Denna policy beskriver hur Ryds Bilglas AB, organisationsnummer 556538-7502 (“arbetsgivare”, “vi”, “oss”) sparar och behandlar personuppgifter från sökande (”kandidater”, ”du”) genom systemet Jobylon (”Jobylon”), som tillhandahålls av Jobylon AB. Policyn inkluderar även dina rättigheter gällande personuppgifter.

Om du ansöker om ett jobb, blir rekommenderad för en tjänst, kommer i kontakt med Arbetsgivaren eller om Arbetsgivaren på att sätt behandlar dina uppgifter genom Jobylon, blir Arbetsgivaren personuppgiftsansvarig enligt definitionen i GDPR. Jobylon AB kommer endast behandla dina personuppgifter som datauppgiftsbiträde, vilket innebär att det är Arbetsgivaren och inte Jobylon AB som avgör hur och varför dina uppgifter behandlas.

Denna personuppgiftspolicy kan uppdateras med jämna mellanrum. Du kommer informeras om alla betydande ändringar (exempelvis via e-post eller på vår hemsida), men vi rekommenderar också att du läser igenom denna policy då och då för att säkerställa att du är medveten om eventuella ändringar.

Tveka inte att ta kontakt med Arbetsgivaren om du har några frågor eller kommentarer gällande dina personuppgifter eller denna policy:

Via email på, [email protected]

Via post, Hammarby Kaj 10, 120 32 Sthlm. HR Avdelningen

Personuppgifter som arbetsgivaren behandlar

Vi behandlar följande personuppgifter om dig:

• Kontaktuppgifter. Ditt namn, e-postadress, telefonnummer och postnummer.
• CV och annan information som ingår i ansökan. Vi kommer behandla ditt CV, personliga brev, arbetstester, referenser, rekommendationsbrev och annan information som du ger oss i din ansökan.
• Information från intervjuer, tester, andra bedömningar samt annan referensinformation. Detta innebär anteckningar från intervjuer med dig, bedömningar eller tester gjorda, förväntningar samt löneanspråk och information från referenstagningar.
• All kommunikation som sker mellan oss. Vi kommer samla och spara all kommunikation som sker mellan oss samt all information som du ger oss.
• Särskilda kategorier av personuppgifter (“känsliga uppgifter”). Om “känslig information” inkommer till oss från dig genom kommunikation eller CV kommer vi behandla sådan information endast i den utsträckning som är nödvändig och motiverad i enlighet med det samtycke du har givit oss.

HUR vi samlar in dina personuppgifter

Information du givit oss. Det mesta av informationen vi behandlar om dig har vi fått från dig. Du kan direkt eller indirekt ge oss information om dig på olika sätt, exempelvis när du kontaktar oss eller genom din ansökan. Du kan alltid välja att inte ge oss viss information. Dock är vissa personuppgifter nödvändiga för att vi ska kunna behandla din ansökan.

Information vi samlar in om dig. Vi kan också erhålla personuppgifter från din nuvarande arbetsgivare eller genom webbplatsen för din arbetsgivare och/eller genom tredje part som LinkedIn och/eller från ett rekryteringsföretag. Dessutom kan våra medarbetare ge oss en rekommendation om en potentiell kandidat. Om detta är tillämpligt i ditt fall gäller denna personuppgiftspolicy även för dig.

Hur dina personuppgifter kommer användas samt lagliga grunder för det

Vi behandlar dina personuppgifter för följande ändamål, baserat på följande rättslig grund:

• För att administrera inkommande ansökningar. Dina personuppgifter kommer behandlas för att vi ska kunna administrera samt hantera inkommande ansökningar. Denna hantering bygger på en intresseavvägning där vårt berättigade intresse är att kunna genomföra en strukturerad och professionell ansöknings- och urvalsprocess.
• För rekryteringen och urvalsprocessen. Vi kommer behandla dina personuppgifter under rekryteringsprocessen, inkluderat rekrytering som sker via ett rekryteringsföretag, i syfte att hitta och avgöra om du passar hos oss, baserat på vårt berättigade intresse att kunna rekrytera personal med relevant kompetens.
• För att kunna kommunicera med dig. Dina kontaktuppgifter kommer användas för vårt berättigade intresse att vi ska kunna komma i kontakt med dig. Denna behandling av personuppgifter är nödvändig för en effektiv kommunikation med dig i samband med din ansökan och/eller under rekryteringsprocessen.
• För att skydda våra legala intressen och lagliga rättigheter. Vi kommer spara och lagra sådan information som vi tror kan bli nödvändig för att skydda och upprätthålla våra lagliga rättigheter, intressen samt andras intressen, exempelvis I samband med anspråk om diskriminering och/eller för efterlevnad, revisioner eller liknande. Denna behandling är baserad på en intresseavvägning, där ett berättigat intresse från vår sida är att kunna försvara och driva eventuella rättsliga anspråk.
• För att kunna överväga dig och din ansökan samt kontakta dig för framtida lediga tjänster. Om du givit oss ditt godkännande, kommer vi spara dina personuppgifter efter att rekryteringsprocessen har avslutats för att kunna kontakta dig och överväga dig för framtida lediga tjänster. Av det syftet kommer vi spara dina personuppgifter.
• För att marknadsföra oss som arbetsgivare. Baserat på vårt berättigade intresse av att kunna marknadsföra oss som en potentiell arbetsgivare kommer dina kontaktuppgifter att användas för att skicka eventuella nyhetsbrev till dig om till exempel hur det är att arbeta för oss eller för att skicka inbjudningar till evenemang.

Om du inte vill ta emot denna typ av marknadsföring, använd instruktionerna vi har lämnat i mejlet du fått från oss eller kontakta oss direkt.

• För att administrera evenemang som du deltar i. Om du deltar i ett av våra evenemang kommer vi behandla de personuppgifter som behövs för att kunna administrera det evenemanget. Generellt sett är de personuppgifter som blir aktuella dina kontaktuppgifter, företaget du för närvarande arbetar på samt om vi serverar mat – matpreferenser. Denna behandling av personuppgifter baseras på vårt berättigade intresse att kunna planera, arrangera och administrera evenemanget. Om du ger oss information om dina allergier behandlar vi denna information baserat på ditt samtycke.
• För att dela relevant data med parter som är involverade vid fusion eller förvärv. I samband med en potentiell sammanslagning, försäljning av företagstillgångar, finansiering eller förvärv av hela eller delar av vår verksamhet till ett annat företag, kan de personuppgifter vi behåller om dig behandlas, delas eller överföras till parter som är involverade i processen. Denna behandling av personuppgifter görs med det berättigade intresset att utveckla vår verksamhet.
• Med ditt samtycke. Dina personuppgifter kan komma att användas för andra ändamål än vad som anges ovan om du ber oss om det eller om du ger oss ditt samtycke. Alla känsliga uppgifter som du har lämnat till oss kommer att behandlas baserat på ditt samtycke.

Hur vi delar dina personuppgifter

Ibland behöver vi dela dina personuppgifter med andra. Dina personuppgifter kan komma att delas med:

• Våra konsulter. Dina personuppgifter kommer, när det så är lämpligt, delas med våra betrodda konsulter. Vi kommer dock begränsa tillgången till de konsulter som behöver det för att utföra sina jobb, exempelvis för att kunna utföra sina rekryteringstjänster för oss. Våra konsulter omfattas av sekretess.
• Våra leverantörer. Vi kommer överföra eller dela personuppgifter med leverantörer som hjälper oss i olika arbeten som kräver behandling av personuppgifter, såsom Jobylon, en rekryteringstjänstleverantör. För underleverantörer till Jobylon klicka här.
• Myndigheter och/eller andra offentliga aktörer. Ibland kan det krävas att vi ska dela information om dig, exempelvis vid förfrågningar från polis, tillsynsmyndigheter eller andra offentliga eller statliga myndigheter. Vi kan också dela information om det behövs för att upptäcka och förhindra lagbrott.
• Parter involverade i en eventuell rättslig process. I samband med en eventuell rättslig process kan dina personuppgifter komma att delas med parter involverade i processen, exempelvis jurister.
• Parter som är involverade vid en fusion eller förvärv. Vi kan komma att dela eller överföra dina personuppgifter i samband med fusion, försäljning av företagstillgångar, finansiering eller förvärv av hela eller delar av vår verksamhet till ett annat företag.
• Andra parter. Om du begär eller tillåter oss att göra det.

Var vi behandlar dina personuppgifter

Dina personuppgifter kan i en del fall överföras till eller lagras utanför EU/EES där lagstiftningen för hantering av personuppgifter inte behöver vara densamma som, och i vissa fall kan vara mindre skyddande än, lagstiftningen i EU/EES. Vi kommer dock vidta alla nödvändiga åtgärder för att säkerställa att adekvata skyddsåtgärder (Såsom EU-kommissionens standardavtalsklausuler inklusive kompletterande skyddsåtgärder eller ett adekvat skyddsnivåbeslut från EU-kommissionen) finns på plats för att skydda dina personuppgifter och för att se till att de behandlas säkert och i enlighet med GDPR. Kontakta oss för mer information om skyddsåtgärder I specifika fall.

För underleverantörer till Jobylon, klicka här.

hur länge vi sparar dina personuppgifter

Vi sparar dina personuppgifter endast så länge det är nödvändigt för att uppfylla de syften för vilka de samlades in. Hur länge beror på vilken typ av information och varför vi behandlar den. Vi granskar regelbundet vårt behov av att behålla data, med hänsyn till tillämplig lagstiftning.

Om du söker arbete behåller vi i allmänhet de insamlade uppgifterna under rekryteringsprocessen och om du blir anställd behåller vi dina personuppgifter under din anställning (för andra ändamål än de som anges ovan).

Om vi har hittat dig genom en rekommendation, behåller vi dina personuppgifter i upp till 24 månader från den dag då dina uppgifter skickades in.

Om vi har hittat dig genom ett rekryteringsföretag behåller vi dina personuppgifter i upp till 24 månader från den dag din data blev uppladdad i systemet.

Om du inte går vidare i rekryteringsprocessen, och har givit oss ditt samtycka till att spara dina personuppgifter för framtida lediga jobb, kan vi komma att behålla dina personuppgifter i upp till 3 år från den dag då rekryteringsprocessen avslutades.

Vi sparar även de personuppgifter som behövs för att vi ska kunna försvara oss mot eventuella klagomål från dig. Exempelvis sparar vi relevant data för eventuella diskrimineringsärenden i upp till 24 månader efter den dag rekryteringsprocessen avslutades.

Personuppgifter som behandlas utifrån ditt samtycke kommer raderas om ditt samtycke återkallas eller vid utgången av det syfte för vilket ditt samtycke gavs.

Din data kan också komma att sparas för en längre period om det krävs utifrån enligt lag.

dina rättigheter

• Rätt att få tillgång till din data. Du har rätt att begära ut de personuppgifter som behandlas av oss, samt ytterligare information om hur uppgifterna har samlats in, behandlats, delats etc. Om du begär denna information för första gången sker det kostnadsfritt, dock om du begär denna information vid upprepade tillfällen eller ställer orimliga förfrågningar kan du debiteras med en avgift för administrationen.
• Rätt att invända. Du har rätt att invända mot behandlingen av dina personuppgifter. Detta innebär att vi inte längre får behandla personuppgifterna om vi inte kan visa på legitima skäl för det. Du kan alltid kontakta oss för mer information om de övervägningar som gjorts.

Du har vidare en rätt att invända mot att dina personuppgifter behandlas i marknadsföringssyfte.

• Rätten att överföra dina uppgifter (dataportalitet). Du har i vissa fall rätt att överföra dina personuppgifter som du lämnat till oss till en annan personuppgiftsansvarig.
• Du har rätt att göra ändringar. Du har rätt att korrigera felaktiga och/eller ofullständiga uppgifter om dig själv.
• Rätt till radering (“rätt att bli glömd”). Du har rätt att begära att vi raderar samtliga personuppgifter vi har om dig, exempelvis om uppgifterna inte längre är nödvändiga i förhållande till de syfte för vilka de samlades in eller på annat sätt behandlades, eller om det inte finns någon laglig grund för att fortsatt behandla dessa.
• Rätt till begränsning. Du har rätt att begära att behandlingen av dina personuppgifter ska begränsas tills felaktig och/eller ofullständig information om dig har korrigerats, eller till dess att en invändning från dig har hanterats.
• Rätt att återkalla ditt samtycke. Du kan när som helst återkalla ditt samtycke som du har givit oss. Observera dock att det inte kommer påverka eventuell behandling av dina personuppgifter som redan skett.
• Rätt att lämna klagomål. Du har rätt att lämna in ett klagomål till ledande tillsynsmyndighet eller tillsynsmyndigheten i det land du bor eller arbetar i. Detta om du anser att vi inte uppfyllt våra skyldigheter gällande dina personuppgifter.

Observera att om du begär begränsning eller radering av dina personuppgifter kan det påverka vår förmåga att behandla din ansökan eller överväga dig för ett arbete. Dessutom kan lagliga rättigheter eller skyldigheter hindra oss från att avslöja eller överföra hela eller delar av din information, eller från att omedelbart radera din information.