Shoe House Oy
TIETOSUOJASELOSTE
1.Rekisterinpitäjä
Shoe House Oy
Y-tunnus: 2229417-7
Eerikinkatu 17
20100 Turku
www.clickshoes.fi
2. Rekisteriasioista vastaava henkilö
Marjo Saarinen, 0400 279306
[email protected]
3. Rekisterin nimi
Rekrytointijärjestelmä (Jobylon), Shoe House Oy:n työnhakijarekisteri
4. Rekisterin pitämisen peruste
Rekisterin pitäminen perustuu Henkilötietolakiin (523/1999), 8§ 1 ja 5 kohta, §10 ja §24.
5. Rekisterin käyttötarkoitus, henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Shoe Housen sisäisten ja ulkoisten rekrytointien hallinta: Vastaanottaa, käsitellä ja säilyttää työnhakijoiksi rekisteröityneiden henkilötietoja ja hakemuksia sekä lähettää viestejä hakijoille.
Rekisteriin syötettyjä tietoja käytetään seuraaviin tarkoituksiin:
- Saapuvien hakemusten hallinnointi strukturoidun haku- ja valintaprosessin mahdollistamiseksi
- Hakijoiden sopivuuden varmistamiseksi haettavana olevaan tehtävään
- Hakijaviestinnän toteuttamiseen (yhteystietojen kerääminen)
- Yrityksen laillisten oikeuksien suojaamiseksi ja varmistamiseksi
- Hakijoiden myöhemmän kontaktoinnin mahdollistamiseksi ja sopivuuden arvioimiseksi tulevaisuudessa avautuviin tehtäviin
- Hakijan hakukriteereihin sopivista avautuvista työpaikoista ilmoittamiseksi (hakuvahti)
- Shoe Housella työskentelyyn ja uramahdollisuuksiin liittyvän sähköisen uutiskirjeen lähettämiseksi (hakuvahdin tilanneet ja tulevaisuudessa avautuvia työpaikkoja kohtaan kiinnostuksensa ilmaisseet hakijat)
- Rekrytointiprosessiimme liittyvän palautteen keräämiseen (tarvittaessa)
Rekisteriin kerätään rekrytointivaiheessa vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat tarpeellisia selvitettäessä työnhakijan soveltuvuutta hänen hakemaansa Shoe Housen työtehtävään. Henkilötietojen kerääminen perustuu työnhakijan suostumukseen.
6. Rekisterin tietosisältö ja tietojen säilytysaika
Shoe Houselta työpaikkaa hakeneiden tiedot, kuten:
- henkilötiedot: nimi, yhteystiedot sekä tarvittaessa ikä
- vapaamuotoisen hakemuksen saateteksti ja lisätiedot
- hakijan koulutus- ja työkokemustiedot
- hakijan kokemusta ja osaamista kuvaavat tiedot
- hakijan toivomukset tulevasta työtehtävästä (kuten sijainti, palkka, töiden ajankohta)
- hakija voi myös jättää liitetiedostoina lisätietoa (CV, hakemuskirje, kuvat, videot)
-
Työnhakijoiden tiedot poistuvat automaattisesti järjestelmästä kahden vuoden kuluttua hakemuksen jättämisestä tai päivittämisestä. Työnhakijoiden tietoja säilytetään kahden vuoden ajan, jotta niihin voidaan palata myöhempien hakujen yhteydessä. Henkilöstöhallinnon henkilöt voivat myös yhdistää hakemuksen mahdolliseen muuhun sopivaan työtehtävään. Lakisääteisten velvoitteiden johdosta hakemusten säilytysaikaa saatetaan joissain tilanteissa joutua pidentämään. Shoe House Oy voi omasta aloitteestaan poistaa puutteellisin tiedoin varustettuja työpaikkahakemuksia. Hakemukset voidaan poistaa tai niitä voidaan muuttaa myös työnhakijan pyynnöstä. Poistamis- tai muutospyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisteriyhdyshenkilölle tai muulle rekrytoinnista vastaavalle henkilölle, tai se voidaan esittää henkilökohtaisesti edellä mainitussa osoitteessa.
7. Rekisterin tietolähteet, säännönmukaiset tietolähteet
Työnhakijat jättävät itse tietonsa työnhakijatietokantaan. Työnhakija täyttää ko. avoinna olevan työpaikan sähköisen hakulomakkeen. Hakulomakkeelle täytetyt tiedot tallentuvat järjestelmään. Shoe Housen työhakemuksia käsittelevät henkilöt voivat täydentää hakijoiden tietoihin esimerkiksi muistiinpanoja työhaastatteluista. Mikäli hakijan ilmoittama sähköpostiosoite on väärin ja lähetetystä viestistä tulee virheilmoitus, voivat Shoe Housen työhakemuksia käsittelevät henkilöt päivittää sähköpostiosoitteen hakijan tietoihin tai auttaa hakijaa päivittämään itse tietoihinsa oikean sähköpostiosoitteen.
Rekisteriin voidaan tallentaa tietoja myös työnhakuun liittyvien kolmansien osapuolten, kuten esimerkiksi LinkedIn:in tai rekrytointipalvelun tarjoajien, kautta. Lisäksi työntekijämme voivat antaa meille suosituksia potentiaalisista hakijoista, mikä tarkoittaa sitä, että he lisäävät suosittelemansa potentiaalisen hakijan tiedot rekrytointijärjestelmään. Tämä tietosuojaseloste on voimassa myös näissä tapauksissa.
Työnhakija voi myös aktivoida työpaikkavahdin, jolloin hän täyttää yhteystietonsa Shoe Housen lomakkeelle. Lomakkeelle täytetyt tiedot tallentuvat järjestelmään. Hakuvahdin aktivoinnin yhteydessä annettuja yhteystietoja käytetään hakuvahtia koskevien tietojen sekä sähköisen Shoe Housella työskentelyä ja uramahdollisuuksia koskevan uutiskirjeen lähettämiseen hakijalle.
Hakuvahdin voi kytkeä pois päältä ja uutiskirjeen voi perua. Hakuvahdin pois kytkemisen yhteydessä peruuntuu myös sähköisen uutiskirjeen tilaus.
8. Henkilötietojen luovutukset ja jakaminen sekä tietojen siirto
Tarvittaessa voimme luovuttaa tai jakaa rekisterin tietoja valitsemillemme, tarkkaan valituille rekrytointiin liittyville henkilöille tai yrityksille. Tietojasi voidaan tarvittaessa jakaa seuraavien tahojen kanssa:
- Valitsemamme rekrytointikonsultit, jotka tarvitsevat tietoja rekrytointipalvelujen tuottamiseen Shoe Houselle. Konsultit noudattavat tiukkoja tietosuojakäytäntöjä. Jaamme tietojasi rekrytointikonsulteille vain erityistilanteissa.
- Palveluntuottajamme, jotka käsittelevät rekrytointiin liittyvää tietoa tuottaakseen meille rekrytointiin liittyviä palveluja. Tällainen toimija on esimerkiksi rekrytointijärjestelmätoimittajamme. Tietoa rekrytointijärjestelmämme alihankkijoista löydät täältä: https://www.jobylon.com/subprocessors
- Viranomaiset ja muut julkisen sektorin toimijat, joille voimme joissakin tilanteissa olla lain puitteissa velvollisia jakamaan järjestelmään tallennettua tietoa.
- Mahdolliset oikeudellisiin käsittelyihin liittyvät tahot (esimerkiksi asianajaja).
- Mahdolliset yhdistymiseen tai yrityskauppaan liittyvät tahot.
- Muut tahot hakijan pyynnöstä tai luvalla.
9. Rekisteriin tallennetun tiedon käsittelyalue
Käsittelemme ja säilytämme tietoa EU:n ja ETA-alueen sisäpuolella.
10. Rekisterin suojauksen periaatteet
Manuaalinen aineisto: tulostetaan vain tarvittaessa. Paperitulosteet tuhotaan käytön jälkeen. Sähköisesti tallennetut tiedot: Rekisterin käyttöoikeus edellyttää käyttäjätunnusta ja henkilökohtaista salasanaa, jotka on annettu vain rekrytointiin osallistuville henkilöille. Sovelluksen käyttäjät on koulutettu rekisterin käyttöön.
Teknisten laitteistojen suojaus on hoidettu huolellisesti. Tietoliikenne käyttäjän päätelaitteen ja palvelimen välillä on suojattu SSL-yhteydellä.
11. Tarkastusoikeus
Sinulla on oikeus tarkastaa henkilötietosi. Voit milloin tahansa myös pyytää henkilötietojesi oikaisemista, päivittämistä tai poistamista. Huomaa kuitenkin, että sellaisia henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi tai, joiden säilyttämistä laki edellyttää, ei voida poistaa. Voit käyttää oikeuksiasi ottamalla yhteyttä rekisteriasioista vastaavaan henkilöön.
Sinulla on oikeus vastustaa tai rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä sovellettavan lain edellyttämässä laajuudessa.
Mikäli katsot, että sinua koskevassa henkilötietojen käsittelyssä on rikottu tietosuoja-asetusta, niin sinulla on oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle.
12. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on laadittu 16.8.2024.
Shoe House Oy, Puhelin 0505188399
Eerikinkatu 17, 20100 Turku, www.clickshoes.fi
