Personvernerklæring for kandidater
Denne personvernerklæringen beskriver hvordan Komplett Services AS, org.nr 979642121 ("Arbeidsgiver", "vi", "oss") samler inn og behandler personopplysninger om jobbsøkere («Kandidater», «deg») gjennom tjenesten Jobylon ("Jobylon") levert av Jobylon AB, inkludert dine rettigheter angående dine personlige data og hvordan å håndheve dem. Søker du jobb, får anbefalt stilling, tar kontakt med Arbeidsgiver eller Arbeidsgiver ellers behandler dataene dine gjennom Jobylon, er arbeidsgiveren behandlingsansvarlig som definert i GDPR. Jobylon AB vil kun behandle dine personopplysninger som databehandler, noe som betyr at det er Arbeidsgiver og ikke Jobylon AB som bestemmer hvordan og hvorfor dataene dine behandles. Denne personvernerklæringen kan oppdateres med jevne mellomrom. Du vil bli informert om eventuelle vesentlige endringer (f.eks. av e-post eller på nettstedet vårt), men vi anbefaler også at du leser denne personvernerklæringen fra tid til annen sikre at du er klar over eventuelle endringer. Ikke nøl med å ta kontakt med arbeidsgiver hvis du har spørsmål eller kommentarer angående din personlige data eller denne personvernerklæringen: Via mail:
[email protected] Via post: Østre Kullerød 4, 3241 Sandefjord
PERSONOPPLYSNINGER SOM ARBEIDSGIVER BEHANDLER
Vi behandler følgende kategorier av personopplysninger om deg:
•
Kontaktinformasjon: Ditt navn, e-postadresse, telefonnummer og postnummer.
•
CV og annen informasjon som inngår i søknaden: Vi behandler din CV, følgebrev, tester, referanser, anbefalingsbrev og annen informasjon du gir oss i din søknad.
•
Data fra intervjuer, vurderinger og annen referanseinformasjon: Dette innebærer notater fra intervjuer med deg, vurderinger eller tester gjort, forventninger og lønnskrav.
•
Kommunikasjonsdata: Vi vil samle inn og lagre din kommunikasjon med oss og all informasjon gitt til oss i slik kommunikasjon.
• Spesielle kategorier av personopplysninger («sensitive data»): Hvis sensitive data er inkludert av deg i din kommunikasjon med oss eller i CV-en din, vil vi behandle slik informasjon kun i den grad det er nødvendig og begrunnet i samsvar med samtykket du har gitt oss.
HVORDAN VI SAMLER PERSONOPPLYSNINGER DINE
Informasjon du gir oss.
Det meste av informasjonen vi behandler om deg mottas fra deg. Du kan direkte eller indirekte gi oss informasjon om deg selv på ulike måter, for eksempel når du kontakter oss eller gjennom søknaden din. Du kan alltid velge å ikke gi oss visse opplysninger. Derimot, noen personopplysninger er nødvendige for at vi skal kunne behandle søknaden din.
Informasjon vi samler inn om deg.
Vi kan også innhente dine personopplysninger fra din nåværende arbeidsgiver eller nettsiden til din arbeidsgiver og/eller gjennom tredjeparter som LinkedIn og/eller en rekrutteringstjeneste leverandør, ofte kjent som "innhentet rekruttering". Videre kan våre ansatte gi oss en anbefaling om en potensiell kandidat. Hvis dette er aktuelt i ditt tilfelle, vil denne personvernerklæringen også gjelder deg.
HVORDAN DINE PERSONLIGE DATA VIL BLI BRUKT OG DE JURIDISKE BEGRUNDELSENE FOR DET
Vi behandler dine personopplysninger for følgende formål og basert på følgende juridiske grunnlag:
• For å administrere innkommende søknader: Dine personopplysninger vil bli behandlet for at vi skal kunne administrere og håndtere innkommende applikasjoner. Denne behandlingen er basert på en avveining av interesser, hvor vår legitime interesse er å kunne ha en strukturert søknads- og utvelgelse prosess.
•
For rekrutterings- og utvelgelsesprosessen: Vi vil behandle dine personopplysninger i løpet av rekrutteringsprosessen, inkludert rekruttering gjennom eksterne parter, med det formål å finne ut om du passer godt for oss, basert på vår legitime interesse i å kunne rekruttere personell med relevant kompetanse for oss.
•
For å kommunisere med deg: Din kontaktinformasjon vil bli brukt til å kommunisere med deg. Dette behandling er nødvendig for vår legitime interesse i effektiv kommunikasjon med deg i forbindelse med din søknad og/eller rekrutteringsprosessen.
• For å beskytte våre legitime forretningsinteresser og juridiske rettigheter: Vi vil lagre og oppbevare informasjon hvis vi mener det er nødvendig for å beskytte og håndheve våre juridiske rettigheter, interesser og interessene til andre, for eksempel i forbindelse med rettskrav, diskrimineringskrav, Compliance, regulatoriske og revisjonsfunksjoner. Denne behandlingen er basert på en interesseavveining, hvor en legitim interesse for oss er å forsvare og håndheve juridiske krav.
• For å kunne vurdere deg og din søknad og kontakte deg for fremtidige ledige stillinger: Hvis du har gitt oss vårt samtykke, vil vi beholde dine personopplysninger etter at rekrutteringsprosessen er avsluttet for at vi skal vurdere deg og søknaden din og kontakte deg med hensyn til andre fremtidige ledige stillinger.
•
Markedsføring av oss som arbeidsgiver: Basert på vår legitime interesse i å kunne markedsføre oss som en potensiell arbeidsgiver til relevante kandidater, kan din kontaktinformasjon bli brukt til å sende deg nyhetsbrev om for eksempel hvordan det er å jobbe for oss eller sende deg invitasjoner til arrangementer. Hvis du ikke ønsker å motta denne typen markedsføring, vennligst bruk instruksjonene vi har gitt i eposten du har mottatt fra oss eller kontakt oss direkte.
• Dele relevante data med parter involvert i en fusjon eller oppkjøp. I forbindelse med, grunnet strategiske eller forretningsorienterte årsaker, en potensiell fusjon, salg av selskapets eiendeler, finansiering, eller anskaffelse av hele eller deler av virksomheten vår til et annet selskap, kan personopplysningene vi beholder om deg bli behandlet, delt eller overført til parter som er involvert i prosessen. Denne behandlingen er basert på vår legitime interesse av å kunne utvikle vår virksomhet.
•
Med ditt samtykke. Dine personopplysninger kan bli brukt til andre formål enn angitt ovenfor hvis du ber oss om det, eller du gir oss ditt samtykke. Eventuelle sensitive data du har gitt oss vil bli behandlet basert på ditt samtykke.
HVORDAN VI DELER DINE PERSONOPPLYSNINGER
Noen ganger må vi dele din personlige informasjon med andre pålitelige personer og selskaper. Din personlig informasjon deles med:
•
Våre konsulenter. Dine personlige data vil, når det er hensiktsmessig, bli delt med våre betrodde konsulenter. Vi vil imidlertid begrense tilgangen til de konsulentene som trenger det for å utføre jobbene sine, for eksempel for å tilby rekrutteringstjenester til oss. Våre konsulenter er selvfølgelig underlagt streng konfidensialitet.
•
Våre tjenesteleverandører. Vi overfører til eller deler dine personopplysninger med våre tjenesteleverandører som hjelper oss i vår daglige drift som krever behandling av personopplysninger, som Jobylon, en rekrutteringstjenesteleverandør eller leverandører av ulike typer digitale løsninger. For underbehandlerne til Jobylon, vennligst klikk
her.
•
Myndigheter og andre offentlige aktører. Noen ganger kan juridiske forpliktelser kreve at vi deler informasjon om deg, for eksempel for å svare på lovlige forespørsler fra rettshåndhevende instanser, reguleringsorganer og andre offentlige og statlige myndigheter. Vi kan også oppgi informasjon om nødvendig for å oppdage og forhindre svindel.
•
Parter involvert i rettssaker. I forbindelse med en potensiell rettssak, bl.a i forarbeidene for at vi skal kunne forsvare oss mot eller håndheve eventuelle rettskrav, kan dine personopplysninger måtte deles med parter som er involvert i saksbehandlingen, for eksempel advokater.
• Parter involvert i en fusjon eller oppkjøp. Vi kan dele eller overføre dine personopplysninger i forbindelse med enhver fusjon, salg av selskapets eiendeler, finansiering eller oppkjøp av hele eller deler av vår virksomhet til et annet selskap.
•
Andre parter, hvis du ber oss om det eller tillater oss det.
HVOR VI BEHANDLER DINE PERSONOPPLYSNINGER
Dine personopplysninger kan i noen tilfeller bli overført til og lagret på destinasjoner utenfor EU/ EØS der personvernlovene kanskje ikke er de samme som, og i noen tilfeller kan være mindre beskyttende enn personvernlovgivning i EU/EØS. Vi vil imidlertid ta alle nødvendige skritt for å sikre at det er tilstrekkelig sikkerhetstiltak (som EU-standard kontraktuelle klausuler inkludert supplerende sikkerhetstiltak eller en tilstrekkelighetsbeslutning fra EU-kommisjonen) er på plass for å beskytte din personlige informasjon og for å sikre at det behandles sikkert og i samsvar med GDPR. Ta kontakt med oss for mer informasjon om sikkerhetstiltakene i en konkret sak. For underbehandlerne til Jobylon, vennligst klikk
her. Du kan kontakte oss for mer informasjon om gjeldende land og sikkerhetstiltak i spesifikke tilfeller
HVOR LENGE VI OPPBEVARER DE PERSONLIGE DATA
Vi oppbevarer dine personopplysninger bare så lenge det er nødvendig for å oppfylle formålene de ble samlet inn for. Hvordan lenge avhenger av typen informasjon og hvorfor vi behandler den. Vi vurderer regelmessig vårt behov for å beholde data, under hensyntagen til gjeldende lovgivning.
Hvis du søker på en jobb beholder vi vanligvis de innsamlede dataene under rekrutteringsprosessen og hvis du blir ansatt vil vi beholde dine personopplysninger under ansettelsesperioden (for andre formål enn de som er nevnt ovenfor vil du bli informert om det).
Hvis vi har funnet deg gjennom en anbefaling, beholder vi dine personopplysninger i opptil 24 måneder fra dag dataene dine sendes inn eller hvis vi har funnet deg gjennom rekruttering, opptil 24 måneder fra dagen dataene dine ble lastet opp.
Hvis du ikke blir ansatt i rekrutteringsprosessen, og har gitt oss ditt samtykke til at vi lagrer dataene dine for fremtidige ledige stillinger, kan vi beholde dine personopplysninger i opptil 2 år fra rekrutteringsdagen prosessen avsluttet.
Vi lagrer også personopplysningene som er nødvendige for at vi skal kunne forsvare oss mot krav fra deg. For eksempel lagrer vi relevante data for diskrimineringskrav i opptil 24 måneder fra den dagen rekrutteringsprosessen avsluttet.
Personopplysninger som behandles på grunnlag av ditt samtykke vil bli slettet når samtykket ditt trekkes tilbake eller ved utløpet av formålet ditt samtykke ble gitt for. Dataene dine kan også lagres i en lengre periode hvis det kreves av gjeldende lovbestemte oppbevaringsperioder
DINE RETTIGHETER
•
Rett til tilgang til dataene dine: Du har rett til å be om utskrift av personopplysninger som behandles av oss, og tilleggsinformasjon om hvordan dataene er blitt samlet inn, behandlet, delt osv. Den første utskrift kan bes om gratis, men hvis du gjør gjentatt og urimelig forespørsler om kopier kan vi belaste deg med et administrativt gebyr.
•
Rett til å protestere: Du har rett til å protestere mot behandling basert på legitim interesse. Dette betyr at vi ikke lenger kan behandle personopplysningene med mindre vi kan demonstrere overbevisende legitime grunner for behandlingen som overstyrer dine interesser. Du kan alltid kontakte oss for mer informasjon om balansetesten som er foretatt. Du har videre en ubetinget rett til å motsette deg at personopplysningene dine behandles for direkte markedsføringsformål.
• Rett til å overføre dataene dine: Du har rett til å overføre personopplysningene du har oppgitt til oss til en annen kontrollør under visse betingelser.
• Rett til å korrigere: Du har rett til å korrigere unøyaktige eller ufullstendige opplysninger om deg selv.
•
Rett til sletting («retten til å bli glemt»): Du har rett til å be om at vi sletter personlig data om deg, for eksempel hvis dataene ikke lenger er nødvendige i forhold til formålene det ble samlet inn eller på annen måte behandlet, eller hvis det ikke er juridisk grunnlag for å behandle dataene.
• Rett til begrensning. Du har rett til å be om at behandlingen av dine personopplysninger skal være begrenset inntil unøyaktig eller ufullstendig informasjon om deg er rettet, eller til en innsigelse fra deg er behandlet.
• Rett til å trekke tilbake ditt samtykke. Du kan når som helst trekke tilbake ethvert samtykke du har gitt oss. Vær imidlertid oppmerksom på at det ikke vil påvirke noen behandling som allerede har funnet sted.
•
Rett til å klage. Du har rett til å sende inn en klage til Datatilsynet eller tilsynsmyndighet i landet du bor eller arbeider i, dersom du mener at vi ikke har fulgt med våre forpliktelser angående dine personopplysninger.
Vær oppmerksom på at hvis du ber om begrensning eller sletting, kan det påvirke vår evne til å behandle søknaden din eller vurdere deg for en jobb. Dessuten kan juridiske rettigheter eller forpliktelser hindre oss i å avsløre eller overføre alt eller deler av informasjonen din, eller fra å umiddelbart slette informasjonen din.
