Tietosuojaseloste
Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten Wellpack Oy (jäljempänä ”Wellpack”) käsittelee työnhakijoiden henkilötietoja, mitä henkilötietoja työnhakijoista kerätään, mihin tarkoituksiin tietoja käytetään, mille tahoille tietoja voidaan luovuttaa ja miten tietoja suojataan.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste
Rekisteriä käytetään työnhakijoiden rekrytointiin ja työsuhteiden luomiseen. Henkilötietoja käsitellään työnhakijan soveltuvuuden arvioinnissa ja valinnassa avoinna oleviin työtehtäviin. Käsittelyn peruste on työnhakijan rekrytointiportaalissa antama suostumus.
Rekisterinpitäjä
Yhteydenotot voi toimittaa joko kirjeenä tai sähköpostilla:
Wellpack Oy (y-tunnus: 2545188-7)
Postiljooninkatu 5
00240 Helsinki
[email protected]
Henkilötietojen käsittelijä
Rekisterin teknisenä alustana toimii Jobylon-palvelu, jonka toimittaja Jobylon AB vastaa rekisterin teknisestä toteutuksesta ja toimii täten henkilötietojen käsittelijänä. Jobylon käsittelee henkilökohtaiset tiedot Wellpackin puolesta ja tarjoaa rekrytointityökalunsa Wellpackin käyttöön.
Henkilötietojen vastaanottajat
Henkilötietoja käsittelevät Wellpackin palveluksessa työskentelevät henkilöt, joiden työtehtäviin kuuluu työhakemusten läpikäynti ja rekrytointi. Tapauskohtaisesti rekrytoinnissa voidaan käyttää myös kolmansia osapuolia, kuten rekrytointikonsultteja sekä asiantuntija-arvioijia.
Rekisterin tietosisältö ja tietojen säilytys
Suurin osa tiedoista on työnhakijan itsensä antamia. Kerättyjä tietoja käytetään ainoastaan rekrytointitarkoituksiin (mukaan lukien tilastolliset tarkoitukset, kuten esimerkiksi hakijoiden demografiset analyysit), ellei muutoin ole nimenomaisesti ilmoitettu. Tällaisia tietoja käsitellään ainoastaan koostetussa ja ei-identifioitavissa olevassa muodossa.
Palveluun kerätään pääosin rekrytoinnissa tarvittavia tietoja, jotka käyvät ilmi rekrytoinnissa käytetystä työnhakulomakkeesta ja jotka saadaan työnhakijalta itseltään. Työnhakijasta voidaan kerätä seuraavia tietoja:
- Nimi
- Yhteystiedot, kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero ja kotiosoite
- Ikä
- Kansalaisuus
- Kelpoisuuden ja soveltuvuuden arviointiin käytettävät tiedot, kuten työkokemus- ja koulutustausta, kielitaidot ja muu osaaminen
- Suosittelijat
- Yleiset tiedot työskentelymahdollisuuksista, kuten käytettävyys ja sopivat työskentelyajankohdat
- Liitetiedostot, kuten CV, työhakemus ja kuva, kuva työnteko-oikeudesta, kuva henkilötodistuksesta, kuva passista
- Rekrytoijan tekemät luokittelut ja muistiinpanot
- Muut työnhakijan työhakemuksella antamat tiedot
- Rekrytointiprosessin aikana muodostuvat tiedot, kuten sähköpostiviestit, tekstiviestit ja tallennettavat tiedostot
Työtehtävään valittujen henkilöiden osalta palveluun voidaan tallentaa tietoja, joita tarvitaan työsuhteeseen kuuluvien tehtävien ja velvoitteiden, kuten palkanmaksun suorittamiseen. Tällaisia tietoja ovat esimerkiksi tiedot voimassa olevista luvista ja pätevyyksistä sekä pankkitilin numero palkanmaksua varten.
Hakemukset säilyvät palvelussa 24 kuukautta hakemuksen lähettämisestä. Tietoja voidaan käsitellä tätäkin kauemmin esimerkiksi tilanteessa, jossa työnhakija on valittu organisaatioon työntekijäksi tai sijaiseksi. Wellpackillä ei kuitenkaan ole velvoitetta säilyttää annettuja tietoja.
Tietojen käsittely
Henkilötietoja käsitellään tavanomaisia rekrytointikäytäntöjä noudattavalla tavalla, jonka keskeiset vaiheet ovat tietojen kerääminen, säilytys, arviointi, yhteydenotot ja poistaminen. Tämänkaltainen käsittely on välttämätöntä rekrytointiprosessin mahdollistamiseksi. Vaiheisiin kuuluu myös mahdolliset yhteydenotot tulevissa rekrytoinneissa.
Wellpack on rekisterinpitäjänä vastuussa henkilötiedoista ja sitoutuu olemaan paljastamatta niitä valtuuttamattomille kolmansille osapuolille. Rekisterinpitäjä voi kuitenkin jakaa henkilötietojasi muiden asianmukaisten henkilötietoja käsittelevien dataprosessien kanssa silloin, kun prosessi sitä edellyttää.
Henkilökohtaisia tietoja käsitellään suostumuksen perusteella, joten työnhakija voi peruuttaa suostumuksensa koska tahansa olemalla yhteydessä rekisterinpitäjään.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Rekisterin tietoja ei luovuteta EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle.
Evästeet
Rekrytointiportaalin ja sen analytiikan toteuttamisessa käytetään evästeitä. Evästeiden käytön voi estää muuttamalla selaimen asetuksia. Evästeiden estäminen voi kuitenkin johtaa palvelun toimimattomuuteen.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterinpitäjä vastaa, että palveluun tallennettua tietoa käsitellään hyvien tietoturvakäytäntöjen ja rekisterinpitäjän antamien ohjeiden mukaisesti.
Palveluntarjoaja (Jobylon AB) vastaa rekisteriin (Jobylon-palvelu) tallennettujen tietojen teknisestä suojauksesta, johon kuuluvat esimerkiksi palvelun sisäinen tietoturva, ohjelmistojen tietoturvapäivitykset ja varmuuskopiointi. Palvelun tietoturvaa voidaan sisäisten testien lisäksi testata myös kolmannen osapuolen tekemillä tietoturvatarkistuksilla.
Työnhakijan oikeudet
Työnhakija voi käyttää alla mainittuja oikeuksia ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään kirjeitse tai sähköpostitse. Oikeuksien käyttäminen edellyttää, että rekisterinpitäjä voi riittävällä tasolla varmistua tietopyynnön tekijän henkilöllisyydestä.
- Pääsy tietoihin: Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä tieto, käsitelläänkö hänen tietojaan. Jos tietoja käsitellään, rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut tietonsa.
- Oikeus tietojen oikaisemiseen: Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisteröityä koskevien virheellisten tai puutteellisten henkilötietojen korjaamista.
- Oikeus tietojen poistamiseen: Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisteriin tallennettujen tietojensa poistamista, ellei tietojen säilyttämiselle ole perustetta (esim. lakiin perustuva valitusaika valintapäätöksestä).
- Oikeus rajoittaa käsittelyä: Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä rajoittaa rekisteröidyn henkilötietojen käsittelyä, mikäli tähän on perusteet.
- Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä: Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa rekisteröityä koskevien henkilötietojen käsittelyä, mikäli tähän on perusteet.
- Oikeus siirtää tiedot: Rekisteröidyllä on oikeus siirtää henkilötietonsa koneellisesti luettavassa muodossa
- Oikeus peruuttaa suostumus tietojen käsittelyyn: Jos henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa peruuttaa suostumuksensa.
- Oikeus valittaa valvovalle viranomaiselle: Rekisteröidyllä on oikeus valittaa henkilötietojen käsittelyn epäkohdista rekisterinpitäjälle, henkilötietojen käsittelijälle tai valvovalle viranomaiselle.
