoista ilmoittamiseksi (hakuvahti)
• Tokmannilla työskentelyyn ja uramahdollisuuksiin liittyvän sähköisen uutiskirjeen lähettämiseksi (hakuvahdin tilanneet ja tulevaisuudessa avautuvia työpaikkoja kohtaan kiinnostuksensa ilmaisseet hakijat)
• Rekrytointiprosessiimme liittyvän palautteen keräämiseen (tarvittaessa)

Rekisteriin kerätään rekrytointivaiheessa vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat tarpeellisia selvitettäessä työnhakijan soveltuvuutta hänen hakemaansa Tokmannin työtehtävään. Henkilötietojen kerääminen perustuu työnhakijan suostumukseen.

6. Rekisterin tietosisältö ja tietojen säilytysaika

Tokmannilta työpaikkaa hakeneiden tiedot, kuten:

• henkilötiedot: nimi, yhteystiedot sekä tarvittaessa ikä
• vapaamuotoisen hakemuksen saateteksti ja lisätiedot
• hakijan koulutus- ja työkokemustiedot
• hakijan kokemusta ja osaamista kuvaavat tiedot
• hakijan toivomukset tulevasta työtehtävästä (kuten sijainti, palkka, töiden ajankohta)
• hakija voi myös jättää liitetiedostoina lisätietoa (CV, hakemuskirje, kuvat, videot)

Työnhakijoiden tiedot poistuvat automaattisesti järjestelmästä kahden vuoden kuluttua hakemuksen jättämisestä tai päivittämisestä. Työnhakijoiden tietoja säilytetään kahden vuoden ajan, jotta niihin voidaan palata myöhempien hakujen yhteydessä. Henkilöstöhallinnon henkilöt voivat myös yhdistää hakemuksen mahdolliseen muuhun sopivaan työtehtävään. Lakisääteisten velvoitteiden johdosta hakemusten säilytysaikaa saatetaan joissain tilanteissa joutua pidentämään. Tokmanni Oy voi omasta aloitteestaan poistaa puutteellisin tiedoin varustettuja työpaikkahakemuksia. Hakemukset voidaan poistaa tai niitä voidaan muuttaa myös työnhakijan pyynnöstä. Poistamis- tai muutospyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisteriyhdyshenkilölle tai muulle rekrytoinnista vastaavalle henkilölle, tai se voidaan esittää henkilökohtaisesti edellä mainitussa osoitteessa.

7. Rekisterin tietolähteet, säännönmukaiset tietolähteet

Työnhakijat jättävät itse tietonsa työnhakijatietokantaan. Työnhakija täyttää ko. avoinna olevan työpaikan sähköisen hakulomakkeen. Hakulomakkeelle täytetyt tiedot tallentuvat järjestelmään. Tokmannin työhakemuksia käsittelevät henkilöt voivat täydentää hakijoiden tietoihin esimerkiksi muistiinpanoja työhaastatteluista. Mikäli hakijan ilmoittama sähköpostiosoite on väärin ja lähetetystä viestistä tulee virheilmoitus, voivat Tokmannin työhakemuksia käsittelevät henkilöt päivittää sähköpostiosoitteen hakijan tietoihin tai auttaa hakijaa päivittämään itse tietoihinsa oikean sähköpostiosoitteen.

Rekisteriin voidaan tallentaa tietoja myös työnhakuun liittyvien kolmansien osapuolten, kuten esimerkiksi LinkedIn:in tai rekrytointipalvelun tarjoajien, kautta. Lisäksi työntekijämme voivat antaa meille suosituksia potentiaalisista hakijoista, mikä tarkoittaa sitä, että he lisäävät suosittelemansa potentiaalisen hakijan tiedot rekrytointijärjestelmään. Tämä tietosuojaseloste on voimassa myös näissä tapauksissa.

Työnhakija voi myös aktivoida työpaikkavahdin, jolloin hän täyttää yhteystietonsa Tokmannin lomakkeelle. Lomakkeelle täytetyt tiedot tallentuvat järjestelmään. Hakuvahdin aktivoinnin yhteydessä annettuja yhteystietoja käytetään hakuvahtia koskevien tietojen sekä sähköisen Tokmannilla työskentelyä ja uramahdollisuuksia koskevan uutiskirjeen lähettämiseen hakijalle.

Hakuvahdin voi kytkeä pois päältä ja uutiskirjeen voi perua. Hakuvahdin pois kytkemisen yhteydessä peruuntuu myös sähköisen uutiskirjeen tilaus.

8. Henkilötietojen luovutukset ja jakaminen sekä tietojen siirto

Tarvittaessa voimme luovuttaa tai jakaa rekisterin tietoja valitsemillemme, tarkkaan valituille rekrytointiin liittyville henkilöille tai yrityksille. Tietojasi voidaan tarvittaessa jakaa seuraavien tahojen kanssa:

• Valitsemamme rekrytointikonsultit, jotka tarvitsevat tietoja rekrytointipalvelujen tuottamiseen Tokmannille. Konsultit noudattavat tiukkoja tietosuojakäytäntöjä. Jaamme tietojasi rekrytointikonsulteille vain erityistilanteissa.
• Palveluntuottajamme, jotka käsittelevät rekrytointiin liittyvää tietoa tuottaakseen meille rekrytointiin liittyviä palveluja. Tällainen toimija on esimerkiksi rekrytointijärjestelmätoimittajamme. Tietoa rekrytointijärjestelmämme alihankkijoista löydät täältä: https://www.jobylon.com/subprocessors
• Viranomaiset ja muut julkisen sektorin toimijat, joille voimme joissakin tilanteissa olla lain puitteissa velvollisia jakamaan järjestelmään tallennettua tietoa.
• Mahdolliset oikeudellisiin käsittelyihin liittyvät tahot (esimerkiksi asianajaja).
• Mahdolliset yhdistymiseen tai yrityskauppaan liittyvät tahot.
• Muut tahot hakijan pyynnöstä tai luvalla.

9. Rekisteriin tallennetun tiedon käsittelyalue

Käsittelemme ja säilytämme tietoa EU:n ja ETA-alueen sisäpuolella.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaalinen aineisto: tulostetaan vain tarvittaessa. Paperitulosteet tuhotaan käytön jälkeen. Sähköisesti tallennetut tiedot: Rekisterin käyttöoikeus edellyttää käyttäjätunnusta ja henkilökohtaista salasanaa, jotka on annettu vain rekrytointiin osallistuville henkilöille. Sovelluksen käyttäjät on koulutettu rekisterin käyttöön.

Teknisten laitteistojen suojaus on hoidettu huolellisesti. Tietoliikenne käyttäjän päätelaitteen ja palvelimen välillä on suojattu SSL-yhteydellä.

11. Tarkastusoikeus

Sinulla on oikeus tarkastaa henkilötietosi. Voit milloin tahansa myös pyytää henkilötietojesi oikaisemista, päivittämistä tai poistamista. Huomaa kuitenkin, että sellaisia henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi tai, joiden säilyttämistä laki edellyttää, ei voida poistaa. Voit käyttää oikeuksiasi ottamalla yhteyttä rekisteriasioista vastaavaan henkilöön.

Sinulla on oikeus vastustaa tai rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä sovellettavan lain edellyttämässä laajuudessa.

Mikäli katsot, että sinua koskevassa henkilötietojen käsittelyssä on rikottu tietosuoja-asetusta, niin sinulla on oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle.

12. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on laadittu 16.11.2021, viimeksi päivitetty 13.11.2024.

Tokmanni Oy Puhelin 020 778 2000
Isolammintie 1, 04600 MÄNTSÄLÄ www.tokmanni.fi

Tokmanni Oy PRIVACY STATEMENT

1. Data Controller Tokmanni Oy

Business ID: 1928426-9
Isolammintie 1
04600 MÄNTSÄLÄ
www.tokmanni.fi

2. Tokmanni Oy’s contact person responsible for the customer register

Marja Salminen, Phone: +358207286519

Email: [email protected]

3. Name of register

Recruitment System (Jobylon), Tokmanni Job Applicant Register

4. Legal grounds for Processing Personal Data

The register is maintained based on the Personal Data Act (523/1999), Section 8, Subsections 1 and 5, Section 10, and Section 24.

5. Purpose of Processing Personal Data

Management of Tokmanni’s internal and external recruitments: Receiving, processing, and storing personal data and applications from registered job applicants, as well as sending messages to applicants.

The information entered into the register is used for the following purposes:

1. Managing incoming applications to enable a structured search and selection process.
2. Ensuring the suitability of applicants for the advertised position.
3. Implementing applicant communication (collecting contact information).
4. Protecting and ensuring the company’s legal rights.
5. Enabling future contact with applicants and assessing their suitability for upcoming positions.
6. Notifying applicants about job openings that match their search criteria (job alerts).
7. Sending electronic newsletters related to working at Tokmanni and career opportunities (for applicants who have expressed interest in job alerts and future job openings).
8. Collecting feedback related to our recruitment process (if necessary).

During the recruitment phase, only personal data necessary for assessing the suitability of the job applicant for the applied position at Tokmanni is collected. The collection of personal data is based on the job applicant’s consent.

6. Data content of the register and Data Retention Period

Information about individuals who have applied for a job at Tokmanni, including:

• Personal details: name, contact information, and, if necessary, age.
• Cover text for an Informal Application letter and additional Information
• Applicant’s Education and Work Experience Details
• Information Describing the Applicant’s Experience and Skills
• Applicant’s Preferences Regarding future job roles (such as location, salary, and work timing)
• Applicants may also attach additional information as files (CVs, cover letters, photos, videos)

Job applicants’ data will be automatically removed from the system two years after submitting or updating their application. This retention period allows for future reference during subsequent searches. Personnel in human resources may also link an application to other suitable job positions. Due to legal obligations, there may be situations where the retention period for applications needs to be extended. Tokmanni Oy reserves the right to proactively remove job applications with incomplete information. Applicants can request the removal or modification of their applications, which should be submitted in writing to the designated contact person or other recruitment personnel or presented in person at the address mentioned above.

7. Data Sources of the Register, Regular Data Sources

Job applicants themselves submit their information to the job applicant database. The job seeker fills out the electronic application form for the open position. The information provided on the application form is stored in the system. Tokmanni personnel handling job applications may supplement applicants’ information with, for example, notes from job interviews. If the email address provided by the applicant is incorrect and an error message is received from the sent message, Tokmanni personnel handling job applications can update the applicant’s information with the correct email address or assist the applicant in updating their own information.

Information can also be stored in the register through third parties related to job search, such as LinkedIn or recruitment service providers. In addition, our employees can provide us with recommendations for potential applicants, which means that they add the recommended potential applicant’s information to the recruitment system. This privacy statement also applies in these cases.

Job seekers can also activate a job alert, where they fill in their contact details on Tokmanni’s form. The information provided on the form is stored in the system. The contact details provided during job alert activation are used to send information related to the job alert and the electronic newsletter about working at Tokmanni and career opportunities to the applicant.

The job alert can be turned off, and the newsletter can be unsubscribed. When turning off the job alert, the subscription to the electronic newsletter is also canceled.

8. Disclosure and Sharing of Personal Data, and Data Transfers

When necessary, we may disclose or share registry information with carefully selected individuals or companies related to recruitment. Your information may be shared with the following parties:

• Selected Recruitment Consultants: These consultants need access to information for providing recruitment services to Tokmanni. We share your data with recruitment consultants only in specific situations.
• Service Providers: Our service providers process recruitment-related information to deliver recruitment services to us. For instance, our recruitment system provider is one such entity. You can find information about subcontractors related to our recruitment system here: Subcontractors.
• Authorities and Other Public Sector Entities: In certain situations, we may be legally obligated to share data stored in the system with authorities and other public sector actors.
• Legal Entities Involved in Legal Proceedings (e.g., attorneys).
• Entities Related to Mergers or Acquisitions.
• Other Parties at the Applicant’s Request or with Consent.

9. Processing Area of Data Stored in the Register

We process and store information within the EU and EEA regions. We do not disclose personal data outside the EU or the EEA.

10. Principles of data file protection

• Manual Material: Printed only when necessary. Paper printouts are destroyed after use.
• Electronically Stored Data: Access to the register requires a username and a personal password, which are provided only to individuals participating in recruitment.
• Technical Device Security: Rigorous measures are taken to secure technical equipment. Communication between the user’s terminal and the server is protected via an SSL connection.

11. Rights of the data subject

You have the right to inspect your personal data. You can also request the correction, updating, or deletion of your personal information at any time. However, please note that certain personal data necessary for the purposes defined in this privacy statement or required by law cannot be deleted. You can exercise your rights by contacting the person responsible for registry matters.

You also have the right to object to or restrict the processing of your personal data to the extent required by applicable law. If you believe that the processing of your personal data concerning you has violated data protection regulations, you have the right to file a complaint with the supervisory authority.

12. Changes to this Privacy Statement

This privacy statement may be updated from time to time, for example, due to changes in legislation. This privacy statement was prepared on November 16, 2021, and last updated on November 13, 2024.

Tokmanni Oy, Phone: 020 778 2000, Address: Isolammintie 1, 04600 MÄNTSÄLÄ
Website: www.tokmanni.fi