PwC:s behandling av personuppgifter inom ramen för rekryteringsprocessen

När du söker en tjänst hos ÖhrlingsPricewaterhouseCoopers AB, org. nr. 556029-6740, Torsgatan 21, 113 97, Stockholm (“PwC, vi, oss”) behandlar vi personuppgifter om dig. Majoriteten av de personuppgifter vi behandlar lämnar du själv till oss men vi hämtar också in vissa personuppgifter om dig från andra källor. I denna integritetspolicy informerar vi om vår behandling av dina personuppgifter inom ramen för rekryteringsprocessen och om dina rättigheter enligt Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/679 av den 27 april 2016 om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter och om upphävande av direktiv 95/46/EG (“GDPR”). PwC behandlar dina personuppgifter enligt denna integritetspolicy i egenskap av personuppgiftsansvarig.

Vilka personuppgifter behandlar vi?

Vi behandlar personuppgifter som du lämnar till oss i samband med att du gör din ansökan i rekryteringssystemet Jobylon och personuppgifter som du kan komma att lämna senare under rekryteringsprocessen. Vilka personuppgifter vi behandlar kan variera beroende på vad du tillhandahåller i din ansökan och hur långt du kommer i rekryteringsprocessen men generellt rör det sig om följande kategorier av personuppgifter:

• Namn
• Address
• Mailadress
• Telefonnummer
• Personnummer (endast om anställningsavtal ska ingås)
• Kön
• Ålder
• Arbetslivserfarenhet och meriter
• Utbildning
• Intyg och betyg
• Annan information du väljer att skriva i CV och/eller personligt brev
• Resultat av genomförda tester
• Minnesanteckningar/noteringar från genomförd anställningsintervju

Beroende på hur långt du kommer i rekryteringsprocessen kan vi också hämta in personuppgifter om dig från tredje parter. Detta sker i form av referenstagning där vi kontaktar de personer du angett som referenser och ber dem att berätta om dina egenskaper, dina prestationer och sina erfarenheter av att arbeta med dig. Referenstagningen sker digitalt via systemet Refensa enligt följande. Vi lägger in ditt namn och mailadress i Refensa och du får sedan själv lägga in de personer du vill ange som referenser. Refensa skickar mail eller sms till dessa personer som får besvara frågor i Refensas interaktiva chatrobot (referensen kan dock välja att istället bli uppringd). Refensa genererar sedan svaren i en rapport till PwC. Du ansvarar själv för att angivna referenspersoner informeras om att de kommer att kontaktas av oss och att du har rätt att lägga in dem i Refensa. Refensa behandlar personuppgifter på uppdrag av PwC i egenskap av personuppgiftsbiträde. Du kan läsa mer om hur Refensa behandlar personuppgifter på Refensas webbsida.

Under rekryteringsprocessen kommer vi be dig att genomföra tester som administreras av Alva Labs AB, org. nr. 559103-8178. Testerna består av ett logiskt test och ett personlighetstest. Du kommer då att få ett mail från Alva Labs som innehåller en länk till testerna. PwC och Alva Labs är gemensamt personuppgiftsansvariga för den behandling av dina personuppgifter som sker när mailet med länk till testerna skickas ut, när du genomför testerna och när dina testresultat genereras i en rapport. Mer information om behandlingen av personuppgifter där PwC och Alva Labs är gemensamt personuppgiftsansvariga tillhandahålls i ett mail som PwC skickar ut för att bekräfta mottagandet av din ansökan.

När du genomfört testerna kommer PwC att analysera och utvärdera dina testresultat inom ramen för rekryteringsprocessen. Detta gör PwC som ensamt personuppgiftsansvarig enligt vad som beskrivs i denna integritetspolicy. De personuppgifter som då behandlas är namn, mailadress, IP-adress, användar-ID och “device information”, roll/tjänst du söker samt dina testresultat.

För vilka ändamål behandlar vi dina personuppgifter?

Vi behandlar de personuppgifter som beskrivits ovan för att kunna handlägga din ansökan, bedriva rekryteringsprocessen, kommunicera med dig under rekryteringsprocessen, fatta beslut om huruvida du ska erbjudas anställning, lämna ett eventuellt erbjudande om anställning till dig samt eventuellt ingå anställningsavtal med dig.

Vilken är den lagliga grunden för behandlingen av dina personuppgifter?

Den lagliga grunden för behandling av de personuppgifter du själv lämnar till oss när du ger in din ansökan och under den fortsatta rekryteringsprocessen är samtycke. Innan du skickar in din ansökan får du i Jobylon fylla i att du samtycker till att vi behandlar personuppgifterna i enlighet med denna integritetspolicy.

Behandlingen av personuppgifter vi får inom ramen för referenstagning samt vid analys och utvärdering av dina testresultat grundas på en intresseavvägning där vi förlitar oss på vårt berättigade intresse att kunna bedriva en ändamålsenlig rekryteringsprocess samt säkerställa att vi anställer den bäst lämpade kandidaten.

Om vi beslutar att erbjuda dig anställning kommer vi att behandla dina personuppgifter för att kunna ge dig ett anställningserbjudande och ta fram ett utkast till anställningsavtal. Den lagliga grunden enligt GDPR är en intresseavvägning där vi förlitar oss på vårt berättigade intresse att kunna vidta de åtgärder som behövs för att kunna erbjuda dig anställning och presentera ett förslag till anställningsavtal.

Hur länge lagrar vi dina personuppgifter?

Som utgångspunkt lagrar vi dina personuppgifter så länge rekryteringsprocessen pågår och sedan under en tid om 3 månader efter avslutad rekryteringsprocess. Detta för att kunna svara på eventuella frågor, synpunkter eller klagomål som du som kandidat kan tänkas ha angående rekryteringsprocessen.

Innan du slutligt skickar in din ansökan i rekryteringssystemet Jobylon kommer du ges möjlighet att samtycka till att vi får spara din ansökan och andra personuppgifter för att kunna ha dig i åtanke i framtida rekryteringsprocesser. Du kommer i så fall att läggas in i vår kandidatpool där vi har möjlighet att söka fram kandidater som uppfyller kraven på utbildning, meriter och erfarenhet som vi ställt upp för en viss roll/tjänst. Vi lagrar dina personuppgifter i kandidatpoolen under en period om 24 månader från det datum du skickade in din ansökan.

Inför att 24-månadersperioden löper ut har du möjlighet att välja att kvarstå i vår kandidatpool i ytterligare 12 månader. Om du inte uttryckligen samtycker till att kvarstå i kandidatpoolen kommer dina personuppgifter att raderas när den initiala 24-månadersperioden löpt ut.

Var lagrar vi dina personuppgifter?

Vi lagrar alla personuppgifter inom EU/EES och vi överför inga personuppgifter till länder utanför EU/EES.

Delar vi dina personuppgifter med någon annan?

Det rekryteringssystem PwC använder ägs och administreras av Jobylon AB, org.nr. 556810-6172. Som systemleverantör till PwC har Jobylon tillgång till personuppgifterna och är personuppgiftsbiträde till PwC.

Inom ramen för referenstagning kommer vi att informera de personer du angett som referens vilken roll du sökt och vad rollen innebär samt ställa frågor om deras erfarenheter av att arbeta tillsammans med dig. Svaren från referenserna samlas in via Refensa som är ett system som administreras av Grade Refensa AB, org.nr. 559160-8830. Som systemleverantör till PwC har Grade Refensa AB tillgång till personuppgifterna och är personuppgiftsbiträde till PwC.

Analys och utvärdering av tester görs i Alva Labs system. Som systemleverantör till PwC har Alva Labs tillgång till testresultat samt PwC:s analyser och utvärderingar av dessa och behandlar personuppgifter som personuppgiftsbiträde till PwC.

Vad händer med personuppgifterna om du blir anställd av PwC?

Om vi anställer dig kommer dina personuppgifter att överföras från rekryteringssystemet Jobylon till Workday som är det system vi använder för att lagra och behandla personuppgifter om våra anställda. Mer information om behandlingen av dina personuppgifter i Workday lämnas i samband med att du påbörjar din anställning hos PwC.

Dina rättigheter enligt GDPR

Rätt att när som helst återkalla ett lämnat samtycke

När den lagliga grunden för vår behandling av dina personuppgifter är samtycke har du rätt att när som helst återkalla ditt samtycke. Det gör du genom att kontakta oss på [email protected]

Om du återkallar ditt samtycke får vi inte fortsätta behandla personuppgifterna om vi inte kan stödja behandlingen på någon annan laglig grund enligt GDPR än samtycke. Ett återkallat samtycke påverkar inte lagligheten av behandling som skett innan du återkallade ditt samtycke.

Rätt till tillgång till dina personuppgifter

Du har rätt att få bekräftelse på huruvida vi behandlar personuppgifter om dig och, om så är fallet, få en kopia av personuppgifterna tillsammans med följande information:

1. Ändamålen med behandlingen
2. De kategorier av personuppgifter vi behandlar
3. De mottagare eller kategorier av mottagare till vilka personuppgifterna har lämnats eller ska lämnas ut
4. Om möjligt, den förutsedda perioden då dina personuppgifter kommer att lagras eller, om det inte är möjligt, de kriterier som används för att fastställa den perioden
5. Rätten att begära rättelse eller radering av personuppgifterna eller begränsningar av behandling av personuppgifter eller att invända mot sådan behandling
6. Rätten att inge klagomål till tillsynsmyndigheten
7. All tillgänglig information om varifrån personuppgifterna kommer när personuppgifterna inte samlats in från dig
8. Huruvida automatiserat beslutsfattande, inbegripet profilering, förekommer och i så fall information om logiken bakom samt betydelsen och de förutsedda följderna av sådan behandling för dig
9. Om personuppgifterna överförs till ett tredjeland eller till en internationell organisation, information om de lämpliga skyddsåtgärder som har vidtagits vid överföringen

Rätt att begära rättelse eller komplettering av dina personuppgifter

Om du anser att personuppgifter om dig är felaktiga har du rätt att utan onödigt dröjsmål få dina personuppgifter rättade. Om du anser att dina personuppgifter är ofullständiga har du rätt att begära komplettering av personuppgifterna, bland annat genom att tillhandahålla ett kompletterande utlåtande.

Rätt till radering av personuppgifter

Du har rätt att utan onödigt dröjsmål få dina personuppgifter raderade i följande situationer:

1. Personuppgifterna är inte längre nödvändiga för de ändamål för vilka de samlats in eller på annat sätt behandlats
2. Du återkallar ditt samtycke och vi har inte någon annan rättslig grund för personuppgiftsbehandlingen
3. Du invänder mot behandling som grundar sig på en intresseavvägning enligt artikel 6.1 f) i GDPR och det saknas berättigade skäl för behandlingen som väger tyngre eller du invänder mot behandling av dina personuppgifter för direkt marknadsföring
4. Dina personuppgifter har behandlats på ett olagligt sätt

1. Personuppgifterna måste raderas för att uppfylla en rättslig förpliktelse i unionsrätten eller nationell rätt som vi i egenskap av personuppgiftsansvarig omfattas av

Vi har dock rätt att trots din begäran spara uppgifterna under vissa förutsättningar, t.ex. om det behövs för att vi ska uppfylla en rättslig förpliktelse eller för att vi ska kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.

Rätt till begränsning av behandling av dina personuppgifter

Du har rätt att i följande fall kräva att vi begränsar behandlingen av dina personuppgifter:

1. Du anser att dina personuppgifter är felaktiga och vi behöver viss tid att kontrollera om personuppgifterna är korrekta
2. Behandlingen är olaglig men du motsätter dig att personuppgifterna raderas och begär istället att vår användning av personuppgifterna begränsas
3. Vi behöver inte längre personuppgifterna men du behöver dem för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk
4. Du har invänt mot behandling av personuppgifter som vi behandlar med stöd av en intresseavvägning enligt artikel 6.1 f) i GDPR i väntan på kontroll huruvida vårt berättigade intresse väger tyngre

Rätt att göra invändningar

Du har rätt att när som helst göra invändningar mot behandling av personuppgifter som grundar sig på en intresseavvägning enligt artikel 6.1 f) i GDPR. Vi får då inte längre behandla personuppgifterna såvida vi inte kan påvisa tvingande berättigade skäl för behandlingen som väger tyngre än dina intressen, rättigheter och friheter eller om det behövs för att vi ska kunna fastställa, utöva eller försvara rättsliga anspråk. Du har också rätt att när som helst invända mot behandling av personuppgifter för direkt marknadsföring och om du gör det får vi inte längre behandla dina personuppgifter för sådana ändamål.

Rätt till dataportabilitet

Om du lämnat personuppgifter om dig till oss som vi behandlar med stöd av samtycke enligt artikel 6. 1 a) eller avtal enligt artikel 6.1 b) i GDPR och behandlingen sker automatiserat har du rätt att få ut personuppgifterna i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format och du har rätt att överföra dessa uppgifter till en annan personuppgiftsansvarig. Du har också rätt att begära att vi, när det är tekniskt möjligt, överför dina personuppgifter direkt till en annan personuppgiftsansvarig.

Rätt att inge klagomål till tillsynsmyndighet

Du har även rätt att inge klagomål avseende vår behandling av dina personuppgifter till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) som är tillsynsmyndighet.

Om vill utöva dina rättigheter eller har frågor angående PwC:s behandling av dina personuppgifter

Om du önskar utöva dina rättigheter enligt GDPR eller om du har frågor om PwC:s behandling av dina personuppgifter är du välkommen att kontakta oss på [email protected]